Реферат: Регистрация документов как ключевой этап работы с документами
<span Times New Roman",«serif»">Регистрациядокументов- важнейший этап работы сдокументами и определяется как «Запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».
<span Times New Roman",«serif»">Как вытекаетиз определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу,так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ незарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё несуществует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ незарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения неподтверждён.
<span Times New Roman",«serif»">Регистрацияпреследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочнаяработа по документам.
<span Times New Roman",«serif»">Регистрацииподлежат все документы, требующие специального учета, исполнения ииспользования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процессрегистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их вопределённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базыданных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётсяинформационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).
<span Times New Roman",«serif»">Каждыйдокумент, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационныйномер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера,проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
<span Times New Roman",«serif»">Документырегистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документырегистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы,регистрация внутренних документов проводится децентрализованнопо группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренниедокументы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие- в день поступления, исходящие- в день отправки.
<span Times New Roman",«serif»">длявходящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационныеформы с самостоятельными регистрационными номерами.
<span Times New Roman",«serif»">Издокумента в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, какправило, следующие сведения:
<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> дата получения;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> входящий№ (индекс);<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> дата документа;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> индекс документа;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> регистрационный номер документа;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> автор (корреспондент) -т.е. чейэто документ;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> заголовок (о чем документ);<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> резолюция;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> срок исполнения;<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> исполнитель (кто с нимработает);<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">-
<span Times New Roman",«serif»"> ход исполнения (фиксируются всепередачи документа и как исполнен)<span Times New Roman",«serif»; mso-no-proof:yes">- №
<span Times New Roman",«serif»"> дела (куда документ помещенпосле исполнения)<span Times New Roman",«serif»">Прирегистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутреннихи исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частичноизменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений гражданзаписывается их адрес.
<span Times New Roman",«serif»">Учреждениеимеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемомвходящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличиеприложений и т.д.
<span Times New Roman",«serif»">Формырегистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированнаяэлектронная (на ПЭВМ).
<span Times New Roman",«serif»">Журнальнаясистема регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает напервое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтныеситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек,пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоитиз порядкового номера.
<span Times New Roman",«serif»">Можнооставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительноеколичество документов.
<span Times New Roman",«serif»">Во всехостальных случаях эта форма регистрации устарела48, так какзатрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу поним.
<span Times New Roman",«serif»">Более удобнойявляется карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольнойкарточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самомучреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
<span Times New Roman",«serif»">Можнопредложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5(148х210) или А6(105х148):
<div v:shape="_x0000_s1026">
<img src="/cache/referats/3859/image002.jpg" v:shapes="_x0000_i1025">
<span Times New Roman",«serif»"> Вычертив на формате А5 или А6 такуюформу карточки, ее размножают на копировальном аппарате, выбрав достаточноплотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можноиспользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или подиагонали.
<span Times New Roman",«serif»">Для ведениякарточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточекна год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковойконтрольной картотеке и справочной картотеке.
<span Times New Roman",«serif»">Количествоэкземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называютрегистрационно-контрольными карточками-РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется какминимум две.
<span Times New Roman",«serif»">Наиболеерациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этомслучае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичнымиполями и в нее заносятся сведения о документе.
<div v:shape="_x0000_s1027">
<img src="/cache/referats/3859/image004.jpg" v:shapes="_x0000_i1026">
<span Times New Roman",«serif»"><span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">
<span Times New Roman",«serif»">Карточку надокумент можно заполнить сначала не полностью, до передачи документаруководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. Послерассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется,т.е. эти сведения вносятся в нее.
<span Times New Roman",«serif»">При четкомвзаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматриваетполученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотрруководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностьюрегистрационную форму.
<span Times New Roman",«serif»">Заполнивкарточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую винформационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
<span Times New Roman",«serif»">Прирегистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будутиспользованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.