Реферат: Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив"

Содержание

 

Введение

Глава 1. Работа в текстовом процессореMS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word

1.1.   Основные возможности текстовогопроцессора

1.2.   Слияние писем

1.3.   Отправка персонального сообщенияпо электронной почте…

1.4.   Создание и печать наклеек

Глава 2. Создание комплекса документовсредствами MS Word на примере предприятия ООО «Актив»

2.1. Слияние документов в деятельностиООО «Актив»

2.2. Создание письма при помощи слияниядокументов

2.3. Создание наклеек при помощи слияния

2.4. Работа секретаря с результатамислияния документов

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Пример основного письмадля слияния

Приложение 2. Результат слияния письма

Приложение 3. Письмо-оповещение о новомпоступлении товара

Приложение 4. Анкета владельцадисконтной картой

Приложение 5. Письмо об утере подарочныхсертификатов

Приложение 6. Результат создания наклеекпри помощи слияния

Приложение 7. Инструкция по работе срезультатами слияния


Введение

 

Достижения последнихлет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютерови аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютерв делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера вофисе организации.

Раньше работа сдокументами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостьюперепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительныхизменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве.Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками,рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечиваютдвижение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль [3].

Обработка текстов,подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ,выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.

Для работы с этимитекстами используются так называемые текстовые редакторы. Главная задача любоготекстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователяусловий по созданию и обработке документов [10].

Обилие различных типовдокументов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. Наиболеераспространенным из них является текстовый редактор MicrosoftWord, который имеет широкий диапазонприменения и многообразие возможностей для работы с документами.

Вследствие всего этогоможно сказать, что данная тема достаточно актуальна. MSWord является одним из ведущихтекстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможностив своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени иэнергии.

Цель данной курсовойработы – рассмотреть процесс создания комплекса документов в MSWord при помощи функции слияния напримере ООО «Актив».

Для достижения целиработы перед нами были поставлены следующие задачи:

1. Ознакомитсяс текстовым редактором MSWord. Определить его

функции и возможности.Рассмотреть отличия приложения MSWord 2007 от версии 2003 года, егопреимущества и недостатки.

2. Определитьпонятие слияния. Рассмотреть эту опцию с точки зрения ее функциональности,рассмотреть этапы процесса слияния документов.

3. Рассмотретьпроцесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощиопции слияния документов.

4. Выявитьдокументы, для создания которых может использоваться опция слияния на примереООО «Актив».

5. Напримере документов ООО «Актив» рассмотреть технологию создания документов припомощи слияния в MSWord 2007.

6. Определитьположительные стороны опции слияния в деятельности секретаря в ООО «Актив».

Даннаякурсовая работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практическойчасти), заключения и списка литературы.

В первой главе описанахарактеристика текстового редактора MSWord, его функции, особенности.Рассказано об отличиях версии 2007 года от версии 2003 года, даются основныепонятия, касающиеся функции слияния документов, расписан процесс созданияписьма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния.

Во второй главе описанаорганизация ООО «Актив», ее сфера деятельности и виды услуг. Определен комплексдокументов в организации, в которых возможно применение функции слияния. Рассмотренатехнология создания таких документов с помощью слияния и описаны преимуществаэтого процесса. Упрощение работы с опцией слияния при помощи написаниямакросов. Обозначен порядок работы секретаря с результатами слияния документов.

Для написания курсовойработы использовалась литература по делопроизводству и документационномуобеспечению управления, учебники, учебные пособия и методическийматериал, касающиеся информатики и информационных технологий.

И.Г.Пащенко «Word2007». Знакомство с основными возможностями текстового редактора MicrosoftWord 2007. В.М. Матюшка «Информатикадля экономистов». Раскрывает основные понятия теории информации, видыаппаратного и программного обеспечения ПК и компьютерных сетей. Особое вниманиеуделено совместному использованию приложений MicrosoftOffice. Т.М. Елизаветина«Делопроизводство на компьютере». Отражено использование комплекса программ MSOffice для создания иоформления наиболее часто используемых организационно-распорядительныхдокументов, внешней и внутренней корреспонденции и оправке документов поэлектронной почте. Кокс Джойс, Преппернау Джоан «MicrosoftOffice Word2007». В данной книге досконально изучается рабочая среда Word2007. Ю.К.Щипин, А.М.Телепин, С.В. Колков «Информатика для гуманитарных вузов».Содержит основные положения информатики и прикладные вопросы информационныхтехнологий.

Также была взятаинформация из интернет ресурсов, таких как office.microsoft.com/ru-ru — веб-узел «Мой Office Online», www.x-master.ru - официальный сайт ООО «Актив», Компьютерра online. Секреты Word. – www.computerra.ru.


Глава 1. Работа втекстовом редакторе MSWord2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MSWord

 

1.1. Основные возможности текстового процессора

Текстовый процессор MicrosoftWord являетсямногофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создатьдокументы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов дляих редактирования и оформления.

Создания документа втекстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:

1)Создание пассивногодокумента — происходит посредством набора текста с последующим его оформлением(форматированием);

2) Создание типовогодокумента — осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующейзаполнения.

Кроме непосредственноговвода и форматирования текста Wordпозволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста внесколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документыдля серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы,состоящие из ссылок на другие файлы [6].

Microsoft Office Word2007 – это мощная программа для обработки текста, помогающая быстро иэффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы, начиная ссамых простых писем и заканчивая сложнейшими отчетами. Программа Word2007, которая вошла в пакет приложений MicrosoftOffice 2007, была существенномодернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности,содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании [5].

Wordможно использовать для того, чтобы:

- создаватьпрофессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементыкак графики и диаграммы;

- придаватьдокументам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которыевоздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;

- сохранятьи заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы кактитульный лист и врезки;

- создаватьперсонифицированные сообщения электронной почты и письма к несколькимполучателям, не набирая несколько раз один и тот же текст;

- делатьинформацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений,индексов и библиографий;

- защищатьдокументы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения можетпроизводить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровуюподпись [5].

Главное отличие Word2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организацииинтерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работыс уже привычной программой [8].

Но усовершенствованиякоснулись не только внешнего вида программы.

Отличие Word2007 от Word 2003. Word2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, нои содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующихв себя следующие:

Лента. Больше никакихпоисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организуетвсе команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что онистановятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.

Образец. Просмотр эффекта отформатирования еще до его применения.

Наборы стилей и темы документа.Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей илитему, просматривая эффект еще до применения их к документу.

Рисунки SmartArt.Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобысоздавать сложные диаграммы с 3-Dформами,прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.

Усовершенствованная работа с диаграммами.Ввод данных в связанный рабочий лист MicrosoftOffice Excelи просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграммевыбранного типа.

Очистка документа. Пусть Wordпроверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию,хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.

Новый формат файла. Новые форматы MicrosoftOffice OpenXML уменьшают размер файла и помогаютизбежать потери данных [5].

 

1.2. Слияние писем

Многие финансовые идругие организации общаются со своими клиентами или сотрудниками с помощьюписем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылают всем людям, состоящим всписке рассылок.

Самый простой способсоздать набор документов, полностью идентичных, за исключением определеннойчасти информации – такой как имя, адрес и обращение в письме – использоватьпроцесс, называемый слиянием [5].

Чтобы легко объединитьосновной документ с источником данных, в Wordможно использовать мастер Слияния (MailMerge).

Слияние применяется,когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письмана бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо илинаклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письмедолжно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения длякаждого письма или наклейки поступают из источника данных [12].

Процесс слияния писемобъединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию издругого документа следующим образом.

Основной документ. Это такойдокумент как письмо или электронное сообщение, содержащий статичный текст,который будет находиться во всех документах для слияния, и метка-заполнители,называемые полями слияния, которые сообщают приложению Word,в какое место следует вставить меняющуюся информацию.

Источник данных. Этоструктурный документ, такой как список покупателей, он может быть в видетаблицы Word, рабочего листа MicrosoftOffice Excel,таблицы базы данных MicrosoftOffice Accessили списка контактов MicrosoftOffice Outlook,содержащий наборы информации (называемые записями) в соответствующемформате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый впроцессе слияния писем.

Процесс слияния состоитиз нескольких общих действий:

1. Настройка основного документа.Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всехверсий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланкеписьма.

