Реферат: Применение шаблонов и мастеров MS Excel в повышение эффективности работы менеджеров туристских фирм

Российская Международная Академия Туризма

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ ИЭКОНОМИКИ

ТУРИСТСКОГОБИЗНЕСА

<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Arial Unicode MS»">Курсовая работа

По курсу: Информатика

Тема: Применение шаблонов и мастеров MSExcelв повышении

эффективностиработы менеджеров туристской фирмы

Специализацияменеджмент гостеприимства

КутыркинаН.В.

Проверил:преподаватель Дядьков О.Н.

СергиевПосад

2006

<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:JA;mso-bidi-language:AR-SA">

<span Arial",«sans-serif»">Реферат

<span Arial",«sans-serif»">

Тема моей курсовой работы: Применение шаблонов и мастеров MSExcelв повышение эффективности работыменеджеров туристской фирмы.

Работа состоит из введения, трех частей, заключения и литературы. Так жев нее входят 25 страниц, три рисунков и пять таблиц. Ключевые слова: шаблоны,Мастер функций, мастер сводных таблиц, мастер диаграмм.

Актуальность темы состоит в том, что мастера и шаблоны помогают иупрощают работу сотрудникам любых предприятий.

Объект исследования: шаблоны и мастера в MSExcel.

Предмет исследования: применение шаблонов и мастеров в MSExcel.

Цель работы рассмотреть для чего используются шаблоны и мастера в MSExcel.

Метод исследования: краткий обзор свойств шаблонов и мастеров.

Содержание разделов: в работе предствленны три главы и пять подглав.  Введение дает краткую характеристикуэлектронным таблицам MSExcel. В первой главе рассказывается ошаблонах, как они создаются, для чего применяются и как они влияют наоблегчение работы сотрудников фирм. Во второй главе описываются мастера. Впример приведены три мастера: мастер импорта текста, мастер сводных таблиц имастер функций. В третьей главе на примере показаны мастера и шаблоны. Имеются расчетыпри помощи мастера функций.

Полученные результаты:В Excel можно использоватьболее 400 математических, статистических, финансовых и другихспециализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбиратьпроизвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

<span Times New Roman",«serif»;mso-fareast-font-family:«Times New Roman»; mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language:JA;mso-bidi-language:AR-SA">

<span Arial",«sans-serif»">Содержание

<span Arial",«sans-serif»">

 TOC o «1-2» h z u Введение. PAGEREF _Toc152935156 h 4<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

1 Шаблоны… PAGEREF _Toc152935157 h 6<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

1.1Создание шаблона. PAGEREF_Toc152935158 h 6<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

1.2Стандартный шаблон книги и листа. PAGEREF _Toc152935159 h 10<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

2 Мастера. PAGEREF _Toc152935160 h 12<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

2.1Использование Мастера импорта текста. PAGEREF _Toc152935161 h 12<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

2.2Использование мастеров сводной таблицы… PAGEREF _Toc152935162 h 14<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

2.3 Мастер функций. PAGEREF _Toc152935163 h 15<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

3 Применениешаблонов и мастеров в повышении эфективности работы туристских фирм  PAGEREF _Toc152935164 h 18<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

Заключение. PAGEREF _Toc152935165 h 22<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

Литература. PAGEREF _Toc152935166 h 25<span MS Mincho"; mso-no-proof:yes">

.
<span Arial",«sans-serif»">Введение

Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного храненияданных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многихотраслях нашей профессиональной деятельности. В таблице может быть отображенакак исходная (первичная) информация, так и результаты выполненияарифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появлениякомпьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов иликартотеки.
Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку.Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоровили электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге,разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного родаинформация: тексты, числа, формулы и т.д.
В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающиххранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, QuattroPro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемыхфункций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональныхкомпьютеров работают с Microsoft Excel.
Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых,технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского ибанковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данныхи прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

 Электронные таблицы Excelпозволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в видеграфиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета ианализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов ихозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной настолбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты,результаты выполнения арифметических, логических или других операций надисходной информацией.

Возможностьбыстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расчета несколькихвариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбороптимального варианта.
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовомпроцессоре Word или другом приложении Microsoft Office.

