Реферат: Базы данных Microsoft Access

Будьте таклюбезны,составьте титульный лист сами.
СОДЕРЖАНИЕ

TOC o «1-3» СОДЕРЖАНИЕ… PAGEREF_Toc5415982 h 1

REF _Ref5416013 h … PAGEREF_Toc5415983 h 2

REF _Ref5416054 h … PAGEREF_Toc5415984 h 3

REF _Ref5416074 h … PAGEREF_Toc5415985 h 3

REF _Ref5416082 h … PAGEREF_Toc5415986 h 5

REF _Ref5416090 h … PAGEREF_Toc5415987 h 6

REF _Ref5416098 h … PAGEREF_Toc5415988 h 7

REF _Ref5416106 h … PAGEREF_Toc5415989 h 9

REF _Ref5416141 h … PAGEREF_Toc5415990 h 10

REF _Ref5416155 h … PAGEREF_Toc5415991 h 10

REF _Ref5416167 h … PAGEREF_Toc5415992 h 10

REF _Ref5416177 h таблицы… PAGEREF_Toc5415993 h 11

REF _Ref5416191 h … PAGEREF_Toc5415994 h 11

REF _Ref5416205 h … PAGEREF_Toc5415995 h 11

REF _Ref5416219 h … PAGEREF _Toc5415996h 11

REF _Ref5416228 h … PAGEREF_Toc5415997 h 12

REF _Ref5416238 h … PAGEREF_Toc5415998 h 12

REF _Ref5416247 h … PAGEREF_Toc5415999 h 12

REF _Ref5416272 h … PAGEREF_Toc5416000 h 13

REF _Ref5416287 h … PAGEREF_Toc5416001 h 13

REF _Ref5416295 h … PAGEREF_Toc5416002 h 13

REF _Ref5416361 h … PAGEREF_Toc5416003 h 13

REF _Ref5416373 h … PAGEREF_Toc5416004 h 14

REF _Ref5416382 h … PAGEREF_Toc5416005 h 14

REF _Ref5416396 h … PAGEREF_Toc5416006 h 15

REF _Ref5416408 h … PAGEREF_Toc5416007 h 15

REF _Ref5416419 h … PAGEREF_Toc5416008 h 15

REF _Ref5416431 h … PAGEREF_Toc5416009 h 15

REF _Ref5416440 h … PAGEREF_Toc5416010 h 16

REF _Ref5416448 h … PAGEREF_Toc5416011 h 16

REF _Ref5416455 h … PAGEREF_Toc5416012 h 16

Чтотакое база данных?

В деловой или личной сферечасто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которыхсвязан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данныхнеобходимы определенные знания и организационные навыки.

Microsoft Access объединяетсведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемыеформы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные,получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализироватьданные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения изкаждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными изнескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбораданных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросыпозволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнитьвстроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или измененияданных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из однойили нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный илисозданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки ихопределенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечататьотчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечаткипочтовых наклеек.

Проектированиебазы данных

В MicrosoftAccess, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задатьструктуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой длясоздания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапыпроектирования базы данных

Нижеприведены основные этапы проектирования базы данных:

1.

Определение цели создания базы данных.

2.

Определение таблиц, которые должнасодержать база данных.

3.

Определение необходимых в таблице полей.

4.

Задание индивидуального значения каждомуполю.

5.

Определение связей между таблицами.

6.

Обновление структуры базы данных.

7.

Добавление данных и создание другихобъектов базы данных.

8.

Использование средств анализа в MicrosoftAccess.

1.

Определение цели создания базы данных

На первом этапепроектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основныеее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определитьосновные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать полятаблиц.

База данныхдолжна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Дляэтого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты,которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий моментиспользуются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошоспроектированной, подобной ей базой.

2.

Определение таблиц, которые должнасодержать база данных

Однимиз наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработкатаблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходныеформы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Припроектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access.Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц,рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

§

Когдаопределенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придетсятолько в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключаетвозможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в однойтаблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

§

Сведения накаждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимыхдруг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разныхтаблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базеданных.

3.

Определение необходимых в таблице полей

Каждаятаблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержитотдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиентемогут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номеромтелефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

§

4.

Задание индивидуального значения каждомуполю

Стем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данныео клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей,которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такоеполе или набор полей называют основным ключом.

5.

Определение связей между таблицами

Послераспределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбратьсхему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связимежду таблицами.

Желательноизучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.

6.

Обновление структуры базы данных

Послепроектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структурубазы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данномэтапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверкинеобходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввестинесколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данныхпоставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы иотчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимоисключить из таблиц все возможные повторения данных.

7.

