Реферат: Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

Содержание

 

Введение 1

Глава 1 Теоретические основы автоматизации бухучета

1.1 Этапы автоматизации бухучета в России 2 1.2 Требования к бухгалтерской системе 3 1.3 Элементы компьютерной системы 4 1.4 Особенности компьютерной обработки данных 4 1.5 Программа «1С: Бухгалтерия» 6 Глава 2 Практическая технология эффективной автоматизации бухучета 2.1 Подготовка к автоматизации 10 2.2.1 Этап I Оптимизация бухучета 10 2.2.2 Этап II Выбор масштабов автоматизации 11 2.2.3 Этап III Постановка задач 12 2.2.4 Этап IV Выбор программного средства 13 2.2.5 Этап V Вопросы техники 14 2.3 Процесс автоматизации 15 2.4 Этап настройки 16 2.5 Этап обучения 17

Глава 3. Отражение поступления товаров на примере программы «1С Бухгалтерия».

18

Заключение

22

Список литературы

24

 


Введение

Проблемы повышенияприбыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальнойструктуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится приниматьрешения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постояннодержать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственной деятельности.Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащихразнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная онаявляется в определенной степени гарантией эффективного управленияпроизводством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести кневерному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

 Внедрение бухгалтерскихпакетов и программ позволяет автоматизировать  не только бухгалтерский учет, нои навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции,товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату,своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности вбухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпетькрах.  Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия,стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтериипредприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполненияпоследних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручнуювозможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не можетзаменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет,увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета,уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положениепредприятия и его перспективы.

Глава1. Теоретические основы автоматизации бухучета

1.1 Этапы автоматизации бухгалтерскогоучета в России.

В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерскихпакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры ипредприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие дляусловий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов,регулирующих порядок бухгалтерского учета.

 Автоматизациябухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов.  Первый этапразработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени сперестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программныхпродуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживаниявременных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета.Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональныхкомпьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качествеосновной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинствопрограмм создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) ипредназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время былипопулярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем»(«Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»),«Парус» («Парус»).

Второй этап был связан сразвитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысячсоздаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волневсеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, взначительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временныетрудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов,объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль спродаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованысегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт»,«Омега», R-Style Software Lab.

Третий этап развитиябухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программныхсредств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

1.2. Требования к бухгалтерскойсистеме

Хорошие бухгалтерскиесистемы вне зависимости от их масштаба, программно — аппаратной платформы истоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными иудобными в эксплуатации.

 Они должны безошибочнопроизводить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение,проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степенисложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вестиархив). 

 В зависимости отособенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру,но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого планасчетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетнуюдеятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммированиеитогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которыеприняты в текущее время.

Надежность системы вкомпьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторыхслучаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональныекомпьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверногарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбояразрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системывозобновить в кратчайшие сроки.

Не менее важно, чтобыфирма — разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы исолидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, чтов дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией,и за заменой устаревшей версии новой.

1.3. Элементы компьютерной системы

1. Аппаратные средства. Кним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, вчастности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. Кэтим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционныесистемы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы.Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств илифирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют сучетом индивидуальных требований.

б) Прикладные(пользовательские) программы — это наборы машинных команд для обработки данных,которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретаету внешнего поставщика.

3. Документация — описаниесистемы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводуданных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал — работники,которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами,эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные — сведения охозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, храняти обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля — Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие илирегистрирующие ошибки.

1.4. Особенности компьютернойобработки данных

            Способобработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказываетсущественное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры иметоды внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядомособенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразноевыполнение операций.Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд привыполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключаетпоявлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив,программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либопрограммных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операцийпри одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система можетосуществить множество процедур внутреннего контроля, которые внеавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуацияоставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательствав другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введениядополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который внеавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. Кподобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия,не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах иучетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальныевозможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системамибухгалтерского учета компьютерные системы более открыты длянесанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они такжеоткрыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного полученияинформации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработкуопераций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки,допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставатьсянезамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальныевозможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в рукиадминистрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать иконтролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментарияобеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом,снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программынакапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можноиспользовать в целях контроля  обработки операций бухгалтерского учета.

Инициированиевыполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операцииавтоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, какэто делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, посколькусам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает внеявном виде наличие соответствующих санкций.

1.5.  Программа «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» — универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (поданным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерскойпрограммой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтеромна особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменениязаконодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможностипрограммы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу,банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату ит.д.  «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле,в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставкивходят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета.Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную систему  Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращениявозможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляетсяпользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратныйключ и др.)

Основные особенности  «1С:Бухгалтерия»:

-ведение синтетического ианалитического учета применительно к потребностям предприятия

-возможности ведение количественного имноговалютного учета

-получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому  и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможностьизменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитическогоучета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность автоматической печативыходных первичных документов.

Исходными данными дляпрограммы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельностьпредприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок –десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате,счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить«видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Программа позволяетвводить проводки следующими способами:

-при ручном вводе проводок в журналуказывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если поуказанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввестипризнаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественныйи/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или  сумму ввалюте

-использование типовых  операцийпозволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. Привводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этихпроводок могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходоватьматериалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу жеопределить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовыхопераций можно также закрыть счета,  рассчитать прибыль.

  С помощью режима«Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некоторомдокументе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли,налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которыеавтоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установитьавтоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Этавозможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчетприбыли и налогов и т.д.

Программа позволяет привводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы.Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразуполучить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ(платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

 На основании введенныхпроводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы:

-оборотно– сальдовую ведомость

-шахматку

-анализсчета

-оборотысчета

-журнал– ордер и ведомость по счету

-сводныепроводки

-анализсчета по датам

-отчетпо журналу операций

-карточкусчета

Документы  могут содержатьсведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операцийпрограмма поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитическогоучета;

списки объектов аналитического учета(субконто);

констант и т.д.

В программе существуетрежим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерскомязыке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты посчетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованыотчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режимиспользуется для создания внутренних отчетов для анализа финансовойдеятельности организации в произвольной форме.

При самом простомиспользовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведениемсинтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получатьоборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу,обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдаватьотчеты для налоговых органов.

Полностью возможностипрограммы  «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. Вэтом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями ипоставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств,выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программаимеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиветекстовых документов.

Вместе с продуктомпредлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но еслипользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатнуюформу и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описатьпрактически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмыпереоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгогособлюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всюотчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используетсягенератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаютсясобственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ,можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активовв зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации понематериальным активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанногопродукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”,СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

Глава 2. Практическая технология эффективной автоматизациибухучета.

2.1. Подготовка к автоматизации.

Распространеннымзаблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупкипрограммы и затем происходит «введение данных в программу». Для того,чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинатьнеобходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

2.2.1.Этап I. Оптимизация бухучета.

Современные программы поавтоматизации бухучета — очень гибкие системы, они позволяют настраивать нанужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончаяформами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся напредприятии системы бухучета, а именно:

1. Применяемый план счетови использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитикапо различным счетам.

3. Использующиеся типовыепроводки для отражения  хозяйственных операций.

4. Формы и содержаниепервичной документации.

5. Формы учетныхрегистров.

Анализ производится напредмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Вотконкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает пооплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу жеавтоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог исодержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовыйостаток по счету 67 «Расчеты по налогу на пользователей автодорог» и увидетькакая сумма уже «набежала» для уплаты по следующему сроку платежа.Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизациитребуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учетуи налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух.Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудникипрекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, иавтоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используявозможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

2.2.2. Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабовавтоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироватьсябухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета.Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когдаречь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблемане стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому,что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мыимеем дело с крупным предприятием, где бухучет ведется четырьмя и болеебухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов,становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс«завязнет» и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, сучетом ее особенностей следует решить:

1. Какие разделыавтоматизировать, а какие — нет. Например, если в отделе сбыта есть свояпрограмма, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать тоже самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничитьсяпросто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов ипр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеровне хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит,  какие-то разделынеизбежно будут вестись на бумаге.

2. В каком порядкеавтоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ поавтоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться сним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а нестараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизацииразделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, апотом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими.  Вбольшинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций,расчета налогов и составления отчетности — то есть работы главногобухгалтера.   

При выборе масштабовавтоматизации есть еще один аспект. Информация, получаемая из бухучета,требуется          и в других структурных подразделениях предприятия.  Хорошоавтоматизированный бухучет в состоянии дать любую информацию с учетом всехспецифических требований.

