Реферат: Компьютерные формы ведения бухучета, достоинства и недостатки

Оглавление

Введение.   1

Глава I. Теоретические основыавтоматизации бухучета 2

1.1. Автоматизациябухгалтерского учета — основа эффективного управления    2

1.2. Требования кбухгалтерской системе  2

1.3. Этапы автоматизациибухгалтерского учета в России.    3

1.4. Элементы компьютернойсистемы 3

1.5. Особенности компьютернойобработки данных 4

1.6. Что умеет современнаяСАБУ?   5

1.6.1. Принципы систем 1C    5

1.6.2. БЭСТ 12

1.6.3. Общий обзор системы SAPR/3 (Германия)  15

Глава II. Практическаятехнология эффективной автоматизации бухучета.  17

2.1. Что такое хорошаяавтоматизация.    17

2.2. Подготовка кавтоматизации.   18

2.2.1. Этап I. Оптимизациябухучета.     18

2.2.2. Этап II. Выбормасштабов автоматизации  19

2.2.3. Этап III. Постановказадачи. 20

2.2.4. Этап IV. Выборпрограммного средства.   21

2.2.5. Этап V. Вопросытехники.    23

2.3. Вопросы внедрения. 23

2.4. Этап настройки.    24

2.5. Этап обучения.     25

2.6. Расценки и порядокопределения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческогоучета.  28

Выводы      30

Заключение  31

Список литературы:      32

Введение.

Автоматизация бухгалтерскогоучета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы вусловиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач.Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии можетрассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценкифинансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служитотчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы),которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по местурегистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановыеналоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться всебухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительнойнеопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или дажепотерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеровтому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиесяработать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтериипредприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполненияпоследних законов и распоряжений (а они принимаются постоянно). При ведениибухгалтерского учета вручную не редкость и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочьроссийскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменитграмотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счетавтоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете иотчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Глава I. Теоретические основыавтоматизации бухучета

1.1. Автоматизациябухгалтерского учета — основа эффективного управления

Руководителю российскогопредприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности ириска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспектыфинансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большомколичестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработаннаяи систематизированная она является в определенной степени гарантиейэффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данныхможет привести к неверному управленческому решению и, как следствие, ксерьезным убыткам.

Если не брать во вниманиеумышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учетасовершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из — занезнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки частовозникают при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальныхверсий программных комплексов.

1.2. Требования кбухгалтерской системе

Хорошие бухгалтерские системывне зависимости от их масштаба, программно — аппаратной платформы и стоимостидолжны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными вэксплуатации.

В функциональном аспектебухгалтерские системы должны, по крайней мере, (1) безошибочно производитьарифметические расчеты; (2) обеспечивать подготовку, заполнение, проверку ираспечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; (3) осуществлятьбезошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; (4) производитьнакопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; (5)обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечитьуказанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущемусостоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любыесведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. Взависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметьразличную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структурепринятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы наконкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведениерасчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использоватьрасчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы вкомпьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторыхслучаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональныекомпьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверногарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбояразрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системывозобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этимтребованиям.

Не менее важно, чтобы фирма — разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солиднуюрепутацию. Это подразумевает также удобную организацию технической поддержкипрограммных продуктов. При выборе системы следует иметь в виду, что вдальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом иликонсультацией, а также за заменой устаревшей версии на более свежую.

1.3. Этапы автоматизациибухгалтерского учета в России.

Несмотря на то что в миресуществует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности истоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественныепакеты как более подходящие для условий переходной экономики и быстрой сменызаконодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мыанализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерскихсистем.

Первый этап разработкипрограмм автоматизации бухгалтерского учета характеризовался массовым ввозом внашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловиловыбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерскихразработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированныхрабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

Второй этап был связан сразвитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысячсоздаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете.Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональныегруппы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотелиполучать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогдабыли образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт»,«Омега», R-Style Software Lab.

Современный (третий) этапразвития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированныхпрограммных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

1.4. Элементы компьютернойсистемы

В неавтоматизированной системеведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легкопрослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителеинформации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами,например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы частоиспользуются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуюттолько в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учетапредставляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютеране возможно.

Компьютерная система включаетв себя следующие элементы.

1.    Аппаратные средства.

Это устройства, из которыхсостоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройствочтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2.    Программные средства.

а) Системные программы. К этимпрограммам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы,которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы длямаксимально эффективного использования, системы управления базами данных(СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, исервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции,например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программноговзаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратныхсредств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, имодифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские ) программы — это наборы машинных команд для решенияпользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатываетсамостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3.    Документация — описаниесистемы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработкасообщений, управляющие команды).

4.    Персонал — работники,которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами,эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5.    Данные — необходимаяинформация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведенияо хозяйственных операциях).

6.    Процедуры контроля — вразрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций,предупреждающие или регистрирующие ошибки.

1.5. Особенности компьютернойобработки данных

Способ обработки хозяйственныхопераций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние наорганизационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннегоконтроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которыеследует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведеныотличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

1. Единообразное выполнениеопераций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех жекоманд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практическиисключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратныхлибо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичныхопераций при одинаковых условиях.

2. Разделение функций.Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля,которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такаяситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможностьвмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребоватьвведения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне,который в неавтоматизированных системах достигается простым разделениемфункций. К подобным мерам может относится система паролей, которыепредотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ кинформации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3. Потенциальные возможностипоявления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системамибухгалтерского учета компьютерные системы более открыты длянесанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они такжеоткрыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного полученияинформации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработкуопераций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки,допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могутоставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможностиусиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в рукиадминистрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать иконтролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментарияобеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом,снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставленияфактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетовпоступают к администрации более регулярно при компьютерной обработкеинформации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливаютстатистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать вцелях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

5. Инициирование выполненияопераций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операцииавтоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, какэто делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, посколькусам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает внеявном виде наличие соответствующих санкций.

1.6. Что умеет современнаяСАБУ?

На российском рынке САБУимеется более двух десятков тиражируемых систем + огромное количествопродуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж ипоследующее сопровождение специалистами фирмы-производителя.

Каждая из них в той или иноймере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного кругапользователей. Тем не менее, общее представление о современных направленияхразвития рынка автоматизированных систем учёта можно получить, рассмотревнесколько самых распространённых систем.

