Реферат: Оформление машинописных документов

Специфика работысекретаря заключается в том,что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлённымипредметами труда (документы,технические средства), но и осуществлять много­численныеконтакты с людьми:руководителем, сотрудниками,посети­телями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что сек­ретарю приходится сталкиватьсяс большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степенитрудности, необходимостьювыполнять параллельно несколько работ. Нередко непо­ладки в работе секретаря являются следствием его негативныхдело­вых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективновыполнять работу, если секретарь не имеет полного представленияо роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своейорганизации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполненииопределённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняютдруг друга. Зна­ние правил приёма посетителей и эффективное применениена практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выде­лять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность,организованность, пунктуальность, осведомлённость,дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошаяпамять, преданность работе.

Для того чтобы выработать и развитьназванные деловые каче­ства, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств.В зависимости от полученного воспитания степень развития личных ка­честв улюдей различив, многое здесь определяется и индивидуаль­ными склонностями,привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенныеличные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие,добросовестность, отзыв­чивость, умение адаптироваться, скромность,аккуратность, доброжелательность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному сек­ретарю, можно отметитьи такие, как умение быстро вникать в суть событийили явлений; общительный характер и контактность,которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетите­лями,сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений;артистизм- качество, которое поможетсекретарю преодолеть личные эмоции ради дела,провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельномуобучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматриваякандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, каксемейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса взначительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все названные деловые и личныекачества, необходимые секрета­рю, не даются человеку в готовом виде. Нуженповседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе визбранной профессии.

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">

<span Times New Roman",«serif»">ТРЕБОВАНИЯ КДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

<span Times New Roman",«serif»">

Требования к машинописному исполнениюорганизационно-распорядительных документов учитывают особенности широкоприменяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандарт­нымихарактеристиками их печатающих элементов.

В основу требований к машинописномуоформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиесяв РФ.

На пишущей машине оформляют  такие реквизиты, как адресат, грифутверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и датувходящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения,подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя иномер его телефона.

Если документ оформляется не набланке, то машинописным спо­собом оформляются также реквизиты, установленныеГОСТ6.39 — 72, в заголовочной частидокумента (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Основные требования к документам,оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ6.38 — 72, часть2.

Для сокращения времени печатаниядокументов применяются та­булирование.

ГОСТ6.36 — 72 установил, что для печатания документов испо­льзуют восемьстандартных положений табулятора:

0-граница левого поля;

1 -после5 печатных знаков от границы левого поля;

2 -после16 печатных знаков от границы левого поля;

3 -после24 печатных знаков от границы левого поля;

4 -после32 печатных знаков от границы левого поля;

5 -после40 печатных знаков от границы левого поля;

6 -после48 печатных знаков от границы левого поля;

7 -после50 печатных знаков от границы левого поля.

Стандартом установлено, что от 0-го положениятабулятора пе­чатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министер­стваили ведомства, организации или предприятия, наименование ст­руктурного подразделения,индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа(абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (дляписем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящегодокумента, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без аб­зацев),отметку о наличии приложения, наименования должности в ре­квизите«подпись», гриф согласования, заверительную надпись «верно»дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку обисполнении документа и направлении его в дело.

Если втексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзацссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова«примечание» и «основание» также печатают от 0-го положениятабулятора, а относящийся к ним текст-через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документовтекстовую часть реквизитов «приложение» и «основание»,«примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора.

1-е положение табулятора используютдля обозначения начала абзацев в тексте.

2,3и 7-еположение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами исоставлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятораследует располагать коды по ОКПО и ОКУД.

От 4-го положения табуляторапечатают реквизит «адресат», но­мер страницы многостраничногодокумента.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты«гриф утверж­дения» и «гриф ограничения доступа кдокументу», а также второй ряд грифов согласования, то они располагаютсяна одном уровне двумявертикальнымирядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-гоположения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.

От 6-го положения табуляторапечатают расшифровку подписи в реквизитах «подпись», «грифутверждения» должностным лицом, во втором ряду «грифа утверждения»- отметки о заверении копии.

