Реферат: Законодательное регулирование информационной деятельности
Министерствокультуры и искусств УкраиныКиевский национальный университет культуры и искусств
Факультет информационныхсистем и библиотековедения
Кафедра документоведенияКурсовая работапо курсу“Организация информационной деятельности в органах управления”
на тему:
“Информационнаядеятельность и её законодательное регулирование”
cтудентки ІV курса
заочной формы обучения
группы № ІІІ-ДМ
Научный руководитель: старший преподаватель
КулицкийС.П.
КИЕВ-2001План.
Введение……………………………………………………3Раздел 1. Информация и информационные системы. Этапы их развития………………………………...5Основные этапы развитияИС……………………………………10Раздел 2. Процесс управления и информационныйменеджмент………………………………………………11
Управленческая информация и закономерности ее движения…14
Организация коммуникативных процессов…………………….18
Раздел 3. Классификация информационных систем…21Раздел 4.Законодательное регулирование информационнойдеятельности…...…………………..26
Заключение………………………………………………..29
Список использованной литературы………………….30
/>Введение.Коренныепреобразования в экономической среде, переход от административно-командных кэкономическим методам управления, развитие предпринимательской деятльности ирыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели ксущественным изменениям в потоках информации, организационных формах и методахобработки и представления данных. Большинство пользователей отказались отуслуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услугиоказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.
Ниодна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации.В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различногорода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего,до директора.
Чтопредставляют собой информационные системы и как они могут быть использованы вуправленческой деятельности предприятий — вот тот круг вопросов, который будетосвещен в этой работе. Также будут рассмотрены вопросы, связанные сзаконодательным регулированием информационного обмена, т.е. законодательныеосновы современного делопроизводства.
Такимобразом, в настоящей работе проблема освещается в двух сечениях: информационныйменеджмент и стандартизированное делопроизводство.
Информационные технологии имеют больщое значение для менеджеров. Ведь основу их трудасоставляет именно информация. Рассмотрим предмет, орудия и продукт труда менеджера.
Раздел 1. Информация иинформационные системы. Этапы их развития и типы.
Информация(от лат. informatio) — первоначально сведения, передаваемые людьмиустным, письменным или другим способом; с сер. 20 века — общенаучное понятие,включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом иавтоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаковот клетки клетке, от организма организму; одно из основных понятий кибернетики.
В каких формах существует информация? Как известно, любое явление может бытьлибо материей, либо энергией. Если информация материальна, то ее легко можноизмерить в единицах системы СИ. Например, в метрах или граммах. Но ни одна изэтих единиц не подходит для такого измерения. Тогда может быть это энергия?Опять нет. Разве можно измерить информацию в джоулях? Отсюда можно сделатьвывод - информация — это не материя и не энергия, а нечто самостоятельное. Известный ученый, “отец-основатель” кибернетики Ноберт Винерпришел именно к такому выводу. Он вывел закон информации, согласно которомуона абсолютно не материальна, но обязательно должна иметь материальныйноситель. Это может быть человек, газета, дискета.
Вработе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы,которые составляют понятие новая информационная технология. Под нейпонимается совокупность внедряемых в системы организационного управленияпринципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) снаименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды,где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологииоправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления ирадикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшениякритических по отношению к затратам показателей — качества, обслуживания искорости производственных процессов [ 3 ].
Появлениенового, информационного общества, многим видится только на базе использованияновых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерныхсетей и средств современной коммуникации кардинальным образом измениласьконцепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее неместо работы, а средства, с помошью которых она осуществляется. К ним можноотнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер.Таким образом, рабочим местоим становится любое помещение, где есть сетеваярозетка.
Посути именно компьютерный порт ввода-вывода информации служит основным орудиемтруда для, например, вице-президента и начальника отдела кадров американскойфирмы VeriFone Томаса Хаббса. Эта фирма, с оборотом в 260 млн. долларов,занимает ведущее место на рынке оборудования для проверки подлинности кредитных карточек. Небывалый прогресс в развитии компьютерных и коммуникационных технологий способствовал появлению на свет, по выражению журнала “Business Week”, нового племени “кочевников” — управленцев, в силу специфики своей деятельности не привязанных к какому-либо офису или дажегороду. Как отмечают обозреватели этого уважаемого в мире бизнеса журнала, помере развития нынешнего процесса реорганизации труда, сопряженного с вынужденным сокращением штатов и внедрением новых методов управления производством, численность такого рода специалистов будет расти [ 6 ].
