Реферат: Разработка Табеля унифицированных форм документов
Методическиерекомендации по разработке нормативных документов отдела
Методикаразработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ– Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени
Табель унифицированных форм документов организации – это перечень разрешенныхк применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функцийи задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основныхэтапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательнойформы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процессдокументирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации вдокументах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливаетжесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающихрешение, и документальной формы[1].
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо датьих определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 «Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения» унифицированная форма документа – этосовокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в даннойсфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителеинформации»[2].
Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантируетюридическую правильность составляемых в организации документов. Это положениеважно во всех случаях.
В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем ина каком носителе они изготавливаются.
Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:
– оптимизация состава применяемых в организации формдокументов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
– классификация применяемых в деятельности организации формдокументов по функциям и задачам управленческой деятельности;
– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовкиуправленческих документов в организации и других[3].
В соответствии с Государственной системой документационногообеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табельформ документов.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документовявляется соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов,создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядкомрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями изакрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ[4]. Применениедокументов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примернаяформа Табеля унифицированных форм документов организации.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
– предпроектное обследование.
– выбор формы Табеля.
– формирование структуры Табеля.
– отбор форм документов для включения в Табель[5].
Основные задачи предпроектного обследования:
– определение круга управленческих функций и задач, решаемых вдеятельности отела;
– формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеляформ документов;
– выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом спецификидеятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
– определение массива документов для включения в Табель[6].
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
– документы, составляющие правовую базу деятельности Управления иотдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральныхорганов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспектыфункциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в тойили иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
– организационно-правовая документация Управления и отдела:положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностныеинструкции работников отдела;
– комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базудокументационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав итехнологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству вотделе, номенклатура дел отдела и др.;
– документация отдела как минимум за три последних года егодеятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиесяопределенной периодичностью их создания, постоянством (или относительнымпостоянством) формы. Выявление форм документов проводится в отделе по каждомуфункциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документефиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Примерная карта документа 1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ 10. Использование бланков 19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре) 2. Наименование документа 11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный) 20. Перенос на машинный носитель 3. Автор (корреспондент) 12. Объем (количество страниц) 21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов) 4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору) 13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица) 22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа 5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта. 14. Состав реквизитов документов 23. Согласование документа 6. Куда предоставляется документ 15. Приложения 24. Подпись 7. Срок представления 16. Ограничение доступа к документу 25. Утверждение 8. Количество экземпляров 17. Регистрация документа (место, форма) 26. Печать 9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража) 18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения)
Карты документов, заполненные в процессе обследования документацииорганизации, представляют собой основной рабочий массив, используемый вдальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и дляотбора форм документов для включения в Табель[7].
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонныеобразцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются всамостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа,возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документовв дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеляустанавливаются в зависимости от реальных потребностей документированиядеятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы:наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа,согласование, подписание, утверждение, проставление печати.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: месторегистрации документа, место контроля за исполнением, место храненияподлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.[8]
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение графосуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.
Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:
1. Наименование формы документа. В графу вносится наименованиедокумента, соответствующее названию унифицированной формы (ее условноеобозначение).
2–3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или всоответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать толькокоды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов;однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейтина Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразнопроставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальномуклассификатору.
4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указываетсянаименование государственного органа, утвердившего форму документа, видправового акта, его дата и номер.
5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа(ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)
6. Подразделение организации, ответственное за подготовкудокумента. В графе проставляется наименование структурного подразделенияорганизации, в котором создается документ.
7–8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядоксогласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее(в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовываетсядокумент. В наименование должности включается наименование организации илиструктурного подразделения.
9–11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графеуказывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименованиедолжности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется вслучае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица,утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать(графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать:гербовая или простая).
12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессеведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях впроцедуре ее согласования и утверждения и др[9].
В процессе разработки табеля и унификации документов особоевнимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документадолжно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии ссовременными требованиями, предъявляемыми к документам.
Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функцийи задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля пофункциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировкивсего Табеля при изменении структуры отдела[10].
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ,Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[11],Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения[12].
Выбор задач и функций отдела при подготовке Табеля остается законкретной организацией в соответствии с ее положением.
Для установления последовательности расположения форм документов вТабеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировкуформ документов по соответствующим разделам. Структура Табеля – этоклассификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе[13].
Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеляпри работе с документацией.
Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочныхцелях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональнойорганизации документирования деятельности.
Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формыдокумента, является оглавление (систематизированный список разделов табеля).
В табель унифицированных форм документов отдела включаются:
– формы документов, утвержденные нормативными правовыми актамиПрезидента. Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;
– формы документов, утвержденные нормативными актами органоввласти и управления субъектов РФ;
– применяемые в организации формы документов, включенные вОКУД;
– внутренние документы, отражающие устойчивую практикудокументирования, применение которых основано на сложившихся традициях.
Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующиереквизиты:
– Наименование организации;
– Наименование вида документа;
– Дата документа;
– Регистрационный номер документа;
– Гриф утверждения документа;
– Место составления или издания документа;
– Заголовок к тексту;
– Текст документа;
– Подпись;
– Визы согласования.
Данный документ утверждается начальником Управления и являетсянормативным документом, обязательным для применения всеми работниками.
Методикаразработки альбома унифицированных форм документов Отдела назначения,перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда РоссийскойФедерации в Ленинском районе г. Тюмени
Альбом унифицированных форм документов отдела – это сборникэталонных унифицированных форм документов, применяемых для документированиядеятельности отдела[14].
Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов,установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами ирасположенных в определенном порядке на носителе информации[15].
Целесообразно альбом форм документов разрабатывать одновременно сподготовкой табеля унифицированных форм документов отдела и рассматриватьальбом форм как дополнение к табелю, хотя работы по унификации форм документовмогут вестись и независимо от разработки табеля форм документов.