1.6.1. Принципы систем 1C

Опыт стран с развитой рыночнойэкономикой свидетельствует о том, что благодаря выбору методическогообеспечения (технологий) бухгалтерского учета у организаций появляетсявозможность значительно влиять на эффективность учетного процесса, полноту идостоверность отражения своего имущественного и финансового положения. Врезультате учетная политика как совокупность принятых способов ведения бухгалтерскогоучета — способов группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности,погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации,способов применения счетов бухгалтерского учета, системы регистровбухгалтерского учета, обработки информации и иных соответствующих способов иприемов — может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже водной сфере деятельности.

Реформирование и либерализациябухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов,методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологийобработки информации, переход к распределенной обработке, уникальностьпользовательских требований к функциональному наполнению бухгалтерской системы- все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построенияавтоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый планпроблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ. Рассмотрим, какрешается эта проблема в программе «1С: Бухгалтерия 7.7».

Гибкий универсальный модуль — основа бухгалтерского комплекса

Проблема гибкости инастраиваемости в современных системах обработки учетной информации может иметьдва пути решения: использование большого числа задаваемых пользователем системыпараметров, которые в той или иной степени изменяют поведение системы(полнофункциональные системы), либо наличие в системе встроенного языка дляописания алгоритмов работы системы в различных ситуациях (инструментальныесистемы).

В «1C: Бухгалтерии7.7» удачно сочетаются адаптивные свойства как инструментальных, так иполнофункциональных систем.

С одной стороны, с программойпоставляется типовая конфигурация, которая представляет собой готовую настройкудля автоматизации наиболее важных участков бухгалтерского учета, т.е. в системеизначально имеется встроенная поддержка для решения задач бухгалтерского учета.При этом типовая конфигурация содержит ряд параметров, позволяющих управлять ееповедением, что характерно для полнофункциональных систем.

С другой стороны, типовая конфигурацияоткрыта для изменения: подготовленный пользователь может изменять алгоритмыработы или добавлять совершенно новые функции для учета специфики конкретнойорганизации. Для этого «1С: Бухгалтерия 7.7» содержит развитыеинструментальные средства, что характерно для инструментальных систем.

Такие возможности«1С: Бухгалтерии 7.7» открывают новый, отличный от традиционного,подход к построению автоматизированной системы бухгалтерского учета. Онпредусматривает, что бухгалтерский комплекс формируется из гибких универсальныхмодулей. Модуль представляет собой оболочку, включающую наборспециализированных инструментов, предназначенных для создания информационныхобъектов, описания их свойств, взаимосвязей и алгоритмов обработки информации,а также механизм интерпретации этих описаний, функционально сам модуль неспециализирован, но способен настраиваться на выполнение учетных функций засчет встроенных инструментальных средств. В любой момент гибкий универсальныймодуль может быть перепрофилирован на выполнение иных функций вплоть до полнойперестройки модуля на функции совершенно иного участка учета. Важно, что приэтом настройка (конфигурация) создается не на каждом рабочем месте (не длякаждого гибкого универсального модуля), а для бухгалтерского комплекса (совокупностиГУМ) в целом. При этом для каждого рабочего места (учетного работника) в рамкахединой конфигурации создается индивидуальный пользовательский интерфейс,который включает перечень доступных для данного пользователя команд управленияучетной и отчетной информацией. Такой подход позволяет на основе гибкихуниверсальных модулей создавать сложные комплексы для автоматизациибухгалтерского учета предприятий различной отраслевой направленности,

Типовая конфигурация — готовоерешение

Для многих малых и среднихпредприятий бухгалтерский комплекс может быть построен с использованиемвозможностей типовой конфигурации. Основными принципами, положенными в основуразработки типовой конфигурации, являются:

* ведение бухгалтерского учета«от документа»;

* интеграция систем налоговогои бухгалтерского учета в рамках единой информационной базы;

* обеспечение гибкой настройкианалитики под конкретную предметную область;

* возможность учета новаций взаконодательстве без внесения изменений в конфигурацию;

* создание автономныхметодически выверенных технологических циклов учета отдельных видов имущества.

Типовую конфигурацию следуетрассматривать как универсальный многофункциональный комплекс готовых решенийдля поддержки автоматизированного учета на тех участках, которые чаще всеговстречаются в практике хозяйствующих субъектов. В ней предусмотрен учетрасчетов с контрагентами, работниками и подотчетными лицами; учет расчетов поналогам и взносам во внебюджетные социальные фонды; учет операций по кассе ибанку: учет основных средств, нематериальных активов, материальных запасов,готовой продукции и товаров; учет затрат; учет реализации товаров, продукции,работ, услуг и т.д. Особого внимания заслуживает тот факт, что в конфигурацииподдерживается стандартная методология бухгалтерского учета имущества,обязательств и операций в соответствии с текущим законодательством России длякоммерческих предприятий и организаций, использующих для ведения учета Плансчетов, утвержденный приказом Минфина СССР № 56 от 1.11.91 г, (с последующимиизменениями и дополнениями).

В конфигурации предусмотреныудобные для бухгалтера средства описания элементов учетной политики и настройкина отраслевые особенности. Она позволяет получать большинство форм первичнойучетной документации по унифицированным типовым формам, поддерживаетавтоматическое формирование регистров учета и автоматизированную подготовкурегламентированной отчетности (бухгалтерской, налоговой, во внебюджетныесоциальные фонды, статистической) по актуальным типовым формам.

Ведение учета «отдокумента»

Принцип ведения бухгалтерскогоучета «от документа» в типовой конфигурации занимает центральноеместо. Он означает, что факты хозяйственной деятельности отражаются винформационной базе, как правило, с помощью документов типовой конфигурации,которые, в свою очередь, могут автоматически формировать проводки исходя изсущества регистрируемой финансово-хозяйственной операции. Экранные формыдокументов максимально приближены к типовым унифицированным формам, с которымипривык работать бухгалтер. Для всех «исходящих» первичных документовпредусмотрена возможность получения «твердых» копий на бумажномносителе. С любым документом в процессе его подготовки можно работатьмногократно, сохраняя промежуточную информацию. Реквизиты многих документовмогут быть заполнены автоматически на основании других документов, ранеевведенных в информационную базу (используются функции копирования или«ввод на основании»). Например, на основании счета можно заполнитьнакладную на реализацию продукции, которая, в свою очередь, является основаниемдля заполнения счета-фактуры.

