Принципы разработки структуры основного бюджета компании и отдельных его составляющих (финансовых и операционных бюджетов).
Бюджет представляет собой финансовый документ, созданный до того как предполагаемые действия выполняются. В отличие от формализованных отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, бюджет не имеет стандартизованной формы, которая должна строго соблюдаться.
Структура бюджета зависит от того, что является предметом бюджета, размера организации, степени, в которой процесс составления бюджета интегрирован с финансовой структурой предприятия. Бюджет должен представлять информацию доступным и ясным образом так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Бюджетный цикл включает в себя следующие этапы:
- Планирование деятельности предприятия в целом и по подразделениям.
- Подготовка проектов отдельных бюджетов.
- Подготовка проекта общего бюджета.
- Внесение корректировок и согласование бюджетов.
- Утверждение бюджета, проектирование обратных связей и учет меняющихся условий.
В основе бюджетирования лежит общий (главный) бюджет, который представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для предприятия в целом. Он состоит из оперативного и финансового бюджетов.
I. Оперативный бюджет.
- Бюджет продаж.
- Производственный бюджет.
- Бюджет производственных запасов.
- Бюджет закупок (использования материалов или прямых затрат на материалы).
- Бюджет общепроизводственных расходов.
- Бюджет трудовых затрат
- Бюджет коммерческих расходов.
- Бюджет общих и административных расходов.
- Прогнозный отчет о прибылях и убытках.
II. Финансовый бюджет.
- Бюджет капитальных затрат (инвестиционный бюджет).
- Бюджет денежных средств (кассовый бюджет).
- Прогнозный баланс.
Оперативный бюджет.
Оперативный бюджет показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции компании. В процессе его подготовки прогнозируемые объемы продаж и производства трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого из действующих подразделений компании.
Бюджет продаж
- Прогноз объёма продаж - это необходимый предварительный этап работы по подготовке бюджета продаж.
- Прогноз объёма продаж превращается в бюджет продаж в том случае, если руководство предприятия считает, что прогнозируемый объём продаж может быть достигнут.
При подготовке бюджета продаж необходимо учитывать уровни объёма продаж за предыдущие периоды и проанализировать ряд макроэкономических факторов, каждый из которых может оказать существенное влияние на объём продаж и его зависимость от прибыльности продукции.
Надёжность прогноза продаж повышается в результате использования комбинаций экспертных и статистических методов:
Составление бюджета продаж:
- Бюджет продаж - важный шаг в составлении основного бюджета; оценка объёма продаж влияет на все последующие бюджеты.
- Бюджет продаж отражает месячный или квартальный объём продаж в натуральных и в стоимостных показателях.
- Бюджет продаж составляется с учётом: уровня спроса на продукцию предприятия, географии сбыта, категорий покупателей, сезонных факторов.
- Бюджет продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включён и в доходную часть бюджета потока денежных средств.
- Для прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д., с учётом корректировки на безнадёжные долги.
Бюджет производства.
- Бюджет производства - это план выпуска продукции в натуральных показателях
- Бюджет производства составляется исходя из бюджета продаж; он учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов (бюджет производственных запасов), а также величину внешних закупок.
- Необходимый объём выпуска продукции определяется как предполагаемый запас готовой продукции на конец периода плюс объём продаж за данный период и минус запас готовой продукции на начало периода.
Бюджет производственных запасов.
- Бюджет производственных запасов содержит информацию, необходимую для подготовки прогнозного отчёта о прибылях и убытках - в части подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции и прогнозного балансового отчёта - в части подготовки данных о состоянии нормируемых оборотных средств (сырья, материалов и запасов готовой продукции) на конец планируемого периода
- Объём незавершённого производства определяется, исходя из технологических особенностей изготовления продукции.
Бюджет закупок.
- Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Показывает сколько и какой продукции должно быть приобретено предприятием у внешних (импорт) и внутренних поставщиков.
- Бюджет закупок составляется отделом закупок исходя из бюджета продаж, так как объём закупок напрямую зависит от объёма продаж. Объём закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объёма их использования, а также от предполагаемого уровня запасов
Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:
Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода
- Бюджет закупок, как правило, составляется с учётом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за материалы.
Бюджет общепроизводственных расходов.
- Бюджет общепроизводственных расходов отражает объём всех затрат, связанных с производством продукции, за исключением затрат на прямые материалы и прямых затрат на оплату труда.
- Общепроизводственные расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть планируется, исходя из потребностей производства, переменная часть - как норматив, например, от трудозатрат основных производственных рабочих
- Бюджет общепроизводственных расходов обычно включает в себя ряд стандартных статей затрат: амортизацию и аренду производственного оборудования, страховку, дополнительные выплаты рабочим, оплату непроизводительного времени и т.д.
Бюджет трудовых затрат.
