Реферат: Делопроизводство

/>/>Введение

Информация, содержащаяся вдокументах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основеее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многихслучаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самымпервичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Вот как выглядит одна изсовременных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнесчасто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный,имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Сколько происходит заседанийарбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно илиумышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документовможет обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразитьсяна деятельности предприятия.

Руководители предприятий несутперсональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документаминеобходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которыепредусматривают составление документов по определенным правилам, ведениеноменклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечениясохранности наиболее ценных документов.

/>/>Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документыявляются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой.Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз­борчивымшрифтом, производит нежелательное впечатление о пред­приятии. По этой жепричине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которогопроставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньшеприменяется в России.

Бланк, в котором много местаотводится под эмблему и наименова­ние предприятия и мало для текста, неудобен вработе. Поэтому реко­мендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границыверхнего поля. 

Современный дизайн оформлениябланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений опредприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятноговоздействия на делового партнера.

Бланки предприятияизготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера иимеют установленный ком­плекс реквизитов и определенный порядок ихрасположения.

Для изготовления бланков восновном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210мм). Большая часть доку­ментов предприятия составляется на бланках А4. Для небольшихписем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланкиформата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов,графиков и т.п.

Рекомендуется использовать двавида бланков предприятия:

·    бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

·    бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документовсодержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документовуказываются: эмблема пред­приятия; наименование предприятия; почтовый адреспредприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса;дата и номер письма; реквизит «На №___от____», в котором ука­зывается дата иномер того письма, на который предприятие дает от­вет.

Бланки каждого вида могутизготавливаться с угловым и продоль­ным расположением реквизитов.

Продольное расположениезаголовочной части документа предпола­гает расположение реквизитов документавдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строкиот левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящеевремя угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левойчасти листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. пра­выйверхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя частьлиста может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (вактах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). Поподсчетам специалистов угловое располо­жение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитовимеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строкибланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. Приугловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа,выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е.находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим сзарубежными партнерами, необходи­мы специальные бланки с дублированиемреквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитовв левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа — наиностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаютсяреквизиты на русском языке, а ниже — на ино­странном.

Все бланки, как и документы,должны иметь поля.

·    левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

·    верхнее — не менее 10 мм,

·    правое и нижнее — не менее 8 мм.

В целях экономии площади листаряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия,а адрес, номе­ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо нанижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов(например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобыизбежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемыхдокументов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могутсодержать также части по­стоянного текста, которые при составлении документов дополняютсяпеременной информацией.

/>/>Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуютединые требования и правила оформления документов управления, которые установленыгосударственными нормативными актами.

Выполнение единых правилоформления документов обеспечивает:

·   юридическую силу документов;

·   оперативное и качественное составление и исполнение документов;

·   организацию быстрого поиска документов;

·   более активное использование компьютера при составлениидокументов;

Любой документ состоит из рядасоставляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называютсяреквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенныйнабор реквизитов.

В практике работы коммерческихпредприятий не используется реквизит «1 — государственный герб». Он ставитсятолько на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляетсятакое право. Реквизит «3 — изображение наград» также не используется приразработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитамдокументов, используемым в современной практике, относятся:

2 — эмблема организации;

7 — наименование организации;

9 — индекс предприятия связи,почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — индекс (№) документа;

13 — ссылка на индекс и датувходящего документа;

15 — гриф ограничения доступа кдокументу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

25 — визы;

26 — печать;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номерего телефона;

29 — отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении[1].

Особенно важным являетсяправильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, грифутверждения, которые придают документу  юридическую силу.

Каждый документ можно разделитьна 3 основные части:

·   заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные дотекста);

·   основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

·   оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста иприложения).

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия — условное(символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке.В качестве эмбле­мы организации может быть использован товарный знак, рисунок,аббре­виатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположенииреквизитов эмблема распо­лагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном)— в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо, являющеесякоммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданскогокодекса РФ).

Наименование организации пишетсяв строгом соответствии с наимено­ванием, зарегистрированным в учредительныхдокументах: уставе предприя­тия или учредительном договоре; свидетельствеРегистрационной палаты.

В наименовании используютсясокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерноеобще­ство) и т. п.

Реквизит «наименованиеорганизации» располагается под реквизи­том «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона,факса, номер счета в банке»

Совокупностьперечисленных в реквизите данных является юри­дическим адресом предприятия.

На бланках дляписем, факсов юридический адрес проставляется ти­пографским способом или спомощью ПК.

Данный реквизитрасполагается в левом верхнем углу под реквизи­том «наименование организации»или на нижнем поле до­кумента.

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название видадокумента» располагают в заголовочной части документа после реквизита«наименование организации» и юри­дического адреса и печатают прописными буквамиот границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизитявляется одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем ифаксов. Для писем указание вида документа используется только в следующемсочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название видадокумента дает общее представление о назначении документа, определяет составего реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения еготребований.

Реквизит «дата»

Дата — один изосновных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датойдокумента является:

·   дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

·   дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

·   дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)

Все даты вдокументе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы»,«гриф утверждения» и т.п. — оформляются цифро­вым способом в следующейпоследовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например,дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов,содержащих сведения финансового характера, до­пускается применитьсловесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобныйспособ оформления даты рекомендуется исполь­зовать также при переписке синостранными деловыми партнерами.

Для большинствадокументов дата проставляется при завершении оформления документа. Датауказывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название видадокумента» от границы левого поля.

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условноеобозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковыйномер).

Индекс (№) документапроставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом среквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года ввозрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы,приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З….

Номера коммерческих контрактовимеют двойную нумерацию, на­пример, № 17/21, где 17 — порядковый номер документав одной фир­ме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмахсостоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения(или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела пономенклату­ре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 —номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 —структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваютсяотдельно входящим и исходя­щим письмам.

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизитаопределяется только на бланке для пи­сем, факсов. Заполняется он при оформленииписьма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутсяиз инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от08.06.95.

Эта ссылка помогаетфирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативногописьма. Реквизит «ссылка на ин­декс и дату входящего документа» размещается отграницы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу «

Этот реквизит проставляют надокументах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правомверхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоитиз слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этимгрифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизитпечатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля,например:

КТ

Экз. №2

или

                                                                                                                                                         Конфиденциально

                                                                                                                                                         Экз.№1

На документах государственныхпредприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенносекретно».

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется написьмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этогореквизита состоит из следующих частей:

·   наименование фирмы в именительном падеже;

·   должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

·   почтовый адрес.

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальникуотдела

г-ну РоговуА.В.

113209,Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколькоиного вида, например:

Директору

ООО «Эра»

г-ну СкоринуИ.В.

127408, Москва

Остоженка,14.

Слово «господину» печатается вадресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

Если же документ направляется вправительственное учреждение, а также постоянным адресатам — почтовый адрес неуказывается.

При адресовании частному лицусначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215,Москва

Ордынка, 32,кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколькоадресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатаетсяпосле 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листадокумента, в пределах ограничительных знаков углов.

Реквизит «гриф утверждения»

Утверждаются руководителем, какправило, следующие виды доку­ментов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторыеакты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

·   слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);

·   наименования должности лица, утвердившего документ;

·   его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и да­ты,например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Гранд»

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждениязаверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом,протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия до­кументав именительном падеже, его даты и номера, например:        

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

Реквизит «гриф утверждения»располагается в правом верхнем углу до­кумента после 40 печатных знаков отграницы левого поля.

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция»проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемыхруководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюциярасполагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания поисполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленнымв документе.

Реквизит «резолюция» долженвключать:

·   Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

·   содержание поручения (конкретные действия);

·   срок исполнения;

·   личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываютсянесколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо,указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс осогласии до 04.03.95»; 

«Скорину А.В. Подготовить проектконтракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не надокументе, а на прикрепленном к нему листке — поручении Это нежелательно, т. К.в этом случае воз­можна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок»

Заголовок — краткое изложениеосновного смысла текста состав­ляемого документа. Заголовок долженграмматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «очем?» или «чего?», например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрациивходящих документов». Заго­ловки    таких    Документов,    как    протокол,   инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием видадокумента, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров»,«Договор аренды».

3aголовок располагается послереквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографскихбланках фирмы для рекви­зита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышатьдвух строк, например:

О поставке груза    

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет отнеобходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указыватьзаголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначаетсябуквой «К» и наносится от руки крас­ным фломастером или специальным штампом наконтролируемых по по­ручению руководителя документах. Реквизит «отметка оконтроле» располагает­ся на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеютсяприложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизитрасполагается после текста перед под­писью от границы левого поля.

Если полное наименованиеприложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложенияоформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2экз.                                      

Если приложения к документу неуказаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименованиядокументов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров,например:

Приложение:       1.  Проектконтракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

                                2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документуявляется документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержитназвание вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов,например:

Приложение: Договор аренды от21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственномэкземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы,количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется нево все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующимобразом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. впервый адрес.

Сами документы-приложения должныиметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату,подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка,указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказудиректора ОАО «ЭРА»

от 01.04.95 №17

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизитлюбого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись»входят:

·   наименование должности лица, подписавшего документ;

·   личная подпись;

·   расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор                                                              подпись                                А.В.Рогов

Должность лица, подписавшегодокумент, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ»                                    подпись                                А.И.Смелов

При оформление документа набланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор                                                              подпись                                А.И.Смелов

При подписаниидокумента несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись»располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемойдолжностью, например:

Директор                                                              подпись               И.Г.  Орлов

Главныйбухгалтер                                          подпись                Н.Н.Зотова

При подписаниидокумента несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются наодном уровне, например:

Директор АО«ДИЗ»                                                                         Директор000 «ГЭЗ»   

подпись Г.К.Лан                                                                               подпись     И.В. Розов

Еслируководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ можетподписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этомследует указать фактическую должность и фамилию лица, действительноподписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или  от руки. 

В документах,подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, араспределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участниковАО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит«подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующимобразом:

·   должность указывается от границы левого поля;

·   расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левогополя.

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проектадокумента оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности илисвоевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит«визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы ифамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» отграницы левого поля, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечанияи дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах визаставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документахфирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать»    

На документах, удостоверяющихправа фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средстви материаль­ных ценностей, а также предусмотренных государственными правовымиактами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется такимобразом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшегодокумент, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение иместо хранения печати определяет ру­ководитель фирмы.

Реквизит «о заверении копии»

В случае подписания руководителемтолько первого экземпляра до­кумента остальные заверяютсясекретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверениикопии» располагается ниже реквизита «подпись».

Отметка о заверении копиивключает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица,заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) идату заверения, например:

Верно

Референт             подпись                А.Л. Силин

00.00.00

При пересылке копии документа вдругую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя)и номер его служебного теле­фона располагают на лицевой или, при отсутствии места,на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после рекви­зитов«подпись», «визы», например:

Серова 236-01-26

Этот реквизит очень важен дляоперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснениязатронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя принеобходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количествоотпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239-15-61

КН 2 27.09.95

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е.решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об егоисполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается влевой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителяи номер его телефона».

Отметка включает в себя:

·   слова «в дело» и «номер дела», в котором будет хранитьсядокумент;

·   ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего обисполнении (в случае его составления);

·   краткие сведения об исполнении, если отсутствует, еслиотсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

·   подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов 02.04.95.

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка опоступлении располагается в правой нижней части перво­го листа документа и состоитиз следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившегодокумент; даты поступления документа и его входящего номера, например:

АО«ЭРА»

Дата03.01.95

Вх.№ 0001

Отметку опоступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленныекомпоненты реквизита.

/>/>Приказы по личному составу

Приказами по личному составуоформляются прием, увольнение и  перевод сотрудников предприятия. Заключение трудовогоконтракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о егозачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составугруппируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса«л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...).

Оформляются приказы по личномусоставу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту»приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом «О приеме на работуЗотова А.В.», «Об увольнении Гудкова Л.И.», «Об изменении штатов АО» (еслиприказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится наконстатирующую и распорядится части. В первой части приказа могут быть указаныпричины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрениюруководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная частьприказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которыепечатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указываетсяфамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокраще­ний),должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случаеувольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема(постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могутсоставляться на нескольких со­трудников вне зависимости от того, принимаютсяони на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов,каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личномусоставу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованномвиде. Аналогично можно составить Приказ об увольнении, для этого необходимоизменить:

·   в реквизите «заголовок» фразу «О приеме» на «Об увольнении...

·   графу «вид приема» на «причину увольнения»;

·   графу «дата приема» на «дату увольнения».

В графе «основание» указываютсядокументы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительнаязаписка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другуюдолжность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованномвиде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурноеподразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать егосрок.

Приказы по личному составувизируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другимдолжностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составуобъявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлениис приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником исодержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к.при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячныйсрок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составухранятся 75 лет (статья 19 б «Перечня<sup/>документов с указанием сроковхранения»).

В процессе деятельностиорганизации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях,взысканиях, отпусках, и т. д. срок хранения которых не превышает 3 года (статья19 в).

Такие приказы имеют индекс (№ 1к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количестводеловых «бумаг», издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки,содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняетсябланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчетзаработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае несоставляется, т. к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, иследовательно, имеет силу приказа.

/>/>Письма

Деловая переписка — неотъемлемоесредство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письмапревалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основныхвида документов: письма и факсы.

Письмо — обобщенное названиеразличных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письмамогут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие,рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения,письма-ответы и др.

Письма инструкционные(директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти иуправления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросамотчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержатгарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условноотносятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу,цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляютсяпри заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателейк продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/илинаправить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов,рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных)письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполненияили нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламациядолжна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобныекопии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов синостранными партнерами используются кредитные письма (L/C — Letter of credit), вкоторых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя сномером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателемтоваров или услуг.

В письмах-запросах предприятиепросит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента(или  государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляютсясопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требуетдополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой цельюнаправляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в  какие сроки.Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлятьне следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов,используется специальный бланк для писем[2].

В письмах, факсах название видадокумента не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:«дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», еслиписьмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой.

На письмах должны быть правильноуказаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурноеподразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержаниянаправляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основногополучателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чемчетырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляреуказывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется вдополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранеепосланного письма.

Текст письма должен бытьлаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должныпредставляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещатьсяс достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоитиз вводной части и основной.

Во вводной части указываютсяпричины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты,документы, например:

«Всвязи с тем, что при получении груза на станции «Марк»26.01.95 по накладной№ 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя привскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установленанедостача:… штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.95 №247)...».

Во второй части письмаформулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:

«Наосновании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указаннуюсумму на наш расчетный счет».

В зависимости от назначенияписьма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя,может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писемхарактерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можносоставить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметьследующие варианты обращения:

¨  «Уважаемый Игорь Леонидович!»;

¨  «Господин Зорин!»;

¨  «Игорь Леонидович!»;

¨  «Уважаемый г-н Зорин!»;

¨  «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны именаполучателей письма).

Затем уместны были бы словаблагодарности:

¨  «Мы были рады получить Ваше письмо»;

¨  «Большое спасибо за факс от 04.06.95»;

¨  «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

Большинство писем продолжаютсядалее словами:

¨  «В связи с ...»;

¨  «Согласно контракту от… № ...»;

¨  «В соответствии с ...» и т.д.

Если в заголовочной частиписьма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа»,то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма(факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

¨  Отправляем Вам...

¨  Направляем Вам...

¨  Высылаем Вам...

Напоминание

¨  Напоминаем Вам, что...

¨  По истечении… срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение

¨  Концерн… подтверждает получение ...

¨  Подтверждаем, сто партия ТНП получена...

Извещение

¨  Сообщаем Вам, что...

¨  Ставим Вас в известность, что...

¨  Извещаем Вас, что...

Просьба

¨  Пожалуйста, сообщите...

¨  Просим оплатить в течение… банковских дней...

¨  Мы будем благодарны, если Вы...

Гарантия

¨  Оплату гарантируем.

¨  Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

¨  Мы рады предложить Вам...

¨  ПредлагаемВам...

¨  Мы можем рекомендовать...

¨  Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

¨  К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по сле­дующимпричинам:...

¨  К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы неможем...

¨  К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Предупреждение

¨  Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

¨  Задержка поставок может привести к...

¨  Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мывынуждены...

Приглашение

¨  Просим принять участие в...

¨  Приглашаем Вас...

¨  Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчиваютфразами:

¨  «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;

¨  «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;

¨  «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;

¨  С уважением.

Письма по финансовым вопросамподписывает руководитель и глав­ный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либогарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатьюфирмы.

Деловая переписка делится на двечасти:

¨  поступающие (входящие) в фирму письма;

¨  отправляемые (исходящие) из фирмы письма.

/>Докладные записки

Докладная записка — документ,адресованный руководителю пред­приятия (реже — вышестоящему органу), содержащийизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется вслучае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах,событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованнаяруководителю предприятия (внут­ренняя), может составлена с помощью ПК, машинописнымили рукопис­ным способом.

Докладная записка должна иметьзаголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текстаизлагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладнойзаписки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретныхдействиях, ко­торые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи сизло­женными фактами.

Внутренние докладные запискидолжны быть подписаны составите­лем (автором).

Докладные записки (внешние),направляемые в вышестоящие орга­ны, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считаетсядата ее подписания,

Докладные записки по основнымвопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовыхдокументов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств идр. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». — М.,1989).

Резюме

Резюме – документ, содержащийкраткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройствев коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название видадокумента; дату; указание фамилии; имени; отчества; должности и почтовогоадреса претендента, телефона; текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующихразделов:

·    персональные данные;

·    цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел быполучить претендент);

·    образование (перечисление в обратной хронологическойпоследовательности, начиная с последнего места учебы);

·    опыт работы (краткое описание характера работы с указаниемзанимаемых должностей и дат);

·    дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки,имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);

·    рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Образец личного заявления

/>


Бухгалтерия                                                                                       Директоруфирмы

                                                                                                            «Эталон»

                                                                                                            АкимовуИ.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

17.12.99

            Прошу освободить меня от должности главногобухгалтера в связи с переходом на другую работу.

личнаяподпись          П.И. Громов


Образец приказа по личному составу

/>


ТОО «Восход»

ПРИКАЗ

15.01.99 № 3-К

г. Архангельск

поличному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Иванова Петра Михайловичана должность главного менеджера с 01 01 2000г., с окладом 1500 руб. в месяц,согласно контракту.

Основание: контракт № 10 от30.12.99.

С приказом ознакомлен:                             личнаяподпись          31.12.99

1.2. Сидорова Ивана Ивановичана должность главного механика с 01.12.99, с окладом 1100 руб. в месяц,согласно контракту.

Основание: контракт № 10 от30.12.99.

С приказом ознакомлен:                              личная подпись         31.12.99

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Главного экономиста КузнецовуМарию Петровну на должность главного бухгалтера с 20.12.99.

Основание: заявление ПетровойГ.А., докладная записка заведующего экономическим отделом  Ефимова В.С.

С приказом ознакомлен:                             личнаяподпись          31.12.99

3. УВОЛИТЬ:

Кассира Петрову ИннуСтепановну с 01 01 2000г. по собственному желанию.

Основание: контракт № 10 от30.12.99.

С приказом ознакомлен:                             личнаяподпись          31.12.99

Директор ТОО «Восход»                 личнаяподпись          А.Б. Иванов

Образец приказа по основной деятельности

/>


ТОО «Восход»

ПРИКАЗ

08.12.99 № 2

г. Васюки

Об обучении персонала

ТОО «Восход»

            В целях повышения квалификации работниковфирмы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить секретаря ИвановуОльгу Витальевну на курсы секретарей-референтов с 01.12.99 по 31.12.99.

2. Петрову Ивану Васильевичуприобрести соответствующую литературу для бухгалтерии.

3. Главному бухгалтеруВаськову Николаю Николаевичу принять участие в семинаре «Новое в бухгалтерскомучете», 22.12.99.

            Контроль за исполнением возложить назаместителя начальника отдела кадров – Усова К.К..

Директор ТОО «Восход»                             личнаяподпись          А.Б. Иванов

Иванова 44-44-44


Образец инициативного коммерческого письма

/>


АО «Старт»                                                                          

164500, г. Северодвинск,                                                     ДиректоруАО «Вымпел»

ул. Ломоносова, 120                                                             г-нуКоневу А.Ф.

тел. 55-00-00                                                                          164500,г. Северодвинск

факс 55-00-00                                                                         ул.Воронина, 6

р/сч 01234567890123456789

22.02.99 № 25/08-15

Озаключении контракта

Уважаемый г-нКонев!

            Предлагаем Вам заключить контракт на поставкуспортивного инвентаря фирмы «Kettler». Направляем Вамнаши прайс-листы. С уважением,

Директор АО «Старт»                                  личнаяподпись          А.Б. Кобылин

Петров 55-11-11


Образец ответного коммерческого письма

/>


АО «Вымпел»                                                                                  

164500, г. Северодвинск,                                                     ДиректоруАО «Старт»

ул. Воронина, 6                                                                     г-нуКобылину А.Б.

тел. 55-33-33                                                                          164500,г. Северодвинск,

факс 55-33-33                                                                         ул.Ломоносова, 120

р/сч 98765432109876543210           

25.02.99 № 63/17-07

На № 25/08-15 от 22.02.99

Озаключении контракта

Уважаемый г-нКобылин!

            С благодарностью подтверждаем получениеВашего письма № 25/08-15 от 22.02.99,  и принимаем Ваше предложение заключитьконтракт на поставку спортивного инвентаря. Предлагаем встретиться 01.03.99 иподписать контракт. С уважением,

Директор АО «Вымпел»                                          личнаяподпись          А.Ф. Конев

Васильева 55-34-44


Образец докладной записки

/>


Цех 55                                                                        ДиректоруПО «Севмашпредприятие»

                                                                        ПашаевуА.А.

ДОКЛАДНАЯЗАПИСКА

10 01 2000   № 12

о командировании

главного механика Малыгина А.К.

            Прошу командировать главного механикаМалыгина А.К. в г. Санкт-Петербург для заключения контракта с фирмой «Аква».

Начальник цеха 55                                                    личнаяподпись          А.Ф. Валов

Иванова 6-30-33


Образец объяснительной записки

/>


Цех 55                                                                        ДиректоруПО «Севмашпредприятие»

                                                                        ПашаевуА.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА

15 01 2000  

о срыве подписания контракта

            Подписание контракта с фирмой «Аква»невозможно по причине отсутствия генерального директора. Новая дата подписаниядоговора назначена на 25 01 2000.

Начальник цеха 55                                                    личнаяподпись          А.Ф. Валов

Иванова 6-30-33


Образец резюме

/>


РЕЗЮМЕ

17 01 2000

Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск

АДРЕС: 163500, г. Архангельск, Тимме 6-55

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: С 01.02.97 по 01.03.99 работалпродавцом в отделе «Кодак»

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Хожу на курсы английскогоязыка

            Я хотел бы предложить свои услуги в качествеведущего специалиста по созданию компьютерной и видео рекламы, организоватьработы по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Яимею опыт в управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми.

            В 1993 году выпустил учебное пособие «Практикумпо программированию на языке Турбо-Паскаль». В 1994 году работал преподавателеминфотехнологии. По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

           

            С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

                                                                        личнаяподпись          В.С. Трефилов


РЕЗЮМЕ

02 10 2000

Ф.И.О.: Тищенко Дмитрий Анатольевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 12.06.79, г. Северодвинск

АДРЕС: 164500, г. Северодвинск, ул. Макаренко22-52, тел. (81842) 52-40-93,

    E-mail: td_mailbox@mail.ru,td@atnet.ru

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ:   В настоящее время учусь на IVкурсе АГТУ по специальности «Менеджмент» заочного факультета;работал преподавателем компьютерного класса в обществе «Знание».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Окончил курсы английскогоязыка

            Я имею опыт работы с многочисленнымикомпьютерными программами. Основные из них – MS Windows 9x, MS Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook, FineReader, различные мультимедийные программы. Имею доступ к сети Интернет.

            Потребованию могу предоставить необходимые рекомендации.

           

            Снадеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

                                                                                                 Д.А.Тищенко

Оглавление:

Введение… 1

Требования к бланкам документов предприятия… 1

Общие правила оформления управленческих документов… 2

Приказы по личному составу… 8

Письма… 9

Докладные записки… 12

Резюме… 12

Образец личного заявления… 13

Образец приказа по личному составу… 14

Образец приказа по основной деятельности… 15

Образец инициативного коммерческого письма… 16

Образец ответного коммерческого письма… 17

Образец докладной записки… 18

Образец объяснительной записки… 19

Образец резюме… 20

Список используемой литературы:… 22

Список используемой литературы:

СтенюковМ.В. «Документы. Делопроизводство.» — М. «Приор», 1997. — 144 с.


Образец резюме

/>


РЕЗЮМЕ

17 01 2000

Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск

АДРЕС: 163500, г. Архангельск, Тимме 6-55

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост, имею 10 детей

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: С 01.02.97 по 01.03.99 работалсапожником в фирме «Каблучок», с 01.04.99 по 31.12.99 – медбрат в «Скоройпомощи»

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Хожу на курсы иврита,бухгалтеров, секретарей-референтов, в кружок юного натуралиста, а также в бассейн и на пляски. Потихоньку осваиваю выращивание кактусов в домашнихусловиях. В совершенстве владею велосипедом.

            Я хотел бы предложить свои услуги в качествеврача-проктолога. Предложить новые идеи в этой сфере медицины. У меня большойсамостоятельный опыт в этой области, я хорошо срабатываюсь с людьми ипациентами, имею только положительные отзывы.

            В 1999 году в издательстве «Медицина»выпустил учебное пособие «Сам себе проктолог». Издание пользуется огромныминтересом у населения.  Готовятся к выпуску следующие издания: «Домашний проктолог»,«Проктология и мы», «Проктология – моя судьба».

           

            С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

                                                                        личнаяподпись          В.С. Трефилов

еще рефераты
Еще работы по праву