Реферат: Планирование, подготовки выставки

Планированиевыставки (конспектсоотвествующей главы книги Л.Ю. Гермогеновой Эффективная реклама в России.Практика и рекомендации. Москва 1994)Планирование подготовкивыставкиСоставлениеперечня выставляемой продукции

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которыебудут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резкоупорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение«стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчаетих поиск, определяет недостающие предметы.

 Другим важным документом является анкета для учета (опроса)посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации,руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядоких следования.

Составлениеплана выставочного стенда

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемыхучастникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции.Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размерэкспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугамипрофессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой,единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейсясимволом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

·    направление движения основного потока посетителей

·    поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или надэкспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

1.   Место для одежды

2.   Место для отдыха

3.   Место для посуды, приготовления напитков

4.   Склад

5.   Место для переговоров

6.   Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом сэкспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогутплакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно бытьчрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное повсему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваиваетсяпосетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты повозможности, в действующем виде.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени ицветов.

Заключениедоговора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа наоборудование и услуги

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до началавыставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ ВВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номеррасч. счета, etc) Суть заявки — предварительная регистрация и бронированиевыставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениямиданной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор междусторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрациифирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условииоплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней.Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считаетнеобходимым и указывает количество.

·    аренда и монтаж выставочного оборудования

·    предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок,шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

·    надпись на фризе

·    публикация сведений в каталоге

·    другие услуги

Изготовлениерекламных материалов

·    информационных листов

·    плакатов

·    буклетов

·    проспектов

·    Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особоеприглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) иявляется универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Подготовкаинформационных материалов

·    технических описаний

·    прайс-листов

·    папок стендистов

Подготовкастендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

·    умение общаться с людьми;

·    знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

·    желанием общаться с людьми;

·    выносливостью;

·    привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматриваютвозможность взаимозаменяемости.

Составлениесметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

Планирование проведениявыставкиСоставлениерасписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенддолжен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциальногопартнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности,невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду.Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседнихстендов для сбора информации.

Инструктажперсонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

·    тематика выставки;

·    цели участия в выставке;

·    перечень продукции, представляемой на выставке;

·    основные новинки;

·    задачи, стоящие перед стендистами;

·    план стенда;

·    закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

·    распорядок работы;

·    в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится настенде;

·    основные категории предполагаемых посетителей;

·    модели поведения с каждой категорией посетителей;

·    формы регистрации посетителей;

·    формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стендево время работы выставки.

Закреплениеэкспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные.Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и моглидавать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальныестендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основныехарактеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажиданной продукции, товара.

Завоз и вывозоборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка иразмещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО,КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов,оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусковна автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно бытьадресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный списокввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕвыставки  можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений игарантирует четкий график действий.

Организацияпереговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций,таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде соскидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версийпродукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок срасценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг.  (см.пункт 6 )

Организацияучета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможныеконтакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Дляэтого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большойпо объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ — откудаон, АДРЕС — где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС — как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — как егозовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ — кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Планирование работы послеокончания выставкиРегистрацияпосетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, вкотором подробно указывается количество посетителей вообще, количествопосетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненныханкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в видетаблицы.

Подведениеитогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количествозаключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на даннойвыставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателемможет служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов.Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться нанесколько месяцев.

Разбордопущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений(своих, а также увиденных на стендах других фирм)

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратцевсе проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какиеуроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можнопо горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять своислабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

еще рефераты
Еще работы по рекламе