 Когда бухучет ведетсяколлективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучетабудет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своемкомпьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будетвести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, принастройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоитработать.

2.2.3. Этап III. Постановка задачи.

Когда определено, чтобудет изменяться в бухучете,  какие разделы в каком порядке будутавтоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный бухучетбудет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры длябухгалтерии.

3. Регистры и информациюдля внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).                        

4. Бухгалтерскуюотчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоитв том, что  фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров,необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет,требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров в одной фирметребуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме — величинаторговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоватьсяведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датойотгрузки.

Если не сделать заранеечеткую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроенатаким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получатьсяне будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам,которая устанавливается в самом начале автоматизации).

2.2.4. Этап IV. Выбор программногосредства.

Только тогда когдаспланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации изавершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном жеслучае выяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле»программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективнойавтоматизации предприятия и придется покупать другую программу.  

 Для того чтобы среди множества программных продуктов, их версий и производителей найти оптимальный  для предприятия вариант следует понимать самое главное: простоплохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на всеслучаи жизни. Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчасв России — хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают ииспользуют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаютсяони друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (сучетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие — для других,третьи — для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбратьоптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.

Как же это сделать? Пройдявышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себечто нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно спринятия трех решений:

1. Малую или большую программупокупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизациималой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека.

Программы дляавтоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще во внедрении, однако они, какправило, не содержат автоматических функций позволяющие вести бухгалтерию сучетом всех нюансов. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансыможно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операциймного и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вестивручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программамотносятся, например, «Инфо-бухгалтер», «1С», программа«Skat» производства СКБ «Контур».

Программы дляавтоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Онипозволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная отпереоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитальногостроительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их болеетрудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельнуюпрограмму, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует томуили иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются «Бэст»,«Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и«Бонус», систем «Галактика».

2. Под какой операционнойсистемой будет работать программа? Подавляющее большинство широко продающихсяпрограмм имеют версии для DOS и для Windows. Однозначно можно сказать, что еслиоптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows,поскольку это более современная операционная система. Версии программ,предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но ихпреимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windowsнеобходимы более мощные компьютеры и если Windows  не установлен, его придетсяустановить.

3. Сетевая будет программаили нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированнойбухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютерыобязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всемибухгалтерами, попадали в один общий журнал. Все распространенные сейчаспрограммы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых. Работапрограммы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевомрежиме.

2.2.5. Этап V. Вопросы техники.

Технические вопросы,связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее,очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере неговорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит отнескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурациякомпьютера». То, какой компьютер необходим, зависит от двух факторов:

1. Программы, которые установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другиебольше, если работать  под Windows, компьютер должен быть мощнее, еслипрограмма сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

2. Количества операций,введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсовтребуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либопрограммы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы намаленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапенастройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, ночерез 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скоростьработы того же компьютера становится неудовлетворительной.

Для того, чтобы определитькакой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена иони, с учетом версии программы и предполагаемого объема хозяйственных операцийдадут рекомендацию.

Еще один техническийвопрос — это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, есливнедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типовсетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программныхсредств  для функционирования сети.  Если в сеть объединено немного (до 4-5компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого иустанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезныхдополнительных затрат.

2.3. Процесс автоматизации.

Только тогда, когда определеныцели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана икуплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросыможно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрениепрограммы процесс очень трудоемкий и сложный. Внедрение можно производитьсвоими силами, можно заказать сторонней организации. Следует учесть, что привнедрении своими силами неизбежны определенные трудности  (отсутствие опытаавтоматизации;

отсутствие времени навнедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу). Причем,чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем болееактуальны эти трудности. Если принято решение заказывать автоматизацию успециализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительнымденежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтисьдешево так как она занимает достаточно много времени и требуетквалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процессвнедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

2.4. Этап настройки.

Все широкораспространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеютаналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильныйпроцесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения,расписать на следующие этапы:

1. Настройка  плана счетовв соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета ипостановкой задачи.

2. Настройка  типовых проводокв соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета ипостановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройкукаждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производитьотдельно с учетом специфических особенностей.

