Реферат: Методические рекомендации по работе бэк-офиса
МЕТОДИЧЕСКИЕРЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИСА
Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт)организационно подразделяется на три направления:
— Торговыеподразделения (“Фронт-офис”),
— Бэк-офис,
— Бухгалтерия.
Местобэк-офиса в брокерских и дилерских компаниях определяется его основнымфункциональным назначением, которое включает в себя:
оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,
внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежныхсредств (собственных и клиентских),
формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфелякомпании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетностио состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формированиеотчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,
предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенныхза его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств иценных бумаг.
Как видно из перечисленных выше функций, бэк-офис относится к основному,а не к вспомогательному «производству», т.е. он является не обслуживающимподразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельностькомпании.
Поэтому, мы считаем неверным положение о том, что бэк-офис не «дает»прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного«товара», но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. К тому жекомпания в лице как торгового отдела, так и бэк-офиса продает клиенту«качественное» исполнение его поручений и, таким образом, обеспечивает компаниихорошую репутацию.
Бэк-офис,выполняя вышеуказанные функции, заносит информацию в систему взаимосвязанныхрегистров внутреннего учета, обеспечивающих осуществление оперативного учетаопераций с ценными бумагами. Учет операций в бэк-офисе отражает этапыпрохождения сделок и состояния ценных бумаг. Он основан на более широкой,нежели в бухгалтерии, информационной базе, поэтому система книг и журналовучета бэк-офиса существует независимо от бухгалтерии.
Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием иобъемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностьюформально обособленный от бухгалтерии. Достаточно крупные компании имеютобособленный бэк-офис с разделением на функциональные группы, отвечающие заопределенные направления работы, связанные с исполнением документов и ихучетом, поскольку каждый этап прохождения сделки связан с формированием,получением и отправкой определенных документов.
Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами в общем видевключает в себя:
1. Документарноеоформление сделки.
2. Непосредственноеисполнение обязательств по сделке, а именно:
перерегистрация(поставка) ценных бумаг,
организациясвоевременной оплаты по договору.
3. Контрольза исполнением сделки.
4. Внутреннийучет операций и этапов их прохождения.
5. Передачапервичных документов в соответствующие подразделения.
6. Оперативнаяпередача достоверных сводных данных в соответствующие подразделения дляпринятия оперативных управленческих решений.
7. Формированиесоответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам.
Изанализа технологического процесса видно, что он непосредственно связан стехнологией прохождения документов, т.е. с документооборотом. ГОСТ определяетдокументооборот как «движение документов в организации с момента их созданияили получения до завершения исполнения или отправки». Управлениедокументооборотом в процессе исполнения обязательств по сделке как раз иявляется одной из основных задач, стоящих перед бэк-офисом.
Процесс прохождения документов по сделке достаточно жесткорегламентирован и предельно короток. Поэтому именно от качества организациидокументооборота зависит не только работа самого бэк-офиса, но и всей компаниив целом, т.к. именно документооборот по сделке является составной частьюосновной деятельности брокерских и дилерских компаний.
Для того, чтобы разработать конкретную организационную структурубэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необходимоопределить и проанализировать проводимые операции, разбить их на этапы,определить документы, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки, азатем «построить конвейер» по прохождению документов, большинство из которыхявляются основанием для записей в регистрах внутреннего учета.
Для примера рассмотрим операции по купле-продаже акций (бездокументарныхкорпоративных ценных бумаг приватизированных предприятий).
Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или инымэтапом, зависят от характера контрагента (физическое, юридическое лицо,предприниматель, резидент или нерезидент), от условий исполнения обязательствпо сделке (например, кто перерегистрирует ценные бумаги) и от места заключениясделки (определят порядок и процедуру подписания и исполнения договора), отместа учета прав по ценным бумагам (регистратор, депозитарий, номинальныйдержатель), а так же от наличия счета в системе учета прав по ценным бумагам идр.
Для начала рассмотрим сделку по покупке ценных бумаг у юридического лица- резидента, заключенную в РТС (Российской Торговой Системе), в результатекоторой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в системеучета регистратора. В данном случае у нас возникает обязательство по оплате, уконтрагента — по поставке ценных бумаг. При этом «готовит» договор,регистрирует сделку и проводит перерегистрацию прав по ценным бумагамконтрагент.