Успех“дистанционной” организации труда, созданной в VeriFone, обусловлентщательно продуманной и отлаженной системой компьютерной связи, которая открываетдоступ к любой корпоративной информации. Умение пользоваться персональнымкомпьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря- компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различныхотделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессомпроизводства.
Пообьему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечнепосле туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможнойпривлекательности для потенциальных инвесторов. Но пока, несмотря на такоелидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошлижизнь современных управленцев. По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft:“…нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональныйкомпьютер в настоящее электробытовое устройство”. Исполнительный менеджеркорпорации Oracle как бы вторит ему: “Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows, основной конек которых - простота иинтуитивная понятность выполняемых действий, да плюс еще и многозадачность, тоесть возможность выплолнять несколько операций одновременно.
/>/>/>Информационные системы.Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в так называемые локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимисяна некотором расстоянии друг от друга (обычно, в разных помещениях одногоздания). Однако, такие сети требуют для своей работы соответствующегопрограммного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того,к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальнойинформации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.
Компьютерныесети, переферийное оборудование и програмное обеспечение вместе являются составнымичастями информационной системы.
Всамом обобщенном виде информационная система — это набор связанныхмежду собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет ираспростроняет информацию для поддержки деятельности организации. На уровеньинформационных систем влияет два фактора:
1. уровеньнаучно-технического развития в организации, т.е. насколько современныиспользуемые технологии;
2. люди исуществующая в организации культура.
Последнийфактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависить первый.Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально ростуформализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малойфирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствуетпотребность в сложных ИС. И, наоборот, в больших организациях с сильноразветленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью.Основная задача ИС для менеджера — поддержка принятия решений и управлениепотоками входящей/исходящей информации.
Общая схемаинформационных систем:
Входные данные -> Обработка ->Конечная информация
Вразряд ИС входят также и источники информации. Это могут быть различныесправочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Носамый большой обьем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.
Федеральная службакомпьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определениетермину Интернет.
“Интернет относится к глобальной информационной системе, которая -
1. логическисвязана между собой адресным пространством на основе Протокола Интернет (IP)или его производных;
2. способнаподдерживать связь с помошью протокола TCP/IP или его производных и/илисовместимых с ним;
3. предоставляет,использует или делает доступным публично или для ограниченного круга лицвысокий уровень услуг связанных с коммуникациями и смежными видамидеятельности описаными выше”
Это — формальноне определение. В более упрощеном виде Internet можно описать так:это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируютсяразличными государственными учереждениями. Эта сеть поддерживает огромноеколичество информационных потоков. Так как Internet есть ни что иное, как обьединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя- все в Сети равны между собой.
Рассмотримвкратце основные этапы развития Internet и ИС.
Основныеэтапы развития ИС.1950 гг. — появлениеавтоматической обработки данных; в ответ на запуск Советским Союзом первогоспутника Земли правительство Соединенных Штатов создает Агентство поисследованиям передовых технологий (ARPA) которое подчиняется Министерствуобороны. Его основная задача — обеспечить лидирующее положение США в областинауки и технологий, применимых к военной отрасли.
1960 гг. — разработкасистем выдачи сообщений; возникновение первой локальной сети внутри агенстваARPA. Первоначальное название сети — ARPANET. Она связывает компьютеры передовыхамериканских университетов.
1970 гг. — разработкасистем поддержки принятия решений и систем автоматизации работы офисов;создание первой программы электронной почты. Впервые появляется терминInternet.
1980 гг. — информацияпревращается в один из инструментов осуществления стратегии фирмы. Сеть выходитиз под контроля военных и постепенно становится общедоступной.
1990 гг. — разработка систем, поддерживающихмногозадачность и расширение глобальных компьютерных сетей; появление WWW — графической среды, поддерживающей технологию гипертекста.
Раздел 2. Процесс управления иинформационный менеджмент.
Содержательной сторонойпроцесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаютсяуправленческие науки — менеджмент.
Информационные процессыявляются не самоцелью, они призваны, в конечном итоге, управлять материальнымипотоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.
Управленческийцикл.
Управленческийцикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация,мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческойдеятельности по созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу ит. д.
Планирование. Эта функция представляет собой посуществу процесс подготовки решений. Этапы планирования:
а) постановкацелей;
б)определение исходных предпосылок;
в) выявлениеальтернатив;
г) выборнаилучшей альтернативы;
д) ввод иисполнение плана.
Организация. Функция организации нацелена наупорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это, прежде всего, оценкаменеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальныхвозможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся этаорганизаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретныхструктур предприятия.
Мотивация. После проведения подготовительныхмероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы. Для этихцелей используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активнойдеятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральноестимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работниковвнутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованностьв труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворенияот трудовой деятельности. Менеджер, чтобы успешно осуществить эту функциюуправления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации, он обязанразвивать у себя соответствующие умения и навыки.
Контроль. Эта функция, как говорил Г. Файоль,«состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом,существующими директивными документами и принятыми принципами управления».Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактическихрезультатов с заданиями.
Круговоротуправленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческихфункций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), тоему надо серьезно включаться во все детали управления. И начинать нужно спланирования. Каждый профессионал планирует свою работу:
- управляющий скарандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы надбюджетом;
— продавец тщательнообдумывает свой процесс общения с покупателями;
— плотник, прежде чемсделать надрез на куске дерева, производит разметку. Он следует мудромусовету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».
Если работа спланирована,то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленнойдеятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждетвпереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, ониоткрываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда,необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный пландеятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь,т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.
Довольночасто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий: подчиненному достаточноуслышать от руководителя какую-либо побудительную фразу или даже слово: «Такдержать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все это воздействует наэмоциональную сферу работника. Реакция работника здесь мгновенная. Значительнотруднее осуществлять коррекцию, если приходится обращаться к организационнымфакторам. Скажем, работник уяснил суть своей деятельности, включился вработу, но успеха не последовало. Проблема может состоять в том, что работыоказалось больше, чем ожидалось. Здесь требуется известная перегруппировкаусилий, а может быть и соответствующая помощь. Иногда возникает необходимостьвведения изменений в планирование.
Каквидно, все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация иконтроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны ивзаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.
Ключевые проблемы:
а) деятельность менеджеразаключена в четырех основных функциях (планирование/организация, мотивация,контроль). Любые иные виды деятельности работают на эти ключевые функции, отличающиеменеджера от других лиц бизнеса;
б) поскольку менеджердостигает целей организации с помощью своих подчиненных, то функциямотивации сегодня является самой существенной;
в) цели организации могутбыть достигнуты только при условии хорошо налаженной обратной связи, т. е. приосуществлении надежного контроля. Однако контроль — это не опека. Эффективныйконтроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение,одобрение и т. д. Контроль не несет в себе возмездия за упущения;
г) все основные функциименеджмента цементируются действиями, менеджера по принятию решения.Эффективные решения, подчеркивает американский теоретик менеджмента К.Киллен —«залог существования коммерческого предприятия». Они являются существеннымэлементом каждой из рассмотренных выше четырех функций управления.
Управленческая информация и закономерности еедвижения.
Под управленческой информацией понимаетсясовокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении,которые служат основой принятия управленческих решений.
Информацияможет быть классифицирована по раду позиций, в частности:
1. по назначению (одноцелевая — связанас решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — используется при решениинескольких самых разнообразных проблем);
2. по возможности хранения (фиксируемаяинформация — может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этомискажению; не фиксируемая информация — используется в момент получения; онатакже может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается иисчезает);
3. по степени готовности дляиспользования (первичная информация — представляет собой совокупностьполученных непосредственно из источника несистематизированных данных,содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация — состоит из сведений,прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации,позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшегоприменения; конечная информация — дает возможность принимать обоснованныеуправленческие решения);
4. по полноте информация бываетчастичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведенияоб объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая напрактике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информациюможно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер можетбыть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующегоисточника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этогосделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархииуправленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).
Специфическойформой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляютсобой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную,эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальныхсведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому,дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целомустраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только отистинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтомуможет колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.
Посколькулюди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников,заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством,распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могутбыть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, чтодоверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестнымиметодами склонить окружающих на свою сторону.
Информацияможет быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способампередачи и распространения.
Исследованияпоказывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит наобмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед,переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась вважнейший ресурс социально-экономического, технического, технологическогоразвития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладаниереальной властью, поэтому лица, причастные к информации, часто стремятся ееутаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информациидезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же еедезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделитьнужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.
Движениеинформации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первомпроисходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным,выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным илиосновывающимся на определенных критериях и т. п.
Навтором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, вкакой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную,табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этомуподбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощьюразличного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что припередаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом —сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако,составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».
Натретьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение,восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.
Отправительлюбой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесетдо него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Такимобразом, обратная связь — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю,в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степеньпонимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.
Видеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироватьсязаранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможностивосприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться безпромедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) ихарактеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связипри устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражениечувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакциейпартнеров нужно внимательно наблюдать
Устойчиваяобратная связь позволяет существенноповыситьнадежность обменаинформацией и хотя бычастично избежать еепотерь и помех,искажающих ее смысл.
Ктаким помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения поповоду людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастиемк стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель,поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальномпонимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом«как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают
Зачастуюинформация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеютразный статус, положение, предвзятоотносятся друг к другу или ктому, о чем или оком идет речь. Конечно, подобный подход «до добра» недоводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но Сообщениеможет не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности.Этотинтерес доводит до сведения партнера выгоды, которыеонможет иметь, отнесясь к информации должным образом, и потери, связанные с ееигнорированием.
Препятствиемобмену информацией могут служить и «технические неполадки». К ним, преждевсего, относится разное понимание символов, с помощью которых информацияпередается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации,национальными особенностями либо слабым знанием языка.
Частовербальная, то есть передаваемая спомощью слов информация искажаетсяневербальным «довеском», Которые также могут по тем или иным причинамвосприниматьсянеоднозначно (в Болгарии, как известно, отрицаниесопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимаетсякакзнак согласия).
Наконец,искажение или потеря информациипроисходит под воздействиемфизиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти,забывчивости, рассеянностипартнеров, их лени или наоборот,импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности,нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнера, забегании вперед,недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Все это недает возможности одному из участников обмена информацией донести ее до другогов полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что вконечном итоге отражается на качестве управленческих решений.
Вопределенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость, ясность,недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянныйконтроль за содержанием, способами передачи и приема, использованиепараллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной информацииписьменной.
Организациякоммуникативных процессов.
Надежность и эффективность передачиинформации зависит от коммуникабельности, т.е. передачи информации от одногосубъекта другому. В качестве субъектов могут выступать как отдельные лица, таки организации.
Обмен информации включаеттри этапа:
1. Инициирование;
2. Передача информации от источника впункт назначения;
3. Воздействие информации на получателяи его отклик.
Раздел 3. Классификацияинформационных систем.
Система поддержки финансовых опреаций(СПФО).
Вначалепроисходит некое событие. Это может быть запрос из ресторана или оплаченнаязаявка на номер. Это событие вводится в компьютер как “транзакция”. Специальная программа анализирует эту транзакцию и сравнивает ее со своимиданными. В случае резервирования номера, эта программа проверяет наличиесвободных мест в запрашиваемой гостинице. Программа обработки транзакцийгенерирует два типа ответа — она отсылает сообщение на операторский терминал ираспечатывает документы. В нашем случае она выводит на экран сообщение ономерах, которые были зарезервированы и распечатывает подтверждение этого.
Управленческие информационные системы(УИС).
Иначе эти системыможно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создаютструктуированные и краткоизложенные отчеты о различных аспектах деятельностиорганизации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовыхопераций. В их задачу входит не проводение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают данные,“поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает запрос на созданиесообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данныеСПФО, структуируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могутбыть отражены на дисплее или распечатаны.
Некоторыесистемы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическомрежиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дняраспечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или женаходить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенныхпараметров.
Системыподдержки принятия решений (СППР).
Запоследние 20 лет уже много раз предпринимались попытки поддержать этот процесс.Сегодня уже можно утверждать, что эти попытки увенчались успехом. Чтобы лучшепонять механизм действия этих систем необходимо разобраться в самом процессепринятия решения.
Чтотакое решение?
Примеры:
— Покупать или непокупать продукт
— Идти или не идтив институт
— Какой автомобильприобрести
и т.д.