                Актуальность темы состоит в том, чтомастера и шаблоны помогают и упрощают работу сотрудникам любых предприятий.

Объект исследования: табличный процессор MSExcel.

Предмет исследования: шаблоны и мастера в MSExcel.

Цель работы рассмотреть для чего используются шаблоны и мастера в MSExcel.

Метод исследования: анализ свойств шаблонов и мастеров.

Содержание разделов: в работе предствленны три главы и пять подглав.  Введение дает краткую характеристикуэлектронным таблицам MSExcel. В первой главе рассказывается ошаблонах, как они создаются, для чего применяются и как они влияют наоблегчение работы сотрудников фирм. Во второй главе описываются мастера. Впример приведены три мастера: мастер импорта текста, мастер сводных таблиц имастер функций. В третьей главе на примере показаны мастера и шаблоны. Имеютсярасчеты при помощи мастера функций.

Полученные результаты: В Excel можно использовать более 400математических, статистических, финансовых и других специализированных функций,связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представленияданных, создавать иерархические структуры.

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family: «Times New Roman»;mso-font-kerning:16.0pt;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: JA;mso-bidi-language:AR-SA">
1Шаблоны<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">1.1 Создание шаблона<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемыев создаваемом документе параметры форматирования текста (например, шрифт,кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. Вшаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы еедизайна — фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков.

Шаблоны хранятся в файлах с расширением .xltв папке Program FilesMic-rosoftOfficeTemplates, По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный, который не содержиткакого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа,выберите команду Создать в меню Файл. На экране отобразится областьзадач Создание документа. Вразделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразитсядиалоговое окно Шаблоны.Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с учетом области ихприменения. Например, при посылке факса откройте вкладку Письма и факсы и воспользуйтесьшаблоном Изысканный факс

 (рис.1) После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр можно увидеть, как будетрасполагаться материал в документе. Выбрав шаблон, установите переключатель вгруппе Создать  в положение документ и нажмите кнопку ок.

В качестве примера на рис.1 показана часть окна документа, созданного наоснове шаблона факсимильного сообщения. После заполнения полей шаблона выполучите профессионально оформленное факсимильное сообщение.<span Verdana",«sans-serif»">

<span Arial",«sans-serif»">

<span Arial",«sans-serif»">

<span Verdana",«sans-serif»"><img src="/cache/referats/23818/image001.gif" v:shapes="_x0000_i1025">

Рисунок 1 – Диалоговое окно шаблона с открытой вкладкой Письма и факсы<span Verdana",«sans-serif»">

<span Verdana",«sans-serif»"><img src="/cache/referats/23818/image002.gif" v:shapes="_x0000_i1026">

Рисунок 2 – Окно документа, созданного наоснове шаблона факсимильного сообщения<span Arial",«sans-serif»">

<span Times New Roman",«serif»">Несмотря на то, что в комплектпоставки

<span Times New Roman",«serif»;mso-ansi-language:EN-US">Excel<span Times New Roman",«serif»"><span Times New Roman",«serif»">включенобольшое количество шаблонов, для создания документов может потребоваться новыйшаблон. Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона илииспользовать существующий документ, сохранив его в одной из папок шаблонов.Если в какой-либо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка автотекста ит.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основеэтого шаблона, существующие документы не изменятся. После того как шаблонсоздан, он может открываться, как любой документ и в него могут быть внесенылюбые необходимые изменения. <span Times New Roman",«serif»">Чтобы создать шаблон на основесуществующего документа, выполните существующие действия:

<span Times New Roman",«serif»">1 откройте документ, который будет использоваться вкачестве шаблона и внесите в него необходимые изменения:

<span Courier New";mso-fareast-font-family: «Courier New»">-<span Times New Roman"">  

удалитененужный текст, графику и другие все элементы, которые не должны появляться вдокументах;

<span Courier New";mso-fareast-font-family: «Courier New»">-<span Times New Roman"">  

добавьтетекст или рисунки, которые будут присутствовать во всех новых документах,основанных на этом шаблоне. Текст и рисунки будут располагаться в документетак, как вы расположите их в шаблоне, например, добавьте эмблему вашей фирмы,

<span Courier New";mso-fareast-font-family: «Courier New»">-<span Times New Roman"">  

измените,параметры форматирования символов и абзацев, определите стили, размеры полей истраниц, задайте и отформатируйте колонтитулы.

