Реферат: Инструкция по обеспечению сохранности документов

МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КАЗАНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ.А.Н. ТУПОЛЕВА

ФАКУЛЬТЕТ ТЕХНИЧЕСКОЙКИБЕРНЕТИКИ И ИНФОРМАТИКИ

КАФЕДРА СИСТЕМИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПОДИСЦИПЛИНЕ

«Защита и обработка конфиденциальных документов»

на тему

«Инструкция по обеспечениюсохранности документов»

Выполнил:

студентгруппы

Денис

Проверил:

доцент каф. СИБ

Л.А

Дата: ____________

Подпись: _________

, 2008

Содержание

TOC o «1-3» h z u ВВЕДЕНИЕ. PAGEREF _Toc196491053 h 3

1. Организацияхранения конфиденциальных документов.PAGEREF _Toc196491054 h 4

2. Системадоступа к конфиденциальным документам.PAGEREF _Toc196491055 h 7

3. Сверканаличия конфиденциальных документов.PAGEREF _Toc196491056 h 9

Список литературы:PAGEREF _Toc196491057 h 14

Приложение 1. Инструкция по обеспечению сохранности документов.PAGEREF _Toc196491058 h 15

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рынка и конкуренции и коммерческая тайна выступает как элементмаркетинга и предприимчивости, какспособ максимизации прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов можетпривести к снижению доходов предприятия или к его банкротству. Работник обязанстрого хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия,ставшие ему известны по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайныпредприятия, утрата ее носителей, передача третьим лицам, публикация безсогласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью,которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию,влечет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Прираспределении информации, с одной стороны, необходимо обеспечить предоставлениекаждому конкретному сотруднику полного объема данных для качественноговыполнения порученных ему функций, а с другой стороны — исключить ознакомлениес излишними ненужными ему для работы сведениями.
В целях обеспечения правомерного доступасотрудников фирмы к конфиденциальным сведениям, содержащимся в грифованныхдокументах, необходимо внедрить соответствующую систему доступа. Для этоговначале составляется перечень сведений, содержащих коммерческую тайну,определяется ценность того или иного документа и присваивается соответствующийгриф. Работник обязан работать только с теми сведениями идокументами предприятия, к которым он получил доступ в силу служебныхобязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а такжестрого соблюдать правила пользования ими.

1. Организацияхранения конфиденциальных документов.

·

Организация хранения конфиденциальных документов должнаисключать возможностьнесанкционированного доступа к ним.

·

Все документы, дела и издания, имеющие грифконфиденциальности, должны храниться вслужебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

·

Помещения, в которых хранятся конфиденциальные документыдолжны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающегофизическую сохранность находящейся в них документации.

·

Основной принцип хранения конфиденциальных документов –персональная ответственность сотрудника предприятия, ответственного за работу сконфиденциальными документами, а также исполнителей за их сохранность.

·

Дела, выдаваемыеисполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службыбезопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальникаподразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться уисполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условииполного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

·

За каждым исполнителем закрепляется сейф, в которомисполнитель хранит числящиеся за нимдокументы. Конфиденциальные документы до завершения исполнения хранятся всейфах исполнителей.

·

Сейфы должны иметь надежные индивидуальные запоры иопечатываться.

·

Ко всем сейфам необходимо иметь по два экземпляра ключей. Руководительструктурного подразделения хранит ключи исполнителей в своем сейфе. Ключ отсейфа в опечатанном пенале руководитель в конце рабочего дня сдает сотрудникуохраны. Запасные ключи от всех сейфов хранятся у сотрудника предприятия.

·

Выносить ключ за пределы служебного помещения не разрешается.

·

При вскрытии сейфов должно присутствовать то лицо, котороеотвечает за хранение документов. При его отсутствии сейф вскрывается комиссиейс составлением акта.

·

При отсутствии возможности обеспечить каждого исполнителясейфом, может применяться сейф на нескольких исполнителей. В этом случае каждаяполка сейфа должна быть снабжена дверцей с замком, а общий ключ находится уруководителя структурного подразделения.

·

Работа с конфиденциальными документами выполняется только вслужебных помещениях.

