Реферат: Работа с запросами в MS Access 97

ВСТУП

Програмнезабезпечення для роботи з базами даних використовується на персональнихкомп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних – це набір записів і файлів, якіорганізовані спеціальним чином. В комп’ютері, наприклад, можна зберігатипрізвища і адреси друзів або клієнтів. Можливо, зберігати всі свої листи, івони згруповані по адресатам, або набір файлів з даними по фінансовим справам:отримані або виставлені рахунки, витрати по чековій книжці або балансам. Один зтипів баз даних – це документи, які набрані за допомогою текстових редакторів ізгруповані за темами. Другий тип – файли електронних таблиць, які об’єднані вгрупи по характеру їх використання. Щоб керувати даними, які розкидані посотням таблиць і файлів використовуються системи керування базами даних (СКБД).Microsoft Access 97 саме є такою системою.

Майжевсі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керування базами даних.Назва “реляційна” пов’язана з тим, що кожний запис в такій базі даних маєінформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного об’єкту. В реляційнійСКБД всі дані представлені в вигляді таблиць. Інформація про об’єктивизначеного виду представляється в табличному вигляді – в стовпчиках таблицімістяться різні характеристики об’єктів – атрибути (наприклад, адресиклієнтів), а рядки призначені для опису величин всіх атрибутів окремого об’єкта(наприклад, дані про конкретного клієнта). В випадку, коли використовуютьсяфункції СКБД для вибору інформації з однієї або декількох таблиць (виконуєтьсязапит, що є темою даної дипломної роботи), результат представляється у виглядітаблиці. Більше того, можна виконати запит із використанням результатів іншого запиту. Можна об’єднати інформацію здекількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру іопис даних, роботу з ними і організацію колективного користування інформацією.СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує каталогізацію і веденнявеликих об’ємів інформації, яка зберігається в численних таблицях. СКБД включаєв себе три основних типа функцій: визначення даних, їх обробка й керуванняданими. Усі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

В базі даних Accessосновними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Таблиця– об’єкт, який використовується для збереження даних. Таблиця складається зполів (стовпчиків), в яких зберігаються різні дані, і записів (рядків). Взаписи зібрана вся інформація про деякий об’єкт. Запит – об’єкт, який дозволяєкористувачу отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створеннязапиту можна використовувати бланк QBE(запит по зразку)або інструкцію SQL. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення абододавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці,використовуючи дані з одної або декількох існуючих таблиць. Форма – об’єкт,призначений в основному для вводу даних, відображення їх на екрані абокерування роботою додатку. Звіт – об’єкт, призначений для створення документа,який в подальшому може бути роздрукований або включений в документ іншогододатку.

1.<span Times New Roman"">    СТВОРЕННЯЗАПИТІВ НА ВИБІРКУ ДАНИХ

Запитидають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використаннямданих однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати дані з пов`язанихтаблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів.

Запитна вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, але і для їхпоновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна використовуватидля зміни роботи запиту.

Врежимі таблиці доступні самі різні операції з даними — огляд, сортування,фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходиться проводитиобчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразити потрібні дані можназа допомогою запитів.

Післявиконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і інших запитівбази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну дані вставляються,поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набір записів, якімістять відібрані дані. В більшості випадків з набором записів можна працюватитак само, як з таблицею: можна проглянути і відібрати інформацію,роздрукувати  і поновити дані. Але навідміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базіданих.  Access створює набір записів зданих таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінити дані в наборізаписів,  Access внесе відповідні зміни втаблицю, на базі яких побудований запит.

Прививченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим способом виділенняданих, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запити можуть слугуватиджерелами даних таких елементів керування, як список і поле зі списком, щоспрощує введення даних.

Щобвідкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, і вікні бази даних потрібноперейти на вкладку Запрос інатиснути кнопку Создать, якаміститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу Новыйзапрос. В нас є вибір: створити запит самостійно в режимі конструктора абоскористатися допомогою майстра для створення одного з декількох типів запитів.Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора, треба виділити його ім`я навкладці Запрос і натиснути кнопку Конструктор. Запит відкривається врежимі Конструктор. В верхній частині вікна запиту знаходяться списки полів(назви стовпчиків таблиці), в нижній частині — бланк запиту.