<span Times New Roman",«serif»">2 сохраните документ в качестве шаблона следующимобразом:

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">   

выберите команду <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Сохранить как<span Times New Roman",«serif»">в меню <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Файл. В окне <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Сохранение документа<span Times New Roman",«serif»"> в поле <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Тип файла<span Times New Roman",«serif»"> установите <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Шаблон документа. В поле <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Папка<span Times New Roman",«serif»"> автоматически появитсяпапка Шаблоны;

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">   

вы можете сохранить шаблон в этойпапке. В этом случае при выборе команды<span Times New Roman",«serif»"> <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Создать<span Times New Roman",«serif»">из меню <span Times New Roman",«serif»; font-weight:normal;mso-bidi-font-weight:bold">Файл<span Times New Roman",«serif»"> значокшаблона отобразится на вкладке <span Times New Roman",«serif»; font-weight:normal;mso-bidi-font-weight:bold">Общие<span Times New Roman",«serif»">. Присохранении шаблона в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны значок шаблонабудет отображаться на одноименной вкладки диалогового окна <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Шаблоны<span Times New Roman",«serif»">;

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">   

введите имя шаблона в поле <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Имя файла<span Times New Roman",«serif»"> и нажмите кнопку <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">ОК. Вы можете создать шаблон дляделового письма, посылаемого от имени вашей фирмы, в котором будут представленыэмблема вашей фирмы, ее адрес, слова приветствия, подпись и т.п.

<span Times New Roman",«serif»">Чтобы создать новый шаблон наоснове имеющегося шаблона, выполните следующие действия:

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">   

 выберите команду <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Отрыть<span Times New Roman",«serif»"> в меню <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Файл;

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">   

 в раскрывающемся списке <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Тип файла<span Times New Roman",«serif»">  выберите строку;

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">   

 внесите необходимые изменения вшаблон и сохраните файл.

<span Times New Roman",«serif»">Присоединение шаблона к документу: приработе над документом, как правило, можно использовать только настройки,сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблонеNormal.dot. Для замены шаблона и обновления стилей выберите в меню <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Сервис

команду <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Шаблоны и настройки<span Times New Roman",«serif»"> и в открывшемсядиалоговом окне нажмите кнопку <span Times New Roman",«serif»; font-weight:normal;mso-bidi-font-weight:bold">Присоединить (рис. 3).На экране отобразится диалоговое окно <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Присоединение шаблона, в котором будет видно содержимое папкис шаблонами. Выберите шаблон, который вы хотите присоединить и нажмите кнопку <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">Открыть. Вы вернетесь в диалоговоеокно Шаблоны и надстройки, в котором установите флажок <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal;mso-bidi-font-weight: bold">Автоматически обновлять стили и нажмите кнопку <span Times New Roman",«serif»;font-weight:normal; mso-bidi-font-weight:bold">ок.Стили абзацев и символов присоединенного шаблона копируются, заменяя всесуществующие стили другими именами. Текст, графика и настройки параметровстраниц не становятся частью документа.

<img src="/cache/referats/23818/image003.gif" v:shapes="_x0000_i1027">

Рисунок 3 – Диалоговое окно,используемое для замены присоединенного шаблонов

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">1.2 Стандартный шаблон книги и листа<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

Можно создатьстандартныйшаблон книги (используемый по умолчанию шаблонкниги). Шаблон Книга.xlt, создаваемый для переопределения используемого поумолчанию формата новых книг Microsoft Excel. Именно этот шаблон будетиспользоваться Microsoft Excel для создания пустой книги при запуске или присоздании книги без указания шаблона..Этот шаблон определяетформатирование или содержимое новых книг, открывающихся при запуске MicrosoftExcel. Книги, созданные при нажатии кнопки Создать основаны на стандартном шаблоне книги. Стандартный шаблонкниг называется Book.xlt. Можно создать дополнительные пользовательскиешаблоны, предназначенные для определенных задач и проектов.

