Реферат: Информационно-справочные документы
Контрольная работа поделопроизводству
Введение
Делопроизводствоесть документирование деятельностиорганизации (предприятия), основанное на научной организации с применениемсовременной техники.
Делопроизводствоохватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, ихисполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию делиз исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке ихк сдаче в архив.
Документационное обеспечение управления выполняет специальнаяслужба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Этоможет быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Ворганизациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарьруководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
«Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой технической политикии применения современных технических средств в работе с документами,методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работыс документами… осуществляются структурным подразделением, на котороевозложены функции по документационному обеспечению управления» — таковы функциислужбы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденнойПриказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. №7418.
Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаныопределенные правила их составления, оформления, формы и методы работы сдокументами.
Для всех организаций,учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственностиили функций установлены единые требования по составлению и оформлениюдокументов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положенияхГосударственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) иГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и другихнормативно-методических документах по ведению делопроизводства.
1. Табель формприменяемых документов
Унифицированная система документации (УСД) — совокупностьформ документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих вопределенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
УСД необходимы:
— для сокращения объемов документов;
-снижения затратна составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
• организационно-распорядительной документации;
• банковской документации;
• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документациибюджетных организаций;
• отчетно-статистической документации;
• учетной и отчетной документации предприятий;
• документации по труду;
• документации Пенсионного фонда РФ.
2. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами иведомствами для сокращения количества используемых форм документов, ихунификации и удобства работы с ними.
Табель составляется в виде таблицы, в которойдокументы могут быть систематизированы:
• по функциям и задачам (руководство, планирование,отчетность и т. п.);
• структурным подразделениям.
Таблица 1 — Табель унифицированных форм документовминистерства
№
п/п
Наименование
Формы документа
Дата
утверждения
Периодичность
издания
Структурн. Подразделение, отв. За подготовку С кем согласовывается примечанияТабель может дополняться графами:
• код формы документа по классификатору;
• ответственный за контроль исполнения;
• годовой тираж бланков и др.
Составление табеля,внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль заего применением возлагаются на службу делопроизводства организации.[5, 19c]
2. «Должностнаяинструкция». Содержание документа и состав реквизитов
Должностная инструкция — нормативный документ, в которомопределены функции, права, обязанности и ответственность сотрудникапредприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, скоторым должны знакомить работника при переходе на другую должность, например,согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основахгосударственной службы Российской Федерации» государственный служащийимеет право на ознакомление с документами, определяющими его права иобязанности по занимаемой должности.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовойдоговор с работником. Должностная инструкция и трудовой договориспользуются:
— при разрешении спорных ситуаций между работодателем иработником;
— с целью разделения труда между персоналом;
— для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
— разрабатывается — руководителем структурного подразделения;
— визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
— утверждается — руководителем предприятия или заместителемдиректора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Всесущественные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителяпредприятия.
Должностная инструкция должна иметь:
• наименование министерства (если является отраслевой);-
— наименование организации, разработавшей инструкцию;
— наименование вида документа;
— дату;
— номер;
— заголовок к тексту;
— гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу,которым инструкция вводится);
— текст;
— подписи составителей;
— печать (при необходимости);
— визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Служебное взаимодействие.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: областьдеятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности,замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненностьработника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделеперечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работникв своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основныенаправления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностныеобязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемыхработником. В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимыеработнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за чтоконкретно несет ответственность данный работник.
В разделе 6 (Служебноевзаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируютсяпроизводственные контакты между должностными лицами. Этот раздел можетустанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов,периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкциясоставляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровойслужбе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.[5, 54c]
3.Информационно-справочные документы: их содержание и значение
Справочно-информационные документысодержат информациюо фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых ираспорядительных документов.
К справочно-информационным документам относятся служебныеписьма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.
Эти документы являются одним из источников информации, носятвспомогательный характер по отношению к организационно-правовым ираспорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать кдействию или может быть лишь принята к сведению.
Служебное письмо
Письмо — самый распространенный вид служебных документов.
Именно письма являются средством связи организации с внешниммиром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношениямежду организациями, излагаются претензии и тому подобное.
Служебное письмо — обобщенное название различных посодержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачитекста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).
Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной стороны,отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другойстороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.
Для писем установлен специальный бланк — бланк письма.
В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;
— идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— адресат;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— текст;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— оттиск печати;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа в организацию;
— идентификатор электронной копии документа.
К служебному письмупредъявляются те же требования,что и к составлению других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на двегруппы:
— письма, требующие письма-ответа;
— письма, не требующие письма-ответа.
