Реферат: Использование полей и закладок для редактирования и обработки информации в документах Word

Краснодарский государственный университет

культуры и искусств.

Курсовая работа поинформатике.

Тема:Использование полей и закладок для редактирования информации в документах Word

Преподаватель Долгих В В

Выполнил: студентка 2-гокурса

группа НЭК-99

Вереса Ольга.

Краснодар

2001
оглавлениеTOC o«1-3»

Автоматическая вставка сведений с помощью полей — GOTOBUTTON _Toc501281714 PAGEREF _Toc501281714 4

Вставка полей Word в основной документ — GOTOBUTTON _Toc501281715 PAGEREF _Toc501281715 4

Добавление данных в источник данных Word — GOTOBUTTON _Toc501281716 PAGEREF _Toc501281716 5

Правка существующих записей данных — GOTOBUTTON _Toc501281717 PAGEREF _Toc501281717 5

Добавление новых полей данных — GOTOBUTTON _Toc501281718 PAGEREF _Toc501281718 6

Добавление подсказок к полям формы — GOTOBUTTON _Toc501281719 PAGEREF _Toc501281719 7

Добавление элементов в список — GOTOBUTTON _Toc501281720 PAGEREF _Toc501281720 7

Заполнение экранной формы — GOTOBUTTON _Toc501281721 PAGEREF _Toc501281721 8

Изменение кодов полей — GOTOBUTTON _Toc501281722 PAGEREF _Toc501281722 8

Обновление полей — GOTOBUTTON _Toc501281723 PAGEREF _Toc501281723 9

Параметры текстового поля формы — GOTOBUTTON _Toc501281724 PAGEREF _Toc501281724 9

Поля слияния — GOTOBUTTON _Toc501281725 PAGEREF _Toc501281725 9

Поля форм — GOTOBUTTON _Toc501281726 PAGEREF _Toc501281726 10

Способы использования полей — GOTOBUTTON _Toc501281727 PAGEREF _Toc501281727 10

Одновременное обновление одинакового текста в разных местахдокумента — GOTOBUTTON _Toc501281728 PAGEREF _Toc501281728 11

Вставка другого документа в активный документ — GOTOBUTTON _Toc501281729 PAGEREF _Toc501281729 11

Вставка даты и времени создания или печати в документGOTOBUTTON _Toc501281730 PAGEREF _Toc501281730 11

Печать заголовков страниц в словарном стиле — GOTOBUTTON _Toc501281731 PAGEREF _Toc501281731 12

Выполнение вычислений — GOTOBUTTON _Toc501281732 PAGEREF _Toc501281732 12

Вставка поля закладки — GOTOBUTTON _Toc501281733 PAGEREF _Toc501281733 12

Разрешение вопросов — GOTOBUTTON _Toc501281734 PAGEREF _Toc501281734 13

Вставка закладки в элемент списка автотекста — GOTOBUTTON _Toc501281735 PAGEREF _Toc501281735 14

Создание элемента предметного указателя, содержащего диапазонстраниц — GOTOBUTTON _Toc501281736 PAGEREF _Toc501281736 14

7 Нажмите кнопку “Пометить”. — GOTOBUTTON _Toc501281737 PAGEREF _Toc501281737 15

Контрольные вопросы. — GOTOBUTTON _Toc501281738 PAGEREF _Toc501281738 16

Контрольные задания. — GOTOBUTTON _Toc501281739 PAGEREF _Toc501281739 17

Список литературы. — GOTOBUTTON _Toc501281740 PAGEREF _Toc501281740 18

Автоматическая вставка сведений с помощью полей

1

Выберите команду Поле в меню Вставка.

2

3

Примечания

· Дляполучения более подробных сведений об определенном поле или параметре, выберитеимя поля или параметр, а затем нажмите клавишу F1.

· Чтобывложить поле в другое поле, сначала вставьте поле-контейнер. Затем сделайтевидимыми коды полей и вставьте второе поле.

Вставка полей Word восновной документ

1 Восновном документе установите курсор в место, куда хотите вставить поле.

Вставьте поле IF или FILLIN туда,где требуется печатать результирующие сведения. В начало документа можно вставитьполе ASK или SET.

2 Напанели слияния нажмите кнопку «Поля Word», а затем укажите поле.

Если откроется окно диалога,введите в нем сведения для поля.

3 Привставке полей ASK или SET вставьте поле закладки в позицию, где будутпечататься сведения, представленные в закладке.