Можно создатьстандартныйшаблон листа (Шаблон листа по умолчанию. ШаблонЛист.xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию форматавновь создаваемого пустого листа Microsoft Excel. Именно этот шаблон будетиспользоваться Microsoft Excel для создания пустого листа при добавлении листав книгу.) Этот шаблон определяет форматирование и содержимоестандартных листов, вставленных с помощью команды Лист (меню Вставить).Стандартный шаблон листов называется Sheet.xlt. Если в книгах используютсялисты различных типов, можно создавать дополнительные пользовательские шаблонылистов.

Хранение стандартныхшаблонов книг и листов:

если шаблон с именем Book.xlt илиSheet.xlt создан и сохранен в папке XLStart, то Microsoft Excel использует егодля создания новых стандартных книг. Загружаемаяпо умолчанию книга. Новая несохраненная книга, которая отображается при запускеMicrosoft Excel. Эта книга отображается, только если в папку XLStart непомещены другие книги, или для вставки новых листов. ПапкаXLStart обычнонаходитсяв: C:ProgramFilesMicrosoft OfficeOffice11XLStart. Для использования файлов шаблонов (с расширением XLT),хранящихся в сети, это размещение указывается в качестве дополнительной папки автозагрузки (Другаяпапка автозагрузки. Папка, дополняющая стандартную папку автозагрузки XLStart,содержащую книги или другие файлы, которые должны открываться автоматически призапуске Microsoft Excel, и шаблоны, которые должны быть доступны при созданиикниг.)

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family: «Times New Roman»;mso-font-kerning:16.0pt;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: JA;mso-bidi-language:AR-SA">
2 Мастера<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">2.1 Использование<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Мастера<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">импорта<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">текста<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

Мастеримпорта текста направляет Excel,указывая, каким образом следует интер­претировать содержимоетекстового файла. На многое здесь зависит от пользователя.Вы можете указать символ или комбинацию символов, служащие разде­лителямии ограничителями полей (столбцов), тип данных для каждого столбца, а такжекодировку исходного файла. Кроме того, мастер позволяет, исключить однуили более строк в начале импортируемого файла, содержащих описательнуюинформацию, что часто встречается на практике.

В первом окнемастера отображен фрагмент и импортируемого файла, а также результатавтоматического определения фор» данных (с разделителями илификсированной ширины). Как правило, мастер ре ошибается, но есличто-то пошло не так, вы всегда можете его поправить. (Если высами точно не знаете формата исходного файла, нажмите кнопку Далее, и уже на следующем шагевам станет ясно, правильно ли был сделан вы, Передтем как перейти, к следующему шагу, следует убедиться в том, что грамма, верно,распознала кодировку символов, назначенную текстовому файлу.Еслион был создан приложением Windows, враскрывающемся списке Формат файла (FileOrigin) нужно выбрать кодировку Windows(ANSI). Если файл был созданпрограммой под управлением MS-DOS, выберите вариант DOS(РС-8). Если же вфайле используется какая-либо другая таблица символов, попробуйте найтиеёв списке Формат файла.

Пропуститьнесколько первых строк файла можно с помощью счетчика Начать импортсо строки (StartImportAtRow).Строки с заголовками полей зачастую приводят к ошибкам прираспределении исходных данных по столбцам, поэтому ихлучше  исключать.

Вид следующегоокна мастера зависит от формата файла. Если вфайлеиспользуются разделители, то в диалоговом окне Excelпредставит символ, предполагаемыйв качестве разделителя. Как правило, подобное распознаваниепроисходит без ошибок, но вы вправе принеобходимости выбрать другой символ и увидеть результатсделанного изменения в области просмотра. Кроме того, установивнесколько флажков, вы можете задатьнесколько разделяющихсимволов, причем Excelбудет помещать текстовые данные в следующий столбец, как толькообнаружит любой из указанных вам символов.

Флажок Считать последовательные разделители одним  позволяет задавать;

последовательности разделительных символов. Например,если исходно разделителем являлась группа из двух или более знак табуляции,а вы посчитаете таковым каждый отдельный знак табуляции, а приведетк неправильному разбиению данных на столбцы. Поэтому в некоторых ситуацияхиспользование данного флажка является необходимым.