Интеграция бухгалтерского иналогового учета

Принцип интеграции в типовойконфигурации систем налогового и бухгалтерского учета в рамках единойинформационной базы можно проиллюстрировать на примере организациианалитического учета на счете 90 «прибыль/убыток от продаж». Учетвыручки и затрат на этом счете ведется по видам деятельности и вариантамреализации. Первый разрез обеспечивает выполнение требований Инструкции к Планусчетов по раздельному учету выручки по видам деятельности. Переченьосуществляемых видов деятельности пользователь самостоятельно определяет всправочнике «Виды деятельности». Второй разрез введен для обеспечениятребований налоговых органов по раздельному учету выручки с разными ставкаминалогов. Варианты реализации описываются в справочнике «Вариантыреализации». Наименование каждого элемента справочника представляет собойсочетание четырех реквизитов: тип реализации, ставка налога на добавленнуюстоимость (НДС), ставка налога на реализацию горюче-смазочных материалов (НГСМ)и ставка налога с продаж (НП), Благодаря тому что ставки каждого вида налоговхранятся в отдельных справочниках, существует возможность задавать любыекомбинации вариантов реализации как с действующими ставками налогов, так ивновь вводимыми, без внесения изменений в конфигурацию.

Настраиваемость на предметнуюобласть

В типовой конфигурациипредусмотрена гибкая параметрическая настройка отдельных элементов учетнойполитики организации. В частности, можно установить метод определения выручкидля целей налогообложения; выбрать способ начисления амортизации основныхсредств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;определить, на какой счет относятся курсовые разницы, и т.д. Введенные всистему элементы учетной политики хранятся в константах и реквизитах объектовучета и используются «по умолчанию» при формировании проводок порегистрируемым первичным документам.

В конфигурации предусмотренатакже гибкая настройка аналитического учета под конкретную предметную область.В частности, пользователь может самостоятельно определить перечень статейрасходов, по которым он хочет (или должен) вести аналитический учет издержекпроизводства и обращения (счета 20, 26, 44 и т.д.). Перечень статей описываетсяв справочниках «Статьи затрат» и «Издержки обращения».Каждая статья расходов в справочниках имеет наименование и ссылку напринадлежность к конкретной группе элементов по экономическому содержанию.

«Путеводитель поконфигурации»

Для того чтобы эффективноиспользовать типовую конфигурацию, нужно знать ее функциональные возможности,назначение используемых справочников и документов, понимать бизнес-логикуформируемых проводок и т.д. Традиционно этим целям служила документация,поставляемая вместе с программой, в частности «Руководствопользователя» и «Описание типовой конфигурации». Однако в силутого, что многие справочники, документы, обработки и отчеты носят универсальныйхарактер (используются на различных участках учета), в документации работа сними описывается один раз безотносительно к конкретному участку учета, чтовполне оправданно.

Основная задача Путеводителясостоит в том, чтобы упростить работу с конфигурацией, сделать понятными ипрозрачными ее возможности, помочь начать ведение учета в программе, даже еслибухгалтер еще не освоил меню команд индивидуального пользовательскогоинтерфейса и основные возможности программы.

Путеводитель знакомитбухгалтера с особенностями применения типовой конфигурации для ведения учета наразличных участках, поясняет порядок заполнения экранных форм документов итехнологическую последовательность их ввода в информационную базу, объясняетспособы получения исходной информации и порядок выполнения регламентных работ,предусмотренных методологией компьютерного учета. В «учетных»разделах Путеводителя описана последовательность действий бухгалтера поотражению хозяйственных операций, относящихся к конкретному участку.

Например, для приема на работунового сотрудника нужно открыть раздел «Учет кадров», выбрать пункт«Прием сотрудника на работу» и дважды щелкнуть на пиктограмме.Открывается экранная форма документа «Приказ о приеме на работу»,которую необходимо заполнить. После завершения работы с документом происходитвозврат в Путеводитель.

Путеводитель позволяет нетолько отражать хозяйственные операции, но и формировать различные отчеты,непосредственно относящиеся к участку учета.

Важно, что для обращения ксправочникам, документам, журналам, отчетам не обязательно знать ихнаименования. Это существенно облегчает освоение программы, поскольку общениепользователя с конфигурацией в этом случае осуществляется на семантическомуровне.В отличие от традиционного построения меню типовой конфигурации пообъектному признаку (меню «Справочники», меню «Документы»,меню «Журналы» и т.д.) каждый «учетный» раздел Путеводителяпостроен по принципу полной технологической поддержки учетной задачи. Этоозначает, что в пределах раздела можно обращаться ко всем объектам, которыеимеют прямое или косвенное отношение к участку учета.

Так, в разделе «Учетосновных средств» можно вызвать справочник «Основные средства»,отразить весь комплекс хозяйственных операций по основным средствам:поступление в организацию, ввод в эксплуатацию, перемещение, списание иливыбытие, а также начислить амортизацию и получить отчетность(специализированную и стандартную).

Поддержка пользователей

Важное место в автоматизациибухгалтерского учета занимает консультационная, технологическая и методическаяподдержка пользователей «1С: Бухгалтерии 7.7». Для этого:

* организована линияконсультаций по телефону;

* предусмотрено бесплатноеобновление типовой конфигурации по мере добавления в нее новых учетных функцийи внесения изменений, связанных с новациями в области бухгалтерского учета иналогообложения;

* выпускается учебная иметодическая литература;

* проводятся обучающиесеминары;

* бесплатно ежеквартальнообновляются типовые формы регламентированной отчетности;

* организовано регулярноекомплексное информационно-технологическое сопровождение (проект«ИТС»).

Таким образом, формируетсяновый подход к автоматизации бухгалтерского учета.

Семейство 1С: Предприятие

1С: Торговля и Склад./Компонента «Оперативный учет» системы 1С: Предприятие/ Универсальнаяпрограмма автоматизации торгового и складского учета и других видовоперативного учета.

1С: Зарплата и Кадры./Компонента «Расчет» системы 1С: Предприятие/ Универсальная системаавтоматизации расчета зарплаты и кадрового учета, а также других сложныхпериодических расчетов.

1С: Налогоплательщик. Программареализует нормы Закона «О подоходном налоге с физических лиц» в частипредоставления данных на магнитных носителях в государственные налоговыеинпекции

1С: Аспект. Все необходимыевозможности для торгового учета на предприятиях оптовой и мелкооптовой торговли,в т.ч. с упрощенной схемой налогообложения: партионный учет товаров, продажа спечатью всех необходимых документов, пакетный ввод документов и т.д.