Возможны варианты, когда альбом унифицированных форм документовразрабатывается как приложение к инструкции по делопроизводству организации иликак самостоятельный документ[16].
Цель разработки альбома унифицированных форм документов отдела – регламентацияформы и содержания документов, используемых в деятельности отдела.
Этапы разработки альбома унифицированных форм документов:
– определение назначения альбома;
– определение структуры альбома и состава документов, включаемых вальбом, если альбом разрабатывается как самостоятельный документ – структураальбома самостоятельная; если альбом представляет собой приложение к инструкциипо делопроизводству организации – его структура должна быть связана с разделамиинструкции; если альбом разрабатывается параллельно с табелем – структура альбомадолжна отражать структуру табеля унифицированных форм документов;
– классификация документов в соответствии с выбранной структурой;
– распределение форм документов на уже унифицированные инуждающиеся в унификации;
– унификация форм документов (разработка УФД и сбор УФД);
– формирование альбома унифицированных форм;
– разработка методических материалов по ведению альбома;
– согласование альбома с табелем, с заинтересованными должностнымилицами и структурными подразделениями;
– редактирование и удостоверение (подпись, утверждение)[17].
Разработка альбома унифицированных форм документов отделапредполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документовзаключается в:
– определение информации, необходимой и достаточной для решенияконкретных задач управления;
– установление оптимального набора реквизитов и показателей длякаждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
– установление порядка расположения и оформления реквизитов;
– унификации текста документа[18].
Разработка унифицированных форм документов включает следующиеэтапы:
– формирование объекта унификации – исходного массива документовпо управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированныхформ документов отдела);
– анализ документов и обобщение результатов анализа;
– разработка эталонных образцов унифицированных форм иформирование альбома унифицированных форм документов отдела[19].
Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды иразновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Дляразработки унифицированных форм документов используются образцы документов,хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессеподготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждойтиповой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов.Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежностьразрабатываемой унифицированной формы.
Состав реквизитов унифицированных форм документов ипоследовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиямГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная системаорганизационно – распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов»[20].
В основе разработки унифицированных текстов документов лежит методвыделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся,общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация,индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной формедокумента фиксируется постоянная информация, переменная вносится присоставлении документа в отведенные для этого поля.
Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет,таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формыпредставления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др[21].
Трафарет – форма представления грамматически связного текста,содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения ихпеременной информацией.
Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащаяинформацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному наборупризнаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации,являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.
Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы игоризонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержитсяв таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой части таблицы,наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, – взаголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста)– в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительнымв именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы сзаголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускаетсяприменять общепринятые сокращения и условные обозначения.
Показатели таблицы – переменная информация, как правило,заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься исловесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графувыделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номерпо порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицыдолжны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатанытолько номера этих граф[22].
Анкета – форма представления текста, содержащая характеристикуодного объекта по определенному набору признаков.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименованияпризнаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится попринципу «вопрос – ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из короткихсловосочетаний с глаголом второго лица множественного числа настоящего илипрошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.) илислов в именительном падеже. Характеристики, выраженные словесно, должны бытьсогласованы с наименованиями признаков[23].
На каждой унифицированной форме, включаемой в альбомунифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем икогда утверждена).
Всеунифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных формдокументов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу вотделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений сначальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных формдокументов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждаетсяначальником Управления.
Альбом формдокументов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах:бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, иэлектронной копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам.
По меренеобходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый годвносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отделавступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.
Табель унифицированныхформ документов
СодержаниеТабеля унифицированных форм документов
I. Общие положения
II. Основные положения
1. Организацияуправления
2. Планированиедеятельности отдела
3. Регулированиедеятельности отдела в нормативных и методических документах
4. Основнаядеятельность отдела:
Деятельностьпо осуществлению регистрационного учета граждан по месту
пребывания ипо месту жительства
4.2.Деятельность по приему документов иностранных граждан по месту пребывания
5. Информационноеобеспечение деятельности отдела
6. Документационноеобеспечение
Учети контроль исполнения документов
Хранениеи использование документов
III. Ведение табеля,внесение изменений и дополнений
ОТДЕЛУПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТ
ФЕДЕРАЛЬНОЙМИГРАЦИОННОЙ УТВЕРЖДАЮ
СЛУЖБЫ ПОЯНАО В г. САЛЕХАРД Начальник отдела Управления
________ И.О. Фамилия
___ _________200___
ТАБЕЛЬ
_________ №_______
г. Салехард
Унифицированныхформ документов
отдела УправленияФедеральной
миграционнойслужбы
1. Общиеположения
1.1. Табельформ документов – это перечень разрешенных к применению форм документов,необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческойдеятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этаповподготовки и прохождения.
1.2. Табельявляется:
– справочником,содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых вдеятельности отдела;
– справочником,позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;
– справочникомоптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовкидокументов);
– справочникомконтроля за деятельностью исполнителей;
– справочникомучета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных формдокументов.
1.3. Табельрешает следующие задачи:
– оптимизациясостава применяемых в организации форм документов и их закрепление в единомнормативном документе;
– классификацияприменяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачамуправленческой деятельности;
– унификациясостава и форм управленческих документов, сокращение применяемых формдокументов, исключение из форм документов дублирующих показателей;
– унификацияи нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов вотделе;
– упорядочениев целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективностииспользования компьютерных информационных технологий и оптимизациидокументооборота.
1.4.Внутренняя структура табеля определена группировкой форм документов по функциямдеятельности.
1.5. Табельформ документов является нормативным документом обязательным для применениявсеми работниками отдела.
1.6.Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных табелем, недопускается.
1.7. Табельразработан в бумажной и электронной форме.