Вибір даних з однієї таблиці

Одназ переваг запитів є те, що вони дозволяють достатньо швидко відібрати необхіднідані з декількох пов'язаних таблиць. Але запити корисні і при роботі з одною таблицею.Всі методи, які використовуються для роботи з єдиною таблицею, підходять і дляскладних багатотабличних запитів.

Найкращеза все створити запит на основі одної таблиці так: відкрити вікно бази даних,вибрати потрібну таблицю, розкрити список кнопки Новый объект на панеліінструментів і вибрати пункт Новыйзапрос і натиснути кнопку ОК (якщорядок Имя таблицы не виводиться вбланку запиту, слід вибрати команду Вид/Именатаблиц). Відкривається вікноконструктора, воно розділене на дві частини (мал. 1). В верхній частинізнаходяться списки полів таблиць або запитів, на підставі яких створюєтьсяновий запит. В нижній розміщений бланк QBE (Query By Example — запит позразку), в якому виконується вся робота по створенню нового запиту. Кожнийстовпчик бланку представляє одне поле, яке використовується в запиті. Поле можепросто належати одній з таблиць, бути обчислюваним (його значеннярозраховується на основі одного або декількох полів таблиці), або підсумковим,яке використовує одну із вбудованих функцій Microsoft Access.

<img src="/cache/referats/14649/image002.jpg" v:shapes="_x0000_s1048">
Мал. 1. Вікно бланка запиту

 Полям запиту можна надавати імена, які будутьвідображатися і заголовках стовпчиків при виведенні набору записів запиту, адля генерації обчислюваних полів можна використовувати вирази любого ступенюскладності.

Взв’язку з тим, що була виконана команда  Вид/Имена таблиц, в даному рядку бланказапиту  Access виведе ім’я таблиці, зякої вибране поле. В третьому рядку бланка можна задати, чи потрібно виконуватисортування по вибраному або обчислюваному полю.

Прапорців бланку Вывод на екран відповідаютьза вивід на екран полів в наборі записів. По замовчуванню  Access виводить на екран всі поля, якімістить бланк запиту. Але деякі поля включаються в запит тільки для відборупотрібних записів, а виводити їх на екран зовсім не обов`язково. Щоб виключититаке поле з набору записів, треба зняти його прапорець в рядку  Выводна екран.

Для введення умов відбору записів використовується рядок Условие отбора і рядок или.

Першимкроком при створенні запиту є вибір полів, які включаються в набір записів. Цеможна зробити, просто перетягнувши поле в потрібний стовпчик бланка зі спискуполів в верхній частині вікна. При перетягуванні поля вказівник мишкиперетворюється в маленький прямокутник.

Якщопотрібно включити в запит всі поля таблиці, то достатньо перетягнути значок “*”зі списку полів в бланк QBE.

Іншийспосіб ввести в запит всі поля таблиці — це двічі клацнути на заголовку спискуполів в верхній частині вікна: таким чином виділяються всі поля таблиці. Потімперетягнути виділені поля в рядок Полебланка запиту. Вказівник миші перетвориться в значок з зображеннямдекількох прямокутників, який показує, що перетягуються декілька полів. Коливідпускається кнопка миші,  Accessпомістить в бланк запиту всі поля таблиці.

Встановлення властивостей полів

Взагальному випадку поля, які виводяться в наборі записів запиту, наслідуютьвластивості для відповідних полів таблиці. Можна задати інші значення наступнихвластивостей: Описание (інформація,яка виводиться в рядку стану вікна запита в режимі таблиці, коли поле стаєпоточним), Формат поля(представлення даних на екрані), Числодесятичных знаков (для числових даних), Маска ввода і Подпись(заголовок стовпчика).

Щобзадати властивості деякого поля, потрібно клацнути на любій чарунцівідповідного стовпчика в бланку запита і натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів або вибрати команду Вид/Свойства.

Введення умов відбору

Якщо потрібно відібрати записи з конкретним значенням поля,треба ввести його чарунку Условие отборацього поля. Текстове значення, яке використовується в якості умови відбору,повинне бути вміщене в лапки.

Ввипадку, якщо нас цікавить декілька значень, вводяться в рядок Условие отбора  і розділяються логічним оператором OR.