Исполнение нами обязательств по данной сделке (покупка — перерегистрирует контрагент) можно разбить на следующие основные этапы:
1. Заключениесделки торговым отделом.
2. Отправкаподтверждения сделки.
3. Подписаниедоговора и передаточного распоряжения.
4. Передачанеобходимых для перерегистрации документов.
5. Получениеот контрагента копии документа о перерегистрации.
6. Подготовкаслужебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ.
7. Передачаконтрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.
8. Получениеот контрагента оригинала документа о перерегистрации.
Взависимости от порядка исполнения обязательств (предпоставка или предоплата)изменится порядок прохождения этапов.
Рассмотримкак будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке в случае, еслиперерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель (покупка — перерегистрируем мы):
1. Заключениесделки торговым отделом.
2. Отправкаподтверждения сделки.
3. Подписаниедоговора и передаточного распоряжения.
4. Получениеот контрагента необходимых для перерегистрации документов.
5. Передачарегистратору необходимых для перерегистрации документов.
6. Получениеот регистратора счета на оплату услуг.
7. Подготовкаслужебной записки в бухгалтерию об оплате счета.
8. Оплатасчета на перерегистрацию
9. Передачарегистратору платежного поручения об оплате услуг.
10. Получение от регистратора документа оперерегистрации ЦБ.
11. Передача контрагенту копии документа оперерегистрации.
12. Подготовка служебной записки в бухгалтерию обоплате ЦБ.
13. Передача контрагенту факсимильной связью копиидокумента об оплате.
Аналогичнорассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг.
Продажа- перерегистрируем мы:
1. Заключениесделки торговым отделом.
2. Получениеподтверждения сделки.
3. Оформлениедоговора и передаточного распоряжения.
4. Подписаниедоговора и передаточного распоряжения.
5. Получениенеобходимых для перерегистрации документов.
6. Регистрациясделки в инвестиционном институте.
7. Передачарегистратору необходимых для перерегистрации документов.
8. Получениеот регистратора счета на оплату услуг.
9. Подготовкаслужебной записки в бухгалтерию об оплате счета.
10. Оплата счета на перерегистрацию.
11. Передача регистратору платежного поручения обоплате услуг.
12. Получение от регистратора документа оперерегистрации ЦБ.
13. Передача контрагенту копии документа оперерегистрации.
14. Получение от контрагента факсимильной связьюкопии документа об оплате.
15. Денежные средства поступили на наш расчетныйсчет.
Продажа — перерегистрирует контрагент:
1. Заключениесделки торговым отделом.
2. Получениеподтверждения сделки.
3. Оформлениедоговора и передаточного распоряжения.
4. Подписаниедоговора и передаточного распоряжения.
5. Передачанеобходимых для перерегистрации документов.
6. Регистрациясделки в инвестиционном институте.
7. Получениеот контрагента копии документа о перерегистрации.
8. Получениеот контрагента факсимильной связью копии документа об оплате.
9. Денежныесредства поступили на наш расчетный счет.
10. Получение от контрагента оригинала документа оперерегистрации.
Теперь на примере вариантов “Покупка — перерегистрирует контрагент”и “Продажа — перерегистрируем мы” определим перечень необходимыхдокументов, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки.
Покупка — перерегистрирует контрагент
№ этапа Содержание Документы Примеч. 1 Заключение сделки торговым отделом. Тикет 2 Отправка подтверждения сделки. Подтверждение сделки 3 Подписание договора и передаточного распоряжения.Договор
Передаточное распоряжение
4 Передача необходимых для перерегистрации документов. Доверенность Если нужна выписка 5 Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. Копия уведомления (извещения) о проведении перерегистрации 6 Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. Служебная записка 7 Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате. Платежное поручение 8 Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации. Оригинал уведомления (извещения) о проведении перерегистрации
Продажа — перерегистрируем мы
№ этапа Содержание Документы Примеч. 1 Заключение сделки торговым отделом. Тикет 2 Получение подтверждения сделки. Подтверждение сделки 3 Оформление договора и передаточного распоряжения.Договор
Передаточное распоряжение
4 Подписание договора и передаточного распоряжения.Договор
Передаточное распоряжение
5 Получение необходимых для перерегистрации документов. Доверенность Если нужна выписка 6 Регистрация сделки в инвестиционном институте.Договор
Передаточное распоряжение
В учетном регистре 7 Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов. Передаточное распоряжение 8 Получение от регистратора счета на оплату услуг. Счет-фактура 9 Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета. Служебная записка 10 Оплата счета на перерегистрацию Платежное поручение 11 Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг. Платежное поручение 12 Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. Уведомления (извещения) о проведении перерегистрации 13 Передача контрагенту копии документа о перерегистрации. Копия уведомления (извещения) о проведении перерегистрации 14 Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате. Копия платежного поручения 15 Денежные средства поступили на наш расчетный счет. Выписка о движении денежных средств по счетуПри проведении операций с ценными бумагами в рамках договора с клиентомна оказание посреднических услуг процесс исполнения поручения клиента включаетв общем случае дополнительно к перечисленному следующие этапы:
1. Заключениедоговора на оказание посреднических услуг.