1С: Платежные документы.Программа для формирования, учета и вывода на печать первичных документов: платежныхпоручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов,накладных, счетов-фактур и т.п.

1С: Предприятие. Комплекснаяконфигурация «Бухгалтерия+Торговля+Склад +Зарплата+Кадры» Трикомпоненты «1С: Предприятия», работающие с единой конфигурацией. Интегрированныйучет: единая система нормативно-справочной информации, автоматическое отражениеторгово-складский операций и расчета зарплаты в бухучете и т.д.

1С: Предприятие. Конфигурация«Производство + Услуги + Бухгалтерия» Готовое решение для автоматизациинебольших предприятий, основным видом деятельности которых являетсяпроизводство продукции, оказание услуг, а также торговля покупными товарами

1С: Бухгалтерия. /Компонента«Бухгалтерский учет» системы 1С: Предприятие/ Универсальнаябухгалтерская программа, подходящая для ведения как простого, так и сложногоучета на предприятиях различных направлений деятельности и форм собственности

Аналитический учет ведется пообъектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостномвыражениях.

Программа предоставляетвозможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся вжурнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничитьпроизвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрампроводок.

На основании введенныхпроводок производится расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год,месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов можетвыполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае нетребуется пересчет).

После расчета итогов программаформирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовуюведомость;

3. оборотно-сальдовуюведомость по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по одномуобъекту аналитического учета;

6. анализ счета (аналогглавной книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектаманалитического учета;

9. анализ объектааналитического учета по всем счетам;

10. карточка объектааналитического учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

В программе существует режимформирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерскомязыке, который использует программа, описать форму и содержание отчета, включаяв него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета.Программа содержит более 30 регламентированных форм отчётности в налоговыеорганы и внебюджетные фонды; кроме того, данный режим используется для созданиявнутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольнойформе.

Программа имеет развитыефункции сохранения резервных копий баз данных и режим сохранения в архиветекстовых документов.

Работа пользователя, как и влюбой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и вводашаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте).Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичныхдокументов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он можетизменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренниммакроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовомкомплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют отпользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Чтобырасширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственныеалгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующегозаконодательства, начисления амортизации по нематериальным активам,формирования учетных регистров и т. д.

Помимо описанного продукта,фирма «1С» продвигает на рынок свою новую разработку под названием«1С: Предприятие». Это ПО представляет собой универсальную систему дляавтоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельностипредприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе подусловным названием V7, которая включает средства работы с базой данных,встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовыйредактор, единый механизм обработки запросов.

Система«1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учетана конкретном предприятии при помощи модуля «1С: Конфигуратор»,позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерироватьи редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатныеформы, формировать журналы для работы с документами с возможностью ихпроизвольного распределения по журналам. Кроме того,«1С: Конфигуратор» может редактировать существующие и образовыватьновые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средствв необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации,описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важноотметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в областипрограммирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция«Отладчик»; она же используется для выявления возможных сбоев приработе системы в целом. Приложение «1С: Предприятие» может применятьсякак автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерскихпроводок, так и в сочетании с ПО «1С: Бухгалтерия» для регистрациидвижения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете«1С: Предприятие» имеются средства поддержки торгового оборудования(например, кассовых аппаратов «ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС» и сканеровштрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

САБУ фирмы «1С» САБУпроизводства «1С» — самые известные и продаваемые в России. Развитаядилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотнаямаркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональноенаполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощьпользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданыавторизованные учебные центры.

1.6.2. БЭСТ

Компания«Интеллект-Сервис» выпускает программные продукты под торговой маркой«БЭСТ» и создает на их основе готовые системы управления бизнесом,позволяющие повысить эффективность деятельности руководителей и персоналапредприятий различных хозяйственных отраслей, а также оказывает ряд услуг всфере комплексной автоматизации предприятий «под ключ»: предпроектноеобследование и разработку проекта автоматизации, поставку компьютерной техники,торгового и кассового оборудования, монтаж ЛВС, обучение пользователей,гарантийное и сервисное сопровождение продуктов.

БЭСТ-ПРО Готовые комплексныерешения для производства, торговли, сферы услуг. Ведение договоров, контрольвзаиморасчетов. Учет затрат, расчет себестоимости. Планирование производства исбыта. Бухгалтерский и оперативный учет. Управление сбытом, снабжением.

БЭСТ-4 Полнофункциональная,многопользовательская и многовалютная система оперативного и бухгалтерскогоучета, пополнение данных «от первичного документа». Обеспечиваетвысокую адаптируемость к специфике конкретного предприятия.

БЭСТ-План Календарные,сбытовые и производственные планы для торговли, производства, сферы услуг. Расчетиздержек и себестоимости. Сравнительный анализ эффективности планов. Управлениеценообразованием. Прогнозирование результатов работы предприятия

БЭСТ-Анализ Анализтоварооборота, закупок и цен за различные периоды времени. Импорт исходныхданных из БЭСТ-4. Исследование динамики и структуры товарооборота, анализ закупоки товарных запасов, расчет маржинальной прибыли по различным видам номенклатуры

БЭСТ-Маркетинг Автоматизациямаркетинговых исследований на предприятиях. Определение конкурентной среды ицелевых сегментов рынка. Рекомендации по проведению рекламных кампаний иподдержке сбыта. Финансовое планирование, формирование продаж, бюджета рекламы

БЭСТ-Магазин Для предприятийрозничной торговли. Управление товародвижением от оприходования на складе дореализации. Полнообъемный оперативный и бухгалтерский учет. Взаимодействие сККМ и др. торговым оборудованием

БЭСТ-Компания«Интеллект-Сервис» Для предприятий торговли. Оперативное управлениеторговыми потоками.Учет закупок, запасов, продаж, финансов и расчетов пообязательствам. Бухгалтерский и налоговый учет. Использование SQL-технологий.

БЭСТ-Офис«Интеллект-Сервис» Полнофункциональная система управления малымпредприятием. Планирование движения денежных средств, доходов и расходов, учети анализ хозяйственной деятельности.

