Реферат: Обов'зки секретаря
Міністерство освіти інауки УкраїниТернопільський державний технічний універститет імені Івана Пулюя
Реферат на тему:
Обов’язки секретаря
Підготував:ст. гр. МВ-ІІІ
ЛізогубО.О.
Прийняла:Савченко Т.О.
Тернопіль- 2000
Зміст
· Трохи з історії.
· Можливостісекретаря-референта.
· Основніфункції секретаря.
· Сучаснівимоги.
· Класифікаціясекретарів.
· Обов'язки.
· Висновок.
1.Трохи з історії.
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронцічужих секретів. Потім з секретаріввиділилися нотаріуси.
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів іперів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18століття з'явилися жінки-секретарі.
2. Можливостісекретаря-референта.
Секретар цеобличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач,що прийшов в установу, перший, з кимзустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає нателефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тількипрестиж фірми, в якій він трудиться,але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.
Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно іпродумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йомудоручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йомунеобхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити зскрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити абочути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вестироботу з документами, брати участь впроведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки ісам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачівна прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення,наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і такдалі.
Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглимиі зовнішніми світом. Здатністьорієнтуватися в складному різноманітномупотоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її частовизначає оперативність роботи відділіві навіть всієї установи.
Основніфункції секретаря.
Важливу роль граєпрофесійна базова підготовка, що включаєяк високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можутьбути визначені відповідно до основних функцій секретаря:
· знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченніфірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, якперсональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
· знання,пов'язані з основними напрямамидіяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
· знання,що вимагаються для комунікативногозабезпечення роботи фірми і їїадміністрації; вони необхідні секретареві припідготовці нарад і прийомі відвідувачів,при діловій переписці і ділових переговорах, приплануванні свого робочого дня іобслуговуванні співробітників фірми.
Сучаснівимоги.
Щоб відповідатисучасним вимогам, секретар повиненволодіти наступними якостями:
· матипрофесійний імідж;
· добреволодіти мовою і письмом;
· володітихорошою пам'яттю;
· добреорієнтуватися у часі;
· тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
· умітикрасиво оформляти звіти, вести ділову перепискукерівника;
· освоюватирозробки новітніх комп'ютерних програмдля офісу;
· бутиенергійним, проявляти ініціативу;
· швидко знаходити взаєморозуміння з колегами іклієнтами;
· підтримуватиефективну роботу офісу у відсутностішефа;
· контролюватифінанси офісу;
· бутиобачним в конфіденційних, делікатних питанняхфірми.
Класифікаціясекретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:
RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посадінеобов'язкове знання іноземної мови.Основна вимога уміння триматися і акуратність.
На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки вцьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.
Якщолюдина володіє іноземною мовою, йомупередбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.
Сама ж високапосада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. Уцьому випадку дівчина працює тільки на одногошефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводитьдиректора у відрядження. Тут велика увага приділяєтьсязовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості. Такий секретар повиненбути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, якзорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости зсекретаря в менеджери…
Специфіка іскладність роботи секретаря пов'язаназ тим, що вона завжди на очах, вцентрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточокзв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і їїзовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективномуфункціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективінадзвичайно важлива і не замінима.
Обов'язки.
Без особливогороду знань, умінь і навичоксекретареві не справиться зі своїмиобов'язками. А в обов'язки входить:
· облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;
· оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів,телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;
· підготовкапо вказівці керівника і узгодження зіструктурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів,відрядних посвідчень і інших документів;
· оформленняпротоколів розсилок виписок з них;
· аналіздовідок і доповідей структурних підрозділів з висновкамиі пропозиціями по них;
· підготовкаі своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів із'їздів;
· прийом іреєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
· організаціяприйомів відвідувачів;
· прийом,реєстрація, зберігання, облік,доставка по підрозділах і розсилка поступаючої,вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державнезберігання і у внутрішній архів фірми.
Крім роботи здокументами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:
1. технічнезабезпечення роботи керівника;
2. підготовкаі організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
3. організаціяприйому працівників і відвідувачів;
4. телефоннеобслуговування;
5. підготовкавідряджень;
6. організаціяпрезентацій і спеціальних прийомів гостей;
7. стенографування;
8. контрольза святковими і ювілейними датами;
9. обробкапошти;
10. машинописні роботи;
11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.
Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення проспецифіку секретарської роботи, взв'язку з чим доречно розглянутиголовні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.
Особливістю роботи також є постійна недостача часу, роботав умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти,запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.
3. Висновок.
Пам'ятайте: вашіпомилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого випрацюєте.
Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання:Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?
Небагато роздуму,трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива вспілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.
Перелік посилань
При написанні реферату використовувалисьнайновіші дані з комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване на сайті наукової бібліотеки Національного університету«Києво-Могилянська академія» за адресою: www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також використовувались дані з інших цифрових бібліотек.
Лізогуб Олег
В рамках проекту “Працюй головою”
Е-mail: Lizogub@tu.edu.te.ua