Перед печатанием того или иногодокумента на пишущей машине устанавливают только те стандартные положениятабулятора, кото­рые необходимы для группы изготовляемых документов,руководствуясь таблицей.

ГОСТ6.38 — 72 устанавливает также правила установки числа межстрочныхинтервалов при оформлении различных реквизитов документов.

При оформлении многострочныхреквизитов следует использова­ть строки максимальной длины в пределах размеров,допускаемых ГОСТ6.39 — 72, например:

ЗаместителюдиректораВНИИКИ

по научнойработе

Иванову0.Л.

103001,Москва, К-1, ул. Мира,4

При наименовании должности вреквизите «подпись»:

Начальник Управления труда

и заработной платы                                                                           А.С. Смирнов

Впоследнемпримере при оформлении реквизита, для которого стандартом установлено толькоего начало, общая длина реквизитов принята такой, чтобы осталось достаточноместа для других частей реквизита: «подпись», «личная подпись», «расшифровкаподписи».

Начало строк многострочныхреквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.

При печатании документов,содержащих на одной странице нес­колько реквизитов, необходимо из числастандартных выбирать такое сочетание межстрочных интервалов, которое потребуетминимальныхпо длительности операций для ихизменения.В соответствии с ГОСТ 6.38 — 72 текст документов на бумаге формата А4должен печататься через1,5 межстрочныхинтервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документовформата А5 по ГОСТ9327-60. Текстыдокументов, подготовляемых к изданию типографическим способом, печатают черездва межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящиеиз нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. При этомсоставные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения»,«отметка о наличии при­ложения», «гриф согласования»следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга2-4 межстрочными интервалами.

Из установленного стандартом числаинтервалов следует выби­рать сочетания, приводящие к наименьшим затратам труда.

Значения межстрочных интервалов,указанных в графах первыми, являются предпочтительными. Название вида документапечатают прописными буквами.

Построениеформуляра — образцаорганизационно-распорядительныхдокументов

Важная задача, связанная ссовершенствованием управления, — упрощениеработы с документами, ускорение их составления и оформ­ления. Её решению взначительной степени способствует создание стандартов унифицированной системыорганизационно-распорядитель­ной документации-ГОСТ6.33 — 72 и ГОСТ6.39 — 72. Они представ­ляют собой свод единыхнаучно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этихстандартов создаёт необхо­димые предпосылки для более полной унификациидокументов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированныхсистемах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общиеправила составле­ния документов, а также машинописного оформления отдельныхрекви­зитов. Длительной время организационно-распорядительная докумен­тацияразвивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностейслужебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ6.39 — 72 распространяется на организационно-распорядительнуюдокументацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительнойдеятельности центральных и местных органов госу­дарственногоуправления РФ, а также подведомственных импредприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к еёоформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре- образце требования к бланкам документов.

Формуляр - образец документа- этомодель унифицированной формы документа.

В формуляре- образце четко определены площади для размеще­ния различныхреквизитов документа, как постоянных, так и пере­менных, установлена длинареквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постоянный реквизит- это реквизит документа, наносимый при изготовленииунифицированной формы документа или бланка документа

Переменный реквизит- это реквизит документа, наносимый при составлениидокумента.

Под длиной реквизита понимаетсячисло знаков необходимое для записи его на документе.

Площадь унифицированной формыдокумента или бланка, предна­значенная для заполнения реквизитами, являетсярабочим полем до­кумента, а площадь, предназначенная для закрепления документав технических средствах хранения, для нанесения специальных изобра­жений, являетсяслужебным полем документа.

ГОСТ6.39 — 72 устанавливает два формата бумаги для создания документов- А4(210 X <st1:metricconverter ProductID=«297 мм» w:st=«on»>297мм</st1:metricconverter>) и А5 (147 Х<st1:metricconverter ProductID=«210 мм» w:st=«on»>210мм</st1:metricconverter>) по ГОСТ 9327 -60 «Бумага.Потребительские форматы». Для каждого формата устана­вливаются два вариантарасположения реквизитов —  угловое и продольное.