Система «БЭСТ-ОФИС»позволяет:

* Полностью контролироватьфинансовые потоки

* Управлять товарными запасамипредприятия

* Регулировать отношения сбизнес-партнерами

* Формировать необходимуюбухгалтерскую и налоговую отчетность

УЧЕТ КАДРОВ

* Учет организационнойструктуры предприятия

* Ведение карточекперсонального учета

* Регистрация данных одвижении по службе

* Фотоархив работников

* Телефонная и адресная книги

* Печать индивидуальныхкарточек по форме Т-2

УЧЕТ ФИНАНСОВ

* Учет наличия и движенияденежных средств в кассах и на банковских счетах предприятия

* Формирование кассовых ибанковских документов

* Анализ финансовых потоков повидам поступлений и платежей

* Создание проводок поплатежным документам

* Подготовка отчетов покассовым и банковским операциям (кассовая книга и др.)

УЧЕТ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ

* Ведение картотеки расчетов спартнерами

* Контроль дебиторской икредиторской задолженности по сделкам и по партнеру в целом

* Сведение расчетов в любойденежной единице

* Начисление и списаниеобязательств

* Проведение взаимозачетов

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

* Ведение договоров и счетовна закупку товарно-материальных ценностей и приобретение услуг

* Ведение договоровконсигнации и контроль взаиморасчетов с консигнантами

* Оформление товарных иплатежных документов на основании договоров и счетов

* Отчеты по сделкам закупки

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ

* Оперативный контроль наличияи движения товарных запасов

* Поддержка произвольногоколичества мест хранения

* Автоматический партионныйучет

* Контроль сроков годностипартий товара

* Учет товаров по ихвладельцам

* Оформление документовтовародвижения

* Бухгалтерский учет запасов сприменением метода сплошной идентификации (по себестоимости единицы)

* Подготовка отчетов посостоянию и движению запасов

УПРАВЛЕНИЕ ПРОДАЖАМИ

* Оформление договоров исчетов на продажу в любых валютах

* Ведение договоров о передачетовара на консигнацию

* Ведение прейскурантов

* Анализ продаж в различныхаспектах

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

* Ведение картотеки налогов

* Ведение реестра моделейналогообложения

* Гибкая настройка алгоритмоврасчета налогов

* Оформление документов поначислению и перечислению налоговых платежей

* Контроль задолженности передбюджетом и внебюджетными фондами

* Автоматизированноеформирование счетов-фактур

* Ведение книги покупок икниги продаж

* Подготовка внешнейотчетности предприятия

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

* Поддержка многоуровневогоаналитического учета

* Создание проводок попервичным документам

* Использование шаблоновпроводок при контировке документов

* Ведение реестра проводок

* Оперативный расчетоборотно-сальдового баланса

* Подготовка внутреннейбухгалтерской отчетности

УЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

* Ведение лицевых счетовсотрудников

* Расчет стандартныхначислений и удержаний

* Настройка алгоритмов расчета

* Формирование расчетнойведомости и обработка расчетных листков

* Расчет начислений в бюджет иво внебюджетные фонды

* Создание бухгалтерскихпроводок

* Подготовка отчетов по оплатетруда и доходам сотрудников

УЧЕТ ИМУЩЕСТВА

* Оформление документовдвижения основных средств

* Ведение картотеки учетаобъектов

* Начисление амортизации, вт.ч. и с учетом пробега автотранспорта

* Создание необходимыхбухгалтерских проводок

* Отчеты по состоянию идвижению основных средств

1.6.3. Общий обзор системы SAPR/3 (Германия)

Система R/3 — интегрированныйкомплекс, предоставляющий пользователю широкий набор средств для организацииуправления и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия ипокрывающий весь спектр производственно-экономических функций. Системахарактеризуется следующими качествами: интеграция всех производственных сфер,позволяющая соединить производство, сбыт, учет в единый комплекс

* сквозной учет от операций вобласти материально-технического снабжения, сбыта, бухучета до калькуляции затрат

* универсальность системы,учитывающей характерные черты производственных процессов, общих для разныхвидов деятельности

* полная локализация нарусский язык и интеграция в системе российского законодательства и российскойсистемы учета и отчетности, многовалютность

* модульный принциппостроения, допускающий использование, как отдельных компонент системы, так иих комбинации, определяемой производственно-экономическими задачами

* наличие процедурной моделивнедрения, обеспечивающей высокую степень настройки, что позволяет учестьспецифические особенности любого подразделения предприятия

* удобный графическийинтерфейс пользователя, отвечающий всем современным эргономическим требованиями дополненный такими преимуществами, как формирование экрана в зависимости отспецифики предприятия и оптимизированный доступ к информации

* встроенные инструментальныесредства разработки программ, позволяющие создавать собственныевысокопроизводительные приложения в масштабе всего предприятия, независящие отстандартных

* структурирование черезразделение функций базового программного обеспечения и прикладных модулей,значительно упрощающее администрирование системы

* открытость в коммуникации набазе использования открытых системных сред и совместимость с многочисленнымиплатформами ведущих фирм производителей, что обеспечивает интеграцию данных извнешних систем

* поддержка трехступенчатойконцепции «клиент-сервер», предполагающей совместное функционированиесервера базы данных, сервера приложений и рабочих станций, связанных полокальной или глобальной сети, что обеспечивает высокую производительность иотказоустойчивость системы

С точки зрения конечногопользователя система R/3 подразделяется по основным сферам применения наописанные ниже части.

Учет и отчетность — этоофициальный бухгалтерский учет (учет дебиторов, кредиторов, основных средств,управление финансами, управление имуществом, баланс, Главная книга), а такжевнутрипроизводственный учет затрат по местам их возникновения, управлениезаказами, калькуляция, учет результатов хозяйственной деятельности,планирование и контроль проектов, управление денежными средствами.

Логистика объединяетпланирование и управление производством, материально-техническое снабжение(закупки, контроль счетов, управление запасами) и сбыт (продажа, экспедиция,выставление счетов).

Персонал включает в себяпланирование и управление кадрами, начисление заработной платы.

Глава II. Практическаятехнология эффективной автоматизации бухучета.

2.1. Что такое хорошаяавтоматизация.

Анализируя недостаткисуществующих решений по автоматизации учёта, следует заметить, что основнойпроблемой для конечного пользователя является неполное соответствие внедреннойпрограммы предъявляемым к ней требованиям, т.е. некачественная настройка либоневозможность оперативно изменять эту настройку в соответствии с текущиминуждами.