Письма первой группы, в свою очередь, можно условноподразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:
— письмо-просьбу;
— письмо-обращение;
— письмо-предложение;
— письмо-запрос.
Ответы на эти письма приобретают определенную форму взависимости от характера исходного письма. Ко второй группе относятся:
— письмо-предупреждение;
— письмо-напоминание;
— письмо-подтверждение;
— письмо-приглашение;
— письмо-отказ;
— письмо-извещение;
— сопроводительное письмо;
— гарантийное письмо;
— информационное письмо;
— циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляетсяцелому ряду подчиненных инстанций.
Письма также можноразделить на простые и сложные.
Текст служебного письма состоит из двух логически связанныхчастей.
В первой части (во вступлении) формулируется тема письма,указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты,события, ссылки на другие документы.
Во второй части письма (в заключении) высказывается основная цель письма,делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, обговореннымзаранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просимсообщить»; «направляем на рассмотрение»);
— от третьего лица единственного числа («министерствоне возражает»; «ВНИИДАД считает возможным»);
— от первого лица единственного числа («считаюнеобходимым», «прошу направить»). Эта форма изложения особенно рекомендуется втом случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, таккак при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникаютсложности:
— при регистрации такого документа (в графе «содержание»нужно указать не один, а несколько вопросов);
— на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому изисполнителей направлять документы в первую очередь;
— при определении дела по номенклатуре (куда подшитьдокумент).
Текст служебного письмаможет касаться и нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будутрассматриваться в одном структурном подразделении.
Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма недолжен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешеноувеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.
Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можноиспользовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту.
Письмо должно быть полным, исчерпывающим.
Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем,должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительнуюпереписку, запросы по телефону, факсу и т. п.
Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержатьтолько достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное илимногозначное толкование.
Служебное письмо должно быть корректным по форме.
При составлении текста письма необходимо подбирать слова ивыражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должендемонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.
Служебное письмо подписывает руководитель организации,его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которомупредоставлено право подписи в пределах его компетенции.
Право подписи служебных писем закрепляется в уставе,положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностныхинструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписанияпри отсутствии руководящих должностных лиц.
Некоторые разновидности писем имеют свои особенности воформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи изаверяются печатью.
При составлении служебных писем с однотипной информациейшироко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большуюэкономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.
Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст, на основе которогоили с использованием которого может быть построен текст нового письма.
Трафаретизация — способ фиксации информации в виде постоянного текста спробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящейот конкретной ситуации.
При составлении текстов-трафаретов следует учитыватьследующую закономерность порядка слов в официально-деловом стиле русскогоязыка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет неможет начинаться с пробела.
Существуют различные способы классификации служебных писем.
В основном письма разделяют на входящие (поступающие вучреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения).
Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся надве группы: инициативные и ответные. Если письмо являетсяответом, применяется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и датудокумента».
По характеру информации письма подразделяются на множестворазновидностей.
Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия.Письмо-просьба обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «Просимоплатить в течение… банковских дней...», «В связи с… просимподтвердить...», «Дирекция просит сообщить...», «Мы будем благодарны, еслиВы...».
Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто спомощью информационных писем пропагандируют деятельность какой-либоорганизации, выпускаемую продукцию.
Письмо-сообщение. В данном письме сообщают сведения о своей фирме, опроизводимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможныхвариантах оплаты.
В таком письме могут быть даны сведения о проведениивыставок, совещаний, конференций или о каких-либо других событиях, важных дляданной фирмы и могущих представлять интерес и для других фирм.
Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее повторно определенную информациюадресату. В письме-напоминании используются следующие ключевые обороты:«Напоминаем Вам, что...», «По истечении… срока предложение нитей фирмы теряетсилу...», «Вторично сообщаем...».
Сопроводительное письмо — документ, который информирует адресата о направленииему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.
Составляется сопроводительное письмо в тех случаях, когданеобходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам,Например, указать срок исполнения, объяснить причину задержки с ответом,разъяснить, сложные моменты.
Этот вид писем обязательно имеет реквизит 21 «Отметка оналичии приложения».
Сопроводительное письмоначинается словами: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...»,«Возвращаем...», «Прилагаем...» и т. п.
Письмо-подтвержение подтверждает факт получения каких-либо материалов илидокументов, иногда телефонного разговора. Обычно письмо-подтверждениеначинается так: «Сообщаем Вам, что...», «Ставим Вас в известность, что...»,«Извещаем Вас, что...».
Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос.Письма-ответы по содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, таккак тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный винициативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполненияпросьбы).
Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме.
Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа,содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмосоставляется по следующей схеме:
— повторение просьбы;
— причины, по которымпросьба не может быть удовлетворена или предложение не может быть принято;
— аргументированное объяснение отказа или отклоненияпредложения.