2. Подключение документа к источнику данных.Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должнывставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

Впроцессе слияния писем необязательно использовать все записи из источникаданных. Можно фильтровать данные и исключить некоторые записи.

3. Уточнение списка получателей или элементов.Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждогоэлемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, тоэлементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создатькопии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи),которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полейслияния). При слиянии поля слияния заполняются данными изфайла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния.Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можнопредварительно просмотреть [12].

Конечнымрезультатом является одна копия объединенного документа для каждой записи изисточника данных.

Такжеможно объединить основной документ и источник данных в новый документ, в которомкаждый из объединенных документов отделен от другого разрывом страницы. Затемможно персонализировать объединенные документы перед печатью и сохранитьдокумент для последующего использования. Если не нужно изменять или сохранятьобъединенные документы, можно объединить основной документ и источник данныхнепосредственно в принтере или в сообщении электронной почты [5].

Подготовка данных дляслияния

Перед тем, каквыполнить слияние документов, нужно указать на существующий источник данных илисоздать новый. Источник данных состоит из матрицы строк и столбцов, в которойкаждая строка содержит одну запись, например, полное имя и адрес клиента, акаждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем,например, имя клиента. Каждое поле определяется в источнике данных заголовкомстолбца, называемым именем поля, который располагается в первой строкеисточника данных (см. рис.1.1.).

Так как имена полейтакже используются как поля слияния в основном документе, они не могутсодержать пробелов. Чтобы имена полей были читабельны и при этом не содержалипробелы, следует начать каждое слово с большой буквы или заменить пробелыподчеркиваниями.

Если источник данныхсодержит много записей, которые часто меняются, можно создать их в программе,предназначенной для работы с большими объемами данных, например, в Excelили в Access. Также можноиспользовать список контактов из Outlook,Microsoft WindowsMail или MicrosoftExpress.

Если источник данныхсодержит лишь несколько записей, которые не будут

часто обновляться,можно создать их в Word в виде таблицыили в виде списка, в котором поля разделены табуляцией. Или можно создать их впроцессе слияния писем.

Может понадобитьсяосуществить слияние документов только части данных из источника данных.Например, если необходимо оповестить о распродаже в магазинах клиентов изопределенной области. После того, как указан источник данных и создан основнойдокумент, можно сделать следующее:

фильтровать источник данных, чтобысоздать документы только части данных;

- создатьзапрос (набор критериев выбора), чтобы выделить только нужную информацию,например, все почтовые коды нужной области;

сортировать источник данных,например, по почтовому коду.


/>

Рис.1.1. Пример источникаданных

При использованиифильтра или запроса все данные, отвечающие заданным требованиям, используютсяпри слиянии писем.

Технология созданияписьма при помощи инструмента слияния:

Начальными этапамибудут создание двух документов: источника данных и основного документа.

Для слияния с почтойиспользуются команды вкладки Рассылки.

Слияние можно такжевыполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг зашагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начатьслияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начатьслияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния [12] (см. рис.1.2.).

По умолчаниюоткрывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть,команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутсянедоступными.

После выбора Пошаговогомастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представленЭтап 1 из шести этапов мастера.

Дальше, необходимощелкнуть по типу документа, который нужно создать.


 

/>

Рис.1.2. Выполнениеслияния при помощи Пошагового мастера слияния

Можно, например, создатьследующие типы документов:

1. Комплект конвертов. Обратныеадреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случаеявляется уникальным;

2. Комплект наклеек с адресами.На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;

3. Комплект документов на бланке или сообщенийэлектронной почты. Основное содержимое всех писем илисообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения,предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес иликакую-либо другую информацию;

4. Каталог или папка. Для каждогоэлемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя илиописание, однако для каждого элемента они уникальны [8].

В области задач Слияние,когда выбрана опция, необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытиедокумента.

В области задачи Слияниеотобразится Этап 2.

На этом этапе предстоитвыбрать основной документ, который и будет основой для слияния.

Мастер слияния на выборпредлагает три варианта:

1. Текущий документ. Активныйдокумент, который используется в момент выполнения слияния. Подразумевается,что нужно начать с указанного документа и использовать мастер слияния длядобавления сведений о получателях;

2. Шаблон. Предлагает начать сготового шаблона слияния, который может быть настроен для определенных целей.

Далеенужно нажать на Выбор шаблона и выбрать необходимый для дальнейшейработы шаблон;

3. Существующий документ.Предлагает начать с имеющегося слияния и выполнить изменения в его содержанииили в списке получателей.

Нужновыбрать из списка ранее использованных для слияния документ или щелкнуть на Обзори указать путь к месту расположения нужного документа.

После выбора, нужнощелкнуть на Далее. Выбор получателей.

Этап 3,необходимо выбрать получателей.

Также это можно сделатьна вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выбратьполучателей.

Предлагается выполнитьодно из следующих действий:

1. Еслинужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, необходимо выбратьпункт Контакты Outlook.

2. Приработе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных MicrosoftOffice Access или с другим типом файла данных нужно щелкнуть по параметру Использоватьсуществующий список и найти этот файл в диалоговом окне Выбор источникаданных (см. рис.1.3.).

3. Еслифайла данных еще не существует, предстоит выбрать команду Создание спискаи использовать открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется ввиде файла базы данных, который можно использовать многократно.

Нужнощелкнуть на Создать запись, а затем ниже записи ввести необходимыеданные, нажимая на клавишу Tab,чтобы перемещаться от поля к полю [12].

/>

Рис.1.3. Получателислияния

При подключении копределенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всехзаписей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить списокполучателей или использовать подмножество элементов файла данных, нужновыполнить следующие действия:

На вкладке Рассылкив группе Слияние нужно выбрать команду Изменить список.

В диалоговом окне Адресатыслияния необходимо выполнить одно из следующих действий:

1. Выделение отдельных записей. Этотметод наиболее полезен, если список короткий. Устанавливаем флажки напротив техполучателей, которые должны быть включены в список, и снимаем флажки напротивтех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Еслиизвестно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можноснять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично,если нужно включить в документ большую часть списка, устанавливаем флажок в строкезаголовка, а затем снимаем флажки с тех записей, которые не нужно включать.

2. Сортировка записей. Щелкаемзаголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Списокотсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкнитезаголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию(от A до Я).

Еслинеобходима более сложная сортировка, стоит выбрать команду Сортировка вгруппе. Уточнив список получателей, предстоит перейти на вкладку Сортировказаписей диалогового окна Фильтр и сортировка и выбрать свои критериисортировки.

3. Фильтрация записей. Эта функцияполезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включатьих в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки длявключения и исключения записей.

Вгруппе Уточнить список получателей нужно выбрать пункт Фильтр.На вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка необходимовыбрать условия, которые нужно использовать для фильтрации. Для дальнейшегоуточнения действия фильтра нужно щелкнуть на оператор И илиИли иуказать дополнительные условия [12].

Чтобы закрытьдиалоговое окно Получатели слияния, предстоит щелкнуть на ОК.

Подготовка стандартногописьма

Одним из основных типовосновного документа, используемого в процессе слияния, является стандартноеписьмо. Документ этого типа обычно содержит поля слияния для имени и адресакаждого получателя, а также текст, одинаковый для всех писем. В стандартномписьме каждое поле слияния заключено в двойные угловые скобки, также называемыешевроны.

Текстовые заполнители,такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля вприложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Если письмо уженаписано, можно вставить поля слияния во время процесса слияния, а если письмоеще не написано, во время процесса слияния его можно написать. В любом случаесначала необходимо ввести текст, который будет общим для всех писем, а затемвставить поля слияния, которые будут заменяться меняющейся информацией из источникаданных.

Поля слияния можновставлять двумя способами:

- вобласть задач Слияние в Этапе 4 мастера Слияния;

- щелкаяна кнопку в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки[5].

В любом случае, щелкаяна Блок адреса или строка приветствия открывается диалоговоеокно, в котором можно поменять установки полей, в то время как при щелчке наотдельном поле оно будет вставлено с использованием установок по умолчанию.

Столбцы файла данныхпредставляют собой категории данных. Поля, добавляемые к основному документу,являются текстовыми заполнителями для этих категорий.

 Строки файла данныхпредставляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Wordсоздает копию основного документа для каждой записи.

При помещении поля восновной документ подразумевается, что в месте его расположения должнапоявиться определенная категория данных, например фамилия или адрес (см. рис.1.4.).


