Реферат: Информационная система для библиотеки университета

ВСТУП

В наш час майже всі види діяльності автоматизуються, тобто створюються умови для зручного виконання роботи, а також для економії коштів та часу на виконання тої чи іншої роботи. І однією із сфер, яка є досить автоматизованою в наш час це є надання освіти студентам, адже як надання інформації так і оцінювання знань студентів в електронному виді є досить зручнішим, а ніж в паперовому. Одним з пунктів для отримання студентами освіти, потрібно багато інформації опрацьовувати самостійно, тобто відвідувати бібліотеку. І для того, щоб студенти мали змогу швидко дізнатися інформацію стосовного того яка саме література присутня в бібліотеці, а бібліотекар мав змогу швидко надати інформацію стосовно необхідної літератури, швидко видати книжку відмітивши лише в програмі, кому саме видано книгу, а не записувати, що займає досить багато часу. Також за допомогою програми досить легше вести журнал відвідувань бібліотеки.

Темою дипломного проекту є «Інформаційна система для бібліотеки університету (на прикладі бібліотеки Криворізької філії Європейського університету)».

Метою даного проекту є створення досконалого програмного продукту, із зручним інтерфейсом та добре відпрацьованим функціоналом інформаційної системи бібліотеки, яка б слугувала для більш швидкої роботи, як бібліотекаря так і читача.

Предмет дослідження дипломного проекту — робота бібліотечної системи університету.

Об'єкт дослідження — бібліотека Криворізької філії Європейського університету.

Отже за мету було поставлено створити програмний продукт для автоматизації роботи бібліотеки. Дана програма має мати змогу зберігати всю інформацію про літературу, яка є в бібліотеці, а також періодичні видання, тобто ведення, як каталогу так і картотеки. Ще одним з пунктів є ведення обліку методичного кабінету.

Окрім того, що в програмі будуть всі книги, вони мають бути розділені по дисциплінам, а також має бути указано, який саме це посібник теоретичний чи практичний, на якій мові та інші відомості про книги. Але це лише зі сторони ведення обліку книг, а програма ще має використовуватися бібліотекарем при видачі книг та повернені їх назад до бібліотеки, а також ведення статистики відвідування бібліотеки.

Ефективність даної програми полягає в тому, що бібліотекар має змогу надати потрібну інформацію більшій кількості студентів, адже не всі хочуть стояти в черзі, хоча й потрібна якась інформація, а за допомогою програми можна буде швидко переглянути інформацію стосовно необхідної літератури, і про її наявність і навіть можливість переглянути де саме вона знаходиться.

1. ОПИС ОБ'ЄКТУ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Опис існуючої бібліотечної системи

Створення та використання електронних ресурсів в сучасній бібліотечній практиці пов'язані, передусім, з неперервним збільшення об'єму різної інформації і зростанням необхідності користувачів оперативно, повно та ефективно отримувати інформацію.

В наш час бібліотекар має пам'ятати дуже велику кількість інформації, а саме які є книги, чи є вони в наявності в бібліотеці чи ні, інформацію про періодичні видання, але все пам'ятати не можливо і для цього створенні каталоги та картотеки, для більш швидкого пошуку літератури. Але для того, щоб найти необхідну книгу потрібно переглянути велику кількість карточок, сказати бібліотекареві, який надасть інформацію про наявність даної книги, але ж в свою чергу бібліотекар надасть інформацію стосовно книги лише після того як подивиться на поличку де вона завжди стоїть, а якщо бібліотекар працює не досить довгий період часу, то може взагалі не надати вам необхідну інформацію, адже можливо працюючий попередньо розставив книги так, як саме йому зручно.

Облік книг ведеться також в письмовому виді, тобто записується в журналі. Але з часом журнали старіють, тобто при постійному перегляді книг їх вигляд псується, витираються, шарпаються сторінки і для того щоб було все зрозуміло необхідно їх переписувати. Пошук книги в такому журналі займає велику кількість часу, також при перевірці бібліотечного фонду книги, які прийшли разом, тобто мають всі одинакові характеристики, лише різні номери можуть бути розташовані в різних частинах журналу, що є досить не зручним при пошуку.

Ще одним з пунктів з роботи бібліотекаря це облік книг, які видані та які книги були повернені. Адже при видачі книги бібліотекар багато часу.

тратить на те, щоб знайти необхідний формуляр, потім записує книгу і вже лише після цього видає книгу. При написанні контрольних, курсових та дипломних робіт необхідно писати велику кількість інформації тому, деякі книги є можливість дати книгу на ніч, тобто вкінці робочого дня взяти і вранці по відкриттю бібліотеки повернути назад, але навіть цей пункт без програми досить не зручно виконувати, адже бібліотекар має знову потратити час на те, щоб переглянути про кількість книг і вже після цього надати інформацію стосовно того чи можна взяти книгу з собою, взагалі здається, що це займає не дуже багато часу, але коли читачів багато і для того, щоб кожному надати необхідну інформацію тратиться велика кількість часу, що веде за собою до утворення черги.