3. Настройка  формпервичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведеннойоптимизацией бухучета и постановкой задачи. К примеру — настройка формы акта насписание МБП. В акте должна автоматически проставляться количество, стоимость иНДС по МБП, после этого должны автоматически проводиться проводки по списаниюМБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислениюамортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делать такжепо каждому разделу бухучета.

4. Настройка  формбухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностямипредприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Прикачественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должнаобязательно составляться автоматически. Настройка форм отчетности и налоговыхрасчетов на реально используемый план счетов и типовые хозяйственных операции — процесс весьма сложный и трудоемкий, при его проведении следует ввести некотороеколичество стандартных на предприятии хозяйственных операций в программу длятого, чтоб потом проверять правильность настройки.

2.5. Этап обучения.

По окончании настройкипрограммы начинается этап обучения персонала работе с ней. 

1. Обучение первогоуровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведениюхозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров иотчетности — словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметькаждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано. Эффективной являетсятолько та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах «врежиме реального времени». Приведем  пример: требуется оформить расходныйкассовый ордер (выдача денег в подотчет). Бухгалтер-кассир вводит необходимыесведения.  Программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордери вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 — кредит 50, получатель денеграсписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все этопроисходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер сблоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии «врежиме реального времени» и является конечной целью обучения первогоуровня.

2. Обучение второгоуровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены, можно начинатьработать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или позднопроизойдет один из двух фактов (или оба вместе):

-изменится характерхоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формыпервичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям

— изменятся формыбухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и надо будет производитьдонастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, отметить, чтобольшинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктовпристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагаетпользователям своих программ  новые формы, но, тем не менее, даже новую формуна практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовыхпроводок на своем предприятии; во-вторых, могут измениться формы по расчетамместных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинамрассылать не могут.

В такой ситуации требуютсяболее глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущуюработу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому иесть обучение второго уровня. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерскихпрограммах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, кним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всехслучаях.  Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях,где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а,как правило, лишь главному бухгалтеру — ведь только он принимает решения обизменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.

Глава 3. Отражение поступления товаров на примере программы «1СБухгалтерия».

Рассмотрим, каким образом в типовойконфигурации отражается поступление товаров на конкретном примере.

1 ноября 2001 г по накладной 9487 отфабрики «Сигма» получен товар: брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюкимужские серые 400 штук по цене 288 руб. Товар оприходован на главный складторговой организации.  Для отражения в учете хозяйственных операцийоприходования товаров предназначен документ «Поступление товара». Его формазаполняется на основании складских документов оприходования и сопроводительныхдокументов поставщика в следующем порядке.

Сначала в шапке документа указываетсяпоставщик (фабрика «Сигма»), сопроводительный документ (накладная 9487) исклад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитовпроизводится выбором из соответствующих справочников. Если запись в справочникеотсутствует, ее можно ввести непосредственно в процессе работы с документом.

Затем заполняется табличная часть, вкоторой перечисляются ассортимент товара, количество и цена за единицу. Еслитовар уже поступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой «Подбор» в этомслучае достаточно выбрать товар из справочника «Номенклатура» и указать егоколичество. Остальные графы табличной части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего»)подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организациюпрежде не поступал. В этом случае новую товарную позицию необходимо описать всправочнике «Номенклатура», форма списка которого открывается при заполнениитабличной части. Ассортимент товаров может составлять тысячи позиций, поэтомудля удобства поиска справочник структурируют, подразделяя товары на группы,подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейтив режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главногоменю). Для того чтобы система могла правильно интерпретировать номенклатурнуюединицу, в реквизите «Тип» указывается ее классификационный признак. В нашемпримере «брюки детские» — это товар.

В реквизите «Наименование» указываетсякраткое наименование товарной позиции. Наименование товара для выходныхдокументов (накладных, счетов- фактур) указывается в многострочном поле «Полноенаименование, краткая характеристика».

В реквизите «Вид» указывается виддеятельности, в рамках которого предполагается реализовать товар («Продажаверхней одежды»). Значение этого реквизита определяет объект аналитическогоучета по субконто «Виды деятельности», где на счете 46 «Реализация продукции(работ, услуг)» программа отразит операции по продаже товаров с помощьюдокументов типовой конфигурации.

Реквизит «Единица измерения»заполняется выбором из одноименного справочника.