При импорте файла с фиксированнойшириной полей первоначальная попытка Excelразобрать его по столбцам часто оказывается не совсемудачной. К счастью, эта проблема относительно легко решается.(Если файл длинный и ошибок интерпретации много, поиск всех их может оказаться не очень приятнымзанятием; если у вас есть выбор между импортом файл с фиксированной шириной полей и эквивалентным файлом с разделителями,вы сбережете время и избежитепроблем, открывая файл с разделителями.) Поправить Excelсовсем нетрудно: просто перетащите вертикальные линии в дру­гие позиции. Чтобывставить новую линию, разделяющую столбцы, достаточно щелкнутьв нужной позиции. Чтобы удалить линию, дважды щелкните на ней.

Третье окно Мастера текстов позволяетзадать тип данных для каждого столбца. Ваш выбор ограниченследующими вариантами: Общий (General),когда к тексту применяется текстовой формат, к числам — числовой; а кдатам формат даты; Текстовой (Text), где «все данные, включая числа,форматируются как текст; Дата (Date)-HПропустить столбец (Skip). По умолчанию Excelназначу длявсех столбцовтип Общий, и, разумеется, в некоторых ситуациях вампридется внести изменения. Например, если значение в одном из текстовых пол начинается с дефиса, Excelпытается интерпретировать дальнейший текст как формулу, так как по умолчаниюдля типа Общий дефис считается минусом. Во избежание ошибки необходимоустановить для соответствующего столбца тип данных Текстовой.

Диалоговое окно третьего шага мастератакже содержит кнопку Подробнее, открывающую окно Дополнительнаянастройка импорта текста. Это диалоговое окно позволяет изменитьпараметры определения числовых данных, в том числесимволы-разделители десятичных разрядов и целой/дробной части числа.По умолчанию действуют установки раздела Язык и региональные стандарты Панелиуправления Windows.Если в файле используются другие параметры, необходимо внестисоответствующие Коррективы в окне Дополнительная настройкаимпорта текста.

<span Arial»,«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">2.2 Использование<span Arial",«sans-serif»"> мастеров <span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">сводной<span Arial",«sans-serif»"> <span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">таблицы<span Arial",«sans-serif»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

Мастер сводныхтаблиц и диаграмм позволяет консолидировать данные из не­скольких диапазонов Excel. В полученной своднойтаблице каждый исходный диапазон может отображаться как элемент поля страницы.Используя раскрывающийся список поля страницы, можнопросмотреть каждый исходный диапазон, а также таблицу,содержащую консолидированные данные. Консолидация диапазонов при помощи своднойтаблицы является альтернативой команде Консолидация  меню Данные, особенно в случаях,когда объединяемые данные находятся в разных книгах или рабочие лист однойкниги структурированы неидентично. Для создания консолидированной сводной таблицы выполнитеследующее:

1<span Times New Roman"">    

выберите в меню Данные  команду Сводная таблица

2<span Times New Roman"">    

в первом диалоговом окне Мастерасводных таблиц и диаграмм установи­те переключатель в положение В несколькихдиапазонах консолидации и нажмите кнопку Далее.       

3<span Times New Roman"">    

когда откроется диалоговое окноМастер сводных таблиц и диаграмм, оставьте установленным переключатель Создатьодно поле страницы. Нажмите кнопку Далее, и Excel выведет на экран   диалоговое окно.

4<span Times New Roman"">    

укажитепервый диапазон исходных данных и щелкните на кнопке Добавить.

5<span Times New Roman"">    

повторите шаг 4 для каждого исходногодиапазона. По окончании нажмите кнопку Далее. В последнемокне мастера укажите место для размещения сводной таблицы и нажмитекнопку Готово.<span Arial",«sans-serif»">2.3Мастер функций<span Arial",«sans-serif»">

Функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. ОднакоExcel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции.В открывшемся диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 указывается нужнаяфункция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в которомнеобходимо ввести аргументы функции.

Вернемся вновь к первому диалоговому окну, здесьсодержится три списка: поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматическивыбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функцияотображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.

