Реферат: Excel и Access

ВВЕДЕНИЕ

            

ВпервыеWindowsбылавыпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В течение 1987-1989 гг.появилось большое количество мощных и удобных программ, работающих в среде Windows,например, MicrosoftWordдля Windows, Excel, AldusPageMakerит.д., что обусловило все растущую популярность Windowsупользователей. А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г. и предоставившейдополнительные удобства пользователям, Windowsначаласвое победоносное шествие, став фактически стандартом для IBMPC — совместимых компьютеров.

Windows — этографическая оболочка, которая открывает новые возможности в использованииперсонального компьютера. Windowsпредставляет собойинтегрированную среду, которая позволяет создать удобное окружение для запускапрограмм, обеспечив при этом одновременную работу сразу нескольким приложениям.

Каждаяпрограмма в Windowsимеет хотя бы одно окно, которое предназначено для связипользователя с данной программой. Экран монитора представляется в Windowsкакрабочий стол, на котором располагаются окна работающих в данный моментпрограмм. Программа также может быть представлена в виде небольшого изображения- иконки. Соответственно, любое окно (программа) может быть сжато до иконки ивосстановлено в нормальных размерах. Это существенно повышает информационнуюемкость экрана при работе с Windows. Все это объединяется удобнымуправлением, рассчитанным, в основном, на применение мыши.

Помимобольшого набора программ, характерных для интегрированной среды, текстового играфического редактора, базы данных и т.п., — Windowsподдерживает обширный программный интерфейс, что позволяет создавать своисобственные программы для работы в среде Windows.Изучение этого программного интерфейса важно уже и потому, что этот интерфейсстал

стандартом и поддерживаетсямногими производителями вычислительной техники и программного обеспечения.

Ниже мырассмотрим один из наиболее распространенных и популярных среди пользователейперсональных компьютеров программный пакет MicrosoftOfficeипокажем некоторые возможности одной из его программ управления данными Access, предназначенную главнымобразом для программистов и поставляемую только в составе профессиональногоиздания пакета Office.

 1. MicrosoftOffice

Большинствообычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами.Например, вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы сэлектронными таблицами — другой, программу деловой графики — третьей, апроизводительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой.В чем дело?  Да  просто эти программы не предназначены длясовместной работы.

Ксчастью, решение у этой проблемы есть: пакет MicrosoftOffice,который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

Элементыинтерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются“  друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office — этонечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его названиеподсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческогоприменения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами иизображениями.

Носамое привлекательное в пакете Officeто, что связывает этиприложения воедино, — все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок,  которые выглядят очень похоже. Научившисьработать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степенипродвинетесь в изучении остальных. К тому же в пакете имеется простой виспользовании управляющий центр — Диспетчер MicrosoftOffice,позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получатьподробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета Officeвходят:

1.1. Большиеприкладные программы

1.<span Times New Roman"">    

WORD — мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложностииз разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень илиброшюру.

Это ужеобщепризнанно — редактор Wordфирмы Microsoftявляется сегодня самойпопулярной в мире программой. Wordначинен “быстрыми“ командами и самыми современнымисредствами такими, как встроенная программа проверки правописания и словарьсинонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовымишаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры безбольших усилий.

2.<span Times New Roman"">    

EXCEL — производит с числами то же, что Wordс существительными и глаголами. Каждый, ктоработает с цифрами, почувствует себя в среде Excelкакрыба в воде. Программу Excelиспользуют для составлениябюджетов и финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы играфики, для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также длясортировки длиннейших списков в считанные секунды.

Спомощью электронных таблиц Excelможно впечатывать числа строкуза  строкой и столбец за столбцом, будучивполне уверенным в том, что Excelправильно сложит, вычтет,умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

3.<span Times New Roman"">    

PowerPoint — позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно отличающуюся броскойграфикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, можнопревратить документ, подготовленный в редакторе Word, впрезентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа состоит в том, чтобырекламировать изделия, идеи или проекты, то PowerPointбудетпросто необходим.

4.<span Times New Roman"">    

ACCESS — представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главнымобразом для программистов. Accessпоставляется только в составепрофессионального издания пакета Office.

1.2. Программы — помощники:

·<span Times New Roman"">    

Программа Graph,позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

·<span Times New Roman"">    

Программа OrganizationChartпоможет создать штатное расписание фирмы.

·<span Times New Roman"">    

Программа EquationEditorкажется довольно сложной, если нет базового образования по математике.

·<span Times New Roman"">    

Программа WordArtпоможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобыиспользовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

·<span Times New Roman"">    

Программа ClipArtGalleryможетпросмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации дляинформационного бюллетеня или  презентации.