Добавление данных и создание другихобъектов базы данных

Еслиструктуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные.Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8.

Использование средств анализа в MicrosoftAccess

ВMicrosoft Access существует два инструмента для усовершенствования структурыбаз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимостипредлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

Анализаторбыстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, атакже осуществляет их.

Рис. 1

<img src="/cache/referats/11723/image002.gif" v:shapes="_x0000_s1052 _x0000_s1041 _x0000_s1047">
Общиесведения о таблицах

Каждое поле втаблице «Товары» (Рис. 1) содержит данные определенного рода о каждом товаре, например,название товара. Каждая запись в таблице «Товары» содержит все сведения ободном товаре, такие как название, код поставщика, количество товара на складе ит.д.

Рис. 2

<img src="/cache/referats/11723/image004.gif" v:shapes="_x0000_s1051 _x0000_s1042 _x0000_s1048">
Код поставщика, название организации и т. д. вводятся один раз для каждогопоставщика товаров в таблицу «Поставщики». Таблица «Товары» также имеет поле«КодПоставщика», чтобы при вводе нового товара указать код фирмыпоставщика.Значение поля «КодПоставщика» из таблиц «Товары» и «Поставщики»используется для редактирования, просмотра и печати данных одновременно из двухтаблиц.

В режиме таблицы (Рис.2)добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можнопроверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортироватьзаписи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавивили удалив столбцы.

Рис. 3

<img src="/cache/referats/11723/image006.gif" v:shapes="_x0000_s1053 _x0000_s1049 _x0000_s1050">
В режиме конструктора таблицы (Рис. 3) можно создать целую таблицу, добавляяновые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Чтобы добавить поле, в верхнейчасти окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определитьего тип.Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.

Уникальная метка, называемаяключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, какномерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись.Ключевыеполя в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле«КодТовара» из таблицы «Товары» используется для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для ихвывода на печать.

<img src="/cache/referats/11723/image008.jpg" v:shapes="_x0000_s1054">Ключ на панели инструментов.

Каждое поле имеет свойства,изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данныхполя. Например, при задании свойству Формат (Format) значения Денежный для поляс числовым или денежным типом данных автоматически добавляется разделительгрупп разрядов и символ рубля (1 234р.).Для задания свойства поля выберите егов верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значениеэтого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяетсятипом данных поля.

Рис. 4

Специальное диалоговое окно для выбора предварительного просмотра и печати нужного отчёта.

Форма для ввода данных в таблицу.

Кнопочная форма для открытия других форм и отчётов.

<img src="/cache/referats/11723/image010.gif" align=«right» v:shapes="_x0000_s1066 _x0000_s1059 _x0000_s1060 _x0000_s1061 _x0000_s1062 _x0000_s1063">Общиесведения о формах

Формы используются для различных целей (Рис. 4).

Большая частьданных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другаяинформация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы(Рис 5).

Рис. 5

Рис. 6

<img src="/cache/referats/11723/image014.gif" v:shapes="_x0000_s1073 _x0000_s1071 _x0000_s1072">
Для создания связи (Рис. 6) между формой и записями таблицы, являющейся источникомданных формы, используются графические объекты, называемые элементамиуправления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

Запросыи их применение

С помощьюзапросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из несколькихтаблиц (Рис. 7). Они также используются в качестве источника данных для форм иотчетов.

Наиболеечасто используется запрос на выборку (Рис. 8). При его выполнении данные,удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятсяв определенном порядке.

Рис. 8

Рис. 7

Рис. 9

Чтобы добавить поля в запрос, перенесите их туда из списка полей.

Выбранные поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы.

Линия связи показывает, как данные одной таблицы соотносятся с данными другой таблицы или запроса.

Список полей содержит поля из выбранной таблицы.

<img src="/cache/referats/11723/image021.gif" v:shapes="_x0000_s1083"><img src="/cache/referats/11723/image023.jpg" align=«right» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1082">
Общиесведения об отчетах

Рис. 10

<img src="/cache/referats/11723/image025.gif" v:shapes="_x0000_s1095 _x0000_s1091 _x0000_s1093">
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе напечать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в томвиде, в котором требуется (Рис. 10).

Больше всего сведений в отчете берется из базовойтаблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета(Рис. 11). Другие сведения вводятся при разработке отчета.

Рис. 11

Для создания связи между отчётами и его исходнымиданными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие именаили числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графическогооформления отчёта (Рис. 12).

Рис. 12

Созданиебазы данныхСоздание базы данных с помощью мастера

1.

Запускмастера, а затем нажмите кнопку ОК.

<img src="/cache/referats/11723/image031.jpg" v:shapes="_x0000_s1110">Создать базу данных напанели инструментов.

