Реферат: Составление и оформление деловых документов

СибирскийГосударственный университет путей сообщения

Кафедра «Мироваяэкономика и туризм»

Самостоятельнаяработа

по дисциплине

Документационноеобеспечение управления

Тема

Составление иоформление деловых документов

Новосибирск 2010


Содержание

Введение

Особенности подготовки и оформленияотдельных видов документов

Приказ

Распоряжение

Решение

Протокол

Указание

Заключение

Список литературы


Введение

Управленческаядеятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессеуправления собирается, обрабатывается и передается огромное количествоинформации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности идостоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Внастоящее время для большинства российских государственных организаций икоммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы веденияделопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкоорганизованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечениеуправления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельностипредприятия. К сожалению, на данном этапе времени документационное обеспечениедеятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и непринимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опытсовершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет. Целью даннойсамостоятельной работы является ознакомление с отдельными видами документов,правилами их оформления, подготовки.


Особенности подготовкии оформления отдельных видов документов

Приказ

При составлении иоформлении приказов необходимо соблюдать ряд требований и правил,обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативномуисполнению и последующему использованию их в справочных и научно-историческихцелях. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий ипричины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами«приказываю» крупным шрифтом на отдельной строке. Распорядительная частьделится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых начинаетсяс указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом внеопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации илиструктурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнениепредписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже (фамилию,должность, наименование организации). Приказы подписываются руководителем илиего заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведениядо сведения исполнителя. По содержанию приказы делятся на два вида: по личномусоставу и приказы основной деятельности. В приказах по личному составуоформляются: прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска,изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты,возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личномусоставу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ иявляются основанием для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки,личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Приприеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад,надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема:временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т. п.Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой написьменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа поличному составу обычно согласовывается со всеми заинтересованными в данномвопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование такихприказов руководителем кадровой службы. Приказы по личному составу обязательнорегистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе,увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел(Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КЗоТу РФ,доводятся до сведения работников под расписку. Срок хранения приказов поличному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командированиисотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма №Т-2) — 75 лет. Затемна всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочихи лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточкапо форме №Т-2), оформляется личное дело. Приказ является самым распространеннымвидом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Ониздается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или ихструктурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п.документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизниучреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема,перемещения, увольнения работников и так далее.

Реквизиты приказа: названиедокумента «Приказ», дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст,подпись руководителя, отметка о согласовании.

Распоряжение

Это правовой акт,издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органауправления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеетограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностныхлиц.

Распоряжения посуществующей практике также издают руководители предприятий по вопросамчастного характера. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам,что и приказы. Различия заключаются в следующем: распорядительная частьотделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или«ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельнойстрокой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е.непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Решение

Решение — правовой акт,принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных вопросових компетенции. Текст решения коллегиального органа состоит из констатирующей ираспорядительной частей. В первой части указывают причины и цели принятиятакого решения, во второй — наименование коллегиального органа, принимающегорешение, затем на отдельной строке прописными буквами слово «РЕШИЛ». Вдокументах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственногочисла. Распорядительную часть допускается делить на пункты, в которых указываютдействия, исполнителя и срок исполнения. В последнем пункте решения указываютнаименование должности, инициалы и фамилию лица, на которое возложен контрольза исполнения решения.

Решения оформляются наобщем бланке коллегиального органа и имеют реквизиты: название вида документа«Решение», дата (датой решения является дата заседания коллегиального органа), местоиздания, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись (решениеподписывает председатель коллегиального органа). Решение может иметьприложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста,например: «утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству».

Протокол

Фиксирует ходобсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях изаседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вестипротокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляетсяпо форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства,наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения),указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания,гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. На протоколе, содержащеминформацию ограниченного распространения, проставляется гриф «Для служебногопользования», который печатается в правом верхнем углу первого листа протокола.Протокол оформляется на стандартном бланке протокола или на общем.

В зависимости отосвещения хода заседания протоколы могут бать краткими и полными. В краткихуказывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятиирешения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судитьне только о характере самого совещания, но и о деятельности организации вцелом. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности(заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа и обсуждаемыйвопрос. Текст протокола распадается на две части: основную, вводную. Словом«председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала послезаголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы;после тире указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседанияпостоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные членыуказываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных суказанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числомприсутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный списокприлагается к протоколу. Основная часть текста протокола строится по разделам,соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части:Слушали — Выступили – Решили (Постановили). Эти слова пишутся прописнымибуквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово «Слушали» начинаетраздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед зацифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчикаи выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержаниевыступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеютсятексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тирепосле фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада(выступления, сообщения) прилагается». Завершающая часть раздела по каждомупункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения(постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются напункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений,как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части:кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколеуказываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Решенияколлегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельныхдокументов — постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальныхслучаях делается выписка из протоколов.

Копии протоколов принеобходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам всоответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписываетисполнитель структурного подразделения университета, готовившего рассмотрениевопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинногопротокола, относящейся к тому вопросу повестки дня, по которому готовятвыписку. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста,вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающийобсуждение вопроса и принятое решение. Выписка из протокола заверяетсясекретарем заседания. Если выписка представляется в другую организацию, то оназаверяется печатью.

Указание

Указание — распорядительный документ, издаваемый в органах социальной защитыпреимущественно по вопросам информационно-методического и оперативногохарактера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов,инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящихорганов. Указание имеет силу в пределах данного органа социальной защиты и егоподведомственной сети. Подготовка и оформление указаний производится аналогичнопорядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая частьзавершается словами «обязываю», «предлагаю». Если указание содержит толькоразъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова«обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретаетформу информационного письма, которая довольно широко используется в отрасли.Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем иего первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемымими направлениям деятельности органа социальной защиты, если это право оговоренов каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даютсяуказания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то ониподписываются руководителем органа социальной защиты или его первымзаместителем.

Подписанные указаниярегистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номеруказания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года ибуквенного индекса «у». Буквенный индекс «и» проставляетсяв том случае, если указание приобрело форму информационного письма (котороепечатается уже на бланке письма). Отмена ранее изданных указаний илиинформационных писем может быть произведена приказами, указаниями, а такжевышестоящим органом, или их действие может быть приостановлено соответствующимикомпетентными органами.


Заключение

В данной работе мыознакомились с некоторыми из видов документов: приказ, указание, распоряжение,решение, протокол и рассмотрели правила оформления, подготовки, сроках работы сними и видим, что четкое и правильное оформление документационной деятельностиявляется одним из важнейшим аспектов успешной компании, фирмы, организации. Еслина предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, какследствие этого закономерно появление документов низкого качества как воформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации,увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления иувеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность икачество управления зависят от качества и достоверности, оперативностиприема—передачи информации, правильной постановки справочно—информационнойслужбы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.


Литература

1.  КирсановаМ.В., Аксёнов Ю.М, «Курс делопроизводства», Москва-Новосибирск, 2009г

2. КузнецоваТ.В. «Делопроизводство и техническая документация». – М.: Высшая школа, 2007г

3.  В.А.Кудрявцев «Организация работы с документами» — М., 2007г

4.  КирсановаМ.В. «Современноеделопроизводство». — М.: Новосибирск: 2003г.

5.  www.artprojekt.ru/

еще рефераты
Еще работы по менеджменту