При оформлении писем-отказов могут быть использованы такиесловесные обороты-штампы:
— «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена последующим причинам...»;
— «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее времямы не можем, так как...»;
— «К сожалению, мы не можем принять Ваше предложениеиз-за...».
По тематическому признаку проводится различие между деловойи коммерческой корреспонденцией.
Деловую переписку можно разделить на следующие виды:
— по общим вопросам технологии;
— по вопросам оборудования и энергетики;
— по вопросам производства;
— по вопросам быта;
— по вопросам финансирования и т. д.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполненииконтрактов. Они представляют собой:
— обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробнуюинформацию об услугах, товарах либо содержат претензии и т. п.;
— обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламныйхарактер и рассматриваются как вид рекламной деятельности.
Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) ожелании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
В оферте указываются наименование предлагаемого товара илиуслуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, родупаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиямипредложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчиваетсявыдачей заказа и заключением контракта.
Если покупатель не согласен с каким-либо условиемпредложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливаетсяпереписка, проходят переговоры, пока не будет достигнута договоренность.
Гарантийное письмо — это документ, обеспечивающийисполнение изложенных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаютсяопределенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда завыполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т.п.). В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации,главного бухгалтера, печать. Эти аспекты могут составить содержание целогописьма или войти в качестве составной части в другой коммерческий документ.Например, в письме-предложении может быть гарантийный аспект о своевременнойоплате услуг и т. п.
Письмо-рекламация — это коммерческий документ, содержащий предъявлениепретензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору)обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества иликоличества товара, сроков поставки, упаковки, платежа и других условийдоговора.
В первой части рекламация должна содержать:
— основание для предъявления претензии;
— доказательства, то есть ссылки на документы (актэкспертизы, акт приемки);
— ссылки на нормативныедокументы и т. п.
Во второй части рекламации излагаются конкретные требованиястороны, предъявляющей претензию, например:
— замена некачественного товара качественным или уценкатовара;
— возмещение убытков в связи с невыполнением условийконтракта;
— требование расторжения договора.
Рекламация направляется заказным письмом с приложением всехдокументов, подтверждающих претензию.
Подписывают рекламацию руководитель организации и главныйбухгалтер, подписи заверяют печатью.
Если рекламация не можетбыть урегулирована соглашением сторон, то спорные вопросы решает арбитраж.
Варианты заключительных (комплиментарных, лестных)фраз:
— «Надеемся, что наша просьба не будет для Васзатруднительной»;
— «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
— «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширениисвязей»;
— «С уважением».
Протокол
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений насобраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Более обобщенное определение дают толковые словари русскогоязыка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего назаседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В техслучаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись,протокол может составляться после их расшифровки.
Вести протокол долженсекретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнутьи разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записивыступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственнойчастью подготовки заседания.
По полноте освещения ходаобсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие истенографические.
Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткуюзапись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.
Полный и стенографический протоколы должны:
— содержать записи всех выступлений;
— отразить работу собрания;
— показать выработку решения в столкновении мнений, вдискуссиях.
В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.
В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется,выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.
Протокол оформляется на общем бланке организации илина чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общегобланка.
Протокол содержит следующие реквизиты:
— наименование организации-автора;
— наименование вида документа (протокол);
— дату (заседания);
— регистрационный номер;
— место (заседания);
— гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежитутверждению);
— заголовок к тексту;
— текст;
— подписи.
Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления илиподписания протокола.
В том случае, если заседание продолжается несколько дней,указывается дата начала заседания и через тире — окончания, например:12-14.03.2001.
Регистрационный номер протокола — это порядковый номер заседания коллегиальногооргана в течение календарного года.
В реквизите «Место заседания»- указывается город, гдесостоялось заседание.
Заголовок протокола отличается от заголовков других служебныхдокументов:
— он отвечает на вопрос «чего?»;
— содержит указание вида коллегиальной деятельности(заседание, собрание, совещание);
— содержит названиеколлегиального органа в родительном падеже.
Название вида заседания согласуется с названиемколлегиального органа, например: «совещания студенческого совета»,«заседания комиссии», «собрания трудового коллектива».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря,присутствующих, приглашенных и повестка дня.
В основной части фиксируется ход заседания.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности.
Словом «Председатель» или «Председательствующий» начинаютпротокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей спрописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.
Далее — «Секретарь». Этот раздел оформляетсяаналогично.
Затем перечисляются присутствующие. Порядок оформления этогораздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиальногооргана присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке бездолжностей.