Стандарт устанавливает следующиеразмеры полей формуляра-образца: левое — <st1:metricconverter ProductID=«35 мм» w:st=«on»>35мм</st1:metricconverter>, правое — <st1:metricconverter ProductID=«8 мм» w:st=«on»>8мм</st1:metricconverter>, верхнее — 20, нужнее на листе форматаА4 - не менее19, а на ФорматеА5 - не менее<st1:metricconverter ProductID=«16 мм» w:st=«on»>16мм</st1:metricconverter>. Левое поле предназначено для подшивки документов,правое - резерв бумаги для износа(с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок опоступлении или исполнении документа, перено­се данных с него на машинныйноситель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листаразрешается печатать доку­менты со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобыразмер левого поля был<st1:metricconverter ProductID=«8 мм» w:st=«on»>8мм</st1:metricconverter>, правого — <st1:metricconverter ProductID=«35 мм» w:st=«on»>35мм</st1:metricconverter>, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

В документах, изготовленных набумаге форматаА4 и включающих содержательнуючасть, представленную в виде таблицы, допуска­ется располагать реквизитыпараллельно длинной стороне листа.

На чертежах штриховыми линиямиотмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях,номера рекви­зитов обозначены цифрами в кружочках.

Формуляр- образец устанавливает следующий состав реквизитов:

1   Государственный герб;

2 -эмблемаорганизации или предприятия;

3 — изображения наград;

4 — кодпредприятия, учреждения или организации по Общесоюз­ному классификатору предприятийи организаций (ОКПО);

5 -код формыдокумента по Общесоюзному классификатору упра­вленческой документации (ОКУД);

6 — наименование министерства иливедомства;

7 — наименованиеучреждения, организации или предприятия;

8 -наименования структурного подразделения;

9 -индекспредприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентскоготелеграфа), номер телефона, номер счёта в банке;

10 -названиевида документа;

11 -дата;

12 -индекс;

13 -ссылка наиндекс и дату входящего документа;

14 -местосоставления или издания;

15 -грифограничения доступа к документу;

16 -адресат;

17 -грифутверждения;

18 -резолюция;

19 -заголовокк тексту;

20 -отметка оконтроле;

21 -текст;

22 -отметка оналичии приложения;

23 -подпись;

24 -гриф согласования;

25 -визы;

26 -печать;

27 -отметка озаверении копии;

28-фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 -отметка обисполнении документа и направлении его в дело;

30-отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 -отметка опоступлении.

Для каждого конкретного видадокумента применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуюттолько докумен­там данного типа и являются обязательными, исходя из юридическихтребований.

Учреждения, организации ипредприятия, подпадающие под дейст­вие специальных положений, указываютреквизиты1, 2, 6 — 8, 13, 23, 24 всоответствии с правилами, устанавливаемыми этими положе­ниями, а реквизит9 при необходимости впечатывают в бланкдокумен­та машинописным способом или указывают в тексте.

Стандартом допускается размещениереквизитов1, 2, 3 на пло­щади, занимаемойреквизитами6, 7 и3. Реквизит2 можно распола­гатьна левом поле документа на уровне реквизита 7.

Если объём реквизитов15, 16 и17не позволяет разместить на этой площади реквизит16, то его можно располагать на любой сво­бодной площади рабочего полядокумента, кроме полей. Реквизит18 располагаетсятолько на лицевой стороне документа.

Вмногостраничных документах реквизиты22 — 23и З0 нужно располагать на последней странице.

Гриф согласования с организациями,подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в месте,предусмотрен­ном этим положением.

В документах, оформляемыхмашинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ,установленных формуля­ром- образцом.

Требования к бланкам

ГОСТ6.39 — 72 установил в качестве основных два вида блан­ков: общий бланк(для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Бланки должны конструироваться в соответствии сформуляром- образцом ОРД. Бланки каждоговида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположениярекви­зитов. На них должны быть напечатаны выпускные данные по ГОСТ 7.4 — 77: название типографии, номер заказа ипри необходимоститираж и формат бланка.

На общих бланках печатаютсяреквизиты1 — 3, 6 — 8 и14, трафаретные частиотдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полейи реквизитов4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24,а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.