/>

Рис. 1.4. Примерзаполнения основного документа полями слияния

При слиянии данныепервой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым,образуя первый составной документ (см. рис.1.5.). Данные

второй строки файладанных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

/>

Рис.1.5. Распределениеданных из источника данных в поля слияния основного документа


Для установлениясоответствия полей нужно выбрать пункт Подбор полей в группе Составлениедокумента и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговоеокно Подбор полей (см. рис.1.6.).

Элементы адреса иприветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятсясправа.

Word подыскиваетсоответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, что Wordавтоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия.

/>

Рис.1.6. Диалоговоеокно подбора полей

Функция вводасодержимого и добавление полей позволяет добавить поля, не выявленные подборомполей.

Для этого нужно восновном документе щелкнуть место, где необходимо вставить поле. Пользуясьгруппой Составление документа и Вставка полей слияния на вкладке Рассылки.

Необходимо подтвердитьвсе выбранные варианты и завершить процедуры, щелкнув на ОК [12].

Приложения для работы сбазами данных и электронными таблицами, такие как Microsoft Office Access иMicrosoft Office Excel, хранят в своих ячейках лишь введенные исходные данные.Параметры форматирования, применяемые в Access и Excel, например шрифты ицвета, не хранятся совместно с исходными данными. При слиянии информации изфайлов данных в документ Word попадают только исходные данные без учета того,как они форматировались ранее.

Чтобы отформатироватьданные, содержащиеся в документе, необходимо выделить поле слияния и отформатироватьего точно так же, как форматируется любой другой текст.

Выделение обязательно должновключать двойные кавычки — шевроны,

окружающие поле.

После того, как всеполя добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительныерезультаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можнозавершить слияние.

В области просмотрщелкаем по кнопке Следующая запись, чтобы просмотреть добавленные поляслияния для каждого получателя в связанном источнике данных.

Последним итоговымявляется Этап 6 Завершение слияния.

Завершение процессаслияния

После выбора источникаданных, который хотим использовать, и ввода в стандартное письмо полей слияния,появляется возможность просмотреть письма, предназначенные для слияния, передтем, как выполнить слияние. Во время просмотра можно исключить некоторыхполучателей. Когда все будет готово, мы можем либо отправить объединенныеписьма непосредственно на принтер, либо объединить их последовательно в новыйдокумент, причем каждое письмо будет отдельно от последующего разрывомстраницы. Если мы поместим письма в новый документ, мы сможем еще разпросмотреть их и при необходимости изменить (перед отправкой на печать).

Составные документыможно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как длявсех документов, так и для подмножества документов.

Печать составныхдокументов. На вкладке Почта в группе Завершениевыбираем пункт Завершить и объединить, а затем щелкаем Печатьдокументов.

Предстоит выбрать,следует ли печатать весь набор документов, только копию, отображаемую внастоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанномуномеру записи.

Изменение отдельныхкопий документа. На вкладке Почта в группе Завершениенеобходимо выбрать пункт Завершить и объединить, а затем щелкнуть по Изменитьотдельные документы.

Нужно выбрать, следует лиредактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящиймомент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи.Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в видеединого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

Сохранение основногодокумента. Нужно помнить, что составные документысохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно,поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.

При сохраненииосновного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующийраз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны лисведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.

В случае ответа Дадокумент открывается с данными из первой записи, полученными в результатеслияния.

В случае ответа Нетподключение между основным документом и файлом данных разрывается. Основнойдокумент становится стандартным документом Word [12].

1.3. Отправка персонального сообщения электронной почтой

Когда нужно отправитьодинаковую информацию нескольким людям из списка, например, всем клиентамфирмы, не обязательно печатать письма и отправлять их по почте. Вместо этогоможно использовать слияние для создания сообщения, которое может бытьотправлено по списку адресов электронной почты.

Все сообщения при этомсодержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщенияуникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицированопутем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждогосообщения поступают из записей файла данных.

Как и в случае состандартным письмом, готовящимся к печати, можно на вкладке Рассылки,чтобы вставить поля слияния в документ, содержащий текст сообщения, которыйназывается стандартным сообщением.

Эти поля слияния будутзаменены информацией из источника данных, например, из таблицы или спискаконтактов.

При использованиимастера необходимо убедиться, что поставлена опция Сообщения электроннойпочты на Этапе 1. Если мастер не используется, можно указать списокэлектронных адресов, по которым нужно разослать сообщения, для этого необходимощелкнуть на кнопку Выбрать получателя в группе Начать слияние навкладке Рассылки [12].

Есть три варианта:

- ввестиновый список получателей;

- использоватьсуществующий список получателей;

- выбратьполучателей из списка контактов Outlook.

Процессслияния включает в себя следующие действия:

создание электронного сообщения.Основной документ содержит текст и графику, которые одинаковы для всехэлектронных сообщений. Например, логотип компании или основной текст сообщения;

подключение документа электронной почты к спискуадресов. Список адресов является источником данных, которыйприложение Word использует при слиянии. Это файл, содержащий те адресаэлектронной почты, на которые будет осуществляться рассылка сообщений;

уточнение списка получателей.Word создает сообщение для каждого адреса электронной почты в списке адресов.Если требуется создать сообщения только для определенных адресов из этогосписка, можно выбрать, какие следует включить адреса или записи;

добавление рамок, называемых полями слияния,в документ электронного сообщения. При выполнении процедуры слияния поляслияния заполняются данными из списка адресов;

предварительный просмотр и завершение слияния.Прежде чем рассылать весь набор сообщений, каждое из сообщений можнопредварительно просмотреть.

Word преобразуетстандартное сообщение в электронное сообщение и отправляет его всем получателямпо всем выбранным адресам.

1.4. Создание и печать наклеек

Большинство организацийхранят информацию о своих покупателях или клиентах на рабочем листе или в базеданных, чтобы использовать ее для различных целей. Например, информация обадресе может быть использована для отправки стандартного письма или рекламныхброшюр. Также она может быть использована для печати почтовых наклеек, которыеможно прикрепить к посылкам или каталогам [5].

Чтобы создать листыпочтовых наклеек, сначала нужно приготовить источник данных, а затем основнойдокумент, выбрав тип и стиль наклеек, которые будем использовать. Word создастячейки размера, равного размеру наклейки, установит на странице размер листанаклеек, чтобы каждая запись печаталась отдельной наклейкой на листе. Поляслияния вставляются в одну ячейку в качестве шаблона для всех остальных ячеек.Когда слияние осуществится, наклейки можно напечатать или создать новыйдокумент наклеек, который можно использовать, если нужно отправить что-либо тойже группе получателей.

Если требуетсяиспользовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использоватьслияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.

Процесс слияния влечетза собой следующие общие шаги:

настройка наклеек. Разметканаклеек настраивается один раз для всех наклеек в слиянии. Документ,используемый при слиянии, называется основным документом. В основном документенаклейки можно также настроить любое содержимое, которое требуется повторить накаждой наклейке, например, логотип компании или обратный адрес на отсылаемыхнаклейках;

подключение наклеек к списку адресов.Список адресов — это источник данных, который используется при слиянии в MicrosoftOffice Word. Он

представляетсобой файл, содержащий адреса, которые будут напечатаны на

наклейках;

уточнение списка получателей.Для каждого адреса из списка рассылки в Word создается наклейка. Если требуетсясоздать наклейки только для определенных адресов из списка рассылки, можновыбрать, какие адреса или записи должны быть включены;

добавление рамок, называемых полями слияния, внаклейки. При выполнении слияния, поля слияния заполняютсясведениями из списка адресов;

предварительный просмотр и завершение слияния.Можно просмотреть каждую наклейку перед тем, как напечатать весь набор [12].

Делая вывод, нужноотметить, что процесс слияния является оптимальным решением для таких массивовдокументов, где большую их часть составляет постоянный текст, и лишь малуючасть составляет переменная информация, например обращение, справочные данные ит.д.

При помощи слиянияможно создавать комплексы документов, обращаясь к одной постоянной базе данных,которая будет содержать всю переменную информацию.

Слияние позволяет соптимальными затратами организовать массовые рассылки как по почте так и по E-mail,предоставляет возможность создавать наклейки и конверты.

Слияние удобно виспользовании и позволяет сэкономить время и энергию, которые пришлось бызатратить на создание массива отчасти схожих документов.