Коливводяться умови відбору для декількох полів, то всі вирази в рядку   Условиеотбора  або в рядку или повинні приймати значення Істинадля любого запису, який включається в набір записів запиту. Це означає, що  Access виконує логічну операцію AND над умовами відбору, які знаходятьсяв одному рядку. Щоб результат операції  AND мав значення  Істина, умови повинні бути істинними; тількив цьому випадку запис відбирається запитом. Наприклад, ми вибираємо записи зтаблиці, в якій знаходяться дані про робітників. Умовою відбору обрано полеЗагальний стаж і його значіння:

>10  AND <20

Цеозначає, що будуть відібрані тільки ті записи (з даними про робітників)значення  яких відповідає обом умовам врядку  Условие отбора (стаж більше 10 років, але не перевищує 20). Всіінші записи в таблицю запиту не попадуть.

Колизадаються для деякого поля декілька умов відбору, які з’єднані логічнимоператором  OR, то для того, щоб запис був відібраний запитом, істинним повиннабути хоча б одна з них. Є два способи задати декілька пов’язаних оператором OR умов для одного поля. Можна ввестивсі умови в одну чарунку рядка Условиеотбора і з’єднати їх оператором OR. Наприклад,з таблиці про поставників продукції запис в чарунці Условие отбора:

“Київ”  OR “Вінниця”,

означає,що будуть відібрані всі записи про поставників, що знаходяться в містах Київ іВінниця.

Іншийваріант: введення кожної умови в окрему чарунку рядка или. При використанні декількох рядків или для відбору запису достатньо виконання всіх умов в одному зрядків или.

Окрімзвичайних операторів порівняння  Accessпропонує три спеціальних оператора, корисних для відбору даних, які виводятьсяв наборі записів запиту.

BETWEEN. Визначає діапазон значень. Between 10 означає те саме, що і вираз And20 >=10 And <=20.

IN.Задає список значень, що використовується для порівняння. Вираз  IN(“Київ”,“Вінниця”) означає те саме, щоі  вираз “Київ”  OR “Вінниця”.

LIKE.Оператор, корисний для пошуку зразків в текстових полях. В зразок пошуку можнавключити символи шаблона, “?” заміняє любий символ в даній позиції, а “*”означає любу кількість символів в даній позиції. Символ “#” вказує, що в данійпозиції повинна бути цифра.

Умови відбору для дат і часу

MicrosoftAccess зберігає значіння дат і часу  якчисла з плаваючою комою і з подвійною точністю. Значіння з лівого боку віддесяткової коми відповідає даті, а дробова частина числа представляє час доби.

Щобповідомити  Access про те, що вводитьсядата і час, значення вміщується в символи числа (#). Наприклад, #10 Квітень2003# і #10/04/03# визначають одну і ту саму дату.

Access  дає декілька функцій, які можнавикористовувати при завданні умов відбору для дат і часу:

Day(дата). Повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31.

Month(дата).  Повертає значеннямісяця  року в діапазоні від 1 до 12.

Year(дата).  Повертає значення року вдіапазоні від 100 до 9999.

Weekday(дата).  Повертає значення чиселвід 1 (Неділя) до 7 (Субота), які відповідають дням тижня.

Hour(дата).  Повертає ціле число від 0 до 23,які представляють значення часу.

DatePart(інтервал, дата).  Повертаєномер кварталу або номер тижня в залежності від того, який код інтервалузадається (“q” — для визначення кварталу, “ww” — для визначення порядковогономера тижня в році).

Date().Повертає поточну системну дату.

Використання параметрів запиту

Досих пір ми вводили умови відбору безпосередньо в бланк запиту в режиміконструктора. Але на етапі створення запиту на завжди можна визначити, якізначіння повинен відшукувати  Access.Потрібно включити в запит параметр, і при кожному виконанні запиту  Access буде вимагати конкретні умови відбору.

Щобвизначити параметр, потрібно ввести в рядок Условие отбора замість конкретного значення ім’я або фразу, якавміщена в квадратні дужки. Те, що вміщене всередині квадратних дужок,  Access розглядає як ім’я параметра. Воновиводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені параметрарозумно використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна задати декількапараметрів, при цьому  ім’я кожного параметруповинно бути унікальним і інформативним.