1.3. Системаоперативной помощи:

·<span Times New Roman"">    

Пакет Officeи его приложения изобилуютполезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или инуюоперацию.

·<span Times New Roman"">    

Талантливые Мастера (Wizards)проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

·<span Times New Roman"">    

Карточки — шпаргалки (CueCards)предложат подробные указания, которые

    постоянно будут перед глазами во времяработы.

·<span Times New Roman"">    

Функция Просмотр (Preview) иПримеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

1.4. ДиспетчерMicrosoft Office (MOM):

МОМпозволяет запустить любую программу пакета Office. Егоможно даже использовать для управления всей работы ПК.

2. MicrosoftAccess

2.1. Основные сведения

ПриложениеMicrosoftAccess97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разряднойсистемой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных– это совокупностьструктурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавлениевыборку и отображение данных.

Реляционнаябаза данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зренияСУБД не отличаются  от программэлектронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции базданных.

Существует три принципиальныхотличия между СУБД и программами электронных таблиц:

1.<span Times New Roman"">    

СУБД разрабатываются с целью обеспеченияэффективной                  обработкибольших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляютсяэлектронные таблицы.

2.<span Times New Roman"">    

СУБД может легко связывать две таблицы так, чтодля пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такуювозможность в электронных таблицах практически невозможно.

3.<span Times New Roman"">    

СУБД минимизируют общий объём базы данных. Дляэтого таблицы, содержащие  повторяющиесяданные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access–мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаютсясо всеми удобствами и преимуществами Windows.

Какреляционная СУБД Accessобеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяетодновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradoxили dBase.

Работая в среде MicrosoftOffice,пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Accessтекстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel),презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internetможнонапрямую взаимодействовать с данными из WorldWideWebитранслировать представление данных на языке HTML,обеспечивая работу с такими приложениями как InternetExplorerи NetscapeNavigator.

Accessспециально спроектирован для создания  многопользовательских  приложений,где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Accessреализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Базаданных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитаютразделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы,запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

Впоследних версиях Accessпредставлен новый формат файла (MDE)–библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотряна то, что Accessявляется мощной и сложной системой, его использование несложно для непрофессиональных пользователей.

2.2. Системные требования

1.<span Times New Roman"">    

80486DX33 или мощнее

2.<span Times New Roman"">    

Windows95/98/2000 или WindowsNT(версия не ниже 3.51)

3.<span Times New Roman"">    

Не мене 12 Мб оперативной памяти (для совместнойработы с другими приложениями не менее 24 Мб)

4.<span Times New Roman"">    

Около  100Мб дискового пространства (только для Accessи новых баз данных).

2.3. Основные функции

1.<span Times New Roman"">    

Организацияданных. Создание таблиц и управление ими.

2.<span Times New Roman"">    

Связываниетаблиц и обеспечение доступа к данным. Accessпозволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с цельюпоследующего соединения нескольких таблиц в одну.

3.<span Times New Roman"">    

Добавлениеи изменение данных. Эта функция требует разработки и реализациипредставленных данных,  отличных оттабличных (формы).

4.<span Times New Roman"">    

Представлениеданных. Accessпозволяет создавать различныеотчёты на основе  данных таблиц и другихобъектов базы данных.

5.<span Times New Roman"">    

Макросы.Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Впоследних версиях Accessмакросы используют для совместимости.

6.<span Times New Roman"">    

Модули.Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на AccessVBA(диалект VisualBasicApplication). Этипроцедуры можно использовать для сложныхвычислений. Процедуры       на AccessVBAпревышают возможности стандартных макросов.

7.<span Times New Roman"">    

Защитабазы данных.Этисредства  позволяют организовать работуприложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированныйдоступ к базам данных.

8.<span Times New Roman"">    

Средствапечати. С помощью этой функции Accessпозволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Accessтак жепозволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готовогоприложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумеваетпоставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODEToolsвключает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения ипрограммы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах,на которых не установлен Access.

2.4. Элементы базы данных

1.<span Times New Roman"">    

Таблицы. Вбазе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так жеимпортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управленияэлектронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

2.<span Times New Roman"">    

Запросы. Припомощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию изразных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3.<span Times New Roman"">    

Формы. Формыпозволяют отображать данные  из таблиц изапросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять иизменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4.<span Times New Roman"">    

Отчёты.Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, вкрасиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

5.<span Times New Roman"">    

Макросы(см. выше)

6.<span Times New Roman"">    

Модули.Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработкисобытий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для созданияфункций настройки, для автоматического выполнения  операций над объектами базы данных ипрограммного управления операциями, т.е. добавление VBA-кодапозволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелямиинструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложениянеобходимость помнить последовательность

выбора объектов базы данныхдля выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данныхможет содержать до 32768 объектов.