·

При работе сдокументами исполнитель должен иметь на рабочем столе только те документы,которые необходимы в данное время. Остальные документы необходимо хранить всейфе, которые должны быть закрыты, ключи от них убраны.

·

Для работы вне служебных помещений необходимо разрешениеруководителя предприятия или структурного подразделения.

·

Запрещается хранение конфиденциальных документов скакими-либо другими документами, хранение конфиденциальных документов, в томчисле и во время работы с ними, в ящиках стола, шкафах и т.п. непредназначенных для хранения подобного рода документов.

·

При временном выходе из рабочей комнаты работник долженубрать все документы в сейф и закрыть его. При выходе из комнаты всехисполнителей дверь закрывается на замок.

·

Открывать окна во время работы с конфиденциальнымидокументами возможно, если они оборудованы сетками и, если исключаетсявозможность просмотра документов с улицы.

·

Каждый исполнитель прежде, чем закончить работу обязан:

проверить и удостовериться в наличии всех документов,числящихся за ним по описи документов, находящихся у исполнителя.

убрать документы в сейф, опечатать его и сдать ключ подрасписку руководителю структурного подразделения.

·

Документы, дела и издания могут передаваться другим сотрудникам,допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченногоСБ.

·

Запрещается изъятия из дел или перемещение документов изодного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СБ илиуполномоченного СБ, осуществляющего их учет.

·

Уничтожение документов производится комиссией в составе не менее трех человек с составлениемакта.<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family: «Times New Roman»;background:silver;mso-highlight:silver;mso-font-kerning:16.0pt; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language:AR-SA">
2. Система доступа к конфиденциальнымдокументам.

Система доступа к конфиденциальным документам – этосовокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерныйдоступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объемудокументов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

·

Целямисистемы доступа к конфиденциальным документам являются:

обеспечениеисполнителей всеми необходимыми для работы конфиденциальными сведениями;

ограничениекруга лиц, допускаемых к конфиденциальным документам;

исключениеизлишнего или несанкционированного ознакомления с конфиденциальными сведениями;

повышениеответственности руководителей и исполнителей всех категорий за обеспечениесохранности сведений, составляющих конфиденциальную информацию;

усилениеконтроля со стороны сотрудника предприятия заобоснованностьюдоступа к конфиденциальным документам и изделиям.

·

Разрешениена доступ исполнителя к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию,дается соответствующими должностными лицами при выполнении следующих условий:

приналичии приказа о приеме на работу или назначении на должность;

приоформлении обязательства о сохранении и неразглашении работником сведений,составляющих конфиденциальную информацию;

приизучении вновь принятым (назначенным на должность) работником требованийнормативных документов по обеспечению сохранения конфиденциальной информации.

·

Послеизучения указанных требований, руководитель подразделения с вновь принятым(назначенным на должность) работником проводит собеседование.

·

Любоеразрешение на ознакомление с конфиденциальными документами и любое фактическоеознакомление с ними необходимо оформить в письменном виде.

·

Ознакомлениес документом фиксируется распиской исполнителя на самом документе (приоперативном ознакомлении исполнителя), и на карточке разрешении (при постоянномили длительном пользовании).

·

Работникипредприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющимконфиденциальную информацию, только в пределах своих должностных обязанностях ив объеме действительно необходимом им для выполнения своих обязанностей.

·

Руководителипредприятия, его структурных подразделений несут персональную ответственностьза правомерность выдаваемых ими разрешений на доступ исполнителей к сведениям,составляющим конфиденциальную информацию, а также исполнители, работающими сконфиденциальными документами, при нарушении порядка обращения и хранения сними.
3. Сверка наличияконфиденциальных документов.

·

Основныезадачи сверки наличия документов с грифом «Конфиденциально»:

-

своевременноевыявление фактов возможных недостач, неучтенных документов и их безучетногодвижения,

-

осуществлениепостоянного контроля за наличием и движением документов.

-

сверканаличия всех полученных и подготовленных документов,

-

правильностиоформления учетных данных,

-

проверканаличия оправдательных документов, на отсутствующие документы (отправленные,уничтоженные и др.), с целью устраненияошибок, нарушений, излишних операций при ведении учета.

