Реферат: Организация документооборота в ООО "Круиз"

Содержание:

1. Краткая характеристика предприятия

2. Порядок оформления документов в ООО «Круиз»

Список литературы

Приложения


1. Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченнойответственностью «Круиз» (далее ООО «Круиз») является юридическим лицом, имееткруглую печать и штампы со своим наименованием (эмблемой), свой торговый знак,расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты, необходимые дляхозяйственной и иной деятельности; ведет бухгалтерский учет и статистическуюотчетность.

ООО «Круиз» обладаетполной хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формыуправления, принятия хозяйственных решений, сбыта услуг, установления цен наоказываемые услуги, оплаты труда, распределения прибыли, то есть самостоятельноосуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся вего распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Туристская фирма ООО«Круиз» была основана в 1991 году. Учредителями являются три физических лица свкладами в уставной капитал 30%, 30% и 40%.

ООО «Круиз» — многопрофильная туристская компания из года в год увеличивает свой объемпродаж, ассортимент турпродукта и укрепляет технологию производства, чтопозволяет ей обеспечивать высокое качество туров.

ООО «Круиз» оказываетследующие виды услуг:

1.   Туризм: все виды отдыха и лечение,как в России, так и за рубежом, шоп-туры, автобусные туры по Европе и авиатуры;

2.   Оформление выездных виз и оказаниеинформационных и консультационных услуг по их получению (правила оформлениявиз, анкеты, необходимые документы);

3.   Страхование и автоуслуги.

ООО «Круиз» — предприятиемногопрофильное, ассортимент услуг достаточно широк. Фирма занимается каквыездным туризмом, так и внутренним. Кроме этого фирма занимается организациейшопинговых туров.

Фирма организует:

—      Автобусные турыпо Европе в следующие страны: Финляндия, Франция, Чехия, Италия, Германия;

—      Авиатуры: Египет,Кипр, Испания, Израиль, Таиланд;

—      Шоп туры:Стамбул, Греция, Италия, Сирия;

—      Школьные туры ииндивидуалы по городам России: Золотое Кольцо, С-Петербург, Москва, Санаториигорода Сочи, Подмосковье, Кавказские Минеральные Воды.

ООО «Круиз» имееттурагентскую, туроператорскую и медицинскую лицензии. Наличие лицензии наосуществление медицинской деятельности позволяет сотрудникам ООО «Круиз»сотрудничать с предпринимателями, имеющими договора со страховыми компаниями,что позволяет предприятиям относить стоимость путевки на себестоимостьпродукции в размере 3% от Фонда оплаты труда.

 

2. Порядок оформлениядокументов в ООО «Круиз»

Рассмотрим особенностиоформления некоторых документов в ООО «Круиз».

Для оформления и учетапринимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятииприменяется форма № Т-1.

Данная форма составляетсялицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организациюна основании заключенного трудового договора. В нашем случае это инспекторотдела кадров.

При оформлении приказа(распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименованиеструктурного подразделения, должность (специальность, профессия), срокиспытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, атакже условия приема на работу и характер предстоящей работы (посовместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещениявременно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок вреквизитах «Дата» (форма № Т-строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителеморганизации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляетсяработнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровойслужбы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу изаполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2), а вбухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).

Пример заполнения приказана прием работника представлен в приложении 1.

По строке «Наименованиеорганизации» в нашем случае заполняется — ООО «Круиз». Затем в графе «Номердокумента» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Датасоставления», указывается дата составления этого приказа.

В нашем случае в ООО«Круиз», служащего принимают на работу сроком на один год, о чем делаетсязапись в графе «Дата».

Вновь принятый работник будетработать в отделе маркетинга на должности «Специалист по маркетинговымисследованиям», о чем делается запись в соответствующих строках приказа.

Работник принимается сиспытательным сроком три месяца, о чем также делается запись по строке «сиспытанием на срок».

Также в приказеуказывается должностной оклад (7600 руб.), а в графе «надбавкой» проставляетсяпрочерк, так как принятой на предприятии формой оплаты труда не предусмотреновыплата надбавок.

Для данного документаобязательным является подпись работника, которая удостоверяет факт егоознакомления с приказом и с условиями приема на работу оговоренными в данномдокументе.

Рассмотрим документы,применяемые для оформления и учета отпусков.

Для оформления приказа наотпуск на предприятии применяется типовая унифицированная форма приказа № Т-6.Документ составляется инспектором отдела кадров. На основании приказа(распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке(форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработнойплаты, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка — расчет опредоставлении отпуска работнику».

Пример заполнения приказана оформление очередного отпуска в туристской фирме ООО «Круиз», представлен вприложении 2.

По строке «Наименованиеорганизации» в данном случае заполняется — ООО «Круиз». Затем в графе «Номердокумента» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Датасоставления», указывается дата составления этого приказа.

Оформляя приказ наочередной отпуск, инспектор отдела кадров в строке «За период работы», делаетзапись с 31 июля 2004 года по 31 мая 2005года.