Для того, чтобы эффективнопровести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе чтоже такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такаяпостановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированныйбухучет — это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждениеи служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следуетосознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когдаследствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качестваведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

* Упорядочении бухучета. Еслипри бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, напримерспецифической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколькочасов работы, то на компьютере — нажал клавишу и выборка распечаталась.

* Увеличении количестваинформации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере — внескольких.

* Снижение числа бухгалтерскихошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней засокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являютсяименно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.

* Повышение оперативностибухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера порой не поспевают за первичнойдокументацией и делают проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчетсдают в последний момент, то САБУ для подготовки отчета достаточно несколькихсекунд.

* Повышении экономичностибухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменивприменяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формыпервичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметрыможно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемыевеличины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговыхплатежей.

* Другие факторы, зависящие отспецифики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений непроизошло, то автоматизация бессмысленна — она не принесла конечногорезультата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров нанажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такуюситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». К сожалению,псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают:«Автоматизировать — значит просто перевести на компьютер и все тут»,а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начатьзаводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи.Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «прикомпьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше- надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, апотом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимаетдля чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда вбухгалтерии как был «завал», так и остался.

Таким образом, можно сказать,что автоматизация бухучета — это процесс, при котором в результате переводабухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведениябухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение обавтоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна вбухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространенным стереотипомявляется то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерскогоперсонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к еесаботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично — часть работыберет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотипявляется ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтериибухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичныхдокументов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количествопервичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, онозависит от объема хозопераций в организации. Таким образом автоматизациябухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

2.2. Подготовка к автоматизации.

Еще одним распространеннымзаблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупкипрограммы и затем происходит «введение данных в программу». Для того,чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о которомговорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которуюусловно можно разбить на пять этапов.

2.2.1. Этап I. Оптимизациябухучета.

Как уже отмечалось,автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии,поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том,что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета — очень гибкиесистемы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквальновсе, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

1. Применяемый план счетов ииспользование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики поразличным счетам.

3. Использующиеся типовыепроводки для отражения типовых хозопераций.

4. Формы и содержаниепервичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предметтого, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Ясно, что дляпроведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытныйспециалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например,аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешаттем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот вбухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в которомона есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

Работники таких известныхфирм, как 1С, рекомендуют, по возможности, привязывать не конфигурацию САБУ кформе учета на предприятии, а, наоборот: "… Иногда бывает прощеперестроить систему учета на предприятии, чем перенастроить программу подтребования клиента. Дело в том, что типовые конфигурации «1С: Предприятия»проверяются и тестируются на соответствие текущему законодательству, т.е. формыдокументов, отчетов, механизмы проводок и т.д. не вызовут нареканий со стороныпроверяющих органов«1.

2.2.2. Этап II. Выбормасштабов автоматизации

Под выбором масштабовавтоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироватьсябухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета.Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация.Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, топроблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь,потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когдамы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности,таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика,строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и болеебухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов споставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большойдокументооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становитсяпонятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс»завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, сучетом ее особенностей следует решить:

1. Какие разделыавтоматизировать, а какие — нет. Например, если в отделе сбыта есть свояпрограмма, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать тоже самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничитьсяпросто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов ипр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеровне хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделынеизбежно будут вестись на бумаге.

2. В каком порядкеавтоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ поавтоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться сним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а нестараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизацииразделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, апотом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на чтоуйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаевначинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов исоставления отчетности — то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизацииесть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучетатребуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделесбыта — информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, вотделе снабжения — информация об остатках на складах и их номенклатуре(аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состояниидебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам икредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многомдругом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию сучетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объеминформации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвестинастройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этогопроизводится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководствоми определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отделсбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, тоинформация для них не нужна.

Когда бухучет ведетсяколлективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучетабудет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере.Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е.провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройкепрограммы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

2.2.3. Этап III. Постановказадачи.

Когда определено, что будетизменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будутавтоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированныйбухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры длябухгалтерии.

3. Регистры и информацию длявнутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).

4. Бухгалтерскую отчетность ирасчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит втом, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов ирегистров, необходимых на предприятии, которые должен выдаватьавтоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация,содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполненияпервички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например внакладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларовогоэквивалента цене, в другой фирме — величина торговой наценки, а в третьей то идругое (или ни того ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомостьотгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

Постановка задачи очень важна,поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должноудовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Крометого, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться,что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичныедокументы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствиянеобходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом началеавтоматизации), из-за этого настройку всей программы придется зановопеределывать.

2.2.4. Этап IV. Выборпрограммного средства.

Только тогда когда спланированаоптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершенапостановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случаевыяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле»программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективнойавтоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множествепрограммных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить коптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: простоплохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на всеслучаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются ирекламируются сейчас в России — хорошие продукты, они доказали это тем, что ихзнают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множествопредприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходятдля одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и другихфакторов), другие — для других, третьи — для третьих. Таким образом, задачасостоит в том, чтобы выбрать оптимальный подходящий для именно Вашегопредприятия программный продукт.

Как же это сделать? Пройдявышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себечто нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно спринятия трех решений:

1. Малую или большую программупокупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизациималой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (обэтом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).

Программы для автоматизациималой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, несодержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всехнюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. Нанебольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить ивручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручнойввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную иавтоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся,например, «Инфо-бухгалтер», «1С», программа«Skat» производства СКБ «Контур».

Программы для автоматизациикрупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяютавтоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценкиосновных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитальногостроительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их болеетрудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельнуюпрограмму, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует томуили иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются «Бэст»,«Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и«Бонус», систем «Галактика».

2. Под какой операционнойсистемой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробностискажем, что варианта всего два — под DOS и под Windows. Версии программ,предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, и требуютболее мощных компьютеров, но, как правило, их преимущества сторицей покрываютнаценку.

3. Сетевая будет программа илинет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтериибудут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательнодолжны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами,попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой,т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Всераспространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немногодороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообщенемыслима в несетевом режиме.

После того, как приняты этитри решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается ипоступать можно двумя способами:

1. Выбирать программу самим,для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программныхпродуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на рукахпостановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанныеВами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делатьименно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашенийдилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой.

2. Обратиться к специалистампо внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.

Многие потенциальные проблемызакладываются еще на этапе выбора программы или фирмы-разработчика. Приведемтипичный пример.