·

Сверкина наличие проводятся в плановом порядке (квартальные проверки документов сгрифом «Конфиденциально» и исполнителей, годовые проверки), и по меренеобходимости (при смене руководителей и сотрудников, отвечающих за учет,обработку и хранение конфиденциальных документов).

·

Результатысверок оформляются актом, в котором указывается:

-

видсверки;

-

основаниедля ее проведения;

-

составкомиссии и сроки проведения;

-

названиеподразделения, где она проводилась;

-

общееколичество, взятых на учет документов за проверяемый период по видам учета;

-

количестводокументов, не состоящих на учете, и фамилии лиц, у которых они были обнаруженыи по какой причине не учтены;

-

количество и учетные номерадокументов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины непредъявления;

-

другиевыявленные нарушения с указанием фамилий, должностей и конкретных фактовнарушений;

-

выводыи предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленныхнарушений.

·

Актпроверки подписывается членами комиссии и утверждается руководством.

·

Организациявсех видов сверок и контроль за их проведением осуществляется сотрудникомпредприятия.

·

Квартальнаясверка наличия документов с грифом «Конфиденциально» проводится сотрудникомпредприятия, а также дополнительно привлекаемым сотрудником, допущенным ко всемдокументам с грифом «Конфиденциально». Квартальная сверка проводится в первуюдекаду первого месяца следующего квартала.

·

Ежеквартальнопроверяются все документы с грифом «Конфиденциально» независимо от времени ихполучения или создания, а также наличие конфиденциальных документов уисполнителей.

·

Припроведении сверки документов с грифом «Конфиденциально» проводятся следующиеоперации:

-

Проверяютсясоответствие учетных данных документа и данных на него в учетной карточке;

-

Проверяютсяналичие номеров и дат оправдательных документов за отправление или уничтожениедокумента или его частей (экземпляров, листов);

-

Просчитываютсяколичество экземпляров и листов документа;

-

Проверяютсясоответствие фактического количества экземпляров и листов документа количеству,числящемуся по учету.

-

Выявляютсяпозиции по контрольному журналу, по которым документы не были предъявлены кпроверке;

-

Разыскиваютсядокументы, не предъявленные при проверке, и проводят проверку соответствия ихучетных данных данным на них в учетных карточках;

-

Производятсяустановленные отметки о произведенной проверке в контрольных журналах.

-

Просчитываютпоединично дела с грифом «Конфиденциально», учтенные по номенклатуре, сверив ихколичество с количеством дел по номенклатуре;

-

Проверяютналичие отметок в номенклатуре и оправдательных документов на отсутствующиедела.

-

Выборочнопроверяются полистно дела, наиболее часто выдаваемые исполнителям, а такжеаккуратность оформления и ведения всех дел с грифом «Конфиденциально»,числящиеся по номенклатуре. Против каждой проверяемой позиции в номенклатуре делаетсяусловная отметка карандашом.

-

Результатыквартальной проверки наличия документов с грифом «Конфиденциально» оформляютсяактом.

·

Исполнители,работающие с конфиденциальными документами, на рабочих местах, проверяются нереже одного раза в квартал. При этом проверяется наличие всех числящихся заисполнителем документов, порядок хранения и работы с ними на рабочих местах.

·

Сверкадокументов у исполнителей производиться сотрудником предприятия. Сверкапроводится в присутствии исполнителя, в случае его отсутствия – в присутствиируководителя структурного подразделения.

·

Припроверке исполнителей проверяются:

-

наличиев сейфе документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета, независимоот сроков регистрации документов;

-

соответствиеданных документа данным в учетной форме (учетный номер, гриф ограничениядоступа, заголовок, количество листов и экземпляров, номера экземпляров);

-

правильностьведения описи документов, находящихся у исполнителя;

-

наличиесейфа и ключей от него;

-

соблюдениеисполнителем требований к подготовке, изданию и хранению документов.

·

Приотсутствии у исполнителя, числящегося за ним документа, проверяется наличиеоправдательных документов или подписи лица, получившего документ, в описидокументов, находящихся у исполнителя, и обоснованность передачи документа безучастия сотрудника предприятия.