Обычнорешения состоят из возможностей, результата и критерия выбора.
Возможности — этоте альтернативы, которые существуют при принятии решения.
Результат — этоконечный этап принятия решения
Критерийвыбора — то, на основании чего принимается решение в пользу того или иного результата. В примере с покупкой автомобиля возможностью является топредложение машин, которое есть в данный момент на рынке; результатом будетрешение в пользу конкретного автомобиля, выбор на который будет сделан исходяиз определенного набора критериев, который предьявляется к данной машине. Таким образом, задав определенные критерии выбора, введя альтернативы и другуюнеобходимую информацию, можно смоделировать процесс принятия решений.
СППР — это интерактивные программы для помощи в принятии управленческих решений. Этисистемы, в отличие от двух рассмотренных выше, не всегда поддерживают текущуюработу. Чаще всего они создаются для решения какого-то опредленного кругавопросов. Потребность в СППР возникает не регулярно, что также отличает ее отфинанасовых и управленческих систем. В своей работе, СППР создает сложныемодели, на основе которых генерируются возможные решения проблемы.
Данныеиз СПФО и УИС, а также данные из других внешних источников вводятся в программыСППР. Система на основе этих данных создает некую модель. Пользователь непросредственно взаимодействует с программой — вводит дополнительные данные, изменяет введенные ранее параметры. На выходе могут бытьсгенерированны тексты решений, структуированные отчеты или графики. В качестве примера системы поддержки принятия решений можно привести различныеэлектронные таблицы (например, Excell), системы управления базами данных,текстовые процессоры, статистические пакеты и т.д.
Системы автоматизацииработы офиса (САРО).
Это система,которая создает, хранит, изменяет, отображает и осуществляет деловуюкорреспонденцию. Как уже отмечалось выше, развитие компьютерной техники исредств связи значительно видоизменило техническое оснащение офисов. Сегодня,редкая фирма не имеет своего электронного адреса (e-mail), а некоторые достаточно активно используют и другие возможности глобальной компьютернойсети Интернет, например, поиск информации в World Wide Web илипроведение видеоконференций. Наличие в офисе факс-машины уже вошло в культуруработы современной фирмы. Таким образом, офис превратился в достаточносерьезный аналитический центр организации, служащие которого могут выполнитьпрактически любые запросы менеджеров. Типичная ситуация — менеджерупотребовался отчет о состоянии дел на рынке недвижимости в Испании. Секретарьили работник информационного отдела входит в сеть Интернет и запускаетпоисковый механизм. Спустя несколько минут, поисковая машина выводит краткийотчет о результатах поиска. Это могут быть ссылки на Web-странички компаний поторговле недвижимостью, аналитические обзоры известных журналов, а такженовости. Всю эту информацию “перекачать” на компьютер фирмы служащийвероятно не сможет из-за ее обьема. Поэтому он сузит поиск до минимума,потом обработает ее и представит на рассмотрение менеджеру. Вся эта операциябудет продолжаться от тридцати минут до одного часа, все же меньше, нежели просмотр свежей прессы в библиотеке, которую еще к тому же нада иметь.
Системаподдержки деятельности аппарата высшего менеджмента (СПДАВМ).
СПДАВМявляются самыми молодыми из уже рассмотренных систем. И до сих пор они неполучили большого распространения. Это происходит из-за того, что менеджерывысшего звена нечасто являются профессионалами в области компьютерной техники.Но ситуация меняется. Структура этой системы похожа на структуру системыподдержки принятия решений. Собственно именно она и стоит в ее центре, а рабочая станция менеджера является генератором запросов и приемником ответов.Фактор времени, то есть, время затраченное на обработку запроса и точностьвыводимого результата являются основопологающими характеристиками даннойсистемы.
Другимклассификационным признаком информационных систем является их пользовательскийинтерфейс, то есть набор приемов взаимодействия пользователя с операционнойсистемой и ее надстройкой. Современные операционные системы поддерживаюткомандный, WIMP- и SILK-интерфейсы.
Раздел 4. Законодательноерегулирование информационной деятельности.
Еще совсем недавно все,что связано с ЭВМ (компьютерами), было непривычным для широких слоев населенияУкраины, а между тем, в мире уже всерьез обсуждали проблемы связанные с компьютерными преступлениями. И процесс расширения этого типа преступностивсерьез пугал обывателя.