Добавление данных висточник данных Word

Если источник данных являетсядокументом Word, в нем можно редактировать записи данных и добавлять в негоновые записи и поля данных. Так, чтобы добавить новых клиентов в почтовыйсписок, необходимо создать по отдельной записи для каждого клиента. Чтобыдобавить новую категорию сведений ко всем записям (например номер факса илиадрес электронной почты), необходимо создать новое поле данных.

Правка существующих записей данных

1 Откройтеисточник данных в окне диалога Форма данных.

Как это сделать?

Просмотр записей данных в окнедиалога «Форма данных»

В зависимости от места текущейработы, отображать записи данных в окне диалога Форма данных можно одним изследующих способов:

· Находясьв окне диалога Слияние, нажмите кнопку «Правка» рядом с кнопкой“Получить данные”, а затем выберите нужный источник данных.

· Находясьв основном документе слияния, нажмите кнопку на панели слияния.

· Еслиисточник данных, созданный в Word, открыт в окне документа, нажмите кнопку напанели базы данных.

Примечание. Если источник данныхсоздан в приложении, поддерживающем DDE (например Microsoft Excel или MicrosoftAccess), и это приложение установлено на компьютере, нажмите кнопку«Правка» рядом с кнопкой “Получить данные” в окне диалога Слияние илинажмите кнопку на панели слияния, чтобы запустить приложение. Затем можноизменять записи данных файла-источника.

2 Отредактируйтезаписи, которые требуется изменить.

Для поиска записи данных, которуютребуется изменить, нажмите кнопку ”Найти”, а затем ведите поиск, вводясведения, которые содержатся в этой записи.

3 Длясохранения изменения источника данных нажмите кнопку ”Источник”, а затемнажмите кнопку. <img src="/cache/referats/4321/image002.jpg" v:shapes="_x0000_i1025">

Добавление новых полей данных

1 Откройтеисточник данных в окне документа.

Как это сделать?

Просмотр записей данных в окнедокумента

В зависимости от места текущейработы, источник данных можно открыть следующими способами:

· Выберитекоманду Открыть в меню Файл, а затем укажите нужный источник данных.

· Находясьв окне диалога Слияние, нажмите кнопку «Правка» рядом с кнопкой“Получить данные”, выберите нужный источник данных, а затем нажмите кнопку«Источник».

· Находясьв основном документе, нажмите кнопку на панели слияния, а затем нажмите кнопку«Источник».

2 Напанели базы данных нажмите кнопку <img src="/cache/referats/4321/image004.jpg" v:shapes="_x0000_i1026">

3 Вполе ”Имя файла” введите имя для нового поля, а затем нажмите кнопку“Добавить”.

4 Чтобыдобавить сведения из нового поля ко всем записям, нажмите кнопку<img src="/cache/referats/4321/image006.jpg" v:shapes="_x0000_i1027">

Добавление подсказок кполям формы

1 Установитеуказатель на поле формы, к которому будет добавлена подсказка, и дважды нажмитекнопку мыши.

2 Нажмитекнопку «Текст справки».

3 Выберитевкладку «Строка состояния» для вывода подсказки в строку состояния.

Выберите вкладку «КлавишаF1» для вывода подсказки в окно сообщений при нажатии клавиши F1.

4 Установитетребуемые параметры.

Добавление элементов всписок

1 Убедитесь,что документ не защищен.

Как это сделать?

Снятие защиты с экранной формы

Для активизации полей экраннойформы таким образом, чтобы пользователь имел возможность вводить в них данные,но не изменять сами поля, форма должна быть заблокирована, или«защищена». Для внесения изменений в форму сначала следует снятьзащиту.

· ВыберитеСнять защиту в меню Сервис.

При необходимости для снятиязащиты введите пароль.

Совет. При разработке формы можнобыстро установить или снять защиту с помощью кнопки

2 Установитеуказатель на раскрывающийся список поля и дважды нажмите кнопку мыши.

3 Введитеназвание элемента в строку «Элемент списка».

4 Нажмитеклавишу «Добавить».

Заполнение экраннойформы

1 Выберитекоманду Создать в меню Файл.

2 Выберитенужный шаблон формы, установите переключатель «Документ», а затемнажмите кнопку «OK».

3 Заполнитеформу, введя данные во все поля формы. Для переходов между полями можноиспользовать клавиши табуляции, возврата каретки или стрелки.

4 Выберитекоманду Сохранить как в меню Файл.

5 Введитев строку «Имя файла» имя файла, в который будет записана форма свведенными данными.

Для сохранения формы какдокумента выберите значение «Документ Word» из списка «Типфайла».

Примечание. Если при заполненииэкранной формы возникнут трудности, воспользуйтесь подсказкой. Для ее полученияпоместите курсор на форму и прочтите подсказку в строке состояния или нажмитеклавишу F1.