Длякожного параметра  запиту можна вказатитип даних. Access використовує цю інформацію для перевірки введеного значення.Наприклад, якщо визначено параметр як числовий, Access відкине літерні символи в значенні параметра. З мовчазноїзгоди  Access надає параметрам запитутекстовий тип даних. Якщо потрібно змінити тип даних, треба вибрати команду Запрос/Параметры, і  Access виведе на екран вікно діалогу  Параметры  запроса. В цьому вікні діалогувводиться  ім’я  кожного параметра, тип якого ми хочемовизначити, в стовпчик Параметр втакому вигляді, в якому воно було вказане в бланку запиту, але без квадратнихдужок. В стовпчику Тип данных требавстановити потрібний тип даних, який вибирається зі списку, що розкривається.Після визначення всіх параметрів натискаємо кнопку ОК.

Привиконанні запиту  Access попросить ввестипочергово значення для кожного з параметрів, використовуючи вікно діалогу.

Багатотабличні запити

Розглянувшиможливості запитів, які основані на одній таблиці, на базі отриманих знаньлегко організувати перегляд об’єднаних даних з декількох пов’язаних таблиць.Здатність запитів відбирати дані з декількох таблиць особливо корисна пристворенні форм і звітів.

Розглянемоприклад, в якому об’єднується інформація з двох таблиць. В вікні бази данихтреба перейти на вкладку Запросы інатиснути кнопку Создать. В вікнідіалогу Новый запрос вибрати Конструктор і натиснути кнопку ОК. Access відкриє вікно нового запиту в режимі конструктора і виведе наекран вікно діалогу Добавление таблицы. Вікнодіалогу дозволяє вибрати таблиці і запити, які будуть базовими для новогозапиту. Вибираються дві таблиці і закривається вікно.

<img src="/cache/referats/14649/image004.jpg" v:shapes="_x0000_s1055">
Якщо зв’язок між базовими таблицями був раніше визначений, товерхня частина вікна запиту в режимі конструктора буде виглядати так, якпоказано

Мал.2. Конструкторзапиту

намал. 2.  Access пов’язує використовуванів запиті таблиці на основі інформації про зв’язок, яка задана при їхстворенні.  Access зв’язок в вигляділінії, яка з’єднує первинний ключ одної таблиці з відповідним полем іншої. Якщозв’язок між таблицями не визначений, Access сам прийме рішення, встановивши зв’язок між полями з однаковими іменами і співпадаючими типами даних.

Користувачвключає в бланк запиту необхідні поля з двох таблиць. Побачити результат запитуможна, переключившись у режим таблиці.

Якуже згадувалося,  вікні режиму таблиціможна виконувати з набором записів запиту майже всі дії, які доступні длязвичайних таблиць.

Однимз найцікавіших аспектів багатотабличних запитів є можливість зміни данихвихідних таблиць прямо в наборі записів.

Створення запиту на основі іншого запиту

Пристворенні запита в режимі конструктора вікно діалогу Добавление таблицыдозволяє вибрати в якості джерела даних для нового запиту не тільки таблиці,але і запити. Дійсно, побудова одного запиту на основі іншого — це ще одинспосіб роботи з даними з декількох таблиць: спочатку створюється один запит, задопомогою якого вирішується визначене коло задач і відбирається сукупністьданих з декількох таблиць, а потім на його основі будується інший для отриманнякінцевого набору записів.

Використання майстра запитів

1.<span Times New Roman"">    

<div v:shape="_x0000_s1060">

Мал. 3.Діалогове вікно Новый вопрос

<img src="/cache/referats/14649/image006.jpg" v:shapes="_x0000_s1058">
В вікні бази даних перейти на вкладку Запросыі натиснути кнопку Создать.

2.<span Times New Roman"">    

В діалоговому вікні Новыйзапросвибрати майстра Простой запрос  (мал. 3). Натиснути ОК.

3.<span Times New Roman"">    

В діалоговому вікні (мал. 4), щоз’явилося, вказати ім’я таблиці або запита, на якому буде збудований новийзапит. Потім вибрати поля, з яких повинні бути відновлені дані.

<img src="/cache/referats/14649/image008.jpg" v:shapes="_x0000_s1059">

Мал.4. Створення простого запиту

Якщо необхідно, вказати додаткові таблиці або запит, апотім вибрати з них поля, які повинні бути використані.

4.<span Times New Roman"">    

Закінчивши роботу в цьомудіалоговому вікні, натиснути ОК.Потрібно слідувати інструкціям, які виникають в наступних діалогових вікнахмайстра. В останньому діалоговому вікні користувачу пропонується вибір виконатизапит або продивитися його структуру в режимі конструктора. Якщо отриманийзапит не відповідає вимогам, можна знову звернутися до майстра або внести змінув запит в режимі конструктора.