В данном рассматриваемомслучае ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на 28 календарных дней, очем в строке «ежегодный основной оплачиваемый отпуск» делается запись, а такжепроставляется дата ухода в отпуск (01 июня 2005 года) и дата последнего дняотпуска (28 июня 2005 года). В нашем случае Мазалова Оксана Сергеевна должнавыйти на работу 29 июня 2005 года.

Для этого документаобязательным является подпись руководителя предприятия и подпись работника,уходящего в очередной отпуск.

Личные карточки заполняютсяинспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа(распоряжения) о приеме на работу (в ООО «Круиз» применяется унифицированная форма№ Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжкиили документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельствагосударственного пенсионного страхования; документов воинского учета — длявоеннообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа обобразовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении наработу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а такжесведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом спецификиработы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерацииможет предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знаниеиностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владеюсвободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий,непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другиельготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записейв трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений оработнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которыезаверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, наосновании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

— военный билет(или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан,пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина,подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву навоенную службу.

На граждан, пребывающих взапасе:

п. 1 «Категория запаса»на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты»,«матросы»);

п. 4 «Полное кодовоеобозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101»или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

п. 5 «Категория годностик военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б(годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годныек военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствиизаписей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

в п. 7 «Состоит навоинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) — в случаяхналичия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятиимобилизационных предписаний;

строка б) — на граждан,забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащихпризыву на военную службу:

пункты: п. 1 «Категориязапаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 2Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7«Состоит на воинском учете» не заполняются;

п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;

п. 5 «Категория годностик военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б(годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годныек военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные квоенной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина,подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов,специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации изперечисленных документов.

В пункте 8 раздела IIличной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания взапасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состояниюздоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета повозрасту" или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием наработу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основанииприказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа(распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязанаознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск»ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы ворганизации.

Раздел «Дополнительныесведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся вучебных заведениях, учета работающих инвалидов.

В ООО «Круиз» личныекарточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятиина работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходитсяобщаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русскогоязыка. Поэтому при принятии на работу в ООО «Круиз», в графе 5 «Знаниеиностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знаниеанглийского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данногосотрудника.

Так как бухгалтер 1категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.

20 сентября 2005 года МазаловойОксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы надругую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло врезультате аттестации 19 августа 2005 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись осоответствии работником занимаемой должности.

Мазалова Оксана Сергеевнане состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).

В рассматриваемом намислучае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».

График отпусков (форма №Т-7)применяется для отражения сведений о времени распределенияежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделенийорганизации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график.При его составлении учитываются положения действующего законодательстваРоссийской Федерации, специфика деятельности организации и пожеланияработников.

График отпусковподписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителеморганизации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнениявыборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации обочередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срокаотпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурногоподразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешениялица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпускапроизводится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации,на основании документа, составленного в произвольной форме.

Пример заполнения графикаотпусков (в сокращенном виде) представлен в приложении 4.

В ООО «Круиз» дляотражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусковработников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этогографика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика.Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своегоочередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменятьдату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.

В ООО «Круиз» нетпрофсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписываетгенеральный директор ООО «Круиз».


Список литературы

1.         Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. — М.: «Издательство ПРИОР», (издание 3-е,переработанное и дополненное), 1999. — 144с.

2.         Басаков М.И.Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответа: Учебное пособие длястудентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия«Учебники и учебное пособие» — Ростов н/Д: издательство «Феникс», 2001. — 320с.

3.         Делопроизводство(организация и технология управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В.,Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359.

4.         Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. — М:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. — 256с.


Приложение 1

Унифицированная форма№ Т-1

Утверждена постановлениемГоскомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код Форма по ОКУД 0301001 ООО «Круиз» по ОКПО наименование организации /> /> /> /> Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ

26 12.05.2005

(распоряжение)
о приеме работника на работу

Принять на работу

Дата с 13.05.2005 по 13.05.2006 Табельный номер Горев Николай Иванович 38 фамилия, имя, отчество в Отдел маркетинга структурное подразделение Специалист по маркетинговым исследованиям должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации условия приема на работу, характер работы /> /> /> с тарифной ставкой (окладом) 7600 руб. 00 коп. цифрами                                      надбавкой - руб. коп. цифрами с испытанием на срок Три месяца (ев) /> /> /> /> /> /> />

Основание:

Трудовой договор от « 12 » мая 20 05 г. № 17

Руководитель организации

Генеральный Директор Макаров А.А. должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

« 13 » мая 20 05 г. личная подпись

Приложение2

Унифицированная форма№ Т-6

Утверждена постановлениемГоскомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код Форма по ОКУД 0301005 ООО «Круиз» по ОКПО наименование организации /> /> /> /> Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ

30 01.06.2005

(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск Табельный номер Мазалова Оксана Сергеевна 25 фамилия, имя, отчество Бухгалтерия структурное подразделение Бухгалтер 1 категории должность (специальность, профессия) за период работы с “ 31 ” июля 20 04 г.        по “ 31 ” мая 20 05 г.

 

/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на

28 календарных дней с “ 01 ” июня 20 05 г.      по “ 28 ” июня 20 05 г.