Тиражные недорогиебухгалтерские или торговые программы, имеющие наибольшую известность,рассчитаны, как правило, на небольшие и в отдельных случаях на средниепредприятия. Их распространением занимаются дилеры. Такие программы всегдадешевые, иначе они не были бы массовыми. Доход от простой продажи такихпрограмм невелик. Поэтому дилеры стараются заработать на услугах по внедрению инастройке, для чего они заключают контракт на комплексную автоматизацию. Сумма контрактаобычно пропорциональна величине предприятия, и некоторые дилеры стараютсязаполучить клиента покрупнее — завод или даже холдинг.

Но программа-то рассчитанасовсем на другой размер предприятия. В результате закладывается миназамедленного действия. Проблемы возникнут не сразу, а по мере ввода вэксплуатацию все новых и новых рабочих мест. Система начнет работать снепозволительными задержками, возникнут проблемы с получением сводныхрезультатов, с разграничением полномочий, со спецификой учета на отдельныхучастках и т.д.

Как ни странно, претензиизаказчика могут возникнуть не к дилеру, а к разработчику и к его«плохой» программе. Но разработчик честно предупреждал в рекламе, вдокументации и даже в надписи на коробке, что программа ориентирована на такой-торазмер и такой-то профиль деятельности предприятия.

2.2.5. Этап V. Вопросытехники.

Технические вопросы, связанныес компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, оченьважны. Мощность необходимого Вам компьютера зависит от двух факторов:

1. Программы, которые у Васустановлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другиебольше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, еслипрограмма сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

2. Количества операций,введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсовтребуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либопрограммы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы намаленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапенастройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, ночерез 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скоростьработы того же компьютера становится неудовлетворительной.

При автоматизации бухучетаважно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточномощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будетпериодически ожидать пока компьютер «переварит» введенную в негоинформацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящимиот того, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на немустановлена и того количества операций, которые в него введены. В условияхкаждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект отавтоматизации. Для того, чтобы определить какой компьютер необходим, следуетобратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы ипредполагаемого объема хозопераций дадут рекомендацию.

2.3. Вопросы внедрения.

Только тогда, когда определеныцели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана икуплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросыможно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрениепрограммы (не «псевдоавтоматизация») — процесс очень трудоемкий исложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты наприобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тембольше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов иособенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы иособенности.

Распространенной ошибкойявляется неуместная экономия на внедрении, настройке и обучении. Дорогостоящиепрограммы внедряются собственными силами на протяжении долгих месяцев и врезультате работают.лишь на 5-10% своих возможностей. Зачастую подводитжелание быть полностью независимым от разработчика. Для этого приобретаютсясамые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельно настроиться на любыеизменения в законодательстве. Но ирония состоит в том, что для такой настройкипривлекаются случайные программисты, зависимость от которых еще хуже, чем отразработчика или официального дилера.

Внедрение можно производитьсвоими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрятьсамим, то приходится сталкиваться с трудностями:

* отсутствие опытаавтоматизации;

* отсутствие времени навнедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая,как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнееорганизация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальныэти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами напредприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к«псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизациюу специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительнымденежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтисьдешево так как она занимает достаточно много времени и требуетквалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процесс внедренияпрограммы включает 3 этапа: приобретение, настройка и обучение.

2.4. Этап настройки.

Все широко распространенныепрограммы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют похожий наборнастраиваемых элементов, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любойпрограммы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующиеэтапы:

1. Настройка (доработкастандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии сособенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкойзадачи.

2. Настройка типовых проводокв соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета ипостановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройкукаждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производитьотдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплатыпридется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

3. Настройка форм первичныхдокументов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизациейбухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта насписание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП вэксплуатацию. В акте должна автоматически проставляться количество, стоимость иНДС по МБП, после этого должны автоматически проводиться проводки по списаниюМБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислениюаммортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делатьтакже по каждому разделу бухучета.

4. Настройка формбухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностямипредприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Прикачественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должнаобязательно составляться автоматически: то, что бухгалтер, ведя учет накомпьютере, ежеквартально по старинке составляет отчет на бумаге и тратит наэто дополнительно большое количество времени, является верным признаком«псевдоавтоматизации». Настройка форм отчетности и налоговых расчетовна реально используемый план счетов и типовые хозоперации — процесс весьмасложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количествостандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потомпроверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты сручными на таком условном примере.

2.5. Этап обучения.

По окончании настройкипрограммы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, еслипрограмма внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется).Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, тоесть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов ипроч., психологический барьер «боязни компьютера» должен бытьпреодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можнолибо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, онинедорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтериюзнакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможетбухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на двеступени:

1. Обучение первого уровня.Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведениюхозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров иотчетности — словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметькаждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано, причём сам, а ненекий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредникмежду бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация,при которой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реальноговремени», то есть если, например, требуется оформить расходный кассовыйордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также кодтиповой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тутже автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журналхозопераций проводку дебет 71 — кредит 50, получатель денег расписывается вордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит нарабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовыхопераций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реальноговремени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этойцели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

* Плохая обучаемостьбухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко ибыстро, другие «со скрипом», третьи вообще практически невоспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет — это массановой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость иэффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опытаработы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

* Загруженность бухгалтериитекущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь напредприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объемтекущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени наобучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором,замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, тозагруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работыобучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в своюочередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделениярабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и наэтапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже еслиавтоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесногоконтакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практикеможет привести к так называемому «скрытому саботажу», суть которогосостоит в том, что никто из бухгалтерии открыто не выступает против перехода накомпьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет ни минуткисвободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, врезультате время идет, процесс автоматизации стоит и так могут пройти многиемесяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на периодавтоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потомбухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время наавтоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок,сверок и т.п.

2. Обучение второго уровня.Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, новажно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет одиниз двух фактов (или оба вместе):

* Изменится характерхоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формыпервичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям

* Изменятся формы бухгалтерскойотчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этихформ, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинствофирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристальноследит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователямсвоих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работа остается,поскольку во-первых даже готовую новую форму на практике приходитсядонастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своемпредприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы;во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которыемосковские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.

В такой ситуации требуются болееглубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущуюработу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому иесть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и стороннейорганизации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижаетсяоперативность изменений, Вы становитесь «привязаны» стороннимдонастройщикам, без которых — ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройкунеобходимо платить деньги. С учетом того, что средства донастройки вбухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не напрограммиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно,практически во всех случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня ипотом уже ни от кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучениевторого уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человекнеобходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху — ведь только онпринимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит этиизменения.