2.

3.

4.

Созданиебазы данных без помощи мастера

1.

<img src="/cache/referats/11723/image032.jpg" v:shapes="_x0000_s1111">Создатьбазу данных на панелиинструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новойбазы данных.

2.

Послесоздания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базыданных.

Создание таблицы

В Microsoft Access существуетдва способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустуютаблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные издругого источника.

Созданиеновой пустой таблицы

В Microsoft Access существуетчетыре способа создания пустой таблицы.

1.

2.

3.

4.

Независимо от метода,примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использоватьрежим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, длядобавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масокввода.

Созданиетаблицы при помощи мастера таблиц

1.

F11.

2.

Таблица нажмите кнопку Создать.

3.

4.

ü

Примечание. Вслучае необходимости по окончании работы с мастером таблиц изменить или расширитьполученную таблицу можно в режиме конструктора.Созданиетаблиц путем ввода данных в таблицу

1.

F11.

2.

Таблица нажмите кнопку Создать.

3.

4.

5.

Вставка выберите команду Столбец.Переименование столбцов описано в шаге 4.

6.

Ø

7.

<img src="/cache/referats/11723/image034.gif" v:shapes="_x0000_s1112">Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранитьтаблицу.

8.

Да. Если данные, которые могутоднозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определитькак ключевое.Быстроесоздание таблицы в режиме конструктора

1.

F11.

2.

Таблица нажмите кнопку Создать.

3.

4.

5.

ü

Примечание. Рекомендуется определять ключевые поля, хотя это вовсе необязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдаетсявопрос, нужно ли их создавать.

6.

<img src="/cache/referats/11723/image034.gif" v:shapes="_x0000_s1113">Сохранить на панели инструментов, а затем введите имятаблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.Добавлениеновых данных в режиме таблицы или формы

1.

2.

<img src="/cache/referats/11723/image036.gif" v:shapes="_x0000_s1114">Новая запись

3.

4.

Изменениеданных в поле

1.

2.

<img src="/cache/referats/11723/image038.jpg" v:shapes="_x0000_s1115"> ,нажмите кнопку мыши.

3.

ü

Примечания

Еслипри вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений,внесенных в текущее поле, нажмите клавишу ESC. Для того чтобы отменитьизменения, внесенные во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом изполя.

Ø

Созданиеформ

Пользовательимеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером.Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняетвсю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдаетприглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданныхформах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления вформе. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Для созданияпростой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новыйобъект.

Созданиеформы с помощью автоформы

Автоформа создает форму, в которой отображаются всеполя и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено наотдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данномуполю.

1.

Таблицыили Запросы.

2.

3.

Автоформа.Созданиеформы с помощью мастера

1.

Формы.

2.

Создать.

3.

Новая форма выберите нужногомастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4.

ü

Примечание. При использовании мастера форм источник данных для формыследует указывать в диалоговом окне мастера.

5.

OK.

6.

Мастер форм, Диаграммаили Своднаятаблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым вдиалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа:в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличнаяформа создается автоматически.

Ø

Созданиеформы без помощи мастера

1.

Формы.

2.

Создать.

3.

Новая форма выберите пункт Конструктор.

4.

ü

Примечание. Форма,использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе,включающем эти таблицы.

5.

OK.Созданиеформы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра

1.

Новыйобъект на панели инструментов.

Ø

Автоформа или Автоотчет.

Ø

Источником записей для новогообъекта служит таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объектнаследует этот фильтр.

2.

ü

Примечания:

В новойформе или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблицеили запросе.

Последующееизменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданныес помощью ранее заданного фильтра.

Созданиезапроса

Часто запросыв Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходитсясамостоятельно их создавать.

Для созданиязапроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастерформ или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет илиформа основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются ихбазовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качествезапроса.

Чтобыупростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использоватькак базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов.Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости отответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколькозапросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса.Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

Для созданиязапросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту илифильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

Если ни одиниз перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельнозапрос в режиме конструктора.

Созданиеотчета

Пользователь имеет возможностьразработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер поразработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяетбыстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна сприглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответовпользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так какпозволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. Послеэтого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартныймакет.

Созданиеотчета с помощью мастера

1.

Отчеты.

2.

Создать.

3.

Новый отчет выберите нужногомастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половинедиалогового окна.

4.

ü

Примечание. MicrosoftAccess по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источникданных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а такжевыбрать поля из других таблиц или запросов.

5.

OK.

6.

Созданиеотчета без помощи мастера

1.

Отчеты.

2.

Создать.

3.

Новый отчет выберите пункт Конструктор.

4.

Ø