После слова «Приглашенные», которое пишется от границылевого поля на два межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали», записываютсяфамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данногоколлегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которуюони представляют.
На расширенных собраниях и заседаниях с большим числомприсутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, апофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующаязапись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (списокприлагается)».
На собраниях,конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, вразделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать исколько пришло на заседание, например: «На учете в организации состоит 135человек, присутствует 117».
В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря иприглашенных можно не указывать.
Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы,вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждомупункту повестки дня.
Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается сновой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).
Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимостиили в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с краснойстроки (от 1-го положения табулятора).
В ряде случаев, например при протоколировании заседанийколлегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу.
Она оформляется как самостоятельный документ и рассылаетсязаранее участникам заседания. Тогда она не вносится в текст протокола, аделается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктамповестки дня.
Разделы нумеруются и строятся по схеме:
— «СЛУШАЛИ»;
— «ВЫСТУПИЛИ»;
— «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».
Эти слова пишутся прописными буквами, от границы левого поля,каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.
Таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повесткидня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется наодной строке вслед за цифрами.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются сновой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, и после негократко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или спредлогом «о» содержание доклада.
Если имеются тексты (илитезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тирепосле фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада(выступления, сообщения) прилагается».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поляпрописными буквами и заканчивается двоеточием.
Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются скрасной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в формекосвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на нихзаписываются в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются скрасной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается сутьвопроса, после чего пишется фамилия и ответ на вопрос.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления), записываетсяпосле слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
Это слово оформляется от границы левого поля прописнымибуквами, после него ставится двоеточие.
С красной строки по пунктам кратко и точно формулируютсяраспорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопросав повестке дня и располагаются по степени их значимости.
Постановляющая часть протокола, как и в распорядительныхдокументах, должна быть конкретна и содержать составные части:
— что сделать;
— кому;
— к какому числу.
В случае необходимости указываются результаты голосования покаждому пункту решения. А при выборах должностных лиц результаты голосованияфиксируются по каждой кандидатуре отдельно.
В протоколах общих собраний акционеров или учредителейуказывается также количество и процент голосующих акций.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
Протокол подписывается председателем и секретаремзаседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первомэкземпляре протокола.
Протоколы заседаний совещательных органов подлежатутверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенциюкоторого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.
Утверждение оформляется грифом, который располагается вверхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова«УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи,ее расшифровки и даты утверждения. При утверждении протоколаруководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается внаименование должности.
Также выделим:
Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленногофакта, события, действия.
Докладная записка – составляется в случае необходимости поставить в известностьруководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положенийосновного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причиныкакого-либо события, факта, поступка.
Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.
Правила оформления телеграмм установлены Министерством связиРоссийской Федерации.
Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефонуи записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно го оповещенияо заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях взапланированных действиях, мероприятиях и т. п.
Телекс — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых поабонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, переданнаяпо телетайпу (телепринту) — аппарату, применяемому для непосредственнойтелеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в нейотсутствуют категории и виды (как в телеграммах).[1, 101c]
4. Документированиетрудовых отношений. Приказ по личному составу
Управление персоналомпредполагает выполнение комплекса функций, связанных с прогнозированием ипланированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией икоординацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.
Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило,по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
Приказ по личному составу — обязательный документ трудовыхправоотношений.
При приеме на работу приказ издается на основаниизаключенного трудового договора.
При увольнении приказ издается на основании письменногозаявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составуобъявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются вотдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределахгода с добавлением индекса «л/с». По требованию работникаработодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа втрудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личнаякарточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы поличному составу хранятся 75 лет.
Проекты приказов по личному составу готовятся работникамикадровой службы организации по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы.
— о приеме;
— о переводе на другую работу;
— об увольнении.
При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могутбыть составлены на стандартном листе формата А4.
Приказ должен иметь:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дату;
— номер;
— заголовок;
— текст;
— основание;
— подпись;
— отметку об ознакомлении.
Приказ составляется в одном экземпляре и подписываетсяруководителем предприятия.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
В тексте указываются:
— фамилия, имя, отчество работника (полностью);
— наименование структурного подразделения;
— профессия (должность);
— условия приема на работу (характер работы).
Графа «основание» приказа о приеме содержитдату и номер трудового договора.
В графе «основание» приказа об увольненииуказываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление,объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причинеувольнения.
Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления сприказом.
Приказы по личномусоставу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом,ответственным за работу с персоналом организации.[4, 299c]
5. Номенклатура дел,правила составления и применения
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых ворганизации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке.
Номенклатура предназначена:
— для группировки исполненных документов в дела;
— учета и обеспечения сохранности дел;
— оперативного поиска документов в делах.
