Реферат: Документационное обеспечение управления

Основные понятия документационного обеспечения управления(делопроизводство)

 

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – этоспецифическое направление деятельности, которое заключается в составлении,оформлении документов, их обработке и хранении.

Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

•       обеспечение своевременного и правильного создания документов(документирование);

•         организацию работы с документами (получение, передача, обработка,учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документовдля сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется терминдокументационное обеспечение управления (ДОУ^)

Документирование – это процесс создания и оформления докумета.

Организация работы с документами это обеспечение движения документов ваппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяетсягосударственным стандартом как «организация документооборота, хранения ииспользования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов организациис момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Втехнологию работы с документами 'входит:

• приеми первичная обработка документов;

• ихпредварительное рассмотрение и распределение;

• регистрациядокументов;

• контрольисполнения документов;

• информационно-справочнаяработа;

• исполнениедокументов;

• ихотправка;

• систематизация(формирование дел) и текущее хранение

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означаетзапись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт егосоздания, отправления или получения', контроль исполнения документов – совокупностьдействий, обеспечивающих их своевременное исполнение', формирование дела – группированиеисполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел(систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, суказанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизациядокументов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации порассматриваемому вопросу или управляемому объекту. 'Информация тождественнапонятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закрепленследующий термин:

«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях ипроцессах независимо от формы их представления.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защитеинформации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

/ Документ – – это зафиксированная на материальном носителеинформация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официальногодокумента.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическимилицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредствомсоответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различныхраспорядительных документов; планирование – посредством подготовки различныхпланов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской,оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений вписьменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствиис их назначением как средства:

•        • регламентации деятельности (уставы, положения,регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительнойдеятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопленияи обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

•        передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы идр.).

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию ипридать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» – доказательство,свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяетсяпонятием «юридическая сила документа»

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемоеему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа иустановленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностныелица, выпускающие документ, обязаны:

•        соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

•    издавать документы только в пределах своей компетенции;

•      соблюдать действующие в определенное время общегосударственныеправила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся:наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать,грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по с т.е.пени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способомили распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Онможет содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, тексткоторого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие егодостоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземплярдокумента, обладающий юридической силой.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определеннымобразом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления исоставляющих системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных попризнакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единыхтребований к их оформлению.

Их совокупность составляет систему организационно-распорядительнойдокументации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительныедокументы как письменные документы, в которых фиксируются решенияадминистративных и организационных вопросов, а также вопросов управления,взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Основным направлением совершенствования документации являетсяунификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применениястандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые заисходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт какнормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требованийк объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единойсистеме, форме, единообразию».

Унифицированная система документации (УСД) – система документации,созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую дляуправления вопределеннойсфере деятельности.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательныдля применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимоот их подчинения и формы собственности.

Современное государственное регулирование делопроизводства

 

Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации итехнологии документационного обеспечения управления ведется в несколькихнаправлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработканормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации,информатизации и защите информации» закрепил обязательность документированияинформации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационныересурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающиепри создании и использовании информационных технологий, установилобязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, чтобухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного идокументального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9)определил правила оформления первичных учетных документов. В нейподчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должныоформляться оправдательными документами. Об обязательности документированияговорится и в других, законодательных актах. Так, Гражданский кодекс РоссийскойФедерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, нои ее документирования.

регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных вПравилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируютсятребования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи(почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защитеинформации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документамофициальности (юридической силы).

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо Учитыватьпри составлении и оформлении управленческих Документов. К таким актамотносятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания инаименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядокРегистрации 'эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление

еще рефераты
Еще работы по менеджменту