2. Получениеот клиента поручения на сделку.
3. Подтверждениео принятии поручения на сделку.
4. Передачатрейдеру распорядительной записки на заключение сделки.
5. Заключениесделки.
6. Сообщениеклиенту о заключении сделки.
7. Подтверждениеклиентом получения сообщения о заключении сделки.
8. Исполнениесделки по поручению клиента.
9. Отчетклиенту об исполнении поручения с приложением копий документов, подтверждающихрасходы по исполнению поручения.
10. Подтверждение клиентом целесообразности расходовпо исполнению поручения.
11. Выставление клиенту счета-фактуры навознаграждение за оказанные услуги.
12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии идвижении денежных средств и ценных бумаг.
Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или инымэтапом зависят от характера клиента (физическое, юридическое лицо,предприниматель, резидент или нерезидент), от места учета прав по ценнымбумагам, принадлежащим клиенту, от условий исполнения обязательств по договоруна оказание посреднических услуг и т.п.
Таким образом, из вышеизложенного видно, что в процессе своей работыбэк-офис сталкивается с большим объемом документов, которые в обязательномпорядке необходимо систематизировать для того, чтобы своевременно находитьнужный документ, сданный в архив.
Все документы (копии документов), проходящие по сделке целесообразноформировать в «дело» под номером, соответствующим номеру договора. «Дело»подкалывать в папку, содержащую опись находящихся в ней дел, и поименованную всоответствии с принятой в компании систематизацией ( по эмитентам, по видамсделок и т.п.)
«Дела» клиентов целесообразно формировать по договорам на оказаниепосреднических услуг с приложением к каждому поручению клиента документов поего исполнению и соответствующей отчетности.
В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров,обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами, взаимодействует сомножеством других (помимо клиентов и контрагентов) сторонних организаций(регистраторы, депозитарии, клиринговые компании и др.). В процессевзаимодействия между ними происходит обмен документами, не связанныминепосредственно с исполнением сделки, а необходимыми для проведениясоответствующих сверок, для составления необходимой отчетности и т.п. Документыпо взаимодействию со сторонними организациями также целесообразно формировать в«дела».
Как уже отмечалось, конкретная организационная структура бэк-офисакомпании определяется содержанием и объемом проводимых операций. Исходя изанализа процесса исполнения и учета сделок, можно выделить следующие основныеучастки, связанные с исполнением этапов сделок:
n участок, занятыйоформлением договоров,
n участок, обеспечивающий перерегистрацию прав по ЦБ,
n участок,обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций, связанных с исполнениемсделок,
n участок,обеспечивающий контроль за исполнением обязательств по договорам, отслеживающийрасходы и доходы по операциям с ценными бумагами и формирующий отчетность осостоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на егоформирование.
При оказании компанией посреднических услуг необходим участок,отслеживающий исполнение посреднических договоров и формирующий отчетность осостоянии денежных средств и портфелей клиентов.
Информация об этапах формирования соответствующих документов, ореквизитах полученных и сформированных документов, а также об этапах исполненияобязательств по операциям с ценными бумагами и по договорам на оказаниепосреднических услуг, отражается во внутреннем учете на каждом участке по мерепрохождения через участок первичных документов и исполнения соответствующихэтапов. Информация накапливается и систематизируется в учетных регистрах, наосновании которых проводится контроль и формируется соответствующая отчетность.