Всостав Access  входит множество мастеров, построителей инадстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

2.5. Таблицы

1.<span Times New Roman"">    

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесс создания объектабазы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которыхможно установить требуемые ха­рактеристики создаваемого объекта. Мастер таблицпозволяет создать но­вую таблицу на основе 33 образцов таблиц деловогоприменения и 20 об­разцов таблиц личного применения (для английской версии Access  со­ответственно 77 и 44). Многие таблицы базыданных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц.

ИспользованиеМастера таблиц служит отличным примером, позволяю­щим понять общую процедуруработы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеетограниченные возмож­ности в настоящих приложениях. В большинстве случаев длясоздания таблиц ис­пользуется импорт или связывание данных с другими базамиданных или электронными таблицами.

2.<span Times New Roman"">    

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Если импортировать илисвязать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора,который позволяет определить требуемую струк­туру таблицы. В режимеконструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, атакже некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется вверхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланкомструктуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части ок­на таблицы,открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а такжекраткое описание активного свойства таблицы.

3.<span Times New Roman"">    

Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access  дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме  таблицы. При этом Accessсоздает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, соструктурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводитьданные прямо в таблицу. При ее сохранении Ac­cess  анализирует данные и выбирает тот тип длякаждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Созданиетаблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеютсодержательных имен, так что  почтивсегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Крометого, из примера Accessне всегда может правильно определить тип данных.Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать объекты OLEимемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структурутаблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии временипо сравнению с традиционным способом оп­ределения полей и установки их свойствв структуре пустой таблицы.

Приразработке структуры таблицы необходимо указать, какую информа­цию она должнасодержать. После того как определена информация, которая должна быть включена втаблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имениполя, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя полякак можно больше информации о его содержимом, но в то же время старатьсяизбегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицахмогли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались поэтим полям). Access  также позволяетиспользовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того,что Access  использует имена полей при определенииусловий целостно­сти данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнениятаблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таб­лицами базы данных,определить ключевое поле и соз­дать индексы.

Связь между таблицамиустанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычномежду полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующимему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице.Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной, а таблица,содержащая внешний ключ — связанной.       Существует четыре вида отношений:

·<span Times New Roman"">       

Один к одному.  При использовании отношения «один кодному» за­пись в таблице «А» (главной таблице) может иметь неболее одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) инаоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данныемогут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один к одному»используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицыпо соображениям защиты. В таблицах свя­занных отношением «один кодному» ключевые поля должны быть уникальными.

·<span Times New Roman"">       

Один ко многим. Связь с отношением«один ко многим» является наиболее часто используемым типом связимежду таблицами. В такой связи каждой записи в таблице «А» могутсоответствовать не­сколько записей в таблице «В», а запись в таблице«В» не может иметь более одной

·<span Times New Roman"">       

соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице«А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием«один ко многим» таблиц «А» и «В» можнорассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц«В» и «А».

·<span Times New Roman"">       

Многие к одному. При использованииотношения «многие к одному» одной записи в таблице «А» можетсоответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в таблице«В»  может иметь более однойсоответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А»ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один ко многим» таблиц «А» и«В» можно рассматривать как связь с отношением «многие кодному» таблиц «В» и «А».

·<span Times New Roman"">       

Многие ко многим. При использованииотношения «многие ко мно­гим» одной записи в таблице «А»могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а одной записив таблице «В» несколько запи­сей в таблице «А». В этомслучае не требуется уникальности ключе­вых полей таблиц «А» и«В». Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющихтолько внешние ключи.

          Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковыеимена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемыеполя типа «Числовой» должны иметь одинаковые значения свойства«Размер поля». Исключениями из этого правила являются поля счетчика споследовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полямиразмера «Длинное целое». Существует возможность создать связь между текстовыми полями разнойдлины, но это может вызвать сложности при создании запросов.

Автоматическоеобеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Еслина связь между таблицами наложены условия ссылочной целостно­сти, то Access  не позволяет добавлять в связанную таблицузаписи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменятьза­писи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таб­лицепоявятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять за­писи в главнойтаблице, для которых имеются подчиненные записи в свя­занной таблице. Условияцелостности данных определяют систему правил, используемых в Access  для поддержания связей между записями всвязанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление илиизменение свя­занных данных. После наложения условий целостности данных наопера­ции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввестив поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержа­щееся в ключевомполе главной таблицы.