Допускается изготовление бланковдля отдельных документов на основе общего бланка, который дополняется при этомреквизитами 5 и 10.

На бланках для служебных писемпечатаются реквизиты1 — 9, трафаретныечасти отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки дляполей и реквизитовII — 13, 16, 19, 20 иотметки для пробивки отверстий для подшивки.

На бланках документов учреждений,организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты6 — 10 и14могут печа­таться на национальных и русском языках. На бланках с угловым расположением реквизитов с начала печатают реквизиты на национальных языках, аниже- на русском. На бланках спродольным расположени­ем реквизитов слева печатают реквизиты на национальныхязыках, справа — на русском.

На бланках документов реквизиты6 — 10 и14в пределах пло­щади, отводимой им формуляром-образцом, могут располагаться одним из способов:

— центрованным (начало и конецкаждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

— флаговым (каждая строка реквизитаначинается от левой границы площади).

На бланках для служебных писемреквизиты4 и5 располагают­ся централизованным способом в зоне А.

Бланки документов должны печататься в однукраску. На бланках документов, предназначенных для механизированной обработки иавтоматического считывания информации, допускается нанесение служебныхотметок и вспомогательных линий цветом,отличным от цвета основных реквизитов бланка.

Реквизиты или их части, вносимыерукописным способом в доку­менты, предназначенные для размножения, следуетвыполнять чернила­ми или пастой чёрного цвета.

При печатании бланков применяютсятипографические шрифты раз­мером от 6-го кегля: по ГОСТ3489.2 — 71; 3489.4 — 71; 3489.5–71; 3489 — 71; 3489.10 — 71; 3489.33 — 72. Только для оформления ре­квизита7 допускается применение рисовальных шрифтовот 6-го до 24-го кегля.

При печатании на бланкахтрафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вноситсямашинописный текст, должны рас­полагаться на расстоянии, кратном межстрочномуинтервалу пишущих машин.

Организации, в которых общееколичество исходных документов составляет менее200 в год, могут пользоваться при оформлении до­кументов резиновымштемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствоватьтребованиям ГОСТ6.39 — 72.

Допускается применение такназываемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещениюреквизитов должны соот­ветствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем.Дополнительный реквизит «наименование должности» размещается нижереквизита «на­именование учреждения организации или предприятия».Решение об изготовлении и применении указанных бланков в организациях прини­маетсяминистерствами, государственными комитетами и ведомствами, в ведении которыхнаходятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться набланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части.

Бланки с продольным расположением реквизитовзаголовочной части применяют в случаях, когда наименования организации и выше­стоящихорганизаций, которым она подчинена, содержат большое количество печатныхзнаков. Такие бланки применяются, например, в организациях союзных и автономныхреспублик.

При разработки бланков дляотдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа иотдельные реквизиты, присущие только данному виду документа.

В реквизите «место составленияили издания» сокращение «г.» при обозначении городов Москва,Санкт-Петербург и др. не употребляется,например: Москва г. Баковка Одинцовского р-на Московской обл.

Бланки документов должны печататьсякраской чёрного или другого насыщенного цвета на бумаге белого цвета. Висключительных случаях допускается применение бумаги, слабо окрашенную в светлые тона.

Изображение Государственного гербаРоссии в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной частипомещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита«наименование министерства или ведомства» или «наименованиеучреждения, организации или предприятия».

На бланках с продольным расположениемреквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посредине верхнего полябланка. Этот реквизит помещают на бланках документов предприятий, учреждений иорганизаций в случаях, предусмотренных законодательством России, причём воспроизводимоеизображение Государственного герба должно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

В качестве эмблемы организацийиспользуют наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания),принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены«Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)», утвержденнымГоскомизобретений в1973году.Заменять наименование организации её эмблемойнедопускается.

Предприятия, объединения,учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами, имеют правовоспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать ихв наименование своей организации.