Відкриття, копіювання,збереження, перейменування і видалення запитів

Користувачможе відкрити в режимі конструктора різні запити: запит на вибірку, перехреснийзапит і запит на зміну. Запит на вибірку і перехресний запит також можнавідкрити в режимі таблиці для огляду результатів.

Можнастворити ярлик для відкриття об’єкта бази даних, яка знаходиться або накомп’ютері користувача, або на файловому сервері мережі або в директорії дляспільного доступу. В MicrosoftWindows можна створити ярлик, перемістивши за допомогоюмиші об’єкт з вікна бази даних в робочий стіл або папку. Інший спосіб –клацнути правою кнопкою миші потрібний об’єкт (запит, наприклад) і вибратикоманду Создать ярлык.Щоб створити ярлик не наробочому столі, треба ввести новий шлях в поле Размещение.

Длякопіювання вибирається об’єкт і натискається кнопка Копировать на панелі інструментів. Під час копіювання об’єкта віншу базу даних, закривається поточна база і відкривається та, в яку потрібновставити об’єкт. При відкритому вікні бази даних натиснути кнопку Вставить на панелі інструментів.

Збереженнязапиту відбувається шляхом натискання кнопки Сохранить на панелі інструментів.

Длязбереження копії об’єкта бази даних з новим ім’ям або в іншому файлі, при умовіщо об’єкт відкритий або виділений, потрібно вибрати команду Сохранить как/Экспортв меню Файл.Щоб зберегти об’єкт в поточній базі даних, треба вибратипараметр В текущей базе данныхв діалоговому вікні Сохранение объекта, ввести ім’я об’єкта інатиснути ОК.

Дляперейменування запита потрібно впевнитися, що об’єкт бази даних закритий. Далів вікні бази даних вибрати вкладку Запросы,яка містить потрібний об’єкт. Натиснути кнопку миші на імені об’єкта, а потімзнову натиснути кнопку миші, щоб змінити ім’я, ввести нове ім’я.

Длявидалення об’єкта виділити його і натиснути кнопку Delete.

Оптимізаціязапитів

Існує ряд способів прискорення виконаннязапитів:

-<span Times New Roman"">        

Стискати бази даних

-<span Times New Roman"">        

Індексувати поля

-<span Times New Roman"">        

Вибирати типи даних мінімальногорозміру

-<span Times New Roman"">        

При створенні запиту не додаватилишні поля в запит. Зняти прапорець Вывод наэкрандля полів,зміст яких не виводиться в запиті

-<span Times New Roman"">        

Використовувати для умов відборувирази, які дозволяють оптимізувати запит<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:UK;mso-fareast-language:RU;mso-bidi-language:AR-SA">

2.<span Times New Roman"">    

ВИКОНАННЯ ОБРАХУНКІВ В ЗАПИТАХ

Можнавиконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити обчислюваний виразновим полем в наборі записів. Для цього можна використати любі із вбудованихфункцій  Access. Окрім цього, полязапиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій надполями таблиці.

Обчислюванеполе може також містити результат конкатенції (об’єднання) значінь текстовихполів або рядкових (текстових) констант. Щоб створити рядкову константу,потрібно заключити текст в подвійні або одинарні лапки. В якості операціїконкатенції використовується символ “&”. Наприклад, можна створити поле,яке буде містити результат  об’єднанняполя Прізвище і поля Ім’я: [Прізвище]& [Ім’я].

Ввиразах можна використовувати наступні оператори:

+         Додає два арифметичних вирази.

-          Віднімає від першогоарифметичного  виразу  другий.

*          Перемножує два арифметичних  вирази.

/           Ділить перший арифметичний вираз надругий вираз.

           Заокруглює два арифметичних вирази доцілих значінь і ділить                          перше на    друге. Результат          округлюєтьсядо          цілого.

^          Вираховує степінь першогоарифметичного  виразу,                                            степінь задається другимарифметичним  виразом.

MOD   Округлює обидва арифметичних вирази до цілихзначінь, ділить              перше на друге і повертає залишок.

&         Створює текстовий рядок, як результатприєднання                                              другого рядка в кінець першого.

Якщопісля клацання в чарунці рядка Поле(де ми маємо ввести  вираз) натиснути SHIFT+F2, то відкриється вікно Область ввода, в якому зручно задаватидовгі  вирази.

Використання побудови  виразів.