Номенклатуры дел подразделяются:
— на типовые;
— примерные;
— конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характерудеятельности и структуре организаций (предприятий), например типоваяноменклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковойнумерацией их и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется дляоднородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций(предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтовМинатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Номенклатурадел конкретного предприятия составляется для отдельногопредприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленнойорганизационной структурой, как правило, составляются номенклатуры делструктурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру делпредприятия.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделенийорганизации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат»(«дирекция», «отдел документационного обеспеченияуправления»). Другие структурные подразделения располагаются послесекретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свойпорядковый номер (секретариат — 1, бухгалтерия — 2 и т. д.). Внутриразделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением имсоответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 — соответствуетсекретариату, а 2 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовокдела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных вследующей последовательности:
— название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
— краткое содержание («Переписка с ОАО „Эра“по строительству автостоянки»);
— дата (период), к которому относятся документы дела(«Приказы по основной деятельности за 2008 г.»).
В раде случаев можноиспользовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках юс видов,например «Документы (акты, договоры, переписка) об аренде техническихсредств за 2008».
Срок хранения каждого дела в номенклатуреопределяется по „Перечню документов с указанием сроков хранения“ соссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистомпредприятия.
В графе»Примечание" проставляются отметки о заведении (незаведении)дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение илидругому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например,«Переходящее дело с 2004 г.»), изъятых или утерянных делах и т. п.
В графе «Примечание» при большом объеме хранящихсядокументов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где онохранится.
Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года.При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнитьэту графу.
Номенклатура дел составляется делопроизводственнойслужбой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу сдокументами, при непосредственном участии архивиста предприятия.
Номенклатура дел подписывается ответственнымсоставителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждаетсяруководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутреннейстенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в концегода и вводится в действие с 1 января нового года.
Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствиис номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях — документ), относящихсяк одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное формирование дел способствует:
— оперативному поиску необходимых документов;
— обеспечивает их сохранность;
— устанавливает порядок в организации делопроизводства.
При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:
— в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
— документы, подшитые в дело, являются подлинниками илизаверенными копиями;
— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в однодело;
— в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
— каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильнооформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);
— в дело формируются, как правило, документы одного года;
— в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов,не подписанные или не утвержденные руководителем;
— документы внутри дела чаще всего располагаются в обратнойхронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будутподшиты в папке сверху. Устав предприятия и другие учредительные документыформируются в самостоятельное дело;
— протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно отпротоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительныедокументы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;
— приказы по основной (производственной) деятельностиформируются отдельно от приказов по личному составу;
— документы по личному составу предприятия (личные дела,личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
— документы с грифом ограничения доступа«Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Дляслужебного пользования» формируют отдельно от остальных документовпредприятия;
— переписку предприятия делят на две папки: с полученной(входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;
— если в деятельности предприятия составляются или поступаютединичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальнуюпапку для подобных документов с заголовком «Документы по различнымвопросам за 2005 г.» и составляют внутреннюю опись дела. 2. На обложкедела указывается:
— наименование организации;
— структурное подразделение;
— номер дела по номенклатуре;
— заголовок дела;
— год заведения;
— срок хранения.[5, 113c]
Заключение
Документированиеуправленческой деятельностизаключается в записи по установленной форме необходимой для управленияинформации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование вомногих случаях является обязательным, предписывается законом и актамигосударственного управления.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает:
«В федеральных органах исполнительной власти документированиеинформации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РоссийскойФедерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные инымигосударственными органами, органами местного самоуправления в пределах ихкомпетенции, должны соответствовать требованиям, установленным ПравительствомРоссийской Федерации в части делопроизводства и документооборота дляфедеральных органов исполнительной власти».
В разных организациях состав и количество создаваемыхдокументов различны.
Комплект документов определяется:
— кругом вопросов, решаемых организацией в процесседеятельности;
— объемом и характером компетенции учреждения;
— объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Объединяя операции по информационно-документационномуобслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающейфункцией.
Порядок веденияделопроизводства определяется нормативными документами.В соответствии сПрограммой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годыГосударственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ РИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Список литературы
1. Березина Н.М. «Современноеделопроизводство» — СПб., 2008 — 224 с.
2. Воронцова Е.П. «Современноеделопроизводство» — СПб.: Питер, 2007 — 311 с.
3. Борискин В.В. «Официальноеделопроизводство» — Москва: Омега, 2008 — 191 с.
4. Корнеев И.К. «Делопроизводство» — Москва: Проспект, 2007 — 547 с.
5. Стенюков М.В. «Делопроизводство» — Москва: ЮНИТИ, 2007 — 144 с.