- Прямые затраты на оплату труда - это затраты на заработную плату основного производственного персонала
- Бюджет затрат на оплату труда подготавливается, исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда основного производственного персонала
- В бюджете заработной платы основного производственного персонала необходимо выделять две составные части:
- фиксированную часть оплаты труда
- сдельную часть оплаты труда
- Если к моменту составления бюджета накопилась значительная кредиторская задолженность по выплате заработной платы, то необходимо предусмотреть график её погашения.
Бюджет коммерческих расходов.
- В бюджете коммерческих расходов учитываются все расходы связанные со сбытом, продвижением и хранением товара.
- Бюджет коммерческих расходов формируется с учетом бюджета переменных общепроизводственных расходов, рекламного бюджета и других постоянных коммерческих расходов.
- Переменные коммерческие расходы (комиссионные вознаграждения, затраты на упаковку, складскую обработку, транспортировку товаров заказчикам) зависят от объёма продаж и закупок и переносятся из бюджета переменных общепроизводственных расходов.
- Коммерческие расходы группируются по критериям, основными из которых являются: виды продукции, категории покупателей.
- При составлении бюджета коммерческих расходов в отдельную группу выделяются постоянные затраты: расходы на рекламу и маркетинг и расходы на хранение товаров на складе. Величина эти расходов планируется на основе статистических данных (расходы предшествующего периода с учетом сезонности) и решений менеджмента. Например, может быть принято решение об изменении местонахождения склада или площади арендуемых помещений, о пересмотре сумм страховых покрытий товарных запасов и другое.
Бюджет общих и административных расходов.
- Бюджет показывает все расходы, не связанные с коммерческой деятельностью предприятия, а именно: затраты на содержание офиса, расходы на содержание персонала, освещение и отопление сооружений непроизводственного назначения, командировки, услуги связи, налоги и проценты за кредиты, относящиеся на себестоимость и т.д.
- Общие и административные расходы носят постоянный характер.
- Бюджет общих и административных расходов составляется на основе бюджетов подготовленных центрами ответственности.
Прогнозный отчет о прибылях и убытках.
- Прогнозный отчёт о прибыли и убытках - первый из документов основного бюджета, показывающий, какой доход заработало предприятие за отчётный период и какие затраты были понесены.
- Информация о доходах поступает из бюджета продаж. Данные о затратах, необходимых для обеспечения запланированного объёма продаж определяются при расчете себестоимости реализованных товаров. Информация о расходах связанных с текущей деятельностью предприятия поступает из бюджета коммерческих расходов и бюджета общих и административных расходов.
- Составление прогнозного отчета о прибыли и убытках является последним этапом при подготовке оперативного бюджета.
Финансовый бюджет.
Финансовый бюджет - это план, в котором отражаются предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования в будущем периоде. Финансовый бюджет включает в себя бюджет капитальных затрат, бюджет денежных средств компании и бюджетный бухгалтерский баланс.
Бюджет капитальных затрат.
- Бюджет капитальных затрат представляет собой план капитальных расходов с указанием источников финансирования.
- В бюджет капитальных затрат включают как планы по приобретению основных средств и нематериальных активов, так и долгосрочные инвестиционные проекты. В последнем случае составляют отдельные расчеты инвестиционных проектов с целью определения рентабельности инвестиций. Проекты которые удовлетворяющие критериям рентабельности включаются в бюджет капитальных затрат.
Бюджет денежных средств.
- Составление прогноза денежных потоков - один из самых важных и сложных шагов в бюджетировании; основой для его составления служит прогноз объёма продаж.
- Это план поступления денежных средств и платежей и выплат на будущий период времени.
- В целом этот бюджет показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств на конец бюджетного периода.
- Поступления от основной деятельности рассчитываются с учётом изменений в дебиторской задолженности, расходы - с учётом изменений в кредиторской задолженности.
Прогнозный баланс.
- Показывает, какими средствами финансирования обладает предприятие, и как используются данные средства.
- Характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату
- Для прогноза баланса используется величина нормируемых оборотных активов и величина дебиторской задолженности.
- Пассивная часть баланса формируется, исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности, прочих текущих пассивов и других источников финансирования.
- Расхождение в прогнозах активной и пассивной частей баланса даёт представление о нехватке (избытке) финансирования. Решение о способе финансирования принимается на основании дополнительного анализа.
- Изменение структуры баланса сказывается на потоке денежных средств.
Комплексный нормативный метод учета как информационная база бюджетного процесса.
Нормативный метод применяется в основном в предприятиях занятых массовым производством, но может быть применен и в среднесерийном производстве. Фактическая себестоимость здесь рассчитывается от нормативной себестоимости путем учета изменений норм и отклонений от этих норм. Учет отклонений от норм организуется в зависимости от технических особенностей сырья и материалов, нормирования их расхода и технологии процесса производства. Сами отклонения от действующих норм определяются путем сопоставления фактического расхода материалов на выпуск продукции по партиям с нормативным расходом.