<img src="/cache/referats/14649/image010.jpg" v:shapes="_x0000_s1047">
Для побудови складних виразів  Access надає утиліту, яканазивається Построитель выражений.Для того щоб запустити її, потрібно клацнути по пустому полю в бланку запита інатиснути кнопку Построить на панеліінструментів. Microsoft  Access відкриєвікно  Построитель выражений, яке показане на мал.5

Мал. 5. Створювач виразів

Вверхній частині цього вікна міститься пуста область введення, яка призначенадля створення  виразів. Можна самомуввести  вираз, але легше використатирізні кнопки операторів, які містяться прямо під областю введення. В нижнійчастині вікна знаходяться три списки, призначені для пошуку імен імен полів іфункцій, необхідних для створення виразів.

Наприклад,в нас є таблиця з даними про учнів 8-А класу, складається вона з таких полів:Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Фізика, Хімія, Алгебра,Геометрія, Історія, Українська література, Українська мова. Формат останніхсеми полів числовий (оцінки за 12-ти бальною шкалою). Необхідно обчислитисередню оцінку за навчання для кожного учня.

Вбланку запита вибирається вільне поле і запускається  Построительвыражений. В нижній частині вікна, що з’явилося, в правому полі відшукуємотаблицю, на основі якої будується запит. При виборі таблиці, у центральномусписку з’являються назви полів. Саме з цього списку потрібно обрати необхідніполя. Формула, за якою пройде обчислення така:

Середняоцінка=Сума оцінок по всім предметам/Кількість предметів

Уверхньому вікні  Построителя выражений ця формула набуде такого вигляду:

Выражение1:([8Аклас]![Фізика]+[8Аклас]![Хімія]+[8Аклас]![Алгебра]+              [8Аклас]![Геометрія]+[8Аклас]![Історія]+      [8Аклас]![Українська література]+[8Аклас]![Українськамова])/7

Щобне вводити назви полів вручну, достатньо двічі клацати на них в нижньомусередньому списку і вони будуть з’являтися автоматично в верхній областівведення.

Якщопри побудові  виразу потрібно додатистандартну вбудовану функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции/Встроенные функции. Врезультаті в правому списку  з’являтьсяназви функцій.

Створивши  вираз, в бланку запита можемо дати ім’я новому стовпчику. Для цього акуратнозамість слова Выражение1 вводимовласну назву (більш змістовну).

Післявсіх виконаних попередніх дій потрібно перейти в режим таблиці і оглянутиотримані результати. Якщо вони не задовольняють, треба повернутися в режимконструктора і виправити помилки.

Вразі потреби можна задати порядок сортування даних. Для цього клацнути по рядкуСортировка в стовпчику того поля, позначенням якого потрібно відсортувати записи, і вибрати По возрастанию або Поубыванию.

Підсумкові запити

Інодіцікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних.Наприклад, нам потрібно знати середню оцінку з Фізики для 8-А класу (зпопереднього прикладу). Або сумарну кількість балів з Хімії, набрану класом, впорівнянні з паралельним класом. Відповіді на такі питання дає підсумковий запит.Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операции на панеліінструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция.

Колинатиснути кнопку Групповые операции напанелі інструменті,  Access використовуєустановку Группировка в рядку Групповая операция для любого поля,який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, алепідсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретнупідсумкову функцію.

Accessдає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввестиім’я функції з клавіатури в рядку Групповаяоперация бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижчеперераховані підсумкові функції Access:

Sum    Вираховує суму всіх значень заданого поля вкожній групі.                       Використовуєтьсятільки для числових та грошових полів.

Avg     Вираховуєсереднє арифметичне всіх значень даного поля в кожній          групі. Використовується тільки для числових та грошовихполів.

Min     Повертаєнайменше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині   кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів — найменше з символьнихзначень незалежно від    регістру.

Max     Повертає найбільшезначіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожноїгрупи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів -  найбільше з символьних значень незалежно        від регістру.

Count.Повертаєчисло записів, в яких значення даного поля відмінні від                       Null (пусто).

StDev.Вираховує стандартне відхилення всіх значінь даногополя           в кожній          групі.Ця функція використовується тільки для числових або   грошових полів.

Var     Вираховуєдисперсію значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовуєтьсятільки для числових або     грошовихполів.

First    Повертає перше значення цього поля в групі.

Last     Повертає останнє значення цього поля вгрупі.