Глава 2. Созданиекомплекса документов средствами MSWordна примере предприятия ООО «Актив»

 

2.1 Слияние документовв деятельности ООО «Актив»

Для применения методаслияния в приложении MSWord возьмем ангарский филиал фирмы ООО«Актив», именуемый как «Икс-мастер».

Данный филиал находитсяна рынке уже более 6 лет и имеет хорошую репутацию и большие перспективы. Деятельностьфилиала развивается в двух направлениях:

- Торговляспортивной продукцией. Покупателю предоставлен широкий ассортимент одежды иобуви, тренажеров, велосипедов, различного инвентаря, туристического снаряженияи наградной продукции.

- Организацияразличного рода спортивных мероприятий. Политика фирмы заключается не только впродаже спортивных товаров, но и в большинстве случаев в проведении спортивныхмероприятий города, где фирма могла выступать одним из организаторов подобногомероприятий, так и непосредственно принимать в них участие.

Для реализации своеготовара магазин «Икс-мастер» использует два способа: реализация через прямойплатеж и так называемый безналичный платеж, т.е. с перечислением суммы платежана банковский счет компании.

Безналичные продажиосуществляются магазином различным фирмам, организациям, спортивным центрам,образовательным учреждениям и т.д.

В базе данных магазинаимеется список всех покупателей, которые делали заказы по безналичному платежу.Данный список содержит наименование организации, контактные данные, сведения олице, делавшего заказ и др. Этот список можно использовать как источник данныхдля слияния документов. Данная база создана средствами MSExcel и заполняетсяменеджером по безналичным платежам.

Одними из основныхфункций секретаря в организации являются:

- приемпоступающей в организацию документации;

- приемпосетителей;

- работасо средствами связи (в частности отправка писем по электронной почте);

- созданиеи оформление документов;

- организациясовещаний.

Так как головной офис идругие филиалы организации находятся в разных городах, общение между офисамизатруднительно, поэтому «Икс-мастер» очень редко пользуется почтовой рассылкой,в основном вся корреспонденция оправляется по электронной почте. Это значительноэкономит рабочее время и затраты на отправку и получение корреспонденции.

Вся контактнаяинформация, касающаяся других сотрудников фирмы, храниться у секретаря в базеданных Outlook, которая можетслужить источником данных для создания документов при помощи опции слияния.Секретарю необходимо лишь набрать текст сообщения и разослать его адресатам. Вслучае рассылки однотипного письма для некоторого числа адресатов, секретарьдля экономии времени может использовать слияние документов.

Варианты примененияданных источников данных для слияния:

1. Рассылкаежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам,

оповещающих опоявившихся новых продуктах и скидках. Чтобы персонализировать эти сообщениядля лучших заказчиков, в файл данных можно добавить столбец «Строкаприветствия», где можно ввести такое обращение, как «Уважаемая г-н Ильин, этоспортивный комплекс, как раз то, что вы искали…». Поместив поле «Строкаприветствия» в основной документ, можно таким образом включать эти обращения вконце определенных сообщений;

2. Приналичии каких-то вопросов (разрешения каких-либо проблем), касающихся заказа,фирма также может рассылать письма. Например: для выполнения безналичногозаказа, магазин сделал заявку поставщику, но в меру каких-либо обстоятельств,произошла задержка. Для того чтобы не связываться персонально со всем спискомзаказчиков, намного эффективнее и экономичнее разослать им письма спредупреждением о задержке;

3. Такжеписьма могут рассылаться при каких-либо изменениях в «Икс-мастер». Например,магазин расширяется и решит переехать в другое место. С помощью электроннойпочты можно разослать клиентам письма с предупреждениями и с записями новойконтактной информации;

4. Приорганизации спортивных мероприятий, потенциальным потребителям в качестверекламы, также могут рассылаться письма с текстом о предстоящем событии и др.

5. Рассылкиписем-оповещений. Например, о предстоящих собраниях, совещаниях, приглашений наторжественные мероприятия, касающиеся культурной стороны жизни фирмы;

6. Рассылкиписем, касающиеся основной деятельности филиала;

7. Общенияс работниками других филиалов и главного офиса фирмы. Например, поздравления сНовым годом;

8. Перепискас поставщиками и т.д.

2.2 Создание письма припомощи слияния документов

Начнем с того, что навсех офисных компьютерах ангарского филиала, установлен MicrosoftOffice 2007, поэтому длясоздания управленческой и другой документации, работниками активно используетсятакое приложение, как MSWord.

Однако данный редакториспользуется в основном лишь для набора текста и простого форматирования припомощи стандартных инструментов. Остальной потенциал этой программы (такиеопции, как слияние, создание форм, запись макросов и т.д.) не используется.

Письмо приглашение

Создадим письмо длясотрудников филиалов с приглашением на торжественное мероприятие в честь юбилеяангарского филиала «Икс-мастер».

Для начала, необходимосоздать основной документ, который будет содержать текст с приглашением (см. Приложение1).

Для написания можноиспользовать бланк письма, с имеющимися уже на нем реквизитами фирмы. Данныйбланк хранится в шаблонах текстового редактора.

Необходимо запуститьприложение MS Word. Для этого нужнозайти в Пуск/ Все программы/ MicrosoftOffice/ MicrosoftWord2007и запустить редактор. Откроется пустой документ.

Чтобы начать слияние вгруппе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбратьпункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

После выбора Пошаговогомастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представленЭтап 1 из шести этапов мастера.

Дальше, нужно щелкнутьпо типу документа, который нужно создать. Это будет Электронное сообщение,теперь необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытие документа.

В области задачи Слияниеотобразится Этап 2.

На этом этапе предстоитвыбрать основной документ, который и будет основой для слияния.

Это будет Шаблон.Затем нужно нажать на Выбор шаблона и в появившемся диалоговом окневыбрать шаблон Бланк письма. Подтвердить клавишей ОК.

После выбора, нужнощелкнуть на Далее. Выбор получателей.

Этап 3,необходимо выбрать получателей.

Также это можно сделатьна вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выбратьполучателей.

Нужно использоватьсписок «Контакты» приложения Outlook,для этого необходимо выбрать пункт Контакты Outlook.

Далее нажать на Выборпапки контактов и после выбора папки, появляется окно Получатели слияния.

Теперь необходимоограничить список получателей, для этого нужно установить флажки напротив техполучателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив техполучателей, которые должны быть исключены из списка (см. рис. 2.1.).

Необходимо щелкнуть наОК, чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния.

Теперь пришла очередьзаполнения бланка письма. Следующим этапом станет заполнение полей слияния,которые будут заменяться меняющейся информацией из источника данных.

/>

Рис. 2.1. Выборкаполучателей слияния из списка

В данном письме необходимозаполнить лишь строку приветствия. Для этого нажав на Строка приветствия,в всплывшем окне нужно выбрать параметры приветствия.

В формате строки необходимовыбрать обращение Уважаемый, форма обращения – Иван Иванович мл.и в конце поставить Восклицательный знак.

В строке Просмотрможно прокрутить полученные обращения. Если обращения выглядят верно, необходимонажать ОК (см. рис. 2.2.).

После того, как всеполя добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительныерезультаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можнозавершить слияние.

В области просмотрможно щелкнуть по кнопке Следующая запись, чтобы просмотреть добавленныеполя слияния для каждого получателя в связанном источнике данных.

/>

Рис. 2.2. Параметрыстроки приветствия

Последним итоговымявляется Этап 6 Завершение слияния.

Для завершения слияниянеобходимо в графе Слияние выбрать Электронная почта (см. рис. 2.3.).

В появившемсядиалоговом окне нужно выбрать необходимые параметры сообщения (см. рис. 2.4). Встроке Кому выбрать Электронная_почта, в строке Тема указатьтематику сообщения – в данном случае это Приглашение, Форматомбудет служить HTML,т.е. письмо придет адресату в виде HTMLстраницы, а не в виде прикрепленного к письму файла. В графе Отправитьзаписи выбираем Все.

/>

Рис. 2.3. Завершающийэтап слияния письма

После указания всехпараметров нужно нажать на ОК. В итоге получаются четыре письма,персонально для каждого получателя (см. Приложение 2). Данные письма будутотправлены адресатам по указанным в сведениях о контактах электронным адресамиз источника данных.

/>

        

Рис. 2.4. Диалоговоеокно «Составные электронные письма»

Создания письма дляотправки по электронной почте почти ничем не отличается от письма для обычнойпечати и рассылки.

Необходимо лишь привключении Мастера слияния на первом этапе изменить тип документа на Письма.

Следующие четыре шагабудут идентичными тем, что описаны выше. На Этапе 6, вместо выбора Электроннойпочты появится Печать (см. рис. 2.5.).

/>

Рис. 2.5. Завершающийэтап слияния письма для печати

Нажав на Печать,появляется диалоговое окно, в котором необходимо указать, что конкретнонеобходимо напечатать (см. рис. 2.6.).

/>

 

Рис. 2.6. Параметрыпечати письма

После выборанеобходимого пункта, нужно нажать на ОК и документ отправляется на печать.

Письмо-предложение

Длясообщения постоянным покупателям фирмы о поступлении нового товара или скидках,в фирме используются прямые рассылки. Прямая рассылка используется и дляпредоставления эксклюзивных скидок постоянным покупателям. Для этого в письмовкладывают специальный купон с указанием размера скидки. Рассылкаосуществляется почтой.

Примерписьма для прямой рассылки содержит поле обращения к покупателю по фамилии,имени, отчеству, текст письма с предложением к адресату, и подпись отправителя(наименование организации, справочные данные, контактный телефон ответственногоза распродажу или лицо, у которого можно проконсультироваться по поводу заказа).Источником данных для письма служит база данных, содержащая информацию оклиентах по безналичным платежам. Основным документом является письмо,набранное секретарем, с размещением на нем полей слияние (строка приветствия,ФИО и контактные данные ответственного лица) (см. Приложение 3).

Базаданных, которая содержит информацию о постоянных покупателях, создана на основеанкеты владельца дисконтной картой. Данная анкета заполняется личнопокупателем, после чего на него заводится дисконтная карта, которая будетотражать размер скидки, общую сумму сделанных покупок и перечень товаров, купленныхпокупателем (см. Приложение 4).

Поэтой информации можно судить об интересах потребителя и при рассылке оповещенийделать акцент на конкретную линию товара.

В переписке междуфилиалами фирмы сотрудники пользуются электронной рассылкой, письмо для которойтоже можно создавать при помощи слияния.

Письмо-оповещение

Рассмотрим письмо обутере подарочных сертификатов покупателем. Текст документа печатаетсяотправителем самостоятельно (не на основе шаблона). В письме полями слияниябудут поля: Кому (ФИО и электронный адрес) и Строка приветствия. Данноеписьмо будет направлено во все филиалы фирмы.

Источником данных длязаполнения полей слияния будет служить список контактов из базы MSOutlook. В итоге получаютсяперсонифицированные письма с обращениями к конкретным адресатам и отправленныев разные магазины (см. Приложение 5).

В основном функцияслияния необходима для установки строки приветствия и указания электронногоадреса получателя.

2.3 Создание наклеекпри помощи слияния

Способом слияниядокументов помимо создания обычных писем, также можно создавать наклейки,которые можно прикреплять к посылкам или каталогам.

Создадим наклейку садресом и логотипом фирмы, которую можно прикрепить на каталог товаров и услуг«Икс-мастер».

На вкладкеРассылки нужновыбрать пунктНачать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

После выбора Пошаговогомастера слияния, откроется область задач Слияние, в которойпредставлен Этап 1.

На Этапе 2предлагается выбрать основу для наклейки, для этого нужно выбрать Изменить макетдокумента и нажать на Параметры наклейки. Появится диалоговое окно Параметрынаклейки (см. рис.2.7. ).

В данном окненеобходимо выбрать тип и формат наклейки. В качестве поставщика будет Formtec,тип FormtecGS-1008,ОК.

Wordразбивает лист на определенное количество наклеек, обозначая их границыпунктирной линией.


/>

Рис. 2.7. Параметрынаклейки

Следующим этапом будетвыбор получателей. В графе Выбор получателей, необходимо поставитьмаркер напротив графы Использование списка, затем выбрать Обзор иуказать путь к источнику данных с информацией о получателях. После выбора источникаданных появляется диалоговое окно, где можно отсортировать получателей (см.рис.2.8.).

/>

Рис. 2.8. Получателислияния

Очищая вручную поля сфлажками, необходимо убрать из списка все плавательные бассейны и школы раннегоразвития, оставив лишь фитнес центры. Так же это можно сделать при помощифильтрации, где нужно выбрать в Поле Наименование организации, в графе Сравнениевыбрать Не равно, а в значении написать Детский развивающийся центри Плавательный бассейн. Затем подтвердить сортировку (см. рис.2.9.).

На четвертом этапе нужнозаполнить бланки наклеек полями слияния. Для этого сначала необходимо заполнитьсам бланк наклейки.

Распределив поляслияния на заготовке, нужно подтвердить Этап 4, нажав на ОК (см.рис. 2.10.).

Далее, в области Копированиенаклеек, нужно нажать на Обновить все наклейки, для того, чтобы все остальныеполя заполнились заготовками.

/>После этого необходимоподтвердить этап, нажав на ОК.

Рис. 2.9. Сортировкаполучателей методом фильтрации

На пятом этапе, можнопросмотреть конечный результат наклейки; если все правильно — переход на Этап6.

Шестой этап позволяетраспечатать наклейки на специальной клеящейся бумаге. В результате получилсялист с персонифицированными наклейками, которые можно наклеить на каталогитоваров и услуг (или на конверты с каталогом внутри) и отправить адресатам (см.Приложение 6).


/>

Рис.2.10. Заготовканаклейки с указанием полей слияния

Так же можно создать неперсонифицированные наклейки и расклеить их на рекламной продукции. Для этого тожеможно использовать Пошаговый мастер слияния.

На первом этапе нужновыбрать Наклейки, на втором Текущий документ.

На третьем этапенеобходимо выбрать получателей, но так как наклейки будут неперсонифицированными, то пусть это будет Контакты Outlook,а в диалоговом окне Получатели слияния, снимаем маркеры со всехполучателей.

На четвертом этапе необходимонажать на Обновить все наклейки, на пятом этапе на ОК. На шестомэтапе производиться печать наклейки.

В итоге получается листобычных наклеек со справочными данными о компании (см. рис. 2.11.)


/>

Рис. 2.11. Наклейка безуказания персональных данных о получателе

Такой вид наклеек имеетбольший спрос, так как рассчитан на неограниченное число рекламной продукции.Поэтому чтобы было удобнее и быстрее печатать наклейки, сэкономив время иэнергию на повторном создании документа, можно вынести этот документ на панельбыстрого доступа, чтобы наклейки всегда были под рукой.

Для этого нужно сохранитьрезультат слияния под именем Наклейки.

Теперь нужно создатьновый документ.

Затем на вкладке Вид,в пункте Макрос нужно выбрать Запись макроса (см. рис.2.12.).

Откроется диалоговоеокно Запись макроса (см. рис. 2.13.). Необходимо прописать имя макроса иназначаем его кнопке. Макрос доступен для всех документов.

/>


Рис. 2.12. Созданиемакроса


При назначении макросаоткроется диалоговое окно Параметры Word.

/>

Рис. 2.13. Записьмакроса

Нужно добавить макрос излевой графы в правую, перед макросом поставить разделитель. В Настройкепанели быстрого доступа выделить макрос и нажать на Изменить. Поменятьграфических символ макроса и в Отображаемом имени написать Наклейки,чтобы было быстрее его отыскать на панели (см. рис. 2.14.).

/>

Рис. 2.14. Параметры Word

Затем в копке Officeнеобходимовыбрать пункт Открыть и открыть файл Наклейки. Потом нужно завершитьзапись макроса нажатием Остановить запись.

В результате на панелибыстрого доступа появится кнопка, которая при нажатии будет открывать документс наклейками (см. рис.2.15.).

/>

Рис. 2.15. Закреплениемакроса на панели быстрого доступа

Так же при записимакроса можно после открытия файла, выполнить команду

Печатьи только после этого останавливаем запись, тогда при нажатии на кнопку на панелибыстрого доступа, Word сразу жеотправит документ на печать.

2.4. Работа секретаря срезультатами слияния документов

Для оперативного иудобного доступа секретаря к документам, их все можно вынести на панельбыстрого доступа. Для этого аналогичным способом, что использовался привынесении листа наклеек на панель, необходимо создать макросы для остальныхдокументов.

При записи макросанужно будет произвести процесс слияния для всех документов с самого начала.Остановить макрос необходимо до завершения последнего шестого этапа.

Это необходимо в томслучае, если секретарю понадобиться изменить что-либо в процессе слияния,вернувшись на предыдущие этапы (это может быть обновление списка получателей,добавление новых строк слияния и непосредственно, обновление результатовслияния).

Таким образом,секретарь может вынести на панели быстрого доступа все документы, которые емунеобходимы. Это сократит время на поиск документа в принципе и позволитсекретарю пропустить процессповторного прохождения начальных этапов слияния,а непосредственно пройти лишь последний этап, если изменений нетребуется.

Для удобства, на панелибыстрого доступа документы можно поделить на группы <Разделителями>.Это может быть:

- корреспонденциядля клиентов (использование базы данных клиентов по безналичным платежам из MSExcel);

- корреспонденциядля сотрудников (база данных из Outlook);

- наклейки.

Так как ранее в работеорганизации не пользовались макросами и опцией слияния, для секретаря разработанаинструкция, в которой описана вся технология работы с ними (см. Приложение 7).

Помимо непосредственногоописания самого процесса слияния и записи макросов, что описаны выше, винструкции указано, как пользоваться командами на панели быстрого доступа.

Для начала, можноразработать символические обозначения команд, которые позволили бы секретарюсвободно ориентироваться на панели, не дожидаясь всплывающих подсказок. Дляэтого вполне подойдут символы различных цветов, например, желтый этоприглашения, зеленый – оповещения. Таким образом, первая группа команд – этоприглашения и оповещения для клиентов, вторая группа – для сотрудников (см.рис. 2.16). Если документов достаточно много, то лучше использовать фигурныесимволы, для быстрого запоминания и ассоциации с командой.

При выборе любой изкоманд, выполняется макрос, который открывает выбранным документ с почтизавершенным процессом слияния, то есть без завершающего шестого этапа.


/>

Рис. 2.16. Панельбыстрого доступа

Если секретарюнеобходимо провести какие-либо изменение в слиянии, то он может вернуться нанесколько шагов назад и произвести изменения:

- 1этап: выбор типа документа;

- 2этап: выбор документа;

- 3этап: выбор получателей;

- 4этап: создание письма (установление полей слияния);

- 5этап: просмотр писем;

- 6этап: печать.

Применение слияния для работыс корреспонденцией значительно ускорят процесс переписки, минимизирует затратыотправителя и упростит процесс адресации.

Помимо самого слияния, еслик опции написать макросы и разместить их на панели быстрого доступа, то онивсегда будут «под рукой» и секретарь всегда сможет обращаться к ним принеобходимости. Группировка и символические обозначения команд на панелибыстрого доступа также упростят работу и будут способствовать эффективнойдеятельности секретаря.

При помощиразработанной инструкции секретарь сможет ознакомиться с технологией созданиядокументов при помощи слияния, научиться записывать макросы и использоватькоманды на панели быстрого допуска. Она поможет секретарю оперативно усвоитьматериал, освоить технологию использования и тем самым сократить время наобучение.


Заключение

MicrosoftWord обеспечивает оптимальные дляпользователя условия по созданию и обработке документов, а также ряд другихвозможностей, в том числе и Мастер слияния.

Процесс слияния писемобъединяет статистическую информацию из одного документа с меняющейсяинформацией из другого документа. Эта статистическая информация хранится восновном документе, таком как стандартное письмо. В этот документ нужновставить поля слияния, чтобы Wordзнал, где нужно осуществить слияние элементов с меняющейся информацией.Меняющаяся информация содержится в источнике данных. Этот файл состоит изнаборов информации, называемых записями, причем каждая запись содержитодинаковые элементы, называемые полями.

Когда нужно послатьличные электронные сообщения получателям из списка адресатов, для созданияэлектронных сообщений также можно использовать слияние. Все сообщения при этомсодержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщенияуникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицированопутем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждогосообщения поступают из записей файла данных.

Если требуетсяиспользовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можноиспользовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адресиз списка.

В данной курсовойработе был рассмотрен процесс создания комплекса документов с помощью мастераслияния в текстовом редакторе WSWord 2007 в ООО «Актив».

В курсовой работе быловыявлено, что слияние в ООО «Актив» может применяться для:

- рассылкаежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам,

оповещающих опоявившихся новых продуктах и скидках;

- приналичии каких-то вопросов (разрешения каких-либо проблем), касающихся заказа,фирма также может рассылать письма;

- письмапри каких либо изменениях в «Икс-мастер» (например магазин расширяется и решитпереехать в другое место);

- приорганизации спортивных мероприятий, в качестве рекламы;

- рассылкиписем-оповещений (совещаний, собраний);

- рассылкиписем, касающиеся основной деятельности филиала;

- общенияс работниками других филиалов и главного офиса фирмы;

- перепискас поставщиками и другие.

Вкурсовой работе на примерах документов организации была показана технологиясоздания обычных писем, электронных сообщений и листа наклеек.

Припомощи написания макросов результаты слияния были вынесены на панель быстрогодоступа, что позволит секретарю оперативно открывать необходимые документы ииспользовать их в работе. Также макросы позволят секретарю избежать повторногослияния писем при необходимости изменения каких-либо исходных данных. Призапуске макроса, Word будет открыватьдокумент уже с произведенным слиянием, но без подтверждения последнего этапа.Это дает возможность секретарю (при необходимости) вернуться на предыдущиеэтапы для дополнения или корректировки.

Такжедля оперативного ознакомления и использования слияния в деятельности секретаряв курсовой работе была разработана инструкция по работе с результатами слияния.Данная инструкция может служить методическим материалом, целью которого являетсябыстрое ознакомление с функцией слияния. В ней описано, когда можноиспользовать данную опцию и как с ней работать.

Опция слияния созданаразработчиками программы для упрощения работы пользователей, а также экономииих времени и энергии.

В связи с деятельностьюфирмы, было продемонстрировано, что такая функция как слияние, может успешно применятьсяпри создании документов. Объемная база данных покупателей и партнеров, могутиспользоваться как источники данных. В итоге вся работа сводится лишь ксозданию основного документа, который будет содержать статичный текст.


Список литературы

 

1. БеловА.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А.Белов. – М.: Издательство Эксмо, 2006. – 624 с. – (Образовательный стандарт XXI)

2. БондаренкоС.В. Офисный компьютер: как делать больше, работая меньше. Трюки и эффекты /С.В. Бондаренко, М.Ю. Бондаренко. – СПб.: Питер, 2008. – 304 с.: ил. – (Серия«Трюки и эффекты»)

3. ЕлизаветинаТ.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: Учебное пособие/ Т.М.Елизаветина, М.В. Денисова. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

4. ЗамыцковаО.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /О.И.Замыцкова, М.И.Басаков. – Изд. 8-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375,[1]с. – (Среднее профессиональное образование).

5. КоксДж.Microsoft Office Word 2007. Русская версия. Серия «Шаг зашагом»: Учебное пособие / Кокс Дж., Преппернау Дж.; пер. с англ. М.: ЭКОМПаблишерз, 2007. – 544 с.: ил.

6. МатюшкаВ.М. Информатика для экономистов: Учебник/ Под общ. Ред. В.М.Матюшка. – М.:ИНФРА-М, 2006. – 880 с.: – (Учебники РУДН).

7. МячинаИ.В. Документационное обеспечение управления: практикум по организации работыофиса / И.В.Мячина [и др]. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 141, [2]с.: ил. –(Профессиональное образование).

8. ПащенкоИ.Г. Word 2007: Учебное пособие /И.Г.Пащенко. – М.: Эксмо, 2008. – 464 с. – (Шаг за шагом)

9. СтяжкинаТ.А. Делопроизводство предприятия: Учебное пособие / Т.А.Стяжкина. – М.:Издательство «Экзамен», 2006. – 286 [2]с. (серия «Документ & Комментарии»).

10. ЩипинЮ.К. Информатика для гуманитарных вузов. Серия «Высшее образование»: Учебноепособие/ Ю.К.Щипин. – М.: Московский гуманитарный университет. Ростов-на-Дону:Изд-во «Феникс», 2004. – 224 с.

11.  ЯнковскаяВ.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управлениядокументов: учеб. пособие для учащихся учреждений начального профессиональногообразования: Учебное пособие / В.Ф. Янковская. – М.: Издательский центр«Академия», 2007. – 272 с. – (Повышенный уровень).

12.  МойOffice Online.[Электронный ресурс]. – Режим доступа: office.microsoft.com/ru-ru

13.  Х-Мастер.Спорт. Туризм. Экстрим. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.x-master.ru

14.  Компьютерраonline [Электронный ресурс] / Секреты Word. – Электронные данные. – Режимдоступа: www.computerra.ru


Приложение 1

Пример основного письмадля слияния

ООО «Икс-мастер»

665816, г.Ангарск,квартал 179, дом 15

тел. (3851)54-00-44, 50-00-59

/>


Исх. № 22/09-1

От «01» октября 2009 г.

О приглашение на юбилей

5 октября 2009 года уангарского филиала «Икс-мастер» состоится торжественное мероприятие в честь днярождения филиала.

Нашему филиалу уже пятьлет! С момента открытия и по сей день наш дружный коллектив работает на благофирмы. За этот период мы успели преодолеть множество преград и разделить множествопобед.

Приглашаем Васотпраздновать с нами наш первый юбилей. Мероприятие будет проходить в КомплексеОтдыха «Зодиак», 29 мкр., д.8 в 20:00.

С уважением, коллективАФ «Икс-мастер»


Приложение 2

 

Результаты слияния письма

ООО «Икс-мастер»

665816, г.Ангарск,квартал 179, дом 15

тел. (3851)54-00-44, 50-00-59

/>


Исх. № 22/09-1

От «01» октября 2009 г.

О приглашение на юбилей

Уважаемый(ая) ПетрАканиши!

5 октября 2009 года уангарского филиала «Икс-мастер» состоится торжественное мероприятие в честь днярождения филиала.

Нашему филиалу уже пятьлет! С момента открытия и по сей день наш дружный коллектив работает на благофирмы. За этот период мы успели преодолеть множество преград и разделитьмножество побед.

Приглашаем Васотпраздновать с нами наш первый юбилей. Мероприятие будет проходить в КомплексеОтдыха «Зодиак», 29 мкр., д.8 в 20:00.

С уважением, коллективАФ «Икс-мастер»


Приложение 3

 

Письмо-оповещение оновом поступлении товара

 Добрыйдень, Чоля Виктор Иннокентьевич!

 Коммерческоепредложение от ООО «Икс-Мастер»

 Сеть спортивныхмагазинов

/> /> /> /> /> /> /> <td/> /> />

 Ангарск, 179 кв-л, 15 Ангарск,177 кв-л, 22

 Усолье-Сибирское, пр-тЛенинградский, 66, ТД «ЦУМ»

Наименование Цена, руб.

Туризм

Палатки (2, 3, 4, 6-местные) от 2535 Спальные мешки (кокон, одеяло) от 800 Рюкзаки (45 — 120 литров) от 2545 Тенты (4*4) от 1885 Туристические коврики от 225 Термокружки от 95 Термосы от 790 Газовые горелки от 420 Газовые плиты от 995 Газовые лампы от 900 Газовые баллоны от 65

Кемпинговая мебель

Табуреты от 250 Стулья, кресла от 1265 Столы ткань от 940 Столы алюминий от 2750

Велосипеды

Велосипед Felt 600 20750 Велосипед Felt 620 24545 Велосипед Felt 720 33050 Велосипед Nordway Active 100 13900 Велосипед Nordway Active 300 16890 Велосипед Nordway Active 400 19270

Универсальный велосипеддля езды по любым поверхностям, вилка с амортизатором с регулировкой иблокировкой, хорошая трансмиссия (Alivio-Deore, 24 скорости), алюминиевая рама,механические колодочные тормоза. То же самое, что Felt 600, только на дисковыхгидравлических тормозах!

Одна из топовыхмоделей, для экстремального катания по бездорожью, вынесет любые покрытия,передний амортизатор с регулировкой и блокировкой, отличная трансмиссия (Deore- SLX, 27 скоростей), алюминиевая. рама, гидравлические тормоза

Велосипед начальногоуровня — город и легкое бездорожье, вилка с амортизатором, хорошая трансмиссия (Аltus-Altus,21 скорость), алюминиевая рама, механические колодочные тормоза

Велосипед среднегоуровня — город и бездорожье, вилка с амортизатором, хорошая трансмиссия (Аltus-Acera,21 скорость), алюминиевая рама, механические дисковые тормоза

Велосипед продвинутогоуровня — город и бездорожье, вилка с амортизатором, хорошая трансмиссия (Alivio- Deore, 24 скорости), алюминиевая рама, механические дисковые тормоза.

Егор Леер

менеджер по работе скорпоративными клиентами

тел./факс (3955) 59-00-59,50-00-44


Приложение

 

Письмо об утереподарочных сертификатов

/>ЕленаЧерных

 

От:

Шмереза Инна [fin-manager-irk@irk.x-master.ru]

Отправлено:

11 января 2010 г. 9:44

Кому:

Larisa@tsk.x-master.ru

Тема:

Информация по сертификатам

Доброе утро, Лариса!

 

В декабре Андрей Исааковичбрал на подарки 4 сертификата по 5000 рублей, номер 007301, 007302, 007304,007306. Два сертификата от успел подарить, а два у него украли. Номерасертификатов подаренных и украденных не известны, поэтому сегодня в 1С ТорговляОльга Хочук пометит эти сертификаты на удаление, когда придут по нимотовариваться, кассиры должны сразу звонить финансовым менеджерам, а фин.Менеджеры мне, либо Андрею Исааковичу.

С уважением,

Шмереза Инна

ТС «Икс-Мастер»

сот. т. +79149327178

тел./факс +7(3952)202160

ICQ118672459


Приложение

Результат созданиенаклеек при помощи слияния

/>

         


ООО «Актив»

 Адрес: 665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

 Тел. (3851)54-85-44, 59-11-59

 E-mail: www.x-master.ru

Кому: Фитнес центр «Фаворит»

Адрес: г. Ангарск, ул. Ф. Энгельса, 3/а

/>

         


ООО «Актив»

 Адрес: 665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

 Тел. (3851)54-85-44, 59-11-59

 E-mail: www.x-master.ru

Кому: Фитнес клуб «Бодифлекс»

Адрес: г. Ангарск, ул. Гражданская, 1

/>

         


ООО «Актив»

 Адрес: 665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

 Тел. (3851)54-85-44, 59-11-59

 E-mail: www.x-master.ru

Кому: Семейный фитнес центр «Лагуна»

Адрес: г. Ангарск, 13 мик-н, Тц Мега, Цоколь

/>

         


ООО «Актив»

 Адрес: 665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

 Тел. (3851)54-85-44, 59-11-59

 E-mail: www.x-master.ru

Кому: Элит клуб «Мисс Фитнес»

Адрес: г. Ангарск, 85 Квартал, д.23а

/>

         


ООО «Актив»

 Адрес: 665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

 Тел. (3851)54-85-44, 59-11-59

 E-mail: www.x-master.ru

Кому: СК «Ермак», фитнес зал

Адрес: г.Ангарск, 192 кв-л, Зимний стадион «Ермак»

/>

         


ООО «Актив»

 Адрес: 665816, г.Ангарск, ква ртал 179, дом 15

 Тел. (3851)54-85-44, 59-11-59

 E-mail: www.x-master.ru

Кому: «Золотой дракон»

Адрес: г.Ангарск, ул.Восточная, 10а


Приложение 7

 

Инструкция по работе срезультатами слияния

 

ИНСТРУКЦИЯ

Слияние обычного письма

1. Слияниеобычного письмапроисходит следующим способом:

1.1. Запускаем приложение MS Word 2007 (Пуск/всепрограммы/Microsoft office/ Microsoft Word).1.2. В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» выбираемпункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».1.3.  Откроется область задач «Слияние», в которой представленЭтап 1. Выбираем тип документа – «Письмо», «Далее».1.4.  Этап 2 (необходимо выбрать один из вариантов): 1.4.1. Выбираемтекущий документ. Заполняем и форматируем его вручную. «Далее».1.4.2. Выбираемшаблон. Затем «Выбор шаблона», в появившемся окне выбираем необходимый шаблон ижмем «ОК». «Далее».1.4.3. Выбираемсуществующий документ. Из предлагаемого списка ранее использованных документов,выбираем нужный, открываем. «Далее».1.5.  Этап 3. Выбор получателей (необходимо выбрать один извариантов):1.5.1. Использованиесписка. Нажимаем «Обзор» и указываем путь к списку данных (например, таблица Excel).Впоявившемся диалоговом окне, откроется список получателей, котрые были вуказанном источнике данных. В данном окне мастер предлагает произвести сосписком следующие операции: сортировка и фильтрация (отбор записей и сортировкапо возрастанию/убыванию), найти повторения (автоматический поиск повторяющихсязаписей), найти получателя, проверить адресата (необходимо установитьспециальную программу). Также список можносортировать вручную (это удобно, когда в списке мало записей). Для этогонеобходимо очистить или наоборот установить маркер (галочку) напротив каждойзаписи.Если списокиспользуется полностью, то ничего не нужно делать, жмем на «ОК». «Далее».1.5.2. КонтактыOutlook. Нажимаем «Выбор папки контактов» и выбираем необходимуюпапку контактов (технология работы со списком аналогично предыдущему пункту),жмем «ОК». «Далее».1.5.3. Созданиесписка. Нажимаем «Создать» и заполняем таблицу вручную. Для выбора наименованийстолбцов, нажимаем на «Настройка столбцов», где можно выбрать предложенныепрограммой названия или создать новые. Данные заполняются в ячейки строки. Длядобавления новой строки нажимаем «Создать запись». «Далее».Если после выборасписка, появилась необходимость его изменить, тогда на третьем этапе жмем на«Выбор другого списка» и указываем новый путь к источнику данных. Для изменениясписка жмем на «Изменить список». 1.6.  Этап 4, установка полей слияния. Эти поля при слияниибудут автоматически заполняться данными из источника данных.Навыбор предоставляются следующие поля: блок адреса, строка приветствия, почтоваямарка и другие элементы (телефон, должность, индекс и т.д.).Длязаполнения документа полями, необходимо установить курсор в том местедокумента, где в последствие должен стоять тот или иной элемент. Далее нажимаемна необходимое поле (в документе должно появиться наименование поля,заключенное в шевроны).Поляслияния форматируются идентично форматированию обычного текста.После установки всехполей слияния нажимаем «Далее».1.7.  Этап 5, просмотр писем. Здесь представлен вид одного изсозданных писем. Для просмотра другого, нажимаем на кнопки прокрутки(вправо/влево).Также, на данномэтапе предлагается операция «Найти получателя», где программа автоматическиотыщет необходимого получателя из списка предложенных.Помимо этого, наданном этапе можно изменить список получателей и исключить получателя изсписка.Завершивпредварительный просмотр писем, щелкаем «Далее».1.8.  Этап 6 – средство слияния подготовлено к созданию писем.Для уточнения писемнеобходимо щелкнуть по ссылке «Изменить отдельные письма». Откроется новыйдокумент, содержащий объединенные письма. Чтобы внести изменения во все письма,переходим в исходный документ.Если результатудовлетворяем, жмем на «Печать».Процесс слиянияписьма завершен.Слияние электронного сообщения2. Слияние электронного сообщения происходит идентично слияниюобычного письма:2.1.  Запускаем приложение MS Word.2.2.  В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» необходимовыбрать пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».2.3.  Этап 1 – выбираем «Электронное сообщение».2.4.  Этап 2. Выбираем основу для создания сообщения (см.п.1.4.).2.5.  Этап 3. Указываем список получателей (см. п.1.5.).2.6.  Этап 4. Установка полей слияния (см. п.1.6.).2.7.  Этап 5. Предварительный просмотр сообщений (см. п.1.7.).2.8.  Этап 6, завершение слияния. Средство слияния подготовленок созданию сообщений. Необходимоперейти по ссылке «Электронная почта» и в появившемся окне «Составныеэлектронные письма» установить параметры сообщения (кому, тема, формат). После,подтверждаем «ОК».  Процесс слиянияэлектронного сообщения завершен.2.9.  Запускаем приложение MS Outlook, котороеавтоматически разошлет письма адресатам.Слияние наклеек3. Слияние наклеек происходит аналогично слиянию обычногописьма:3.1.  Запускаем приложение MS Word.3.2.  В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» необходимовыбрать пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».3.3.  Этап 1 – выбираем «Наклейки».3.4.  Этап 2. Выбираем основу документа (необходимо указатьнужный вариант):3.4.1. Текущийдокумент. «Далее»3.4.2. Изменитьмакет документа. Переходим по ссылке «Параметры наклейки» и в диалоговом окнеуказываем необходимые параметры. «Далее».3.4.3. Существующийдокумент. В появившемся списке выбираем нужный (ранее использовавшийсядокумент) или, нажав на «Открыть», указываем путь к необходимому документу.«Далее».3.5.  Этап 3, использование списка получателей (см. п.1.5.).«Далее».3.6.  Этап 4. Указание полей слияния (см. п.1.6.).Поля слиянияустанавливаются только на одной наклейки, как на образце. Затем, нажав на«Обновить все наклейки», эти поля автоматически устанавливаются на остальныхзаготовках. «Далее».3.7.  Этап 5, предварительный просмотр наклеек (см. п.1.7.).3.8.  Этап 6, завершение слияния (см. п.1.8.). Процесс слияниязавершен.Вынесение документов (результатовслияния) на панель быстро доступа.4. Чтобы вынести все необходимые документы на панель быстрогодоступа необходимо создать макросы. Для этого делаем следующее:4.1.  Запускаем приложение MS Word.

4.2. Затемна вкладке «Вид», в пункте «Макрос» нужно выбрать «Запись макроса».Откроется диалоговое окно «Запись макроса». Необходимо прописать имя макроса и назначаемего кнопке. Макрос доступен для всех документов. Подтверждаем «ОК».

4.3.  Появитсядиалоговое окно, в котором необходимо добавить макрос из левой графы в правую, передмакросом поставить разделитель. В «Настройке панели быстрого доступа» выделитьмакрос и нажать на «Изменить». Поменять графических символ макроса и в«Отображаемом имени» написать наименование команды, чтобы было быстрее егоотыскать на панели.

4.4.  Теперьпришла очередь записать сам макрос. Команда будет выполнять слияние документов,поэтому необходимо произвести весь процесс слияния с первого по пятый этап (см.п.1, п.2, п.3).

4.5.  Незавершая шестого этапа слияния, останавливаем макрос (Вкладка вид/Остановитьмакрос).

Макрос записан и напанели быстрого доступа появился графический значок новой команды.

4.6.  Создаеммакросы для всех документов, которые необходимы в работе (см. п. 4.5.). Напанели быстрого доступа «Разделителями» разграничиваем все команды на тригруппы: корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов инаклейки (чтобы было легче ориентироваться).

 В результате напанели быстрого доступа появятся кнопки, каждая из которых обозначает тот илииной документ.Работа с результатами слияния документов5. Работа с панелью быстрого доступа.5.1.  Панель быстрого доступа разделена на три группы:корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов и наклейки.5.2.  Каждому цвету графических изображений команд на панелисоответствует определенный тип документа.Для быстрогозапоминания цветов, можно составить памятку в виде таблице из двух столбцов (собозначением цвета и наименования команды).5.3.  Запуск команды производится нажатием по соответствующейкнопке на панели.5.3.1. Еслидокумент удовлетворяет запросам, то на шестом этапе выбираем печать/отправкасообщения.5.3.2. Еслинеобходимо изменить какой-либо из документов, выбираем «Изменить отдельныеписьма».5.3.3. Еслитребуется изменить начальные настройки, то нажав «Назад», можно вернуться напредыдущие этапы слияния.Также все этиоперации можно найти на панели задач.5.4.  Удалить или добавить команды на панель быстрого доступаможно двумя способами:5.4.1. Навестикурсор на панель быстрого доступа и, нажав правой кнопкой мыши, в появившемсяменю выбрать «Настройка панели быстрого доступа». Затем с помощью перенесенияиз левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядкеи последовательности. 5.4.2. Щелкнутьпо кнопке «Office» и в меню выбрать «Параметры Word», «Настройка». Затемс помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставитькоманды в нужном порядке и последовательности.5.4.3. Воизбежание нарушения связей с источниками данных, запрещается передвигать илиудалять эти документы из указанного места. Если все же они перемещены, прислиянии предстоит вновь указать путь к документам.
еще рефераты
Еще работы по менеджменту