Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам

Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек. Согласно приказу Минфина РФ от 22 декабря 2003 г., изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков "ГОЗНАК" Минфина России.

В этой связи предоставляется актуальным рассмотрение порядка заполнения сведений в трудовой книжке.

Заполнение сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике оформления трудовых книжек значительным количеством ошибок. Нередки случаи написания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строго соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья, отчества Геннадиевна и Геннадьевна). Встречаются сокращения длинных имен и отчеств, замена их инициалами, что абсолютно недопустимо (п. 2.1 Инструкции). Неточности в трудовой книжке могут привести к проблемам при оформлении пенсий, поэтому работники вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре цифры - для года). Например, дата рождения - 06.10.1972.

Информация об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки не должна отсутствовать. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. Например, профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами; специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры) или свидетельством о дополнительном образовании (повышения определенными видами, например, медицинской и фармацевтической деятельности)5. Согласно Типовому положению об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования, утвержденному постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 г. N 610 (в ред. от 31.03.2003 г.), слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

• удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;
• свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;
• диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;
• диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.

Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в кадровые службы по месту их основной работы.

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.

Профессия - это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций. Например, строитель, врач, преподаватель и т.д. Специальность - это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей.

Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования. Например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр.

Квалификация - это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих - специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста. Необходимо обратить внимание на то, что постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 г. N 276-ст (ОКСО) утвержден Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-20037.

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так как этого требует строка ("____"_________________20___г.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво. В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.

Общие сведения о работнике, которые вносятся на первую страницу трудовой книжки, могут измениться, что требует уточнения соответствующих записей. Отметим, что Инструкция (пп. 2.3, 2.4) говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

При необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусматривает, что изменение (дополнение) на первой странице трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

В названном пункте не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности. Некоторые специалисты9 считают, что такая ссылка необходима, а пояснение к дополнительной записи в строке "Профессия, специальность" должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки. На наш взгляд, это, во-первых, не всегда возможно, так как размеры бланков трудовой книжки не позволяют фиксировать все изменения о профессии, специальности, а, во-вторых, действующие правила такой фиксации не предусматривают.

Пример исправления записи на титульном листе:

Практике известны многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в том числе и для внутреннего использования в рамках данной организации.

Инструкция устанавливает порядок внесения записей об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности. Такие записи производятся в разделе "Сведения о работе" в графе 3, а в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу10. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения: "лс", "л/с", "N-К", "N К", "N К/2", "N-П" или другие в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводов на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Необходимо обратить особое внимание на все требования, предусмотренные Инструкцией, при заполнении 3-й графы. При приеме на работу в третьей графе сначала в виде заголовка, без номера и даты пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда". Должность определяет содержание и границы полномочий, а следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору.

В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (статья 143 ТК РФ). Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367 утвержден Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов, служащих.

Общее наименование профессии или должности (например, врач, начальник отдела) в штатном расписании, положении, договоре может уточняться (врач-рентгенолог; начальник отдела - главный бухгалтер).

Если при заключении трудового договора соглашением сторон предусматривается выполнение работ по двум или более должностям, то наименование должности может быть "двойным" (например, секретарь-машинистка) либо может устанавливаться по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Инструкция (раздел 3) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формуле "куда и кем" принят работник, без указания отдельных особенностей характера работы, не имеющих значения для исчисления стажа работы и определенных правовых последствий. Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не указываются в трудовой книжке. Запись о приеме на работу - это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности работника и происходящие в организации изменения. Работник может быть принят на работу к другому работодателю в порядке перевода. В этом случае трудовой договор с прежним работодателем прекращается по пункту 5 статьи 77 ТК РФ. При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись о приеме на работу с обязательным указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

Согласно статье 72 ТК РФ, перевод - это изменение трудовой функции (специальности, квалификации или должности) или изменение существенных условий трудового договора. В зависимости от срока выделяют постоянные переводы и временные. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием для издания которого являются подписанные сторонами изменения к трудовому договору. На основании приказа делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку. Обратим внимание на Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"12, в котором указано, что "если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, то необходимо исходить из того, что изменение структурного подразделения организации возможно лишь с письменного согласия работника, поскольку в указанном случае это влечет за собой изменение существенного условия трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения, так и отделы, цеха, участки и т.д." (п. 12).