Изменение кодов полей

Допускается редактировать кодыполя с целью изменить формат или содержимое соответствующего значения поля.Так, в приведенном ниже примере в коде поля = (Формула) можно заменить 10процентов на 8 процентов, и тем самым изменить значение поля.

{ = Цена * 10% }

1 Выберитеполе.

2 Еслиотображаются значения полей, нажмите клавиши SHIFT+F9 для отображения кодовполей.

3 Отредактируйтеинструкции, записанные за именем поля.

4 Дляобновления поля выберите его и нажмите клавишу F9; затем, чтобы увидеть новоезначение поля, нажмите клавиши SHIFT+F9.

Примечание. Если выбрать любую изфигурных скобок, окружающих поле ({ или }), будет выделено все поле.

Обновление полей

Если постоянное получение новыхсведений возможно, следует периодически обновлять поле для получения новогозначения поля. Можно также обновлять связи с объектами, созданными вприложениях OLE.

· Чтобыобновить отдельное поле, выберите поле или его значение, а затем нажмитеклавишу F9.

Чтобы обновить все поля вдокументе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишуF9.

Совет. Нетрудно обновлять всеполя документа каждый раз перед его выводом на печать. Выполните командуПараметры из меню Сервис

, выберите вкладку«Печать», после чего установите флажок «Обновлять поля».

Параметры текстовогополя формы

Параметр Назначение

Обычный текст Вводтекста, чисел, символов илипробелов

Число Ввод чисел

Дата Ввод даты

Текущая дата/Текущее время Отображает текущую дату и текущее время. Этиполя не могут быть изменены.

Вычисление Использует поле =(Формула) для вычислений

Поля слияния

Поля слияния, вставляемые восновной документ слияния, указывают места, куда будут помещаться сведения,взятые из выбранного источника данных. Так, поле слияния «Город»указывает место, куда будут вставлены сведения из поля данных «Город».

Чтобы вставлять поля слияния,нажмите кнопку “Поля слияния” на панели слияния. Нельзя вставить поля слияния,введя символы полей («») с клавиатуры или вставив эти символы с помощью командыСимвол (меню Вставка).

Если включен режим отображениякодов полей, на экране видны коды MERGEFIELD, например { MERGEFIELD Город }.Нельзя изменять имя поля в инструкциях MERGEFIELD; имя поля должно полностьюсоответствовать связанному с ним имени поля в строке заголовка источникаданных. Режим просмотра кодов полей (то есть видны или скрыты коды) не влияетна способ вставки сведений из источника данных.

Поля форм

{ FORMCHECKBOX }

{ FORMDROPDOWN }

{ FORMTEXT }

Эти поля вставляют в формуфлажок, раскрывающийся список или поле, соответственно. Пользователю неразрешается самостоятельно вставлять или изменять эти поля. Для их вставкиследует использовать команду Поле формы (меню Вставка) или кнопки«Флажок», «Поле со списком» и «Текстовое поле» напанели инструментов «Формы». Для изменения этих полей следуетиспользовать кнопку «Параметры поля формы» на панели инструментов«Формы».

Способы использованияполей

С помощью полей можно упростить иоблегчить выполнение множества распространенных операций. Чтобы увидеть, какиетипы сведений можно вставлять в виде полей, выберите команду Поле в менюВставка, а затем прокрутите список полей.

Одновременное обновлениеодинакового текста в разных местах документа

Предположим, что в большойдокумент требуется несколько раз включить текст юридического заявления, каждоеслово в котором должно быть скрупулезно выверено. Скорее всего, текст этогозаявления придется несколько раз редактировать. Чтобы при каждом изменениитекста заявления изменения происходили во всем документе, следует сначалаопределить этот текст в качестве элемента списка автотекста. Затем вставьтезаявление в виде поля AUTOTEXT, которое ссылается на элемент списка автотекста.(Выберите команду Поле в меню Вставка, выделите «Связи и ссылки» всписке «Категории», а затем выберите «AutoText» из списка«Поля». Для выбора нужного элемента списка автотекста нажмите кнопку«Параметры».) По окончании изменения текста переопределите элементсписка автотекста. Окончательный вариант текста появится там, куда вставленополе AUTOTEXT.

Вставка другогодокумента в активный документ

Для вставки целого или частиопределенного документа в текущий документ применяется поле INCLUDETEXT. Есливставленные сведения будут обновлены в исходном документе, просто обновите полеINCLUDETEXT, чтобы перенести новые сведения в текущий документ. Чтобы вставитьполе INCLUDETEXT, выберите команду Поле в меню Вставка, выделите «Связи иссылки» в списке «Категории», а затем выберите«IncludeText» из списка «Поля».

