Реферат: Документооборот

План отчёта:

    1. Организациядокументооборота………………………….2

    2. Регистрация документов…………………………….…….5

   3. Контроль исполнения документов………………….…….8

   4. План работ по совершенствованию делопроизводства...11

   5. Список использованной литературы…………………….14

Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или созданиядо завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основныхпотока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемыеработниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию,проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

Служба документационного обеспеченияуправления (ДОУ), которая может быть представлена в организации каксамостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел,секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должнапринимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющиеюридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Впротивном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующимсопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документовоставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адресотправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются ипередаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адресобщественных организаций.

Предварительное рассмотрениедокументов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступившихдокументов на:

> направляемые на рассмотрениеруководителю организации,

> направляемые непосредственно в структурныеподразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителемпередаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информациюили адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободитьруководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения покоторым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководствапередаются документы, адресованные руководителю организации, и документы,содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документырегистрируются и затем передаются в соответствии с предварительнымраспределением либо руководителю, либо в структурные подразделения(ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документывозвращаются в службуДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающаяпринятое руководителем управленческое решение по данному документу. Послезаполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение вструктурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполненияконтролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документовисполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документдолжен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, егоразмножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются вдела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документаминачинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа,который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами идорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа послераспечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату.Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке вдругую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправлениеи сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязанапроверить правильность оформления документов, наличие всех приложений,соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильнооформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказнуюкорреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работникомслужбы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должныобрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организациисоздаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текстадокумента, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицамии доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа иподписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужномколичестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются ипередаются на исполнение в структурные подразделения (ответственнымисполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должныпередаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематическивести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды иразмноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения околичестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму,разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно,ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборотаобобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мерпо совершенствованию работы с документами и определения штатной численностислужбы ДОУ.

Регистрация документов

Регистрация документов — этофиксация факта создания или поступления документа путем проставления на неминдекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе врегистрационных формах.

Регистрация документов необходима длярешения следующих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранениевозможности потерь документов;

> обеспечение возможности веденияконтроля исполнения

документов;

> обеспечение поиска документов винформационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы,требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях(организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические,бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие ивнутренние документы.

Однако не все документы организациирегистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) системдокументации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются всоответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится толькодата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов,регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна бытьтолько однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления,отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передачезарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не долженрегистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренниедокументы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящихдокументов включает:

> порядковый номер в пределах регистрируемого массивадокументов;

> индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17,    где

  218 — порядковый регистрационный номер;

08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или егокопия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительновходить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурныхподразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрацииделятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируетсяотдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личномусоставу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределахкаждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяетсяпростая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваютсявходящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм взависимости от объемов регистрируемых массивов документов используютрегистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналыудобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так какпоиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званныевыше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколькожурналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов,разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможновести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрироватьпоставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК,позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу иосуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РККпечатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочныхкартотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольнуюкартотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом вструктурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяетустранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны приналичии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрациидокументов в службе ДОУ должны быть подготовлены кначалу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки дляотметок об использовании очередного порядкового номера при регистрациидокументов.

Установлен следующий обязательный составреквизитов для регистрации документов:

> автор (корреспондент);

> название документа;

> дата документа;

> индекс документа;

> дата поступления документа (для входящих документов);

> индекс поступления документа (для входящихдокументов);

> заголовок документа или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель, содержаниепоручения, автор, дата);

> срок исполнения;

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопросапо существу, дата фактического исполнения и индекс докумен­та — ответа);

> номер дела.

В случае необходимости составобязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

• исполнители;

• расписка исполнителя в получении документа;

• ход исполнения;

• приложения и др.

Формы регистрационного журнала икарточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этихформах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должнавестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответуприсваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределахсоответствующего регистрационного массива.

Контроль исполнениядокументов

Контролю подлежит исполнение всехзарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,информирование руководителя.

Основная цель организации контроляисполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документыдругих систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются вкалендарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших —с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документовустанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, атакже центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаютсяруководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в текстедокумента или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполненияпроизводится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки— принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнениядокумента по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин,осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки отисполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюциируководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.

  При организации контроля исполненияиспользуются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

|  Карточки контролируемых документов(контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, поисполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляютсяследующие операции:

> формирование картотеки контролируемых документов;

> направление карточки контролируемого документа(пункта задания) в подразделение-исполнитель;

> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени,отчества и телефона исполнителя;

> напоминание подразделению-исполнителю о срокеисполнения;

> получение информации о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов исполнения в карточкеконтролируемого документа;

> регулярное информирование руководителей о состоянии ирезультатах исполнения;

> сообщение о ходе и результатах исполнения документовна оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

> снятие документов с контроля по указаниюруководителей;

> формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляетсяна всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

  • заданий последующих лет — не реже одного раза в год;

  • заданий последующих месяцев текущего года — не режеодного раза в месяц;

  • заданий, поручений текущего месяца — каждые десятьдней, и за пять дней до истечения срока.

  Служба ДОУ должна вести не толькоформально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминатьисполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояниеисполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по ихустранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным иснимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или другого документированногоподтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольнойкарточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей сконтролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно)обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителяпредприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

План работ по совершенствованиюделопроизводства

Большой вклад в совершенствование работы с документамипредприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная частьделопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такаяцентрализация позволяет проводить все операции с документами болееквалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. Кодной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическоеруководство и контроль за организацией делопроизводства в структурныхподразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценитьэффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мереприобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по егоизменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятииможно проводить по примерному плану:

1.Документирование

1.1. Определение основных видов документов предприятия,необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборотаустаревших видов документов.

1.2. Изучение и анализ составления и оформления документовпредприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построениетекстов).

1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациямГОСТ 6.38-96.

1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка дляписем, факсов и внутренних документов).

1.5. Составление файла образцов основных видов документовпредприятия с трафаретными текстами.

1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформлениядокументов с использованием файла образцов.

2.Организация работы с документами

2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2.2. Изучение практики формирования и оформления дел,порядка их использования.                  2.3. Составление номенклатуры дел.

2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурныхподразделениях.

2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по егосовершенствованию с использованием ПК.

2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующейпередачи части их в архив, а другой — на уничтожение.

2.7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т.п.).

2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники(компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы сдокументами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внестипосильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем.Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобыоказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамкисвоей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации покакому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей.Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегосяпредставления, что секретарь «должен знать все!». Естественно, чтоподобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболееобщие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

— знать основные направления работы руководителя и фирмы;

— знать, где можно найти информацию и хранить информационныеисточники;

— предвидеть потребность руководителя в той или инойинформации;

— выработать у руководителя уверенность в вашей способностинайти необходимые данные.

Список использованной литературы:

1.  АндрееваВ.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное.- М.: ЗАО «Бизнес-школа „Интел-Синтез“, 1998. — 192 с.

2.  СЕКРЕТАРСКОЕДЕЛО — М.: „Издательство ПРИОР“, 1998. 192с.

 

еще рефераты
Еще работы по праву