Реферат: Функції листування у підтримці ділового партнерства
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ
Державний університет“Львівська політехніка”
Кафедраміжнародного
підприємництваі менеджменту
РЕФЕРАТ
з дисципліни: “Діловакореспонденція та документи зовнішньоекономічноїдіяльності”
на тему: “Функції листуванняу підтримці ділового партнерства”.
Виконав:ст. гр. МЗД-41
ДолинськийІ. Р.
Прийняв:Ліпенцев А. В.
Львів 1998
Зміст.
Вступ…3
Розділ 1. Організація діловодства вустанові… 4
Розділ 2. Функції діловодства… 6
Розділ 3. Види листів…7
Розділ 4. Мета листа…12
Висновок…14
Список використаних джерел… 15
Вступ.
0рганізація діловодства істотновпливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апаратууправління установи, культуру пращ управлінського персоналу. Якщо процесділоводства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівникививільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищуєтьсярезультативність 'їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуваннямапарату управління.
Розділ 1.
Організація діловодства вустанові.
Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуютьсяустанов усіх форм власності.
Діловодство визначається як діяльність, що охоплюєпитання документування та організації роботи з документами у процесі виконанняуправлінських дій.
Діловодство в установі являє собою повний цикл обробкита руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершеннявиконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішоїйого механізації і автоматизації заложить ефективність управління в цілому.
Документування — це створення документів, тобто їхпідготовка, складення, оформлення та виготовлення.
Організація роботи з документами є створення умов, якізабезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.
Документообіг — рух документів в установі з моментустворення до Відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних,вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.
Швидкість документообігу заложить від якостідокументаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системиорганізації діловодства (повної або часткової).
Повну централізацію діловодства рекомендуєтьсязастосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на piк(IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.
Децентралізована система діловодства має місце вустановах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістюдокументів понад 100 тис. одиниць на рік.
Загальні правила документування управлінськоїдіяльності викладеш в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах івідомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого тарегіонального самоврядування. Вона регламентує порядок робота з документами змоменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архівустанови. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що немає таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.
Правила і рекомендації про порядок здійсненняділоводних процесів розробляються відповідно до законів України, щовстановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актіворганів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.
0рганізаційно-методичну допомогу у вдосконаленісистеми документаційного забезпечення державного управління і діловодстваподають установи державної архівної служби України, які розробляють ізатверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють імають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під часперевірок недоліків.
Розділ 2.
Функції діловодства.
Загальне керівництво організацієюділоводства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота зраціональної постановки діловодства в установі покладається на службуділоводства. Остання е самостійним структурним підрозділом установи іпідпорядковується її керівнику.
Факторами, які визначаютьорганізаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт покожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурнихпідрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількістьрівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування йорганізації роботи з документами, рівень механізації і автоматизаціїдокументаційних процесів тощо.
Основними завданнями службиділоводства е встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі тапідвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основівикористання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи здокументами і скорочення кількості документів.
Розділ 3.
Види листів.
Службовий лист — це узагальнена назварізних за змістом документів, які виділяють у зв'язку із особливим способомпередавання тексту — пересиланням поштою.
Службовий лист є не лише носіємпевної інформації, а й правовим документом.
Правильність листа, відповідністьйого змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації,який несе повну відповідальність за викладену інформацію.
Виклад змісту листа мас бути логічнопослідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішитипорушене питання.
Службовий лист складається зі вступу,доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосереднійпривід, які стали підставою для написання. У доведені подаються історіяпитання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, роблятьсялогічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання,пропозицію, згоду, відмову тощо.
Службовий лист мусить бутибездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити листна дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться влисті, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на такі види листів:
— ділові (формальні та неформальні);
— особисті (приватні);
— рекомендаційні;
— прямої поштової реклами.
Формальними є листи, підготовленніодним підприємством (установою, організацією).
Неформальні складають працівникиодного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджерукадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговореннядеяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.
Всі офіційні ділові листи зафункціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі,що не потребують відповіді.
Серед перших — лист прохання, листвимога, лист звертання. лист запит. Відповіді на них оформляють залежно відзмісту вхідного листа.
До другої групи належатьлист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення,лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження,інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняютьна колективні та циркулярні.
Колективний лист складається відімені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листівможна віднести скарги, прохання 'га: звернення, що Підписані групами осіб, якіусвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.
Циркулярний лист, навпаки.спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джереломциркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація),що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.
3 огляду на зміст та обсяг листиподіляють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.
За тематичною ознакою листи буваютьадміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі,пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову такомерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосуєтьсяекономічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, єділовою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічногопостачання та збуту — комерційною.