и (или)

Б.

ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)

на

календарных дней с “ ” 20 г.      по “ ” 20 г.

 

/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

В.                            Всего отпуск на

календарных дней с “ ” 20 г.      по “ ” 20 г.

Руководитель организации

Генеральный Директор Макаров А.А. должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

“ 31 ” мая 20 05 г. личная подпись

Приложение3

Унифицированная форма№ Т-2

Утверждена постановлениемГоскомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код Форма по ОКУД 0301002 ООО «Круиз» по ОКПО наименование организации /> /> /> />

Дата составле-
ния

Табель-
ный но-
мер

Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфа-
вит

Характер работы Вид работы (основная, по совместительству) Пол (мужской, женский) 01.09.2002 25 34480017509 120802 основная жен

 

ЛИЧНАЯКАРТОЧКА

работника

 

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор номер 20 дата 01.09.2002 1. Фамилия Мазалова Имя Оксана Отчество Сергеевна Код 2. Дата рождения 04.01.1980 день, месяц, год 3. Место рождения Город Москва по ОКАТО 4. Гражданство Россия по ОКИН 5. Знание иностранного языка Английский Владею свободно по ОКИН наименование степень знания по ОКИН 6. Образование Высшее по ОКИН среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного
учреждения

Документ об образовании, о квалифика-
 ции или наличии специальных знаний

Год окончания

 

Московский Государственный Университет Потребительской кооперации наименование серия номер 2002

 

Диплом АБ 123

 

Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу

 

Экономист по бухгалтерскому учету и аудиту Код по ОКСО

 

/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Наименование образовательного
учреждения

Документ об образовании, о квалифика-
 ции или наличии специальных знаний

Год окончания наименование серия номер Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу Код по ОКСО Послевузовское профессиональное образование Код по ОКИН аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного,
научного учреждения

Документ об образовании,
номер, дата выдачи

Год окончания Направление или специальность по документу Код по ОКСО Код 7. Профессия Менеджер по продажам

по
ОКПДТР

основная

по
ОКПДТР

другая /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

2-я страница формы № Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на “ 31 ” мая 20 05 г. ): Общий - дней 8 месяцев 2 лет Непрерывный - дней 8 месяцев 2 лет Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет дней месяцев лет 9. Состояние в браке Не замужем Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства
(ближайшие родственники)

Фамилия, имя, отчество Год рождения 1 2 3 отец Мазалов Сергей Викторович 1955 мать Мазалова Анастасия Васильевна 1957 брат Мазалов Виктор Сергеевич 1982 11. Паспорт: № 18 01 352165 Дата выдачи “ 25 ” мая 1999 г. Выдан УВД Советского района города Москвы наименование органа, выдавшего паспорт Дата регистрации по месту жительства “ 30 ” мая 1999 г. Номер телефона 838-54-69 /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

6. Наименование военного 1. Категория запаса комиссариата по месту жительства 2. Воинское звание 3. Состав (профиль) 7. Состоит на воинском учете: 4. Полное кодовое обозначение ВУС а) общем (номер команды, партии) 5. Категория годности к военной службе б) специальном 8. отметка о снятии с воинского учета /> /> /> /> /> /> /> /> />

Работник кадровой службы

инспектор Караваева О.П. должность личная подпись расшифровка подписи

Работник

личная подпись “ 17 ” августа 20 05 г.

3-я страница формы № Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НАДРУГУЮ РАБОТУ

Дата Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб Основание Личная подпись владельца трудовой книжки 1 2 3 4 5 6 01.09.2002 Бухгалтер 1 категории 6000 Приказ 20.09.2005 Бухгалтер 1 категории 7000 Приказ о повыш.

IV. АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации Решение комиссии Документ (протокол) Основание номер дата 1 2 3 4 5 19.08.2005 Соответствует занимаемой должности 30 19.08.2005

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ (удостоверение, свидетельство) Основание начала обучения окончания обучения

наимено-
вание

серия, номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8 01.09.2004 01.05.2005 Московская финансовая академия ГД456 01.05.2005

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата Специальность (направление, профессия) Документ (диплом, свидетельство) Основание начала обучения окончания обучения

наимено-
вание

номер дата 1 2 3 4 5 6 7

4-я страница формы № Т-2

 

VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕЗВАНИЯ

Наименование награды (поощрения) Документ наименование номер дата 1 2 3 4

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание с по начала окончания 1 2 3 4 5 6 7 ежегодный 01.09.2002 30.04.2003 28 01.05.2003 28.05.2003 Приказ ежегодный 29.05.2003 30.06.2004 28 01.07.2004 28.07.2004 Приказ ежегодный 29.07.2004 31.05.2005 28 01.06.2005 28.06.2005 Приказ

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,

на которые работникимеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы Документ Основание номер дата выдачи 1 2 3 4

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

XI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГОДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)

Дата увольнения “ ” 20 г. Приказ (распоряжение) № от “ ” 20 г.

Работник кадровой службы

Инспектор Караваева О.П. должность личная подпись расшифровка подписи

Работник

 

личная подпись

 

/> /> /> /> /> /> /> />
еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту