Реферат: Документирование управленческой деятельности

Содержание.

 

Введение

1. Понятиеинформационно-справочной документации

1.1 Виды и значениеинформационно-справочной документации

2. Оформление реквизита 24 – визысогласования документа

3. Пример оформления конкретного видадокумента «Должностная инструкция»

Список использованных источников

 


Введение

 

Информационно-справочныедокументысообщаютсведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируютуправленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческоговоздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системеуправления: от работника к руководителю подразделения, от руководителяподразделения к руководителю организации, от подведомственной организации ввышестоящую.

Правовое положениеработника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документустанавливает функции, права, обязанности и ответственность работникаорганизации.

Порядок разработкидолжностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа иструктура текста унифицированы.

 


1. Понятиеинформационно-справочной документации

Информационно-справочныедокументысообщаютсведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируютуправленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческоговоздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системеуправления: от работника к руководителю подразделения, от руководителяподразделения к руководителю организации, от подведомственной организации ввышестоящую. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях ипоступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел вданной или других организациях, служащую основанием для изученияраспорядительных документов.

Кинформационно-справочным документам относятся письма и их разновидности,связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы,телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные иобъяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся винформационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может бытьлишь принята к сведению.

1.1 Видыи значение информационно-справочной документации

Письма оформляютсяна бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию,отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения,подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переноседанных на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвященыодному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуетсясоставлять простые письма, которые удобны для последующей обработки,исполнения, хранения и использования в справочных целях. Текст письма, какправило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившиеоснованием для составления письма (факсы, события, ссылки на другие документы),а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используютсяследующие формы изложения текста:

· От первого лицаединственного числа (ПРОШУ);

· От первого лицамножественного числа (ПРОСИМ);

· От третьего лицаединственного числа (ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОСИТ)

· От третьего лицамножественного числа (РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ)

Исходящие письма(отправляемые) визируютсязаинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам- главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листакопии письма, остающейся в организации.

На входящих(получаемых) письмах проставляютсяотметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации.

Отметкао поступлении располагаетсяв правом нижнем углу документа и включает: регистрационный номер письма и датуего получения. Для проставления отметки о поступлении может использоватьсяспециальный регистрационный штамп, включающий; наименование организации, местодаты получения и место для регистрационного номера. (рис.1)

Рис. 1

/>


Указания по использованиюполученного письма фиксируются в форме РЕЗОЛЮЦИИ, включающей фамилию и инициалыисполнителя, содержащие поручения и срок исполнения. Резолюция обязательнодатируется и подписывается. (рис.2)

Рис.2

/>

Если исполнителейдокумента несколько, они все указываются в резолюции. При этом один изисполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (безпометки «Ответственный»).

Резолюция проставляется вправом верхнем углу между реквизитами «адресат» и «текст».При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются насвободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции наотдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. Принеобходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе списьмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлическойскобкой или скрепкой).

Телеграммыоформляются на специальныхтипографских бланках, а в случае их отсутствия, на обычной бумаге. Печатаюттелеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервалапрописными буквами. Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф),второй — подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адресотправителя, подпись должностного лица, дата) — печатается строчными буквами(кроме заглавных)......

Международныетелеграммы — печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммыпечатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки,абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает:отметку о категории телеграммы, наименование адреса, наименование пункта илистраны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителеморганизации. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер,дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма — включаетследующие реквизиты: наименование организации, вид документа, адресат, дата,индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должности ифамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. Вслучае отсутствия бланков для телефонограмм, применяются листы бумаги форматаА5 (или журнал). Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываютсяруководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не долженвключать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, топрилагается список учреждения-адресатов и номеров телефонов. (Рис.3)

Рис.3

/>


Процессы принятияуправленческих решений им сами решения документируются с помощью ПРОТОКОЛОВпроизводственных совещаний у руководства организации. Документирование ходапроизводственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника,ответственного за ведение работы с документами.

Протокол — документ, фиксирующий ходобсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседанияхколлегиальных органов. Протокол содержит следующие реквизиты: наименованиеорганизации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, местозаседания, граф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок ктексту, текст, подписи. Дата протокола — это дата совещания. Заголовок — этоназвание протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименованиеколлегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей, вводной иосновной;

· Вводная частьсодержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ»,«СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ»), переменную (инициалы ифамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимостиуказываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должностилиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещаниясоставляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

· Основная частьтекста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записиобсуждения каждого вопроса. Повестки дня, осуществляется по схеме«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (РЕШИЛИ).Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставятномер вопроса Повестки дня, после — двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика(наименование должности указывается в Повестке дня) печатают в именительномпадеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописнойбуквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада(выступления) застенографирован представлен докладчиком, то после тире также спрописной буквы пишут — «доклад прилагается».  Слово«ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие.Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положениятабулятора; после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержаниевыступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилиивыступающего указывается наименование должности.

В практике применяетсякраткая и сокращенная форма протоколов, когда не требуется подробная записьхода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются толькосписок присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. В сокращенныхпротоколах после списка присутствующих или приглашенных указываетсяпорядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу.Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и подчертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления.Название каждого доклада заканчивается протокольным решением илипостановлением.

В протоколе может бытьпункт об утверждении какого либо документа. В этом случае утвержденный документприлагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату (рис.4)

Рис.4

/>

Выписка из протоколасодержит следующие реквизиты: Наименование организации, название вида документа(выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место сопоставления,заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушатели постановили), подписи (безличных подписей, только слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ» ирасшифровку фамилий с инициалами), отметку об исполнении. Из содержательнойчасти берутся те элементы, которые необходимо довести до сведениязаинтересованных должностных лиц.

Акт — составляется для подтвержденияустановленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются порезультатам ревизий деятельности организации или его структурного подразделенияи отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов куничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.д. В акте содержится следующиереквизиты: наименование организации, название документа, дата и индекс (номер),место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст,отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшимиучастие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, араспределение обязанностей между членами комиссии: председатель и членыкомиссии. Текст акта состоит из двух частей вводной и констатирующей:

· В вводной частиуказываются: наименование документа, в соответствии с которым была образованакомиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, наосновании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившиеоснованием для составления акта. Далее во вводной части перечисляются состав комиссии:председатель (должность, фамилия и инициалы), члены комиссии (должности,фамилия и инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, валфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членамикомиссии, но присутствующие при проведении проверки.

· В констатирующейизлагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работыуказываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируютсяустановленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, котороеопределяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количествеэкземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой оналичии приложений к акту.

Справка — документ, содержащий описание иподтверждение тех или иных фактов и событий. Справки по вопросампроизводственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываютсяисполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, иконкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера,она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяетсяпечатью. (рис.5)

Рис.5

/>

 

Докладная записка является документом, содержащимобстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельностьорганизации. Докладная записка оформляется рукописным способом на стандартномлисте бумаги и содержит следующие реквизиты: наименование организации,наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату иномер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка — документ, в котором работникорганизации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушениятрудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка можетоформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительнаязаписка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименованиеструктурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер,заголовок к тексту, текст, подпись.


2. Оформлениереквизита 24 – визы согласования документа

 

Виза официальногодокумента — реквизит документа, выражающий согласие илинесогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документаявляется его согласованием внутри организации (или внутри несколькихорганизаций при издании совместного документа).

Согласование документаоформляют визой согласования(реквизит 24) документа(далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ,расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридическогоотдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний кдокументу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридическогоотдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают наотдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинниккоторого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотнойстороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинниккоторого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевойстороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа наотдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму. Допускается,по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Круглиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаютсянормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Еслив процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, онподлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если придоработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.


3. Пример оформленияконкретного вида документа «Должностная инструкция».

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала

ООО «ТрансазияЛоджистик»

__________С.Н. Черкашин

"____"_________200__г.

Код документаДИ-___-_____

Дата введения в действие "___"____200____г., Пр. №____

Дата последней редакции "___"____200____г., Пр. №____

Должностная инструкцияСупервайзера отдела продажнаправления Food.

1. Общиеположения

1.1. Супервайзеротдела продаж является работником филиала ООО «Трансазия Лоджистик» иотносится к категории специалистов.

1.2. Супервайзерподчиняется непосредственно Менеджеру отдела продаж и отчитывается перед ним потекущим вопросам.

1.3. Супервайзерпринимается на работу и увольняется приказом Директора филиала ООО «ТрансазияЛоджистик», по представлению Начальника отдела продаж, либо менеджераотдела продаж.

1.4. В своейповседневной работе Супервайзер руководствуется:

-правиламивнутреннего трудового распорядка;

-приказами ираспоряжениями руководства компании;

-Положениемоб отделе продаж;

-настоящейдолжностной инструкцией и инструкциями, необходимыми для выполнения своихобязанностей;

-Положениемо кредитном контроле;

-законодательнымии нормативными документами, а также методическими материалами по вопросам организациипродаж.

1.5. На время отсутствия Супервайзера, его обязанности исполняет подменный менеджер по работе сключевыми заказчиками отдела продаж, торговый агент эксклюзивной команды, илименеджер отдела продаж.

1.6.Требования к квалификации: обязательное среднее специальное или высшееобразование, без предъявления требований к стажу работы, наличие личногоавтомобиля.

1.7.Должен знать:

-инструкции,необходимые для выполнения своих обязанностей;

-требования ккачеству выполняемой работы;

-законодательныеи нормативные правовые акты, методические материалы по организации продаж;

-методыизучения спроса на товар, составляющий ассортимент реализуемой продукции;

-правилаоформления документации, сопровождающей продажи;

-правиладорожного движения;

-законодательствоо труде и охране труда РФ;

-правила инормы охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности,электробезопасности, производственной санитарии.

1.8. Супервайзер является материально –ответственным лицом.

1.9. Рабочий день –ненормированный.

2. Функции и обязанности

2.1. Продажатоваров Компании.

Супервайзер обязан:

2.1.1.  Составлять план продаж и визитов покаждому Клиенту.

2.1.2.  Еженедельно посещать клиентов навверенной ему территории и обслуживать их в заранее оговоренный день и время,согласно маршрута.

2.1.3.  Составлять заказ для доставки всегоассортимента товаров за наличный, безналичный расчет, согласно установленномуСтандарту.

2.1.5. Своевременнотранслировать все акции клиентам на вверенной ему территории.

2.1.6. Оказывать консультативную помощь клиентам по продукцииКомпании при составлении заказа.

2.1.7. Проводить презентацию товара соблюдая прием PSF.

2.1.8. Использовать алгоритм преодоления возражений и уметьопределить истинное и ложное возражение, преодолевать сиюминутные возражения.

2.1.9. Уметь преобразовывать свойства товара в выгоды ииспользовать это на практике.

2.1.10. Контролироватьсвоевременность платежей от Клиентов.

2.2. Расширениесети сбыта.

Супервайзер обязан:

2.2.1. Осуществлять поискновых клиентов на вверенной территории, расширять сеть сбыта.

2.2.2. Собирать информацию о ситуации на рынке и передаватьее своему менеджеру.

2.2.3. Проводить мониторинг, согласнопоставленных задач.

2.3. Ведениедокументации.

Супервайзер обязан:

2.3.2. Своевременно и правильно вестидокументацию, используемую в работе (договоры, накладные, доверенности).

2.3.3. Ежедневно готовить и вовремя сдавать необходимыеотчеты по продажам.

2.3.4. Ежедневно владеть информацией по дебиторскойзадолженности по своим клиентам, согласно продажам и стоп – листу.

2.3.5. Своевременно собирать с клиентов денежные средства исдавать их в кассу Компании.

2.4. Установлениеи поддержание партнерских отношений с Клиентами на долгосрочной основе.

Супервайзер обязан:

2.4.2. Создавать благоприятную рабочую атмосферу привзаимодействии с Клиентами.

2.4.3. Конструктивно разрешать возникающие конфликты.

2.4.4. Иметь полный объем необходимой информации о клиентах(конт. лица, график работы, телефон, имена), уметь получать необходимуюинформацию.

2.4.5. Осуществлять сбор жалоб и предложений клиентов ипередавать их своему менеджеру.

2.4.6. Обучать продавцов Клиентов работе с продукциейКомпании.

2.5. Соблюдениепроизводственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и другихправил и инструкций.

Супервайзер обязан:

2.5.1. Полностьюсоблюдать рабочий режим дня.

2.5.2. Осуществлять уход за оборудованием, закрепленным заним.

2.5.3. Принимать участие в еженедельных совещаниях Отделапродаж.

2.5.4. Соответствовать требованиям, предъявляемым Компанией квнешнему виду сотрудника Отдела продаж.

2.5.5. Ежедневно отчитываться перед менеджером отдела продажо проделанной работе с предоставлением требуемой документации.

2.5.6. Выполнять стандарты работы торгового агента Компании.

2.5.7. Своевременно предоставлять информацию об изменениях всвоей клиентской базе данных.

3. Права.

Супервайзер имеет право:

3.1. Знакомиться спроектами решений Руководства компании, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить нарассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной собязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3.Выступать спредложениями и замечаниями по улучшению организации работы отдела продаж икомпании в целом.

3.4. Получать отруководителей и специалистов других структурных подразделений информацию идокументы по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.5. Требовать отРуководства компании оказания содействия в исполнении своих должностныхобязанностей и прав.

3.6. В оговоренных рамкахи в рабочих целях использовать методические разработки, компьютерноеоборудование и другое имущество и ценности компании.

4. Ответственность.

Супервайзер несетответственность:

4.1. За ненадлежащее выполнение должностныхобязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За нарушение условий трудового договора.

4.3. За совершение в процессе своей деятельностиправонарушения – в пределах, определенных действующим трудовым, административным,уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За причинение материального и моральногоущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

Синструкцией ознакомлен (а):

_________________________________________ _______________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

 


Список использованныхисточников

 

1. Банасюкевич В.Д.Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

2. Быкова Т.А.Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформлениеположений // Секретарское дело 2004. №2

3. Документы иделопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум;Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

4. Иритикова В.С.Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998.№3

5. Историяделопроизводства в СССР: Учебное пособие. — М., 1974

6. Кузнецова Т.В.Делопроизводство. — М., 2003

7. Мосягина О.В.,Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарскоедело 2002. №4.

8. Общероссийскийклассификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательствостандартов, 1995

9. Организацияработы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 2003

10. Сборникзаконодательных актов по делопроизводству (1917—1970). — М., 1973.

11. Должностнаяинструкция компании ООО «Трансазия Лоджистик».

еще рефераты
Еще работы по менеджменту