·

Орезультатах сверки на наличие документов у исполнителя делается запись в описидокументов, находящихся у исполнителя. Если имеются отдельные нарушения введении описи, хранении документов, то они перечисляются после указаннойзаписи, которая заверяется подписью проверяющего и датируется.

·

Орезультатах сверок информируются руководители и при нарушениях принимаютсясоответствующие меры.

·

Принеобходимости могут проводиться внеплановые сверки наличия документов уисполнителей при уходе в отпуск или при увольнении по изложенной выше методике.

·

Датапроведения сверки наличия документов назначается заранее. Сотрудники о датепроведения сверки не оповещаются.

·

Годоваясверка наличия документов проводится 1-2 раза в год. Годовая сверка проводитсякомиссией, назначаемой приказом генерального директора. Председателем комиссииназначается один из его заместителей. В комиссию обязательно включаетсясотрудник предприятия. В годовую проверку проверяется наличие всех безисключения документов, содержащих конфиденциальную информацию (гриф«Конфиденциально»).

·

Припроведении годовой сверки наличия документов проверяется:

-

Наличиеи правильность записей о проведении квартальных проверок наличия документов сгрифом «Конфиденциально» в контрольных журналах. Незакрытые в квартальнуюпроверку позиции перепроверяются;

-

Наличиевсех документов с грифом «Конфиденциально», созданных или полученных в течениегода.

-

Деласверяются поединично с номенклатурой дел. При этом проверяется: соответствиииндекса дела, количества листов на обложке записям в номенклатуре; грифа наобложке и в номенклатуре содержанию дела (при не соответствии гриф изменяется);правильность оформления перерегистрации переходящих дел в номенклатуруследующего года. Результаты годовой проверки наличия конфиденциальныхдокументов оформляются актом.

-

Приналичии грубых нарушений и ошибок, выявленных проверкой, издается приказ оналожении дисциплинарных взысканий на соответствующих должностных лиц.
Список литературы:

1.

http://www.sec4all.net

2.

www.security.ukrnet.net

3.

http://www.itsecurity.groteck.ru/

4.

www.on-security.org

5.

www.krossvord.org
Приложение 1. Инструкция по обеспечению сохранностидокументов.

1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.

Настоящая Инструкция определяетосновные требования по обеспечению сохранности документов

1.2.

Выполнение требований Инструкцииявляется обязательным для всех исполнителей,допущенных к КИ.

1.3.

Настоящая инструкция разработана наоснове нормативных актов, нормативно-методических документов поделопроизводству и архивному делу Российской Федерации, а также на основе организационно-распорядительныхдокументов по обеспечению сохранностиконфиденциальной информации предприятия.

1.4.

Сотрудники предприятия обязаны:

-

выполнять требования приказов, инструкций и положений пообеспечению сохранности документов;

-

работать только с теми сведениями и документами, содержащимиконфиденциальную информацию, к которым они получили доступ в силу своих должностныхи функциональных обязанностей;

-

не использовать документы в своих личных целях, не заниматьсябез разрешения руководства любойдеятельностью, которая может нанести ущерб предприятию.

-

в случае попытки посторонних лиц получить от сотрудникадокументы с конфиденциальной информацией немедленно сообщить об этом в отдел позащите конфиденциальной информации;

-

в случае увольнения все документы с конфиденциальной информации предприятия, которыенаходились в распоряжении сотрудника в связи с выполнением им служебныхобязанностей, передать соответствующему должностному лицу или руководителюподразделения;

-

об утрате или недостаче документов, а также о причинах иусловиях возможной утечки сведений, немедленно сообщать руководителюподразделения и в отдел по защитеконфиденциальной информации.

1.5.

Руководство предприятия вправезнакомиться в полном объеме со всеми сведениями, составляющими конфиденциальнуюинформацию, руководители структурных подразделений — по всему кругу задач,возложенных на них лично и на руководимые подразделения, остальные сотрудники — в рамках их функциональных обязанностей, а также данных руководством поручений.

1.6.

Руководители предприятия и его структурных подразделений принимают меры по максимальномуограничению возможности ознакомления с конфиденциальной документамисотрудников, которым по роду выполняемых обязанностей она не требуется.

2.

ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХДОКУМЕНТОВ

2.1.