УЧЕТ НОРМАТИВНЫХ ЗАТРАТ
Нормативные затраты на единицу произведенного продукта | Составляющие | Определение | Влияющие факторы |
1 | 2 | 3 | 4 |
Нормативные прямые материальные затраты | Нормативная цена единицы материалов | Оценка затрат определенного вида материала на следующий учетный период | Возможные увеличения цен, количественные изменения на рынке материалов, новые источники поставок и др. |
Нормативное количество материалов | Оценка ожидаемого количества материалов, которое будет использовано для производства единицы продукта | Инженерные спецификации изделий, качество материалов, техническое состояние оборудования, квалификация и опыт рабочих | |
Нормативные прямые трудовые затраты | Норматив времени (затраты труда) на единицу продукции | Оценка времени, необходимого для каждого подразделения, станка или процесса, чтобы произвести одну единицу или одну партию изделий | Замена машин и оборудования, изменение квалификации рабочей силы |
Нормативная ставка оплаты труда | Почасовые затраты труда, ожидаемые в следующем учетном периоде для каждой операции или вида работ | Общеотраслевые нормативы, распоряжения руководства, изменения контракта | |
Нормативные общепроизводственные расходы | Нормативный коэффициент переменных общепроизводственных расходов | Отношение общей суммы планируемых переменных общепроизводственных расходов к нормативной величине показателя, принятого за базу расчетов (чаще всего это показатель прямых затрат по заработной плате, т. е. нормо-часы трудозатрат) | Изменение базы расчетов |
Нормативный коэффициент постоянных общепроизводственных расходов | Отношение общей суммы планируемых постоянных общепроизводственных расходов к нормальной мощности в нормо-часах трудозатрат | Изменение базы расчетов |
Управление по отклонениям.
Общее отклонение прямых материальных затрат = Отклонение по цене прямых материальных затрат - Отклонение по использованию прямых материальных затрат
= (фактическая цена - нормативная цена) фактическое количество - (фактическое количество - нормативное количество) нормативная цена
= фактическое количество фактическая цена - нормативное количество нормативная цена
Общее отклонение прямых трудовых затрат = Отклонение по ставке оплаты прямого труда - Отклонение по производительности прямого труда
= (фактическая ставка - нормативная ставка) фактические часы - (фактические часы - нормативные часы) - нормативная ставка оплаты труда
= фактические часы фактическая ставка оплаты - нормативные часы нормативная ставка оплаты труда
Управление по отклонениям (отклонения общепроизводственных расходов).
Правила ведения учетных записей:
Пример (анализ отклонений). Компания использует систему учета нормативных затрат. Основной продукт производится в единственном цеху. Нормативные переменные затраты на одну единицу готового изделия следующие:
-
Прямые материалы (3 кв. м $12.50/кв.м.) $37.50
Прямой труд (1.2 часа $9.00/час) 10.80
Переменные ОПР (1.2 часа $5.00/час) 6.00
Нормативные переменные затраты на единицу $54.30
Нормальная мощность составляет 15,000 часов прямого труда, планируемые постоянные ОПР за год равны $54,000. В течение года компания произвела и продала 12,000 единиц готовой продукции.
Известны следующие данные:
Требуется рассчитать следующие величины:
1. Нормативные часы на фактический выпуск = 12,200 ед. 1.2 час/ед. = 14,640 часов.
2. Нормативный коэффициент постоянных ОПР = $54,000 : 15,000 час. = $3.60 на один час прямого труда.
3. Отклонение по цене прямых материалов = ($12.40 - $12.50) 37,500 кв. м = $3,750 (Б)
4. Отклонение по использованию прямых материалов = (37,500 кв. м - 12,200 ед. 3 кв. м) $12.50/кв. м = $11,250 (Н)
5. Отклонение по ставке оплаты прямого труда = ($9.20 - $9.00) 15,250 часов = $3,050 (Н)
6. Отклонение по производительности прямого труда = (15,250 час. - 12,200 ед. 1.2 час./ед.) $9.00/час = $5,490 (Н)
7. Контролируемое отклонение ОПР
Фактические ОПР $128,200
Минус планируемые ОПР в расчете на фактический выпуск (12,200 ед. 1.2 час./ед.=14,640 час.):
-
Переменные ОПР (14,640 час. 5.00/час прямого труда)
$73,200
Планируемые постоянные ОПР $54,000
Итого планируемые ОПР $127,200
Контролируемое отклонение ОПР $1,000 (Н)
8. Отклонение ОПР по объему
Суммарные планируемые ОПР $127,200
Минус нормативные ОПР
-
Переменные (14,640 час. 5.00/час $73,200
Постоянные (14,640 час. 3.60/час) $52,704
Итого нормативные (начисленные) ОПР $125,904
Отклонение ОПР по объему $1,296 (Н)
(Н) - неблагоприятное отклонение, (Б) - благоприятное отклонение.