Необходимо так же определитьпервичный ключ. Если таблица никогда не будет использоваться в качествеглавной, то ключ для нее определять не

нужно. В главных таблицах обычно содержится ин­формацияо реальных объектах, причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись.Определение ключа таблицы является простейшим способом предотвра­щенияпоявления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен бытьопределен первичный ключ. Ac­cess считает таблицы, у которых такой ключ не определен, подозри­тельными.При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диалоговое окно,сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ можно определить и всвязанных таблицах, что поможет избежать появления повторяющихся данных. Ключтаблицы можно задать по значению нескольких полей.  Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но можетпотребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексыпозволяют ускорить поиск данных в тех полях таб­лицы, по которым онапроиндексирована. Каждая таблица Access  может иметь до 32 индексов, 5 из которыхмогут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Темне менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы ивсех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процессзаполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматическиобновляются все индексы).

Одним из основных принциповразработки реляционных баз данных явля­ется то, что все данные, содержащиеся вполе таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицынеобходимо задать тип дан­ных. По умолчанию используется тип данных«Текстовый». При задании типа дан­ных поля можно также указать размер, формат идругие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовыхданных.

Основные типы данных:

1.<span Times New Roman"">    

Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

2.<span Times New Roman"">    

МЕМО.Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

3.<span Times New Roman"">    

Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа(размера) зависит точность вычислений.

4.<span Times New Roman"">    

Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся придобавлении новой записи в таблицу.

5.<span Times New Roman"">    

Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно издвух возможных значений.

6.<span Times New Roman"">    

Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математическихвычислениях.

7.<span Times New Roman"">    

Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

8.<span Times New Roman"">    

Поле объекта OLE.Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не можетбыть ключевым или проиндексированным.

9.<span Times New Roman"">    

Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

2.6.Запросы

Запросыявляются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Онииспользуются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы.Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей,чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использоватьдля получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представлениесвязанных элементов данных.

В Accessсуществует четыре типа запросов для различныхцелей

·<span Times New Roman"">       

Запросына выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в видетаблицы.

·<span Times New Roman"">       

Перекрестныезапросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате,похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализаданных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величиниз некоторого множества записей.

·<span Times New Roman"">       

Запросына изменениеиспользуютсядля создания но­вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений вдан­ные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи изтаблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструкторазапроса.

·<span Times New Roman"">       

Запросыс параметрами—этотакие запросы, свой­ства которых изменяются пользователем при каждом запуске.При запуске за­проса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужноввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е.параметр можно добавить к запросу любого типа.

2.7. Формы

Формы Access  позволяют создавать пользовательскийинтерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функцийможно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества дляпредставления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяюттакже создавать списки значений для полей, в которых для представлениямножества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная формаускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формысоздаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода иредактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и

объектовOLE. Формасостоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления:динамические (отображающие данные из таблиц), и статиче­ские (отображающиестатические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access  являются многофункциональными; они позволяютвыпол­нять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позво­ляютпроизводить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, вклю­чающие другиеформы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислятьзначения и выводить на экран результат.

<span Times New Roman",«serif»">Приложениядля работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

·<span Times New Roman"">       

Управлениетранзакциями. Эти формы, работают непо­средственно с таблицами, приусловии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактированияинформации в более чем одной таб­лице используется единственная форма, то можносоздать запрос на обнов­ление, включающий все нужные поля, а затем создатьформу на основе этого запроса. Главная форма также может использовать единственную таблицу в качестве источникаданных, но, кроме того, вклю­чать подчиненные формы, в качестве источника данных которых используются другиетаблицы.  Подчиненная форма, котораяпоявляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра идобав­ления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

·<span Times New Roman"">       

Доступк данным. Такие формыпредназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные толькодля доступа к данным, можно разрабаты­вать как с целью перспективногопланирования действий, так и для приня­тия экстренного решения. Экстренноерешение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставлениебольшого кредита клиен­ту, или посылка представителя по продажам дляопределения причины от­каза клиента от товара. Приложения Access  позволяют использовать три уровня вложенностиформ: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущуюподчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, вкачестве источ­ника данных часто используют запросы, которые суммируют данныепо временным промежуткам.

·<span Times New Roman"">       

Администрированиебаз данных. Приложения этой категории выпол­няют административныефункциитакие,как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей кобъектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, пе­риодическоеуплотнение базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложения для администрированиябаз данных тре­буют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся вбазе данных.

Простейший путь созданияосновной и подчиненной форм -  использова­ниеМастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без),содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создаетбазовый внешний вид фор­мы и добавляет текстовые поля для отображения иредактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли выпрофессиональ­ным разработчиком приложений или начинающим пользователем, исполь­зованиеМастера форм заметно упрощает и ускоряет про­цесс создания простых форм,которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

2.8. Отчёты

Конечнымпродуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access  отчет представляет собой специальный типнепрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, которыйможно распечатать и распределить между потребителями, Accessкомбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версияформы может служить отчетом.

<s

еще рефераты
Еще работы по программному обеспечению