Все конфиденциальные документы должныхраниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающегофизическую сохранность находящейся в них документации.

2.2.

Дела, выдаваемые исполнителю,подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) втот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделенияделопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя втечение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полногообеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

2.3.

С конфиденциальной документациейразрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебныхпомещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурногоподразделения.

2.4.

Конфиденциальные документы могутпередаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только черезделопроизводство СБ или уполномоченного СБ.

2.5.

Изъятия из дел или перемещениеконфиденциальных документов из одного дела в другое без санкции руководителяделопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет,запрещается.

2.6.

Смена сотрудников, ответственных заучет и хранение конфиденциальных документов, дел и изданий оформляетсяраспоряжением начальника подразделения. При этом составляется по произвольнойформе акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным руководителем.

2.7.

Уничтожение конфиденциальныхдокументов производится комиссией в составе не менее трех человек ссоставлением акта.

3.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА СОТРУДНИКОВ К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМДОКУМЕНТАМ

3.1.

Разрешение на доступ кдокументам с грифом «Конфиденциально» дает только руководитель предприятия.

3.2.

3.3.

Доступ к конфиденциальным документам производится только наоснове письменного разрешения соответствующего руководителя.

3.4.

Разрешение на доступ к конфиденциальным документамоформляется в следующем виде:

-

резолюция руководителя на документе;

-

указание об исполнении документа и фамилия исполнителя всодержании распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний);

-

карточка-разрешение выдачи документа (дела);

-

требование на выдачу документов (для архивных дел).

-

Исполнитель документа (если он продолжает работать по той жетематике) и лица, визировавшие и подписавшие документ, допускаются к нему безспециального разрешения.

3.5.

Если исполнитель допускается только к части документа, котдельным документам дела, в разрешении должны указываться пункты, учетныеномера документов или листы дела, к которым допускается исполнитель, а лицо,ответственное за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов(сотрудник предприятия) принимаетнеобходимые меры, исключающие ознакомление с другими частями документа (дела).

3.6.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск,болезнь) его документами имеют право пользоваться руководитель структурногоподразделения, в котором он работает, или по письменному разрешению последнего– другие исполнители того же подразделения, имеющие отношение к указаннымдокументам. Из сейфа документы в отсутствии исполнителя изымаются вустановленном порядке комиссией с составлением акта.

3.7.

Доступ к поступившим конфиденциальным документамосуществляется на основе резолюции соответствующего руководителя на самомдокументе или на сопроводительном письме. С сопроводительного письма резолюцияпереносится на документ и заверяется подписью лица, ответственного за учет,обработку и хранение конфиденциальных документов (сотрудника) с указанием даты.

3.8.

Доступ к изданным конфиденциальным документам осуществляетсяв соответствии с резолюцией на документе, указанием об исполнении документа, ав необходимых случаях в соответствии с карточкой-разрешением.

3.9.

Доступ исполнителей к делам осуществляется согласно спискам вноменклатуре дел с грифом «Конфиденциально», утвержденным руководителем предприятия. Изноменклатуры списки переносятся на внутреннюю сторону обложки дела и заверяютсялицом, ответственным за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов(сотрудником предприятия). Списки составляются руководителями подразделений доутверждения номенклатуры дел.

3.10.

Изменения в утвержденнуюноменклатуру, связанные с расширением круга лиц, допускаемых к делам, вносятсяс письменного разрешения руководителя предприятия на основании докладныхзаписок руководителей структурных подразделений. Изменения в номенклатуре делзаверяются подписью сотрудника или делается в ней ссылка на документ –основание, если разрешение написано на докладной записке.

3.11.

В случае увольнениядопущенных к делу лиц или изменения их должностных обязанностей производитьсякорректировка списков за подписью сотрудника.

3.12.

еще рефераты

Еще работы по административному праву

Реферат по административному праву

Производство по делам об административных правонарушениях

29 Августа 2013

Реферат по административному праву

Правовые и организационные основы деятельности паспортно-визовой службы органов внутренних дел РФ

29 Августа 2013

Реферат по административному праву

Договор фрахтования судна на время (тайм-чартер)

8 Июня 2015

Реферат по административному праву

Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами

29 Августа 2013