Реферат: Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами

Содержание

1.

Введение…………………………………………………………………………..4

2.

Инструкция. Её структура иразработка………………………………………...5

3.

ХарактеристикаСДОУ…………………………………………………………...6

4.

Проблема с документами и путь еёрешения…………………………………...7

5.

Заключение……………………………………………………………………….9

6.

Список используемойлитературы…………………………………………….10

7.

Приложение…………………………………………………………………….11

Введение

Тема моей экзаменационной работы «Составнормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами».Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

— законами РФ;

— государственными и отраслевыми стандартами;

— общероссийскимиклассификаторами;

— государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

— инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Рациональное составление служебныхдокументов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышенияэффективности управленческого труда итребует знания определенных правил и норм работы с документами.

В соответствии с Государственной системойдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установленыединые правила работы с документами в организациях с различными формамисобственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеютспецифические особенности, требующие специальной регламентации.

В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходилапрактику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами,используется лишь инструкция поделопроизводству администрации Гайскогорайона. Инструкция устанавливает общиетребования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского района .

Инструкция Ее структура и разработка

Рассматривая теорию Л.А.Дорониной можносказать, что инструкция – это правовойакт, издаваемый органом государственногоуправления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные,научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Например: Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправленияОренбургской области, инструкция по делопроизводству в го-родской, районнойтерриториальных избирательных комиссиях.

Инструкция по документационномуобеспечению управления разрабатывается сцелью рационализации труда в органах управления и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами.

Основополагающим документом приразработке инструкции по доку-ментационному обеспечению управления должнаслужить ГСДОУ. Она включает в себя общиеправила ведения делопроизводства натерритории РФ.

Инструкция по делопроизводству содержитмного указующих моментов, ее текстдолжен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова : «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется»и т.п… Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний наконкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы,пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», вкотором излагаются цели, областьприменения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестисьили от третьего лица, или в безличной форме .

Например: Ответственность за организациюделопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами и ихсохранность возлагается на главуадминистрации.

Заголовокинструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, накоторых она распространяется.

Например: Инструкция поделопроизводству администрации Гайскогорайона.

Структура текста инструкции зависит отцелей создания, объема доку-ментационных работ и уровня автоматизации документационногообеспечения управления.

Если сравнить несколько инструкций поделопроизводству, то сравнительный анализ покажет, что любая инструкция подокументационному обеспечению управления должна включать в себя правиладокументирования, организацию работы с документами и порядок оперативногохранения документов.

Характеристика СДОУ

В любой организации должна существоватьслужба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечатьза составление и оформление документов. В Администрации Губерлинскогосельсовета СДОУ состоит из секретаря и бухгалтеров .

СДОУ предприятия для составления и оформления документов пользуется инструкцией по делопроизводству. Инструкцияразработана в соответствии сзаконодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской областипо вопросам организации работы органовместного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также норма-тивно-методическими документамиФедеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.

В инструкции приведены такие разделы как:

— общие положения;

— порядок составления и оформления служебных документов;

— порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

— контроль исполнения документов;

— порядок работы с исходящими документами;

— порядок работы с внутренними документами;

— составление номенклатуры дел;

— правила формирования дел;

— порядок обеспечения сохранностидокументов;

— порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Из вышесказанного можно сказать, что АдминистрацияГуберлинского сельсовета в процессе составления и оформления организационно-распоряди-тельнойдокументации регламентируетсяИнструкцией по делопроизводству адми-нистрации Гайского района.

Проблема с документами и путь ее решения.

Основная деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации– работа с документами: их анализ, подготовка, принятие реше-ний, организацияили контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основныминструментом организации управления.

В условиях традиционного «бумажного»делопроизводства задача делопроиз-водственныхслужб сводится к выполнению следующих технологических функ-ций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации иотправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранениедокументов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.

Система работы с документами ворганизациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковоесодержание. Документы получают извне или создают внутри организации, ихрегистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям –для исполнения. Ход рассмотрения доку-ментов и их исполнения контролируется.При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы:

— неудается найти нужные документы;

— документыне выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.

Врезультате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Этопроявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже насамые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями.

Именно такая проблема существует ворганизации, где я проходила практику, т.е. не всегда удается обеспечить полныйконтроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодняединственный эффективный путь решения проблемы управления документами – переходорганизации на макси-мальное использование электронных документов, которыеперемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.

Заключение

На любом предприятии должна существоватьинструкция, которая содержит права и обязанности сотрудников, устанавливаетвесь процесс организации дело-производства,правила составления и оформления документов.

В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходилапрактику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами,используется лишь инструкция поделопроизводству администрации Гайского района. Инструкция устанавливает общиетребования к документированию управленчес-кой деятельности иорганизации работы с документами вадминистрации Гайского района.

Инструкция по делопроизводству – это одиниз важных документов, её обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдатьтребования в работе с документа-ми.

На практике я столкнулась с проблемойконтроля документооборота. Я считаю, что единственный эффективный путь решенияэтой проблемы – автоматизация до-кументооборота.

На основании вышесказанного, я пришла квыводу, что инструкция по дело-производству и состав нормативно – методическойбазы делопроизводства необхо-димы на предприятии, т.к. упрощают организациюработы с документами и обеспе-чивают их контроль.

Список используемой литературы

1.

Справочник секретаря и офис –менеджера

2.

Андреева В.И. Делопроизводство – М.

3.

Басаков М.И. Делопроизводство – М.

4.

Веселов П.В. Профессия секретарь.

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением главы

Гайского района

От 27.12.2003 № 834-р

ИНСТРУКЦИЯ

1.

Общие положения.

1.1. Настоящая инструкцияустанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности иорганизации работы с документами в администра-ции Гайского района.

1.2. Инструкция разработана всоответствии с законодательными и иными право-выми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам орга-низации работы органовместного самоуправления, архивного дела и делопроиз-водства, а такженормативно- методическими документами Федеральной архивной службыРоссии и действующими государственнымистандартами.

1.3. Администрация Гайского районаорганизует и ведет делопроизводство на осно-ве индивидуальной инструкции (приложение 2) и других нормативно-методичес-ких документов, непротиворечащих законодательству РФ и Оренбургской облас-ти. Индивидуальная инструкция по делопроизводствуутверждается главой адми-нистрации послесогласования с муниципальным архивом.

Приложение 1

1.4. Положения инструкциираспространяются на организацию работы с докумен-тами независимо от виданосителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,осуществляемые с помощью автоматизированных (компью-терных) технологий, Автоматизированные технологии обработкидокументной ин-формации, применяемые в администрации района, должны отвечатьтребованиям инструкции поделопроизводству администрации Оренбургской области.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдениеустановлен-ных правил работы с документами, и их сохранность возлагается наглаву адми-нистрации.

1.6. Техническое ведение делопроизводства возлагается наначальника общего от-дела. Начальник общего отдела обеспечивает учет ипрохождение документов в установленные сроки, информирует главу администрации осостоянии их исполне-ния. Знакомит других работников с нормативными иметодическими документами по делопроизводству.

1.7. Вновь принятые работникиадминистрации обязаны изучить инструкцию по де-лопроизводству и соблюдать еетребования в работе с документами.

Администрация Приложение 2

Гайского района

Оренбургской области

Администрация

Губерлинского сельсовета

Инструкция

15.12.2002. № 01 – 14

По делопроизводству

1. Общиеположения

1.1……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..1.2...………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2.Документацияадминистрации сельсовета