Важную роль в описании товарнойпозиции играет реквизит «Тип товара», значение которого и определяет, какследует учитывать товар, — на балансе или за балансом. Между типом товара исчетом для учета товаров имеется связь, указанная на рис.1      

Тип товара

 

Счет (субсчет) для учета товаров Собственный 41.1 «Товары на складах» или 41.2 «Товары в розничной торговле» (конкретный субсчет определяется с помощью переключателя в шапке экранной формы документа «Поступление товара») На комиссии 004 «Товары, принятые на комиссию» Тара 41.3 «Тара под товаром и порожняя» Покупные изделия 41.4 «Покупные изделия»

Поскольку по условиям примера «брюки детские» переходят всобственность торговой организации, то тип товара – «Собственный».

Значение реквизитов«Учетная (покупная) цена» и «Оптовая цена без налогов» носит сервисный характери используется по умолчанию в экранных формах документов на поступление иотпуск товаров.

При заполнении реквизитовставки налогов, следует учитывать следующее:

— ставка НДС указывается применительнок продаже этого товара по схеме оптовой торговли –20%

-     если товар входит вперечень товаров, стоимость которых при определенных условиях является объектомобложения налогом с продаж, то обязательно указывается ставка налога.

После заполнения всехнеобходимых реквизитов  информации о товаре, продолжается заполнение табличнойчасти документа «Поступление товаров».

После того, как втабличной части будет отражена вся информация обо всех поступивших товарах,документ сохраняется и проводится. При этом автоматически будут сформированыпроводки (рис.2)

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.сум. Сумма …. Курс Сод.Проводки №Ж 1 41.1 Брюки детские 60.1 Сигма 200.0 28000.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ 2 41.1 Брюки мужские 60.1 Сигма 400.00 96000.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ 3 19.6 Сигма 60.1 Сигма 22000.00

Накладная

9487

Накладная

9487

Выделен НДС ТВ /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Если товары приходуютсянепосредственно в розничной сети, то в шапке экранной формы документа«Поступление товаров» переключатель устанавливается в положение «Товарыпоступили …в розницу». В этом случае будут формироваться другие проводки (рис3).

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.сум. Сумма …. Курс Сод.Проводки №Ж 1 41.2 Брюки детские 60.1 Сигма 200.0 30800.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ 2 41.2 Брюки мужские 60.1 Сигма 400.00 115200.00 Общий

Накладная

9487

Поступили товары ТВ /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

Если, в реквизите «Типтовара» элемента справочника «Номенклатура» указать, что товар получен «Накомиссию», то при проведении документа будут сформированы записи,представленные на рис.4.

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. Кол-во Вал.сум. Сумма …. Курс Сод.Проводки №Ж 1 004 Брюки детские 200.0 30800.00 Сигма Поступили товары ТВ Накладная 9487 2 004 Брюки мужские 400.00 115200.00 Сигма Поступили товары ТВ Накладная 9487 /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> Заключение

Автоматизациябухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности вналоговые органы в условиях переходной экономики России является одной изнаиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет напредприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основойдля оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороныгосударства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другиеотчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговуюинспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые ивнеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться всебухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкоеприменение САБУ в современной России.

В настоящее времясуществует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета.Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и ихвозможности находят практическое применение на предприятиях различного размера,профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходиую САБУ,исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Для того, чтобы переводбухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат,  следует учестьследующие аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время длявнедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатациюпрограммы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Еслитребуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить времяна подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы.Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовкеперсонала.

— Взять в штат или по совместительствутехнического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправнуюработу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

— Целесообразно предварительнопровести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новымвозможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможностисотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкоевзаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) ираспределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучетаважно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы этоувеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль надфинансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличитэффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность егоработы.

Для того чтобы эффективнопровести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять, что жетакое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такаяпостановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированныйбухучет — это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждениеи служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

Распространенным стереотипом является и то, чтоавтоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, чтоприводит к страху перед автоматизацией. Несмотря на то, что, на первый взгляд,все логично — часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняетбухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количествонеобходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количестваобрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров,платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того,автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций ворганизации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числанеобходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

Журнал«Бухгалтер и компьютер»  №1-3 2000 г.

«1С:Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 1999

БрагаВ.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М –Финстатинформ 1996


еще рефераты
Еще работы по бухгалтерскому учету и аудиту