Первым человеком,применившим ЭВМ для совершения налогового преступления на сумму 620 тыс.долларов и в 1969 г. представшим за это перед американским судом, стал АльфонсеКонфессоре.
Дальнейшая историякомпьютерных преступлений отмечена такими наиболее «яркими»событиями:
конец 70-х — «ограбление»«Секьюрити пасифик бэнк» (10,2 млн. долларов);
1979 г. — компьютерное хищение вВильнюсе (78584 руб.);
1984 г. — сообщение о первом в мире«компьютерном вирусе»;
1985 г. — вывод из строя при помощи«вируса» электронной системы голосования в конгрессе США;
1986-1988 гг. — появление первого«компьютерного вируса» в СССР;
1989 г. — блокировка американскимстудентом 6000 ЭВМ Пентагона; международный съезд компьютерных«пиратов» в Голландии с демонстрацией возможности неограниченноговнедрения в системы ЭВМ;
1991 г. — хищение во Внешэкономбанкена сумму в 125,5 тыс. долларов;
1995 г. — российский гражданинпытается украсть из Сити-банка 2,8 млн. долларов.
Вредоносное использованиевычислительной техники, естественно, потребовало разработки мер защиты откомпьютерных преступлений. Основным средством борьбы стала системасоответствующего законодательства, в первую очередь — уголовного. В передовыхстранах Запада процесс этот идет уже не один десяток лет: в США — с конца 70-хгг., в Великобритании — с конца 80-х. Примечательно, что лоббированием данноговопроса в законодательных органах занимаются, прежде всего, представители промышленностии бизнеса, а также программисты.
В итоге уже в начале 90-хгг. в США, например, действовали следующие законы: Федеральный закон обответственности за преступления, связанные с компьютерами, Закон о поддельныхсредствах доступа, компьютерном мошенничестве и злоупотреблении, Федеральныйзакон о частной тайне; в Великобритании — Закон о защите данных; во Франции — Закон об обработке данных, о файлах данных и личных свободах.
Соответственно эти страныпредусмотрели и уголовную ответственность за компьютерные преступления.
«Информационнаяреволюция» застигла Украину в сложный экономический и политический периоди потребовала срочного регулирования возникающих на ее пути проблем. Между тем,как известно, правовые механизмы могут быть включены и становятся эффективнымилишь тогда, когда общественные отношения, подлежащие регулированию, достаточностабилизировались.
Необходимость срочнойразработки юридических основ информационных отношений привела к поспешному и невсегда корректному формированию ряда базовых правовых понятий в этой области сих уточнением в каждом следующем нормативном акте. Понятно, что, отойдя отглавенствующего ранее тезиса о том, что «право — это возведенная в законволя господствующего класса», нынешний законодатель, стремясь удовлетворитьпотребности всех слоев общества, не был слишком внимателен к правиламзаконодательной техники, что привело к разноголосице и в украинских законахначала 90-х годов.
Необходимо отметить, чтосегодняшняя правовая система государства все больше отходит от классовых началпрежней правовой системы тоталитарного государства.
Развитие общества игосударства истребовало адекватность правовой системы, правопорядка иправоприменения нынешним социально-политическим и экономическим реалиям.
Важным является вопросстепени соответствия уголовного и уголовно-процессуального законодательствасегодняшнему состоянию экономики переходно-рыночного типа и кредитно-денежнойсферы вообще, и, в частности, вопросы преступности и криминогенности сферыинформационного обмена.
Особый интерес вызывает“вопрос компьютерной преступности”, или если быть более точным вопрос“преступлений в сфере компьютерной информации”, и, прямо связанная с ним,криминогенность кредитно-денежной сферы.
Одной из причинвозникновения компьютерной преступности явилось информационно-технологическоеперевооружение предприятий, учреждений и организаций, насыщение их компьютернойтехникой, программным обеспечением, базами данных.
Другой — реальнаявозможность получения значительной экономической выгоды за противоправныедеяния с использованием ЭВМ. Появилась заманчивая возможность как бы обмениватьпродукт своего неправомерного труда на иные материальные ценности.
Не исключено, что вУкраине компьютерная преступность будет иметь высокую степень латентности всвязи с общей криминогенной обстановкой и отсутствием до недавнего временисоответствующих норм уголовного законодательства, а также специфичностью самойкомпьютерной сферы, требующей специальных познаний.