Таким образом, в трудовой книжке необходимо делать записи об изменении трудового договора (переводе на другую работу) в случаях, когда без указания срока изменяется специальность, квалификация, должность или структурное подразделение. Поскольку иные существенные условия трудового договора (статья 57 ТК РФ в их числе называет: режим работы, рабочее время, оплата труда, гарантии и льготы, виды и условия страхования работника; существенными становятся и любые другие условия, согласованные сторонами и указанные в тексте трудового договора либо фактически применяемые) изначально не должны отражаться в данном разделе трудовой книжки, их изменение в период действия трудового правоотношения фиксируется в договоре, приказах (распоряжениях), но в трудовой книжке не отражается.

По желанию работника в его трудовую книжку может вноситься запись сведений о работе по совместительству. Такие записи необходимы для подтверждения периода работы в особых условиях труда, стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности. Например, по основному месту работы гражданин работает юрисконсультом, а по совместительству доцентом в вузе. Подтверждением стажа педагогической работы (например, для получения ученого звания) может послужить трудовая книжка с записью о работе по совместительству.

Совместительство - это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Различают внутреннее (по месту основной работы) и внешнее (в других организациях) совместительство. У лица, работавшего по совместительству, как минимум два трудовых договора: один по основной работе, другой по совместительству. В трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством.

Запись о работе по совместительству может быть внесена по желанию работника, как при внешнем, так и при внутреннем совместительстве. При этом следует правильно отграничивать совместительство от вторичной занятости не на основании трудового договора, совмещения профессий (должностей), выполнения другой работы на основании договоров гражданско-правового характера, временного заместительства, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника.

Так, внутреннее совместительство отличается от совмещения профессий (должностей). Совмещение профессий (должностей) - это когда работник в течение установленной для него продолжительности рабочего дня наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет у одного и того же работодателя дополнительную работу по другой профессии или должности. Совмещением также считается расширение объема работ по одной и той же профессии или должности, выполнение обязанностей отсутствующего работника. При совмещении производится доплата к заработку, размер которой устанавливается по соглашению сторон трудового договора. В трудовую книжку записи о совмещении профессий (должностей) не вносятся.

Если работнику необходимо подтвердить наличие опыта по работе, которую он совмещает с основной, он может предъявить заверенную копию приказа о возложении на него дополнительных обязанностей или справку с данного места работы.

Согласно ТК РФ, приказы о приеме на работу оформляются на всех работников, заключивших трудовой договор, в том числе и совместителей. На основании Инструкции (п. 3.1) запись сведений о работе по совместительству в трудовую книжку производится работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть копия приказа о приеме на работу в качестве совместителя, справка. В таком же порядке делается запись об увольнении с этой работы.

В аналогичном порядке (через увольнение и новый прием на работу) оформляется переход работника с основной работы на работу по совместительству в одной организации.

Практически рассматриваемая ситуация встречается достаточно часто, и есть смысл конкретизировать нормы, регулирующие изменение трудовых договоров о работе по совместительству на договоры по основному месту работы. Остается ли вторая работа совместительством в том случае, если работник прекратил трудовые отношения по основному месту работы. По этому вопросу существуют различные точки зрения. Одни полагают, что при утрате работником основного места работы договор по совмещаемой работе все равно будет рассматриваться как договор с лицом, работающим по совместительству, и работодатель вправе уволить такого работника в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной. Другая точка зрения состоит в том, что утрачен основной признак работы по совместительству - выполнение трудовых обязанностей в свободное от основной работы время.

Так, Т.Ю. Коршунова, в частности, считает, если работник уволен (или уволился) с основного места работы, он должен уведомить об этом работодателя, с которым заключен договор о работе по совместительству. В том случае, если сторонами будет достигнуто соглашение о заключении трудового договора на условиях основного места работы и полного рабочего времени, работник станет основным сотрудником, и в его трудовой договор должны быть внесены изменения.

В настоящее время закон не устанавливает обязанности работника, уволившегося с основного места работы, делать такого рода уведомления и модифицировать свой трудовой договор в основную работу. Кроме того, приведенная точка зрения не дает ответа на вопрос: как же быть в том случае, когда работодатель не хочет, чтобы совместитель становился работающим по основному месту?

На наш взгляд, правильнее в указанной ситуации оставить за работником право выбора основной работы и ограничиться нормативным решением вопроса о правилах документального оформления соглашения сторон о переходе с работы по совместительству на основное место, и наоборот, не прибегая к процедуре увольнения и нового приема на ту же работу, но уже в другом правовом качестве.

Часто встречаются случаи не внесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации-работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений.

Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в раздел "Сведения о работе". При этом в графе 4 приводится обоснование - приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента РФ (например, Указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти"), приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.

Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно статье 57 Гражданского кодекса РФ, реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами. Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Согласно ст. 75 Трудового кодекса РФ, при изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации трудовые отношения с согласия работника продолжаются. При отказе работника от продолжения работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ст. 77 ТК РФ.

Заполнение сведений о награждении

КЗоТ 1971 г. разграничивал понятия "поощрение" и "награждение" и закреплял, что в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях и награждениях (ст. 39). В статье 66 Трудового кодекса РФ закреплено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Пункт 24 Правил ведения трудовых книжек рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия и указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

• о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждений нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, уставами и положениями о дисциплине, а также коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации и иными локальными нормативными актами работодателя.

Обращает на себя внимание на несовпадение формулировок подзаконных актов и Трудового кодекса РФ. Статья 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ (в нашем случае - Правила) и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (в нашем случае - Инструкция) не должны противоречить Кодексу. Названное несовпадение понятий "награда" и "поощрение" затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Но учитывая, что поощрения, не являющиеся, по существу, наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах, более широкое толкование термина "поощрение" является верным, и в связи с этим целесообразно включить указанный термин в норму ч. 3 ст. 66 ТК РФ.

В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, то есть предусмотрены системой оплаты труда.

Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении: в графе 3 данного раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Таким образом может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения. Пример исправления записи о приеме на работу:

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника подлежит немедленному исполнению (ст. 396 ТК РФ). Незаконно уволенный работник должен быть допущен к исполнению трудовых обязанностей по прежней должности (работе) на следующий день после вынесения соответствующего решения судом. Такой порядок установлен в целях скорейшего и эффективного восстановления нарушенных трудовых прав работника. В случае несогласия с решением районного суда работодатель имеет право обжаловать его в кассационном порядке, однако это не влияет на исполнение решения о восстановлении на работе. Работодатель обязан издать приказ о восстановлении работника, но спешить делать соответствующие записи в трудовой книжке не следует, так как решение районного суда может быть отменено. В противном случае работодатель дважды будет признавать записи недействительными. В предыдущем примере запись за N 7 может быть признана недействительной, если решение суда первой инстанции отменено в кассационном порядке. Обратим внимание, что Инструкция не устанавливает каких-либо сроков для внесения подобных записей. Дата приказа о восстановлении работника на работе не может совпадать с датой внесения записей в трудовую книжку. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил). Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

Учет и хранение трудовых книжек

Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно, прежде всего, принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе; проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников; проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

По новым Правилам (раздел 6) в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

• приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему.

В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Согласно п. 42 Правил, по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

По смыслу указанных выше правил работник кадровой службы или иной уполномоченный приказом руководителя работник организации получает денежные средства за выдачу трудовых книжек и отчитывается за это в бухгалтерии. Данное положение, на наш взгляд, не соответствует правилам ведения кассовых операций и должно быть уточнено в Правилах и Инструкции о заполнении трудовых книжек.

Работник службы кадров выдает (оформляет) трудовые книжки работникам на основании кассового ордера или другого документа, выданного бухгалтером (кассиром), делая об этом соответствующую отметку в журнале. Кассовые ордера по оплате книжек находятся у бухгалтера (кассира). Отчетность об оплате книжек работниками формируется непосредственно бухгалтерией организации по общим правилам бухгалтерского учета и отчетности.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги. Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении. Свою подпись он ставит и в личной карточке (унифицированная форма Т-2).

Пункт 41 Правил предусматривает требования к приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений.

По новым Правилам при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с работника должна взиматься плата, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата не взимается, когда произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек; неправильно произведено первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее; испорчена книжка не по вине работника; необходима выдача дубликата при незаконном увольнении и восстановлении в должности органом по рассмотрению трудовых споров. В этих случаях стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

По нашему мнению, бесплатный порядок работы с трудовыми книжками допустим и в других случаях, если они предусмотрены в коллективном договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о персонале организации или других локальных нормативных актах. Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от других трудовых книжек. Затем их передают в архив организации, где они хранятся в течение 50 лет, затем уничтожаются по акту.

За нарушение установленного Правилами 2003 г. порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством Российской Федерации дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность. Работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненные работнику нравственные страдания, например, в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника. Размер компенсации морального вреда определяется судом. За нарушение Правил и Инструкции к должностным лицам работодателя, виновным в такого рода правонарушениях, в том числе нарушившим правила ведения архивов трудовых книжек, применяются штрафы в соответствии со статьями 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации.