Реферат: Організація праці менеджера

Міністерствоосвіти та науки України

Житомирськийдержавний технологічний університет

Кафедраменеджменту

Контрольнаробота

“Організаціяпраці менеджера”

 

Виконала: 

Перевірила:

Житомир

2010


План

1.  Встановлення оптимального режиму роботи менеджера

2.  Порядок проведення бесід з відвідувачами

3.  Організація інформаційного обслуговування менеджера

Список використаної літератури
1.Встановлення оптимального режиму роботименеджера

Використання робочого часу менеджера пов'язане з встановленимрежимом роботи. Невпорядкованість режиму праці призводить до довготривалогоробочого дня менеджера (іноді 10 — 15 годин). Недопустимість такого положеннявизначає наука управління, яка встановлює взаємозв'язок між тривалістю робочогодня і інтенсивністю праці. Збільшення тривалості робочого дня поєднується зпониженням рівня інтенсивності праці і навпаки.

Дослідження показують, що невпорядкований характер управлінськоїдіяльності менеджера може завдати такі втрати процесу управління, які некомпенсуються впровадженням найсучасніших технічних засобів.

Помилки у структурі робочого дня наочно видно із порівнянняробочого часу менеджерів конкуруючих організацій. Менеджери організацій-лідерівна оперативне управління витрачають не більше 30% свого середньорічногоробочого часу, а менеджери організацій аутсайдерів –– 60%. У структурі робочогочасу спеціалістів до 40% робочого часу займають не властиві їм роботи. Звідсинеобхідність оптимізації системи використання робочого часу менеджерів стаєочевидною і необхідною.

Ефективне використання робочого часу менеджерів неможливе безвикористання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.

Науковці доказують, що працездатність людей протягом робочого днязмінюється за стадіями. Початок робочого дня називається періодом впрацювання.Його період коливається від стану і підготовленості людини, а також відскладності роботи, що виконується. Подальші 2 — 3 години характеризуютьсямаксимальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половинаробочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності.Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньоїперерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати уперіоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести творчу роботуза перспективами розвитку організації, обговорення найбільше актуальних питаньі прийняття рішень за ними.

Виконання цих робіт треба планувати на першу половину робочогодня, а до практичного виконання треба приступити не раніше, ніж через однугодину після початку робочого дня. У післяобідній період краще виконуватироботи, що вимагають меньшої напруги. Детальний перелік робіт протягом робочогодня повинен визначати сам менеджер, виходячи із конкретної виробничої ситуаціїв організації. Такими ж принципами треба керуватися й іншим працівникам апаратууправління.

Таким чином, виконання будь-якої роботи пов'язане з втомленням,зниженням працездатності людини.

Термін найбільшої працездатності залежить від таких чинників:

- складності і інтенсивності праці;

- здоров'я людини;

- умов праці;

- соціально-економічних умов;

- психологічного клімату у колективі;

- правильності перерв протягом робочого дня тощо.

Із всіх названих чинників розглянемо значення перерв навідпочинок, як засобу збільшення терміну найбільшої працездатності. Як вжевідзначалось, для менеджерів організації характерним є приймання, обробкаінформації і на основі її аналізу та оцінки — прийняття управлінського рішення.При такій праці загальний час перерви на відпочинок повинні бути 11 — 17% відзагального часу робочого дня. Це стосується особливо служб з одноманітноюпрацею. Для них у першу половину робочого дня слід встановлювати одну — дві, ау другу половину — дві перерви по 5 — 10 хвилин кожна.

Для тривалої підтримки у нормі функціонального стану організму івисокого рівня працездатності надзвичайно важливе значення має тривалістьпозаробочого часу і його режим. Тривалість позаробочого часу повинна бутитакою, щоб працівник управлінської праці мав можливість активно відпочивати неменьше 1,5––2 години. Це заняття спортом, прогулянки, культурні заходи. Унеього повинен бутити час час для сім'ї і читання книг. Сон повинен займати 7 —8 годин, а у періоди підвищеної напруги нічний сон доповнюється однією годиноюденного.

План-графік робочого тижня менеджера наведено в таблиці 1.

Таблиця1

План-графікробочого тижня менеджера

Дні тижня Розподіл робіт протягом дня. 8.00 — 9.00 9.00-13.00 13.00-14.00 15.00-16.00 16.00-17.00 17.00-18.00 Понеділок Вівторок Середа Четвер П'ятниця Субота Неділя /> /> /> /> /> /> /> /> На рівень тривалостіпрацездатності працівника апарату управління впливає річний режим праці тавідпочинку. Він характеризується загальною кількістю робочих днів,співвідношенням робочих і вихідних днів, їх регулярністю, тривалістю відпустки.2 Порядок проведення бесід з відвідувачами

В акціонерних товариствах відкритого типу і в державних установахзначну частину особистих контактів менеджер здійснює у період службовихприйомів, які проходять за ініціативою (викликом) менеджера і за ініціативою(проханням) підлеглих.

Менеджер повинен розуміти, що деякі підлеглі хочуть вийти наособисті контакти з ним для того, щоб прискорити реалізацію тільки своїх ідейта пропозицій, або для того, щоб одержати необхідну інформацію першим, чи простозвернути увагу на себе. При такій ситуації порушується або перенасичуєтьсярежим роботи менеджера.

Для удосконалення організації приймання відвідувачів менеджерунеобхідно:

1)встановити перелікслужбових питань і категорій працівників, яких він приймає безпосередньо іособисто;

2)чітко визначити часприймання за невідкладними терміновими питаннями; приймання по невідкладнихсправах здійснювати на початку робочого дня;

3)приймання проводиться уформі доповіді підлеглих за визначеним питанням:

4)приймання за поточнимисправами здійснюється у попередньо визначені часи і дні робочого тижня:

5)приймання заневідкладними оперативними питаннями здійснюється за участі зацікавлених осіб,щоб відразу вирішити всі необхідні суміжні питання.

Під час бесіди з відвідувачами менеджер має поводити себе такимчином, щоб відвідувач відчував зацікавленість менеджера. Треба вміти показатисвою зацікавленість до питань і пропозицій, проханням відвідувача, набратисятерпіння і вислуховувати його до кінця, не поспішати давати оцінку або вступатив суперечку з ним.

Коли менеджер не вислухає працівника або скаже, що буде розглядатице питання пізніше, то він піде незадоволеним. Оцінку бесіди щодо поставленогопитання менеджеру краще всього давати у кінці бесіди, щоб працівник зрозумів,що бесіда закінчена.

Під час проведення бесіди з відвідувачами менеджер повинендотримуватись таких вимог:

1. Уважно вникати у змістпитання і вислуховувати його до кінця.

2. Ніколи не треба даватиобіцянок, якщо немає впевненості в їх виконанні.

3. Створювати доброзичливуатмосферу, настроювати себе і відвідувача на відверту і пряму розмову.

4. Скромних і соромливихтреба підбадьорити, розв'язного і нахабного поставити на місце офіційним тоном,а підлабузника — зупинити зауваженням.

5. Прості питання требавирішувати одразу, а складні — після уважного вивчення, але визначається строк,коли відвідувач отримає відповідь.

6. Не треба забуватибудь-яких питань і пропозицій, які надають підлеглі для поліпшення роботи.Треба фіксувати всі питання відвідувачів і передавати їх спеціалістам длярозгляду або вирішення, а відповіді відсилати в установлені строки.

7. По складних питаннях іскаргах треба пропонувати відвідувачу подати письмову заяву; щоб досконально їївивчити і правильно прийняти рішення.

У великих комерційних організаціях і в державних установахприймання відвідувачів здійснюється також у формі бесіди наступним чином:

1. Бесіду підлеглий починає першим. Але менеджер повинен умітинаправити бесіду за допомогою питань так, щоб підлеглий більш чітко викладав іобґрунтовував свої прохання і пропозиції у такій послідовності:

1.1. сутність питання абопропозиції;      

1.2. які наміри або що можевін сам зробити у цьому питанні;

1.3. що сприяє здійсненнюпропозиції або наміру;

1.4. що конкретно необхідновід менеджера;

1.5. хто ще із працівниківможе сприяти вирішенню поставленого питання.

2. Якщо бесіда з підлеглим проходить за ініціативою менеджера, тонеобхідно дотримуватись таких правил:

Менеджер повинен попередньо визначати мету бесіди. Такою метоюможуть бути:

- ознайомлення при прийманні або переміщенні працівників;

- обмін думками та інформацією з даного питання;

- об'ява наказу, підписання або видачі службового доручення;

- винесення зауважень працівнику або адміністративних покарань.

3. Після визначення метибесіди менеджеру слід ознайомитись зі станом справ з цього питання.

4. До початку бесідинеобхідно скласти план її проведення. Це можна робити письмово або тримати усвоїй пам'яті. План скорочує час бесіди і вона стає більш змістовною і логічнопослідовною.

5. План бесіди може бути наступним:

5.1. вступне слово для орієнтування підлеглого щодо цілей іконкретного змісту бесіди;

5.2. перелік питань, які треба поставити, щоб з'ясувати сутьпроблеми;

5.3. попереднє формулювання (якщо це необхідно) прикінцевихпропозицій або рішень менеджера з цього питання

6. Ознайомлювальну ідисциплінарну бесіду з підлеглим треба проводити у кабінеті менеджера. Цепосилює її офіційний характер. Інші бесіди краще проводити на робочих місцяхпідлеглих. Так вони почувають себе більш упевнено.

7. Під час бесіди питаннятреба ставити у такій формі, щоб вони не викликали однозначної відповіді«так» або «ні», а спонукали підлеглого до відвертого йаргументованого висловлювання. Наприклад:

-  «Як Вирозцінюєте ситуацію ...»

-  «Щонеобхідно зробити для...»

-  «З чого б Випочали, якщо б Вам доручили ...».

8. Дотримуватисьвизначеного часу приймання і якщо затримка була більше 10 хвилин — вибачитисьперед підлеглим за це.

9. Під час бесіди менеджерне повинен відволікатись на інші справи і вести розмови по телефону.

10.    Якщо підлеглий уникає прямої відповіді на поставленепитання, то не треба примушувати його до відповіді, а слід дати можливістьобдумати питання ще один раз.

11. Для підсумку бесіди треба зробити висновок або дати оцінкущодо мети і теми бесіди. Якщо була дисциплінарна бесіда, то менеджер повиненвідмітити помилки підлеглого, недоліки у роботі і виразити впевненість про те,що вони будуть виправлені у майбутньому. Разом з тим, менеджер може прямовисловити свою негативну думку про результати бесіди і дій підлеглого, якщо ценеобхідно і відповідає меті й змісту бесіди.

12. Після бесіди менеджеру треба оцінити її результати для себе,критично розібрати свою поведінку або недоліки, якщо вони були. Все це допоможеменеджеру у подальшій роботі.

 3.Організація інформаційногообслуговування менеджера

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вивченні потребменеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характерууправлінських рішень, що приймаються.

Для визначення потреб у необхідних даних треба враховувати можливінестандартні ситуації, коли слід не тільки приймати рішення, а й правильнопоставити завдання підлеглим.

Окрім відомостей, які потрібні безпосередньо для рішення поточних істратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхіднаінформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністюзадовольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсьмомент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту,який вони можуть дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить доменеджера повинна відповідати вимогам, показаним на рисунку 1.

/>

Рис.1. Вимоги до інформації, що надходить до менеджера [2, с. 115].

При неефективності даних створюється ілюзія інформованої. Тому менеджерповинен забезпечити перевірку їх достовірності шляхом одержання її із різнихджерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.

Актуальність даних тісно пов'язана з їх новизною і може оцінюватися часомвід конкретних подій, фактів, стану до невикористання даних про нього.

Оперативні дані втрачають свою актуальність дуже часто і використовуютьсятільки один раз. Відомості узагальненні, аналітичного характеру зберігають своюактуальність протягом довгого періоду і використовуються багаторазово.

Своєчасність даних — це властивість, близька до актуальності, але все жтаки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюютьсящодо оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означаєзавчасно, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.

Своєчасність інформації забезпечується використанням сучасних технічнихзасобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативнихданих.

Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання.Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем тощо. Удокументах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тутважливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення,а шляхом узагальнення і виділення важливих чинників.

Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені показники, доповненіхарактеристикою чинників, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічнимвідображенням і коротким коментарем до таблиць і діаграм.

Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їхпоєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи(внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістамиапарату управління.

Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагальненої, аналітичноїінформації про стан справ в організації.

Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чиномвідфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якогорангу мають велике значення такі джерела інформації, як [2, с. 116]:

•  безпосереднє спостереження;

•  усні бесіди;

•  наради.

А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть використовуватисяспеціальні обстеження окремих структурних підрозділів.

Залежно від рангу і кола обов'язків менеджер повинен відібрати найбільшважливі дані, з якими слід знайомитися обов'язково, і менш важливі відомості,ознайомлення з якими бажано.

Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні повинні надходити доменеджера тільки тоді, коли він компетентний у вирішенні питань щодо цих даних.

При організації інформаційного обслуговування менеджерам слід відповіднимчином організувати працю спеціалістів функціональних служб, канцелярії,секретаря, які повинні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, утому числі з використанням комп'ютера.

Робота з документами займає значне місце у структурі робочого часуменеджера.

Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямами:

1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспонденції заадресами ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції поділоводству розподілу функцій і видів робіт в апараті управління.

2. Передавати права підписування вихідних документів відповідальнимвиконавцям, що не тільки розвантажує керівників організацій, а й підвищуєініціативу та відповідальність підлеглих.

3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процесознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалоговивчення.

4. Використання раціональних прийомів і методівредагування проектів документів, їх сутність полягає у тому, що з початкупроект документа слід уважно прочитати, виявити повторення і логічніневідповідності, потім усунути повторення, розбити текст на частини, на графи іабзаци, використовуючи загальноприйняті знаки скорочення, усунути логічнінеточності тощо.

Список використаної літератури

1. БалабановаЛ.В. Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. –– К.: ВД“Професіонал”, 2004. –– 304 с.

2. ВиноградськийМ.Д., Виноградська А.М., Шкапова О.М. Організація праці менеджера: Навч.посіб.для студ. екон. вузів. –– К.: Кондор –– 2003. –– 414 с.

3. ГупаловВ.К. Управление рабочим временем. –– 2-е изд., перераб. и доп. –– М.: Финансы истатистика, 1998. –– 240 с.

4. ДовганьЛ.Є. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посіб. –– К.: Екс об,2002. –– 384 с.

5. КрушельницькаЯ.В. Фізіологія і психологія праці. Підручник.: –– К.: КНЕУ, 2003. – 267 с.

6. МатвееваВ. Кадровая документация. –– 3-е изд.перераб. и доп. –– Харків: Фактор, 2002.–– 332с.

7. ТвердохлібМ.Г., Шарапов О.Д. Організація інформування керівників: Навч. посібник. –– К.:КНЕУ, 1997. –– 180 с.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту