Реферат: Рациональная организация работы менеджера
Курсоваяработа
по дисциплине: ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА
на тему: «рАЦИОНАЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА»
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Управление как процесс
2. Система оценки работы менеджера
2.1 Факторы, влияющие на работуменеджера
3. Суть управленческой деятельности
3.1 Роли руководителя
3.2 Принятие решений
4. Проектированиерациональной организации работы менеджера
4.1 Организация рабочих мест
4.2 Значение и роль информации вработе менеджера
4.3 Организация работы с документами
4.4 Значение фактора времени
Заключение
Списокиспользованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
На протяжении всей жизничеловеческого общества существовали те, кто руководит и те, кем руководят.Ранее люди придавали меньшее значение понятию «управления». Руководителиуправляли не задумываясь, опираясь на интуицию. В начале ХХ века появляетсянаука под названием «менеджмент», которая изучает процессы управления. По мереразвития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель, то естьменеджер, должен управлять, чтобы предприятие работало эффективно. Но, ксожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самогоменеджера.
В современном пониманиименеджер – эторуководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенныйполномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности фирмы,функционирующей в рыночных условиях. Предполагается, что принимаемые менеджеромрешения являются обоснованными и вырабатываются на базе использования новейшихметодов управления.
Для того чтобы менеджерработал более эффективно, принимал всегда правильные решения, способствовалразвитию организации, необходимо делать его работу более рациональной.
В настоящее время этатема является очень актуальной, потому что управление приобретает всё большеезначение в успешном развитии и функционировании предприятий.
Целью данной работыявляется рассмотрение вопроса, как рационально организовать работу менеджера,чтобы его труд был наиболее эффективным.
1. УПРАВЛЕНИЕ КАКПРОЦЕСС
Содержание имеющего местов организациях процесса управления едино, а само управление применимо кпредприятиям и организациям любого типа и заключается в реализации функций,которые должны исполняться каждым работником управления. Большинствоспециалистов сходятся во мнении, что процесс управления осуществляется вовремени и пространстве предприятия и организации и включает общие и специальныефункции управления, которые должен выполнять каждый руководитель. К числу общихотносятся планирование, организация, координация, мотивация и контроль.
Планирование – этопроцесс выбора целей и решений, необходимых для достижения этих целей. Задачаруководителя заключается в том, чтобы на основе анализа целей предприятияметодами планирования точно определить, что, как, кем, какими ресурсами, когдаи где (в каком месте) должно быть сделано для достижения успеха. В процессепланирования менеджер, в сущности, должен ответить на следующие вопросы:
· На каком этаперазвития находится предприятие в настоящий момент? На этой стадии процессауправления оцениваются сильные и слабые стороны предприятия и его возможности восновных сферах деятельности (финансы, производство и т.д.) для определенияреально достижимых целей.
· В какомнаправлении предприятие намерено двигаться? Определяются цели предприятия,возможности их достижения и трудности на этом пути.
· Каким образомпредприятие намерено двигаться к этим целям? Здесь в общих чертах с достаточнойстепенью детализации устанавливается, что, как и где должны делать работникипредприятия для достижения поставленных целей, в какие сроки и с использованиемкаких ресурсов.
Планирование – этоспособ, которым руководитель обеспечивает единое направление усилий всехработников предприятия на достижение его общих целей. В процессе планированиядеятельности организации работники управления, как правило, разрабатываютправила, политику и бюджеты.
Правило – это точноеопределение того, что необходимо делать в конкретной ситуации. Можно сказать,что правило, точно очерчивая желаемые цели, не оставляет никаких возможностейдля их интерпретации и искажения. Правила на предприятиях играют очень большуюроль.
Полтика – это общиеориентиры для действий и принятия решений, которые обеспечивают достижениецелей. Понятие «политика» имеет более общий характер, чем правила. Онапредставляет собой обобщенное выражение намерений подсистемы управленияотносительно того, какие действия должны осуществляться для достижения целейпредприятия.
Бюджет – Это документ,который отражает ожидаемые результаты и распределение ресурсов в количественномвыражении. Бюджет – это инструмент реализации функции планирования.
Таким образом,назначением функции планирования является установление того, что должно бытьсделано для достижения целей предприятия.
Самое главное вреализации функции организации – это определение того, кто именно долженисполнять конкретную задачу (задание) из числа различных задач, которыереализуются в рамках предприятия, включая задачи по управлению им.
Организация как функцияуправления предполагает постановку целей и задач, предусмотренных планами,конкретным работникам и (или) их коллективам, а так же создание им условий дляих достижения. Посредством реализации этой функции разработанные планыпревращаются в действия. Хорошо поставленная организация выполнения плановспособствует повышению эффективности труда работающих и обеспечивает успехпредприятия.
Никакие, пусть дажепрекрасно составленные, планы и проведенные организационные работы пораспределению заданий между работниками предприятия и рабочими группами небудут реализованы, если те не будут выполнять предназначенную им работу.Поэтому для обеспечения реализации функции планирования и организации процессауправления предусматривается осуществление еще одной общей функции менеджмента– функции мотивации. Эта функция предусматривает выполнение действий,обеспечивающих надлежащее поведение работников предприятия по исполнению работыв соответствии с их обязанностями и планами. Формирование у работниковвнутренней потребности к деятельности происходит в совокупности различныхмотивов, которые постоянно изменяются. Для эффективной мотивации своихработников к производительному труду на благо предприятия менеджеру следуетопределить их реальные потребности и обеспечить возможности их удовлетворения врезультате хорошей работы.
Контроль – это процессоценки и обеспечения действительного достижения предприятием своих целей. Онвключает следующие элементы:
- установлениестандартов, что предполагает точное определение тех целей, которые должны бытьдостигнуты в определенный промежуток времени;
- оценку исравнение того, что было сделано за определенный промежуток времени вдействительности, и ожидаемых (установленных) результатов;
- разработкукорректирующих мероприятий в случае серьезных отклонений от первоначальногоплана;
- корректировку –реализацию корректирующих мероприятий и контроль их результативности.
Таким образом, контрольтакже является важным компонентом общего процесса управления. Вместе с темконтроль – это относительно самостоятельный процесс, реализуемый во времени,для его осуществления менеджер постоянно собирает информацию, сравниваетфактическое состояние дел с ожидаемым, находит пути совершенствованияуправления процессами труда через организационные изменения, следит заэффективностью этих изменений.
Реализация всехвышеперечисленных общих функций – от планирования до контроля – возможна лишьпутем выполнения работ, связанных с организацией процесса и мотивированиемработающих. Согласование работ и взаимодействие обеспечивается координациейдеятельности членов организации.
Координация как одна изобщих функций процесса управления обеспечивает бесперебойность и непрерывностьфункционирования и развития предприятия.
Она заключается всогласованной работе всех его звеньев, что достигается путем установлениярациональных связей между ними и обеспечения их функционирования. Характер этихсвязей различен и зависит от координируемых процессов. С помощью этих связейустанавливается взаимодействие между звеньями, членами и подразделениямиорганизации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единствовсех стадий процесса управления, а также действий руководителей.
Организация как функцияуправления опирается на продуманное и эффективное планирование. Мотивациясоответствующего поведения персонала направлена на реализацию планов, аконтроль позволяет обеспечить достижение поставленных целей путем исполненияопределенных корректировочных действий в случае отклонения от них. Координацияобеспечивает согласованность и реализацию всех этих функций и достижение целей.Исключение из процесса управления любой из этих функций или некачественное ееисполнение не позволит руководителю и его предприятию (подразделению) достичьзапланированных целей. Работники управления должны понимать, что всевышеуказанные функции тесно связаны, и поэтому только комплексное их исполнениеможет обеспечить достижение целей предприятия.
Пять функций управления –планирование, организация, мотивация, координация и контроль – имеют две общиехарактеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходимакоммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятияправильного решения и сделать это решение понятным для других членоворганизации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристикисвязывают все пять управленческих функций, обеспечивая их взаимозависимость,коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами [1].
2. СИСТЕМА ОЦЕНКИРАБОТЫ МЕНЕДЖЕРОВ
В зависимости от умения испособности руководителя обеспечить эффективное взаимодействие ресурсоворганизации, т.е. всех доступных для использования в процессе производствасредств, которые включают рабочую силу, деньги, материалы и оборудование, могутбыть сформированы критерии оценки его работы. Чтобы успешно работать в течениедлительного времени, одержать верх в конкурентной борьбе и достичь своих целей,предприятие и система управления им должны быть и результативными, иэффективными. Эти же критерии должны лежать в основе системы оценки работыменеджеров. Поэтому принято считать, что результативным руководителем являетсятот, кто достигает цели организации, используя для этого ее ресурсы. Чем ближепредприятие подходит к достижению поставленных целей, тем более результативноработает руководитель.
Достижение определенногорезультата возможно различными путями на основе выбора тех альтернатив, которымбудут соответствовать различные затраты ресурсов предприятия. Способностьвыбора оптимальной альтернативы развития как раз и определяет эффективностьдеятельности руководителя. Поэтому эффективно работающий руководительобеспечивает наилучшее использование ресурсов предприятия и оптимизациюпротекающих на нем процессов. Такой руководитель использует надлежащим образоми именно те ресурсы предприятия, которые необходимы. Сравнивая определениярезультативно и эффективно работающих руководителей, нетрудно заметить, чтосотрудник системы управления может быть результативно работающим безэффективности (цели достигаются при перерасходе выделенных для этого ресурсоворганизации) или эффективно работающим без результативности (ресурсысберегаются, а достижение целей не обеспечивается).
Работник управления,который хочет добиться долговременного успеха предприятия, должен овладетьнавыками как результативной, так и эффективной работы, распознавать их различияв каждом конкретном случае, научиться обеспечивать правильное соотношение этихпонятий между собой в практической деятельности. Только владение этими навыкамив комплексе может обеспечить его успех.
2.1 Факторы, влияющиена работу менеджера
Менеджер – это человек ипоскольку он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многиефакторы, а также некоторые ограничения.
Основные факторы,влияющие на работу менеджера:
1.Психологические– нематериальные факторы, помогающие руководителю работать более эффективно всоответствии со своей личностью и потребностями. К таким факторам можноотнести:
- эстетика рабочегоместа;
- удовлетворенностьработой;
- социальныйстатус;
- другие.
2.Физиологические– факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. Кним относятся:
2.1.Объемвоспринимаемой информации – человек не может усвоить больше определенногоколичества. Данное требование нужно учитывать при принятие решений. Руководителюнеобходимо работать только с относящейся к делу информацией, иначе будетпотрачено лишнее время.
2.2.Окружающаясреда – человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, котораяоказывает существенное влияние. К факторам окружающей среды относятся:
- температураокружающего воздуха;
- окружающий звук;
- освещенностьрабочего места;
- другие.
3.Степеньматериальной удовлетворенности – тесно связанна с психологическойудовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаевповышение материального стимулирование не приводит к повышению производительностив том же объеме.
4.Нормауправляемости – необходимо точно определить со сколькими подчиненными менеджербудет непосредственно взаимодействовать.
Все рассмотренные факторыв той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значитдолжны учитываться при научной организации производства. Причем все факторыдолжны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесьявляется то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияниекаждого фактора на работу руководителя. Это бесспорно усложняет процессэффективной и рациональной организации труда руководителя.
3. СУТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Исследования показывают,что управленческая работа по сути своей очень отличается от неуправленческой. Идействительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работойпрезидента компании, чем с работой людей, которые находятся под егоуправлением. Комментируя это, Минцберг, обобщивший более ранние исследования ипроведший фундаментальное исследование по изучению труда пяти руководителейвысшего эвена, отмечает в своей книге «Природа управленческого труда»: «Почтивсякая работа в обществе требует специализации и концентрации. Станочники,овладев техникой изготовления какой-то детали на своем станке, могут потом втечение многих недель заниматься этой операцией, инженеры и программисты поройзатрачивают месяцы на разработку какого-то моста или компьютерной программы,торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции.Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скореехарактерным будет для него кратковременность, разнообразие и фрагментарностьосуществляемой деятельности».
3.1 Роли руководителя
мотивация рабочийменеджер труд
Касаясь содержания работыменеджера, Минцберг находит еще одну общую черту управленческой работы – ролируководителя. Роль, по его определению, является «набором определенныхповеденческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретнойдолжности».
В своих работах Минцбергвыделяет 10 ролей, которые, по его мнению, принимают на себя руководители вразличные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трехкрупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятиюрешений. Как указывает Минцберг, роли не могут быть независимы одна от другой.Наоборот, они взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого.Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организациии охватывают сферу его взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могутсделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает емувозможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действоватьв качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные иинформационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятиемрешений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей дляорганизации, ведение переговоров от имени организации. Все эти 10 ролей, взятыхвместе, определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от характераконкретной организации.
Роли, связанные спринятием решений.Менеджер определяет направление роста организации. При этом он изыскивает дляэтого возможности как внутри организации, так и за ее пределами; разрабатываети запускает проекты по совершенствованию, приносящие изменения; контролируетразработку определенных проектов. Когда организация сталкивается с неожиданныминарушениями, менеджер отвечает за корректировочные действия. Он отвечает зараспределение всевозможных ресурсов организации. Представляет организацию навсех значительных и важных переговорах.
Информационные роли. Менеджер собирает разнообразнуюинформацию (в основном текущую) специализированного характера о внешней ивнутренней среде организации, которую использует в интересах своего дела;выступает как нервный центр внутренней и внешней информации, поступающей ворганизацию. Распределяет полученную информацию в виде фактов и нормативныхустановок между подчиненными, разъясняет политику и основные цели организации.Передает информацию для внешних контактов организации относительно планов,политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт повопросам данной отрасли.
Межличностные роли. Менеджер – символический глава, вобязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового исоциального характера. Отвечает за мотивацию и активизацию подчиненных надостижение целей организации, координирует их усилия, отвечает за набор,подготовку работников. Обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешнихконтактов и источников информации, которые представляют информацию и оказываютуслуги.
Чтобы успешно выполнятьперечисленные роли, менеджеры должны иметь специальные знания и обладатьспособностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием.
Требования к ихпрофессиональной компетенции можно условно разделить на две группы.
Первую группу составляют знания иумения выполнять профессиональную работу в управлении. Они включают:
- Умениеобосновывать и принимать решения в ситуациях, для которых характерны высокаядинамичность и неопределенность;
- Информированностьпо вопросам развития отрасли, в которой работает предприятие: состояниеисследований, техники, технологии, конкуренции, динамики спроса на продукцию;
- Способностьуправлять ресурсами, прогнозировать и планировать работу предприятия, владениеспособами повышения эффективности управления;
- Умениеиспользовать современную информационную технологию, средства коммуникации исвязи.
Вторая группа требований связана со способностьюменеджеров работать с людьми и управлять самими собой. Менеджеры должны иметь личностныекачества, которые усиливают доверие и уважение со стороны других. В даннуюгруппу входят:
- высокое чувстводолга и преданность делу;
- честность вотношениях с людьми и доверие к партнерам;
- умение четковыражать свои мысли и убеждать;
- уважительноеотношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии;
- способностьбыстро восстанавливать свои физические и душевные силы и критически оцениватьсобственную деятельность.
3.2 Принятие решений
По сути, чтобыорганизация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильныхвыборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив –это решение. Следовательно, принятие решения – это выбор того, как и чтопланировать, организовывать, мотивировать, координировать и контролировать. Всамых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельностируководителя. Основным требованием для принятия эффективного решения или дажедля понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точнойинформации. Единственным способом получения такой информации являетсякоммуникация.
Коммуникация – этопроцесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или болеелюдьми. Посколькуорганизация представляют собой структурированный тип отношений между людьми,она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспеченияэффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми небудут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляетпредпосылку существования организации как таковой. Информация в процессекоммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравыерешения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Коммуникация такжеважна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительнотого, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты целиорганизации [4].
4.Проектирование рациональной организации работы менеджера
4.1 Организациярабочих мест
Работая в своем офисе иликабинете, менеджер ежедневно пользуется различными техническими устройствами,которые существенно облегчают и ускоряют работу руководителя.
Если бы он устраивался наработу конторским работником сто лет назад, наниматель обязательнопоинтересовался бы тем, красив ли у него почерк. Сейчас же в первую очередьспросят о том, умеете ли вы пользоваться компьютером, факсом и прочимитехническими средствами.
Как же сделать рабочееместо по-настоящему удобным для работы, чтобы ничто не отвлекало менеджера ивсе было под рукой?
Сложность и разнообразиеуправленческих задач и методов, необходимых для их реализации, большие объемыинформации, которые требуется хранить и перерабатывать, и ряд других фактороворганизационного управления предъявляют высокие требования к организациирабочего места руководителя, технике информационного обслуживания и применяемымсредствам механизации и автоматизации управленческого труда.
Значение организациирабочего места и условий труда работников аппарата управления как факторов,оказывающих непосредственное влияние на эффективность труда, труднопереоценить. Исследование специалистов показали, что за счет этих факторов,реализуемых с учетом требований эргономики, психофизиологии, сангигиены итехнической эстетики, производительность труда работников управления возрастаетболее чем на 50%.
Организация рабочегоместа – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами ипредметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организациярабочих мест руководителей предполагает правильную их планировку,укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники,канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.
Рациональная организациярабочего места и создание наилучших условий труда для работников управлениявключает следующий комплекс основным проблем:
· планировкурабочих помещений на основе изучения и анализа технологии выполнения основных инаиболее массовых видов работ и потоков информации на предприятии или вучреждении;
· размещение мебелии оборудования на рабочих местах исходя из функций и состава работ, выполняемыхкаждым работником, и максимального снижения физических усилий при выполненииработ;
· эффективноеиспользование рабочих площадей с учетом требований рабочего процесса,эксплуатационных характеристик оборудования и оптимальных условий труда.
Особенностью трударуководителя является большой удельный вес умственных (творческих и логических)операций. Этим в значительной степени определяются требования в организации иоборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя. На повышениипроизводительности труда благоприятно сказываются шумовой, температурный ивлажностный режимы, хорошее освещение, рационально организованное иоборудованное рабочее место, оснащенное современными средствами офисной ивычислительной техники.
4.2 Значение и рольинформации в работе менеджера
В процессе деятельностименеджера, а также любого учреждения возникают документы, отражающие этудеятельность, показывающие информационные связи человека и организации.«Материальный объект с информацией, закрепленным созданным человеком способомдля ее передачи во времени и пространстве» – так определяет документ ГОСТ16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документыиспользуются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты,события, явления объективной действительности и мыслительной деятельностичеловека.
Под информационнымобеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимойи достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации.
Назначениеинформационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживанииуправленческого персонала и технических средств системы управления достовернымиданными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации сиспользованием других видов обеспечения (организационного, технического,программного, математического, лингвистического и др.).
Информационноеобеспечение состоит в решении следующих основных задач:
1. Организациядомашинной и послемашинной фаз преобразования информации: стадий получения,регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям.
2. Организациябанков данных: создание и введение системы массивов информации, организацияпроцессов ее хранения и поиска.
3. Организацияпроцессов решения функциональных задач на ЭВМ: машинная постановка иалгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основеиспользование программного обеспечения; разработка технологических процессов,инструкций и осуществление машинного решения.
4. Исследованиеэффективности информационного обеспечения.
Информация, циркулирующаяв любой социально социально-экономической системе, представляет информационнуюсистему ( информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменамии преобразованиями, взаимосвязями.
Руководители испециалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию,научно-техническую, экономическую информацию об управлении.
Информация, содержащаясяв документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации.Каждый руководитель работает с информацией, она является объектом трударуководителя, результатом его труда, на ее основе принимаются соответствующиеуправленческие решения.
4.3 Организация работыс документами
Организация работы сдокументами – это создание оптимальных условий для всех видов работ сдокументами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи наархивное хранение.
К таким работам можноотнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядокпрохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения,формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.
В документационномобеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов: поступающие(входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).
Регистрация можетпроизводиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролюисполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение,–исходящие. В стадии формирования дел все виды документов проходят одни и те жеоперации, кроме входящих, которые на хранение не передаются.
Для установления единогопорядка составления документов и организации работы с ними на предприятииразрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильногооформления документов (ГОСТ 6.38 – 90) и правила работы с ними.
Обработка поступающихдокументов. Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем.
Поступающие документыпроходят следующие этапы:
· первичнуюобработку;
· предварительноерассмотрение, разметку;
· регистрацию;
· рассмотрениедокументов руководством;
· направление наисполнение;
· контрольисполнения;
· исполнение;
· подшивкадокументов в дела.
Первичная обработкавходящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.
Предварительноерассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с цельюраспределения на регистрируемые нерегистрируемые документы.
Секретарь-референт долженосуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из поступившихдокументов. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, вструктурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документовна рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться послерегистрации.
После регистрациидокументы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Ондолжен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнениюдокумента и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены ввиде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятиядокумента на контроль.
При рассмотрениидокументов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которыхпозволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке,создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководительдолжен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнемслучае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.
С резолюцией руководителядокумент передается ответственному исполнителю под расписку в журналерегистрации входящих документов с проставлением даты получения.
Когда работа наддокументом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении инаправлении в дело.
Исходящие документы.Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность оформленияпроверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.
Подготовленный проектисходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководительвправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть егона доработку исполнителю.
После подписанияруководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.
4.4 Значение факторавремени
Трудно воспитать деловогочеловека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценностьдаже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что онне суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, временихватает, его у них больше, чем у других.
Власть над временемдается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлятьсобой, с уважением относится ко времени.
Известный эксперт порационализации труда А. Маккензи опросил в течение своей консультационнойдеятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.
Из каждых ста менеджеров:
· лишь один имеетдостаточно времени;
· десятерымтребуется на 10% больше времени;
· сорока менеджерамнужно 25% дополнительного времени;
· остальным нехватает 50% времени.
Парадокс времени гласит:«Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем,которое у него есть».
Именно в деловом миренаиболее часто употребляют поговорку «Время – деньги», однако:
· время – это нетолько деньги;
· время дорожеденег;
· время – это самажизнь.
Удачливые руководителиобладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяетих всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себядля выполнения истинно управленческих функций и для досуга.
Временем как ресурсомкаждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты егоиспользования у разных людей различны.
Постоянный недостатоквремени при напряженном трудовом ритме – явление, наблюдаемое у большинстваруководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос:как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?
Руководитель должен уметьценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, чтонемало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.
Видный теоретикуправления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас являетсяценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течетбеспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибаетбезвозвратно [2].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенный в моейкурсовой работе анализ рациональной организации работы менеджера позволяетсделать следующие выводы:
- Менеджер – это руководитель или управляющий,занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятиярешения по конкретным видам деятельности фирмы, функционирующей в рыночныхусловиях.
- Временем какресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Норезультаты его использования у разных людей различны. Руководитель должен уметьценить фактор времени. Власть над временем дается только тому, кто обрел властьнад собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени.
- Особенностьютруда руководителя является большой удельный вес умственных (творческих илогических) операций. Этим в значительной степени определяются требования ворганизации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя.
- Для того чтобыуспешно справляться с задачами управления, менеджеру нужны обширные знания иумение мыслить. Он должен знать законы развития природы и общества, изучитьтехнику и технологию производства, его экономику, организацию и планирование, атакже основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и вобласти права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, издесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации,сложившееся на данном участке производства и делать из их анализа правильныевыводы.
- Пять функцийуправления – планирование, организация, мотивация, координация и контроль –имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всехнеобходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию дляпринятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членоворганизации.
- Чтобы принятьобоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональнойквалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, егоумения работать с людьми, личной инициативы, интуиции, способности работать синформацией, так как она является объектом и результатом его труда.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ
1. Азимина Е.В., АндреевВ.Н., Соляник Г.П. Управление предприятием: Монография / Под общ. ред. АндрееваВ.Н. – СПб.: Издательство «Бизнес–пресса », 2007.
2. Резник С.Д. идр.: Учебник: Персональный менеджмент. – М.: ИНФРА–М, 2002.
3. Яхонтова Е.С.Эффективность управленческого лидерства. – М.: ТЕИС, 2002.
4. Львов Ю. А.Основы экономики и организации бизнеса. — СПб.: ГМП Формика, 1992.
5. Шипунов В.Г.,Кишкель Е.Н. Учебник: Основы управленческой деятельности.– М.: Высшая школа,2000.