Если необходимой функции нет в списке, то необходимовыбрать соответствующую категорию из списка, а именно:

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

10 недавноиспользовавшихся,

<span Courier New"; mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

полныйалфавитный перечень,

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

финансовые;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

дата ивремя;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

математические;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

статистические;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

ссылки имассивы;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

работа сбазой данных;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

текстовые;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

логические;

<span Courier New";mso-fareast-font-family:«Courier New»">-<span Times New Roman"">  

проверкасвойств и значений.

После того, как выбор будет сделан в пользу одной изфункций, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбраннойфункции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с выборомфункции необходимо нажать ОК.

Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере.Из списка функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесетв ячейку =СУММ(), а в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куданеобходимо вести ее аргументы.

Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в полеЧисло1, и щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделивнужный диапазон).  После этого в текстовомполе Число1 появится адрес ячейки (либо адрес диапазона) и одновременно в окнесправа – числовое значение, введенное в эту ячейку, а также внизу диалоговогоокна после слова Значение отразится итоговое значение функции.

В пользователя всегда есть возможность уменьшитьдиалоговое окно до размера поля Число1 и кнопки максимизации. Для этогодостаточно щелкнуть по кнопке минимизации, находящейся справа от поля. Есть возможностьи просто перетащить окно на другое место.

Если необходимо просуммировать содержимое несколькихячеек, либо диапазонов, то нужно нажать клавишу <Tab> или щелкнуть в поле Число2 чтобы переместить в него курсор. В поле Число2 указываем вторуюячейку (или диапазон).

Когда будут указаны все ячейки или диапазоны длясуммирования, щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументыфункции и внести СУММ в текущуюячейку.

Редактирование формул:

В Excel есть кнопка Изменить формулу, позволяющаяредактировать формулы (прежде всего те, в которых содержаться функции)непосредственно в строке формул. Чтобы воспользоваться этой кнопкой (онаобозначена знаком равенства и расположена непосредственно перед содержимым текущейячейки, отображенным в строке формул), необходимо выбрать ячейку, содержащуюформулу.

После щелчка на кнопке Изменить формулу Excelоткрывает диалоговое окно Аргументы функции,в котором можно отредактировать аргументы, указав новые ссылки на ячейкиили диапазоны ячеек в текстовых полях Число1, Число2 и т.д. если необходимозаменить текущий аргумент, то его необходимо выделить, а затем удалить, нажавклавишу <Del>, илишь после этого вводить новое значение аргумента.

Когда редактирование формулы будет завершено, щелкнитена кнопке ОК или нажмите <Enter>, чтобы закрыть диалоговое окно редактированияаргументов. Преобразовать формулу и обновить значение функции в ячейке.

<span Arial",«sans-serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-font-kerning:16.0pt;mso-ansi-language: RU;mso-fareast-language:JA;mso-bidi-language:AR-SA">
3 Применение шаблонов и мастеров в повышении эффективностиработы туристских фирм

С помощью шаблона и других средствнастройки приложений Office можно создавать профессионально оформленныедокументы со сложной графикой, выполненные в едином стиле. В стандартнуюпоставку, Word 2003 входят шаблоны для создания факсов, писем, официальныхдокументов, служебных записок, отчетов, диссертаций, справочников, бюллетеней,брошюр, календарей, веб-страниц, расписаний, повесток дня, резюме, заказов исчетов фактуры. Шаблон облегчает ввод информации (рис 4). Имеется возможностьсделать пользовательский шаблон доступным остальным пользователям с помощьюразмещения его в сети. Например, все пользователи рабочей группы, занимающиесяопределенным проектом, должны иметь доступ к шаблону. Для этого шаблон следуетпоместить в папку в сети, сделав его тем самым доступным для всех пользователейгруппы.

Таблица 1

Шаблон таблицы расчета заработнойплаты

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">№

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Месяц

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Таб. Номер

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Ф.И.О.

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Оклад

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Кол-во рабочих дней

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Оплата в день

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">1

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">2

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">3

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-fareast-font-family:«MS Mincho»; mso-bidi-font-family:«Times New Roma