Що стосується періодичних видань, тобто ведення картотеки, то для економії часу, як студентів так і бібліотекаря набагато зручніше вести облік періодичних видань в електронному виді, адже ввести в програмі необхідну статтю набагато простіше, а ніж переглядати досить велику кількість карток.

1.2. Опис існуючих інформаційних систем

Перед тим як приступити до створення програмного продукту необхідно проаналізувати вже існуючі інформаційні системи в області інформатизації роботи бібліотеки.

Однією з інформаційних систем, яка використовується в навчальних закладах є програма «ИРБИС». Система автоматизації бібліотек «ИРБИС» представляє собою типові інтегровані рішення в області автоматизації бібліотечних технологій, вона може бути використана для бібліотек будь якого типу.

Система орієнтована на роботу в локальних мережах. А також пропонує технологію автоматичного формування словників, на основі яких реалізується швидкий пошук по будь-яким елементам опису.

Система складається з п'яти автоматизованих робочих місць, а саме:

«Комплектатор».

«Каталогізатор».

«Читач».

«Книговидача».

«Адміністратор».

«Комплектатор» — представляє собою робоче місце бібліотечного робітника, що виконує функції по комплектуванню і обліку фонду бібліотеки на основі ведення спеціальної бази даних.

«Каталогізатор» — представляє собою робоче місце бібліотечного робітника, що виконує всі функції по формуванню (поповнення та зміни) бази даних електронного каталогу.

«Читач» — представляє собою робоче місце кінцевого користувача електронного каталогу і призначений для всезагального пошуку в електронному каталозі, перегляду знайденої інформації і формування замовлення на видачу знайденої літератури.

«Книговидача» — представляє собою робоче місце бібліотечного працівника, який виконує функції по видачі літератури у відповідності з формуванням замовлення та її повернення.

«Адміністратор» — представляє собою робоче місце спеціаліста, який виконує системні операції над базами даних в цілому, направленні на підтримку їх актуальному стані.

І так розглянемо який же вид має дана програма, а саме форма «Читатель» показано на рис. 1.1.

На даній формі читач може як переглянути всю літературу по визначеній дисципліни, або ж знаючи автора чи назву книги організувати пошук по визначеному автору, чи взагалі організувати пошук по ключовим слова необхідної літератури, а саме вибравши в «Словарь» автора чи книгу натиснути на кнопку «Выполнить» після чого буде видно чи була знайдена необхідна література, яку можна переглянути перейшовши на «Просмотр», як це показано на рис. 1.2.

<
>

Рис. 1.1. Форма «Читатель» на робочій площині «Поиск»

<
>

Рис. 1.2. Форма «Читатель» на робочій площині «Просмотр»

Та перед тим, щоб мати можливість переглядати літературу, читач має бути зареєстрованим, тобто перед читачем виводиться форма в якій потрібно ввести своє прізвище та ім'я, як це показано на рис. 1.3.

<
>

Рис. 1.3. Форма реєстрації читача

Після того як читач ввів своє прізвище та ім'я, воно перевіряється, якщо дане ім'я було занесене до бази даних, тобто читач був зареєстрований, то він може переглядати всю літературу, користуватися пошуком та деякими іншими функціями, якщо ж користувач не зареєстрований то програма закриється.

Наступним пунктом розглянемо ведення електронного каталогу, тобто додавання та редагування фонду бібліотеки. Перед тим як почати заносити дані до бази даних її потрібно створити, краще всього бази даних, особливо якщо це бібліотека університету, називати по назвам дисциплін. Створення нової бази даних показано на рис. 1.4.

<
>

Рис. 1.4. Створення нової бази даних

Після того як буде правильно введено ім'я та повну назву бази даних і натиснувши на кнопку «Создать» буде створена нова база даних куди вже можна заносити необхідну літературу.

Створивши базу даних переходимо до каталогу введення літератури, як це показано на рис. 1.5.

<
>

Рис. 1.5. Каталогізатор

Де показані всі функції каталогізатора, а саме:

перегляд всіх існуючих баз даних, та даних по літературі, що в них знаходиться;

організація пошуку в тому виді, який є самим зручним для користувача, а саме по імені автору, по тематиці, ключовим словам, назві книг чи іншому виді, що буде розглянуто далі;

перегляд літератури в каталозі, яка є відміченою;

робота з базою даних, а саме додавання, видалення, експорт даних, а також робота з даними тобто можливості збереження відміни виконаних функцій щодо даних.

Перед тим як вносити зміни потрібно вибрати необхідну базу даних в яку саме потрібно вносити зміни чи додавати нову літературу. У вкладці «Ввод» вводиться вся необхідна інформація про книгу, яку вкінці потрібно зберегти натиснувши на кнопку «Сохранить», або ж якщо було введене не так як потрібно то натиснути кнопку «Отменить», для того щоб занести дані про нову книгу необхідно натиснути на кнопку «Новий». Якщо ж так сталося, що інформація про книгу була занесена не до тої бази даних що потрібно, то її можна скопіювати в необхідну базу даних натиснувши на кнопку показану на рис. 1.6.

<
>

Рис. 1.6. Копіювання даних до другої бази даних

Натиснувши на кнопку що показано на рис. 1.6. на екранні з'являється форма наступного виду рис. 1.7.

<
>

Рис. 1.7. Копіювання документів

На формі копіювання даних потрібно указати що саме копіювати і куди, після чого натиснувши на кнопку «Выполнить» все буде виконано.

Під час того як вносити літературу можна переглянути яка саме література вже була введена, а саме перейшовши на вкладку «Просмотр», як це показано на рис. 1.8. Літературу можна переглядати як з бази даних в яку саме вносяться зміни, так і ті що були створенні раніше. Здійснювати пошук є можливість за різними типами:

по автору;

по дисципліні;

по назві книги;

по ключовим словам.

<
>

Рис. 1.8. Перегляд літератури в базі даних

Також в «Каталогизаторе» можна організувати пошук необхідної літератури, яка вже занесена бо бази даних, це показано на рис. 1.9.

Пошук можна організувати різних видів, як це показано на рис. 1.10.

<
>

Рис. 1.9. Пошук необхідної літератури

<
>

Рис. 1.10. Види пошуку

Наступним пунктом розглянемо модуль «Книговидача», вона має наступний вигляд рис. 1.11.

Його функціональний інтерфейс складається з трьох робочих площин, саме:

Закази;

Читачі;

Контроль/статистика.

Закази — включає компоненти, які реалізують роботу з чергою замовлень на видачу.

Читач — включає компоненти, що реалізують роботу з документами (карточками) читачів, з цілю оформлення повернення літератури і видачі без попереднього замовлення.

Контроль/статистика — слугує для отримання статистичних даних і контролю системи книговидачі.

<
>

Рис. 1.11. Оформлення замовлення книговидачі

Після того як читач знайшов необхідну літературу оформляється замовлення і читач стає в чергу, як це показано на рис. 1.12.

<
>

Рис. 1.12. Параметри черги замовлень

Коли дійшла черга оформлюється замовлення — це показано на рис. 1.13.

<
>

Рис. 1.13. Виконання замовлення

Для того щоб дізнатися про заборгованість читача необхідно натиснути на вкладку «Читатель», дані які там зберігаються показано на рис. 1.14.

Модуль адміністратор — представляє собою робоче місце спеціаліста, який виконує системні операції над базами даних в цілому, направленні на підтримку їх актуальному стані, головна форма адміністратора показана на рис. 1.15.

Адміністратор має всі права змінювати дані, адже для того, щоб контролювати вірність роботи, внесення нової літератури чи зміну введеної раніше потрібно використовувати всі можливості програмного продукту, який саме використовується для автоматизації роботи.

<
>

Рис. 1.14. Інформація про читача

<
>

Рис. 1.15. Головна форма адміністратора

Автоматизоване робоче місце «Комплектатор» представляє собою робоче місце бібліотечного робітника, який на основі ведення спеціальної бази даних виконує функції по комплектуванню і врахуванню фондів бібліотеки.

Загальний вид користувацького інтерфейсу АРМ «Комплектатор» показано на рис. 1.16. Комплектатор складається з таких вкладок:

Заказ;

Поступление;

Выбытие;

Подписка.

<
>

Рис. 1.16. Загальний вид форми «Комплектатор»

АРМ «Комплектатор» представляє собою автоматизоване робоче місце бібліотечного робітника, який на основі ведення спеціальної бази даних виконує функції по комплектуванню та урахуванню фонду бібліотеки, а саме:

введення коротких бібліографічних даних;

контроль за виконанням замовлень;

контроль надходжень до бібліотеки;

списування книг.

1.3. Постановка задачі

В результаті того, як було розглянуто проблеми існуючих бібліотечних систем, а також проаналізовано існуючі програмні продукти інформатизації роботи бібліотеки, було зроблено висновки і поставлено за мету створити інформаційну систему для бібліотеки, яка буде відповідати таким пунктам:

буде зручною та зрозумілою у використанні для бібліотекаря;

зручність використання для користувача, тобто для студента чи викладача;

злагодженість роботи системи.

Недоліком розглянутого попередньо прикладу являється досить заплутаний, складний дизайн програми, що призв