Вставка даты и временисоздания или печати в документ

Вместо команды Дата и время изменю Вставка используйте поля CREATEDATE и PRINTDATE. Поле CREATEDATE вставляетв документ дату и время первого сохранения документа под таким именем. ПолеPRINTDATE вставляет в документ дату и время последнего вывода документа напечать. Чтобы вставить поля CREATEDATE и PRINTDATE, выберите команду Поле вменю Вставка

, выделите «Дата ивремя» в списке «Категории», а затем выберите«CreateDate» или «PrintDate» из списка «Поля».

Печать заголовковстраниц в словарном стиле

Для быстрого поиска нужного именив большом списке имен следует помещать вверху каждой страницы первое ипоследнее имена, расположенные на этой странице. Сперва примените стиль (стильабзаца или стиль символа) для форматирования имени. Затем вставьте два поляSTYLEREF в заголовок документа. При выводе документа на печать первое ипоследнее имена, расположенные на текущей странице, будут печататься в верхнейчасти этой страницы.

Выполнение вычислений

Для выполнения простыхарифметических операций и вычисления математических выражений можно использоватьполе = (Формула). Приведенное ниже поле = (Формула) суммирует значенияэлементов, помещенных в столбец таблицы Word. Ключ числового шаблона (#"# #0,00 р.) добавляет к значению поля символ денежной единицы иразделитель групп разрядов.

Прибыль в этом месяце составила {= SUM(Table3 C2:C7) # "# #0,00 р. }

Прибыль в этом месяце составила91 483,54 р.

Вставка поля закладки

Для помещения в документсведений, взятых из закладки с помощью полей ASK или SET, необходимо вставитьполе закладки в то место основного документа, куда требуется вставлятьсведения.

1 Установитекурсор в позицию вставки сведений.

2 Нажмитеклавиши CTRL+F9 для вставки парных символов поля ({ }).

3 Впромежутке между фигурными скобками введите имя закладки, определенной в полеSET или ASK.

Если имя закладки также являетсяименем поля Word, перед именем закладки введите REF, например { REF Title }.

Совет. Чтобы быть уверенным, чтоимя закладки полностью совпадает с именем, указанным в поле ASK или SET,скопируйте имя закладки и затем вставьте его в промежуток между фигурнымискобками.

Разрешение вопросов

Действие Результат

Элементы, помеченные как закладки, можно вырезать, копировать и вставлять. Допускается также добавлять текст в помеченные элементы и удалять из них текст.

Удалить часть помеченного элемента

Закладка остается с оставшейся частью текста.

Закладка остается с оригинальным элементом; скопированный текст не помечен.

Оба документа будут содержать идентичные элементы и идентичные закладки

Элемент вместе с закладкой перемещаются в место вставки.

Вырезать весь помеченный элемент и затем вставить его в тот же или другой документ

Копировать весь помеченный элемент в другой документ

Копировать весь помеченный элемент или его часть в другое место того же документа

При редактировании закладки не достигнуты ожидаемые Результаты

Новый текст или элемент не включается в закладку.

Новая строка включается в закладку.

Установить курсор непосредственно после закрывающейся скобки закладки и добавить элемент или ввести дополнительный текст

Установить курсор в конце помеченной таблицы, после чего добавить в таблицу новую строку

Вставка закладки в элемент списка автотекста

· Присоздании элемента списка автотекста из текста, содержащего закладку, закладкаостается в этом элементе. При неоднократной вставке элемента списка автотекстав документ, закладка каждый раз удаляется из текста, вставленного ранее, иприсоединяется к тексту, вставленному последним.

Создание элемента предметного указателя,содержащего диапазон страниц

Если требуется, чтобы элементпредметного указателя содержал ссылку не на одну страницу. а на диапазонстраниц, необходимо отметить этот диапазон с помощью закладки.

1 Выделитедиапазон текста, на который должен ссылаться элемент указателя, а затемвыберите команду Закладка в меню Правка

2 Введитеимя в поле «Имя закладки», а затем нажмите кнопку«Добавить».

3 Поместитекурсор в текст документа, отмеченный закладкой.

4 Нажмитеклавиши ALT+SHIFT+X.

5 Введитеэлемент указателя для отмеченного текста в поле “Основной элемент”.

6 Выберитезначение «Диапазон страниц». В поле «Закладка» введите иливыберите имя закладки для диапазона страниц, указанное на шаге 2.

7 Нажмите кнопку “Пометить”.
Контрольные вопросы.

1.

2.

3.

4.

WORD вы знаете.Где они применяются. 
Контрольные задания.