Бывают случаи, когдаорганизации, которые в свое время заключили договор на внедрение программы поавтоматизации бухучета с какой-либо оказывающей такие услуги фирмой и былиразочарованы качеством работы — вместо автоматизации им за их же деньги сделали«псевдоавтоматизацию». Как же избежать подобных ситуаций? Можнодействовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у стороннейорганизации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию,включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение масштабов и порядкаавтоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность инеквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, наэтапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от ихдальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизациисможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программыи обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор наавтоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации:

1. Качество. После этаповподготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которойперечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформыотчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот толькопри наличии всего этого работа может считаться выполненной.

2. Сроки. Все работы понастройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план — документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнениекоторого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно)контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нестиответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана.Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии напрактике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот толькокогда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работатьна бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу всеоткладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлятьна компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию запредыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делатьна бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

2.6. Расценки и порядокопределения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческогоучета.

Расценки на услуги скореевсего должны быть подневные, то есть клиент платит определенную сумму за8-часовой рабочий день аудитора.

Итоговая сумма заавтоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которыенеобходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней навышеназванную подневную ставку. Количество же дней зависит от каждогоконкретного клиента.

Для того, чтобы клиент заранеезнал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том,будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры:

1. Бесплатный выезд наопределение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы поавтоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимоприсутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетныхрегистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемойавтоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный сроквыполнения работы и, соответственно, сумму за услуги.

2. Оплачиваемый«стартовый» день работы. В отдельных случаях можно предложитьоплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимоопределения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложитварианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный графиквыполнения работ в котором указано, что будет иметься «на выходе»автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап иоперацию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полногокомплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиентпланировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графикачасть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится иоплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно«довести» стоимость автоматизации до возможностей клиента.

После того, как клиентпринимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в которомдолжны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком,которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап — этонепосредственно выполнение работ. В случае, если определение нами объема работбыло произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения техконечных результатов, которые указаны в плане-графике работ и постановкезадачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

Выводы

В настоящее время существуетширокий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следуетделить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможностинаходят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля ирода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходяиз задач и имеющихся ресурсов.

При автоматизации бухучетаважно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы этоувеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль надфинансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличитэффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность егоработы.

Переход на компьютерный учетдля крупного и даже среднего предприятия — это очень непростой процесс,требующий пересмотра буквально всех привычных операций, проведения ревизии всехдокументов, сверхурочной работы персонала, двойной нагрузки от параллельноговедения ручного и компьютерного учета. Без железной, воли руководства такойпроцесс не может быть проведен в сжатые сроки. А растягивание этого процесса вовремени может отбить желание к автоматизации у любого сотрудника. Анализкритических ситуаций показывает, что почти всегда виноваты не программы иликомпьютеры, а люди. Намного легче исправить программу, чем изменить точку зрениячеловека. К моменту конфликта в проект уже вложена уйма денег. Закрыть проект — значит выбросить затраченные средства и силы на ветер.

Наконец, автоматизация учётане заменяет бухгалтера, а лишь облегчает его работу с документами, которыетеперь вызываются по щелчку мыши. Вместе с высокой скоростью работы работниктеперь становится зависимым от стабильности работы компьютерной системы(распространенная проблема: перебои с электроснабжением парализуют электроннуюбухгалтерию).

Заключение

Автоматизированная форма учетапозволяет осуществлять комплексную обработку учётной информации на основепакетов прикладных программ.

Использование ЭВМ приводит крезкому ускорению учетных работ за счет замены многочисленных рутинныхопераций, связанных с накоплением и группировкой данных, их переносом изрегистров в регистр, расчетами, мгновенно выполняемыми машиной. ЭВМ позволяетобрабатывать разнообразные учетные данные по любым направлениям и обобщать ихпо любым признакам. Каждый руководитель предприятия получает именно туинформацию и в том объеме, которые необходимы ему для практической работы.

Для управления предприятиемтребуется перерабатывать большие объемы разнообразной информации — экономической, коммерческой, учетной и т. п. Вся эта информация тесно увязана междусобой. Руководитель должен владеть ситуацией, складывающейся на рынке вокругего товара. Если продукция не имеет сбыта — крах неизбежен. Уметь покупать ипродавать так же важно, как и уметь производить. Своевременная и объективнаяинформация о рыночной ситуации позволяет избежать негативных последствий вдеятельности предприятия.

Можно сказать, что управлениепредприятием превращается в громадную индустрию по переработке информации сцелью принятия решения. Этому способствует применение ЭВМ.

Благодаря применениюперсональных компьютеров появилась возможность не только создаватьавтоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтеров, кладовщиков и другихработников, принимающих участие в ведении учета, а также получать нагляднуюоперативную информацию о работе предприятия в целом.

Список литературы:

1. И.Аглицкий. «Третьепоколение российских систем автоматизации бухгалтерского учета» // ЭКСПЕРТАВТОМАТИЗАЦИИ № 01,97

2. И.Аглицкий.«Комплексная автоматизация управления предприятием: от заказных разработокк тиражируемой системе» // ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ №12,97

3. И.Аглицкий.«Информационные технологии и бизнес» // ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ №29,97

4. К. Астраханцев. Типоваяконфигурация — залог успешного внедрения. // 1С И БУХГАЛТЕР №5 (14) 2000 С.3

5. Н.Комлев. «Объективноемнение» // 1С И БУХГАЛТЕР №5 (14) 2000 С.2-3

6. В.М. Никитин Д.А. Никитина.Теория бухгалтерского учёта: Курс лекций.- М.Издательство «Дело иСервис», 1999.- С.132

7. С.Харитонов. «Новыеподходы к автоматизации бухгалтерского учета» // ФИНАНСОВАЯ ГАЗЕТА № 2(24) 2000

8. ЭКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦИИ№12,96 «Объектно-ориентированный подход к автоматизации технологическихпроцессов» Лаури КАРХУ.

Существенную помощь оказалиэлектронные и печатные материалы технической поддержки корпорации«1С», а также отзывы пользователей продуктов этой фирмы.

1 К. Астраханцев. Типоваяконфигурация — залог успешного внедрения. // 1С И БУХГАЛТЕР №5 (14) 2000 С.3

6