Привлечениек уголовной ответственности за преступления в сфере информационной икомпьютерной деятельности осуществляется на основании Закона Украины“Про внесення змін і доповнень до Кримінального кодексу України та Кримінально-процесуального кодексу України” (Стаття 198-1. Порушення роботи автоматизованихсистем).
На сегодняшний деньзаконодательством определяются основные термины и понятия в областикомпьютерной информации, регулируются вопросы ее распространения, охраныавторских прав, имущественные и неимущественные отношения, возникающие в связис созданием, правовой охраной и использованием программного обеспечения и новыхинформационных технологий (Закон України “Про інформацію” иЗакон України «Про захист інформації в автоматизованих системах»).
Также осуществленозаконодательное раскрытие понятий информационной безопасности и международногоинформационного обмена.
К наиболее важнымтерминам и понятиям, которые законодательным образом прописываются в жизнь ипрямо коррелируются с темой настоящей работы, относятся:
· информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимоот формы их представления;
· информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесссоздания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей иреализации прав граждан, органов государственной власти, органов местногосамоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования ииспользования информационных ресурсов;
· документированнаяинформация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация среквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
· информационныепроцессы — процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска ираспространения информации;
· информационнаясистема — организационно упорядоченная совокупность документов (массивовдокументов и информационных технологий, в том числе с использованием средстввычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;
· информационныересурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы имассивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,банках данных, других информационных системах);
· информация огражданах (персональные данные) — сведения о фактах, событиях и обстоятельствахжизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность;
· конфиденциальнаяинформация — документированная информация, доступ к которой ограничивается всоответствии с законодательством Российской Федерации;
· средстваобеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий - программные, технические, лингвистические, правовые, организационныесредства (программы для электронных вычислительных машин; средствавычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкциии методики; положения, уставы; должностные инструкции; схемы и их описания,другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые илисоздаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие ихэксплуатацию;
· собственникинформационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств ихобеспечения — субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения,пользования, распоряжения указанными объектами;
· владелецинформационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств ихобеспечения — субъект, осуществляющий владение и пользование указаннымиобъектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленныхзаконом;
· пользователь(потребитель) информации — субъект, обращающийся к информационной системе илипосреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Также важными терминамимогут считаться следующие:
· «Материальныеносители информации» — материальные объекты, в которых сведения (данные)находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решенийи процессов.
· «Информационныепроцессы» — процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения,поиска, распространения и предоставления потребителю документированнойинформации.
· «Информационныетехнологии» — совокупность средств и методов обработки данных,обеспечивающих целенаправленный сбор, хранение, обработку, передачу ипредоставление информации.
· «Информационныересурсы» — информация (отдельные документы и отдельные массивы документов,документы и массивы документов в информационных системах), подготовленная всоответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемаядля удовлетворения потребностей пользователей.
· «Информация,отнесенная к категории ограниченного доступа» — документированнаяинформация, к которой предусматривается только специально санкционированныйдоступ.
· «Защитаинформации» — правовые, организационные, технические, технологические ииные специальные меры по обеспечению информационной безопасности (утечки,хищения, утраты, искажения, подделки информации, несанкционированный доступ ираспространение).
· «Информационноеобеспечение органов государственной власти» — организованный процессудовлетворения информационных потребностей органов государственной власти,возникающих в процессе их деятельности.
· «Управлениеинформационными ресурсами» — деятельность по формированию, использованию,распоряжению и защите информационных ресурсов.
Таким образом, на уровнедействующего законодательства Украины можно было бы считать в достаточнойстепени урегулированными вопросы охраны исключительных прав на информацию ичастично защиту информации (в рамках государственной тайны). Однако, неполучили достойного отражения в законодательстве права граждан на доступ кинформации и защита информации, которая не может быть отнесена к государственнойтайне и авторскому праву, т.е. то, что напрямую связано с компьютернымипреступлениями. Неудобство вызывает и тот факт, что пока еще не принят новыйкриминальный кодекс, в котором была бы более целостная трактовка компьютерныхпреступлений и ответственности за них.