Листування може стосуватися виробничоїдіяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними,профспілковими та культовими установами.
За структурними ознаками діловукореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюютьсязнайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер.
Раніше особисті листи займали багатосторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав,що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні докороткого кивка або недбалого рукостискання.
0собисті листи пишуть, як правило.від руки. і якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді,привітання та співчуття завжди складають під руки, що підкреслює щирість того,хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті.
В багатьох країнах вважають, що вокремих випадках о6ов'язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловитиподяку господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад добу. 0бов'язковими єтакож листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було нагоди подякуватиособисто.
Рекомендаційними є листи, які заочнопредставляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою замісцем тимчасового перебування. Вони означають: " Пред’явник цього масправо на вашу увагу та гостинність". (з огляду на це незручно проситикого-небудь дати такий лист).
Якщо ви пишете рекомендаційний лист,разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім 'я того, кого вирекомендуєте, можна написати олівцем.
Листи прямої поштової рекламипризначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в якихзацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламнийлист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит,адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайнихпокупок.
Уявіть собі, що ви як керівник фірмиотримали рекламний лист, з пропозицією придбати конкретний товар, ідеальним,безумовно, буде випадок, якщо на конверту у вступному зверненні ви прочитаєтесвоє ім'я, прізвище та правильно вказану посаду. Написаний в довірчому,товариському тоні, такий лист ви прочитаєте з початку до кінця. Тим більше,якщо у ньому йтиметься про проблеми, які вас зацікавлять.
Використання для рекламного розсилузавчасно виготовлених бланків з текстом полегшить ваше завдання. Якщо жкількість адресатів значна, перед текстом можна обмежитись словами«Керівнику», «Шановна Пані або Пан».
Вкладені у конверт рекламні листівкиспрямовуються фактичним покупцям, дані про яких є в картотеці постійнихадресатів. Привабливі невеликі одноаркушеві вкладники («стафери”), щовиконуються на якісному папері з використанням багатокольорової поліграфії.Ксерокопія віддрукованого на машинці тексту, вкладена в пакет з сірого паперу.навпаки, дає зворотню реакцію.
Один з найбільш відомих в СШАспеціалістів з маркетингу К.Дайк говорив, що він вважав би надзвичайною подієюфакт, якщо б на його звернення Відповіли 15% адресатів. Дейл Карнегі наводить усвоїй книжці ряд листів, на які відповіли 50% адресатів.
Основною мовою міжнародного діловоголистування за останнє сторіччя стала англійська. Лист англійською мовоюзрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі. Розглянемо основніправила складання листів іноземним партнерам.
Розділ 4.
Мета листа.
Функціональне призначення діловихлистів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома табільш партнерами (організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).
Офіційно-ділова сфера спілкування,функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.
Насамперед, це офіційність,обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносинміж партнерами.
Письмовій діловій мові притаманнешироко використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.
Стандартність ділового листуваннявикликана вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробкилистів.
Перед тим, як взяти ручку чиввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити
• вид листа (супровідний,лист-прохання. лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.);
• чи передбачається відповідь;
• чи зрозуміє адресат зміст листаоднозначно;
• чи є впевненість у тому, що листнадійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемнимзв'язком).
Автор листа мусить ясно уявляти, прощо писати, які наводити аргументи, якої мети досягти. При цьому він повиненбути впевненими, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення даногопитання.
Відомий американський менеджер ЛіЯкока у книжці „Кар’єра менеджера“ зазначає, що підготовка діловоголиста — це найкращий засіб пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядокписьмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення вжиття.
В розмові можна викладати різногороду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері. відбувається дещотаке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важчеввести в оману самого себе, ніж когось іншого.
Людині, безумовно, значно легшевикладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писативміли всі. Мета написання відома:
— привернути увагу до певної ситуаціїчи проблеми;
— дати змогу легко зрозумітинаписане;
— спонукати діяти так, а не інакше.
Це явна мета. Але є також мета, якуне бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему,скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.
Висновок.
Основними завданнями службиділоводства е встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі тапідвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основівикористання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботиз документами і скорочення кількості документів.
Функціональнепризначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненнізгоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами.окремими особами тощо).
Офіційно-ділова сфера спілкування,функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.
Список використаних джерел.
1. Коваль А. П. “Діловеспілкування”. — К.: Либідь, 1992
2. Молдованов М. І., Сідорова Г.П. “Сучасний діловий документ”.-К.: 1992
3. Палеха Ю. І. “Документаційнезабезпечення управління”. — К.: МАУП, 1997