Якщоне потрібно включати в групи підсумкового запиту деякі записи, можна додати вбланк запиту одне або декілька полів для фільтра. Для створення фільтра треба врядку  Групповая операция вибрати установку Условие, зняти прапорець Выводна экран для цього поля і ввести умови відбору.
ПЕРЕХРЕСНІ ЗАПИТИ

Accessпідтримує особливий тип підсумкових запитів, який називається перехреснимизапитами. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресноїтаблиці, яка нагадує електронну.

Дляпобудови перехресного запиту потрібно виділити ім’я потрібної таблиці в вікнібази даних і вибрати Новый запрос зісписку кнопки Новый объект на панеліінструментів. В вікні діалогу вибрати Конструктор,а потім у вікні конструктора вибрати команду Запрос/Перекрестный. Access додасть в бланк запиту рядок Перекрестная таблица. В цьому рядку длякожного поля перехресного запиту може бути вибрана одна з чотирьох установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение(яке виводиться в чарунках перехресної таблиці) і Не отображается.  Дляперехресного запиту потрібно визначити у крайньому випадку одне поле в якостізаголовків рядків, одне для заголовків стовпчиків і одне поле значень. Кожнеполе, яке є заголовком стовпчиків, повинно мати в рядку Групповая операция установку Группировка.Для поля, яке використовується в якості заголовків рядків, в рядку Групповая операция повинна бутивстановлена операція  Группировка, вибрана одна з підсумковихфункцій або введений вираз, який містить підсумкову функцію. Для поля зустановкою Значение вибрати одну зпідсумкових функцій або ввести вираз, який використовує підсумкову функцію.

Які в інших типах підсумкових запитів, для відбору даних, які включаються у набірзаписів, можна використати додаткові поля. Для них необхідно вибрати установку Условие в рядку Групповая операция і Неотображается в рядку Перекрестная таблица,а потім ввести умову відбору. Умову відбору можна також задати для любого поля,яке використовується в якості заголовків стовпчиків, а дані можна сортувати полюбим полям (з мовчазної згоди Access сортує заголовки стовпчиків зазростанням).

Можнавизначити порядок стовпчиків в перехресній таблиці, використовуючи вікновластивостей запиту. Для цього треба клацнути в любому місці верхньої частини(ззовні списків полів) вікна запиту в режимі конструктора і натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів. Наекрані з’явиться вікно властивостей запиту.

Щобзадати порядок виводу стовпчиків в перехресній таблиці, потрібно ввестизаголовки так, як вони виглядають в відформатованому вигляді, і в тійпослідовності, в якій користувач хоче їх побачити. Потрібно впевнитися, щовключені всі заголовки стовпчиків, які з’являються в підсумковій таблиці. Якщопропущений який-небудь заголовок стовпчика або неправильно введене його ім’я,то він не з’явиться в перехресній таблиці.

Обмеження на використання запитів на вибіркудля поновлення даних

Набірзаписів, які створює  Access привиконанні запитів, виглядає і веде себе майже як реальна таблиця, яка міститьдані. Дійсно, в багатьох випадках можна вставляти рядки, видаляти їх іпоновлювати дані в наборі записів. При цьому Access внесе необхідні зміни в відповідні базові таблиці запиту.

Алев деяких випадках  Access не розуміє, якізміни необхідно виконати. Розглянемо для прикладу обчислюване поле. Якщокористувач спробує змінити значення в підсумковому полі, яке є результатомперемноження двох довільних полів, Access не знає, яке з цих полів — він хоче змінити. В той же час можназмінити значення любого з цих полій і відразу отримати результат у підсумковомуполі.

Accessне дозволяє виконати зміни, які діють на декілька рядків базової таблиці. Поцій причині не можна змінити дані в підсумковому або перехресному запиті.  Access не дозволяє змінити дані в полі, якемаєустановкуAvg або Sum, тому що результат у цьому випадку визначається значеннями збагатьох записів.

Прироботі з набором записів, які отримані в результаті об’єднання,  Access дозволяє змінювати значення любихполів таблиці, яка знаходиться на боці відношення “багатьох”, але не дозволяєпоновлювати ключові поля таблиці з боку “один”. Наприклад, один склад може матибагато товарів. В наборі записів, який є результатом об’єднання  таблиць Склади і Товари, можна поновити любеполе, як

еще рефераты
Еще работы по программному обеспечению