Соответственно, насегодняшний день, в Украине отсутствует возможность в полном объеме эффективнобороться с компьютерными преступлениями. Несмотря на явную общественнуюопасность, некоторые посягательства на информационную безопасность формально неявляются противозаконными. Правовые акты, призванные регулироватьинформационную деятельность физических и юридических лиц носят разрозненныйхарактер, не дают пока целостной картины правового поля и зачастую входят впротиворечие с постановлениями и разъяснениями исполнительных органов. Однако,в этом вопросе следует сделать скидку на то, что информатизация общества идетбыстрыми темпами, со сменой концепций и за этими процессами трудно поспевать нетолько молодой украинской власти, но и парламентариям более развитых винформационном отношении стран.
Заключение.
Людиорганизуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу илизадание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обесчить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают созданиеопределенных преимуществ перед конкурентами, автоматизируя операции внутрисистемы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации.Преимущества внутри самой организации проявляются в поддержке операционногоконтроля, организации управленческого контроля и в стратегическомпланировании. Также ИС улучшают качество продукта, расширяя его документальнуюбазу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководителиспособны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводитьразличного рода исследования.
Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационнаясистема — залог успешной деятельности любой организации и ее управленческогозвена.
Информационные процессы идеятельность, связанная с ними, должны регламентироваться стандартизтрованныминормами. Для упрощения обмена информацией, защиты коммерческой тайны иавторских прав, статистического анализа, планирования и эффективного управленияпо всем иерерхическим уровням глобальной информационной системы странынеобходимо законодательное регулирование информационной деятельностиорганизаций.
/>Список использованнойлитературы.1. Michel L.Kasavana Managing Front Office procedures. Educational institute ofHotel&Motel Association 1992.
2. Jack D.Ninimeier Management of FOOD and BEVERAGES operations. Educational instituteof Hotel&Motel Association 1992.
3. Введение винформационный бизнес. Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. Москва,Финансы и статистика, 1996.
4. Информационныесистемы в экономике. Под ред. проф. В.В. Дика, Москва, Финансы и статистика,1996.
5. Хоскинг А.Курс Предпринимательства. Москва, Международные отношения, 1994.
6. Блюминау Д.И. Информация и информационный бизнес. Москва, Наука, 1989.
7. Майоров С.И. Информационный бизнес: коммерческое распространение и маркетинг. Москва,Финансы и Статистика, 1993.
8. Митчелл К.“Виртуальный служащий: полцарства за розетку для ПК” BusinessWeek N 7 1996.
9. Лейбман Л. “Проблемы глобальных коммуникаций “ ComputerWorld N 41 1996.
10. Коваль А.П. Культураділового мовленняя. Видавниче об’єднання “Вища школа”, К.: 1977.
11. Краткий словарь архивнойтерминологии. М.: 1968.
12. Югов А. Думы о русском слове.М.,1972, с.54.
13. Уголовно-процессуальный кодексУкраины. Закон Украины от 28 декабря 1960г. Ведомости Верховной Рады Украины. — 1961. — N2. — Ст.15.
14. Заботина Р. “Внутрихозяйственнаяинфраструктура предприятий” “Экономика Украины”, №3 1994 г.
15. Еременко В., Хальзев Б. “Рабочееместо и рынок труда” “Экономика Украины”, №6 1995 г.
16. Баранов Я. “Предприятие в системерегионального управления” “Экономика Украины”, №10 1994 г.
17. Гончарова Н. “Адаптацияпредприятия к рыночным отношениям” “Экономика Украины”, №12 1994 г.
18. “Механизм управленияпредприятием” “Экономика Украины”, №12 1993 г.
19. Рожков С. “Предпринимательство сегодняи завтра” “Коммерсант Украины”, №6 1995 г.
20. “Управление качеством как факторконкурентоспособности” “Экономика Украины”, №1 1996 г.
21. Закон Украины “О предприятиях”.
22. Закон Украины “Опредпринимательстве” “Ведомости Верховного Совета УССР”, 1991 г., №14.
23. Закон України “Про внесення змін ідоповнень до Кримінального кодексу
України та Кримінально-процесуальногокодексу України” “Відомості
Верховної Ради” (ВВР) 1994, N 45,ст.409.
24. Закон України«Про захист інформації в автоматизованих системах» «Відомості Верховної Ради»(ВВР), 1994, N 31, ст.286.
25. Закон України “Про інформацію”“Відомості Верховної Ради” (ВВР), 1992,
N 48, ст.650.