В бланке должны быть указанынаименование министерства (государственного комитета или ведомства), объединения(комбината) и организации, например:

Государственный комитет России по народному образованию

Московский городской комитет понародному образованию

Профессионально-техническое училище№5

Наименование организации,выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурногоподразделения должны соответствовать наименованиям, установленнымсоответствующими правовыми актами.

Вместо полного наименованиявышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование,установленное соответствующим правовым актом, например:«Минпромстрой»-вместо«Министерство промышленного строительства» или«Главсибирпромстрой» вместо-«Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири».Наименование организации можно выполнять рисованным шрифтом.

Наименование структурногоподразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланкиорганизации ниже её наименования.

Порядок и форма записи сведений опочтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем,должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи России.

Заголовок к тексту

Документы формата А4 по ГОСТ9327 — 60должны иметь заголовок к тексту.На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок ктексту не составляется.

Заголовок к тексту должен краткораскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективногопоиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всеготекста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычноисполнитель (составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным.Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного,отвечая на вопрос о чём?: «Об изменении...»,«О направлении...», «Об отмене...».

Если в документе отражено нескольковопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчнымибуквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через1межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка послезаголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то ихставят.

В заголовке допускается применятьсокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии ипунктуации.

В документе большого объёма илиотражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовкиоформляют потем же правилам, что и заголовки.

Требования к текстам документов

Текст-основной реквизит документа.Текст документа печатают через2 — 4межстрочных интервалапосле реквизита «заголовок ктексту» от 0-го положения табулятора. Абзацывтекстепечатают от 1-го положения табулятора после5печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегченияработы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.

На документах формата А4 текстпечатают через1,5межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через1межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемыхк изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочныхинтервала.

Текстыорганизационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонахлиста. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемыеминистерствами и ведомствами России.

Простейшей частью текста являетсяабзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль ипредставляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащийне более 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуетсяразделять на две основные части. В первой части указывается основаниесоставления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения,распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуетсясообщать основание или причинысоздания документа, а во вторых-решение, распоряжение,просьбу.

Вотдельных случаях текстдокумента может содержать только заключительную часть: приказы-распорядительную часть без преамбулы, письма-просьбу без пояснений и т.п.

Для конкретного вида документарекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемуюсоответствующим распорядительным документом учреждения. При наличиигосударственного стандарта на данный вид документа еготекст строится в соответствии сдействующим стандартом.

При подготовке текста документа должнысоблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральностьизложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотови стандартизация терминов.

Уровень составления текстовдокументов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник,составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей,стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание егосмысла.

В отличие от стиля  художественной литературы в деловом стиле документовне допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор(переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённойидеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа недолжно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов впредложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, кгазетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.

При подготовке текста документарекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Документы, содержащие информациюпо различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты,обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты,подпункты).

2. Разделыдолжны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 — 68.

3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.

4. Использовать обратный порядок слов впредложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие илина субъект действия.

5. Заменять отглагольныесуществительные, особенно в распорядительных документах, соответствующимиглаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределеннойформы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.);заменять местоимения существительными, например: училищу требуется,министерство просит.

6. Использовать в распорядительныхдокументах языковые конструкции повелительного (императивного) характера;применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе),предлагаю (в указании), решил (в решении).

В постановлениях (решениях)коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьеголица единственного числа, например: коллегия постановляет.

В других видахорганизационно-распорядительных документов используется следующая формаизложения:

от первого лица единственногочисла: считаю необходимым, прошу выделить;

от первого лица множественногочисла: просим направить, направляем на рассмотрение;

от третьего лица единственногочисла: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.

Текст документа, представленный ввиде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 — 68. Таблицымогут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следуетпронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложенийможет быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена однатаблица, то её не нумеруют и слово «таблица» не пишут.

Текстовая часть документа может быть представленатакже в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст,который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по рядупризнаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков,расположенных в определённой последовательности, а переменной — их конкретнаяхарактеристика.

Трафарет содержит информацию в видепредложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнениикоторых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, какправило, непосредственно на бланках.

Стиль и язык служебных документовдолжны отвечать таким принципам, как:

1.Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современногорусского языка.

2.