Реферат: Делопроизводство

Федеральноеагентство по образованию и науке РФ

Костромскойгосударственный технологический университет

Кафедра экономикии управления

 

Контрольнаяработа № 1

по предмету

«Документированиеуправленческой деятельности»

Выполнила

студент заочногофакультета

специальность«Бухгалтерский учёт,

анализ и аудит»

Проверила

Деревянкина О.А.

Кострома 2008г.


Содержание

1. Правила оформления коммерческихконтрактов

2. Признаки группировки документов вдела

3. Составление «докладной записки»

4. Список используемой литературы


Вопрос № 1. Правила оформлениякоммерческих контрактов

В ГК РФ перечислены 25видов обязательств, которые оформляются посредством договора. Для каждого видадоговора указываются свои нормы оформления. Для некоторых видов договоровуказываются также подвиды, имеющие свои особенности. Например, купля-продажаможет оформляться договором розничной купли-продажи, договором поставкитоваров, договором поставки для государственных нужд, договоромэнергоснабжения, договором контрактации, договором продажи недвижимости,договором продажи предприятия.

Основными документами вовзаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты(договоры). Контракт — документ, представляющий собой соглашение ирегулирование отношений, освещает следующие вопросы: характер сделки, условияпоставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена,качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон.

Заключение конкретногоконтракта обычно начинается с предложения его заключить — направления оферты.Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст.435Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считаетсяакцептом (согласием). Заключение договора может происходить путем обменадокументами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электроннойили иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит изстороны по договору (ст. 434 ГК РФ).

Договорные отношениямогут быть также установлены путем представления одной из сторон проектаконтракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и если нетвозражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне,составлявшей проект.

Составными частямиконтракта являются:

-название вида изаголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническомсодействии);

-дата, место составления,номер;

-наименования сторон(полные и сокращенные названия фирм);

-предмет контракта;

-условия и срокипоставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

-условия и сроки оплаты,особенности и порядок расчетов;

-порядок сдачи-приемавыполненных работ;

-ответственность сторон(в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

-гарантии, страхование ифорс-мажорные обстоятельства;

-переход правасобственности и риски;

-порядок разрешенияспоров;

-юридические адресасторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов,факсов);

-подписи должностных лиц(с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

-печатифирм-контрагентов.

Более высокой степеньюсложности по сравнению со сделкой внутреннего характера отличаетсявнешнеторговый договор. Внешнеторговый контракт должен более детально и строгоформулировать условия договора. Контракт внешнеторговой купли-продажи — это,как правило, многостраничный документ. Он обычно содержит вводную часть,реквизиты сторон (юридический адрес и банковские реквизиты), следующие основныеусловия: предмет договора, цена, срок поставки, способ упаковки товара, условияоплаты, приемка по качеству и количеству, гарантии качества поставляемоготовара, базисные условия поставки или права и обязанности сторон, санкции запросрочку поставки, санкции за неисполнение договора, освобождение отответственности, порядок вступления в силу, цессия (уступка) договора, порядоки правовые последствия расторжения договора и т.д.

Текст внешнеторговогоконтракта необходимо оснащать значительно более широким набором гарантийисполнения той или иной стороной своих договорных обязательств, нежели текстконтракта между физическими или юридическими лицами одной и той жегосударственной принадлежности (например, залог, задаток, аванс, банковскаягарантия и т.п.).

Наименования сторон вдоговоре, страны их принадлежности, должны быть точными, без сокращений.Недопустимо использовать различного рода сокращения и аббревиатуры, если толькоэто не общепризнанные наименования. Наименования сторон в договоре, страны ихпринадлежности, должны быть точными, без сокращений. Недопустимо использоватьразличного рода сокращения и аббревиатуры, если только это не общепризнанныенаименования. При идентификации договаривающихся сторон точно указываютфирменные наименования, под которыми партнеры зарегистрированы в торговом(государственном) реестре страны принадлежности; их правовое положение (организационно-правоваяформа), включая номер и тип лицензии на данный вид деятельности, юридический ифактический адреса. Контракт может быть пронумерован. Договор подписываетсяуполномоченными лицами, их подписи, как правило, скрепляются печатями.

Договоры, составляемые наоснове гражданского права, касаются не только предприятий, учреждений иорганизаций, но и банков (так как не существует специального банковскогозаконодательства). Особенности оформления банковских договоров определяет то,что в деятельности банка деньги сами выступают как товар. Так к работе банкаимеют прямое отношение такие договоры, как договоры банковского счета ибанковского вклада, кредитный договор и т.д.

Контракты являютсядокументами, подлежащими утверждению, также на них ставится гербовая печать.

Действительно,чрезвычайно важно правильное оформление коммерческих контрактов. Присоставлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовойграмотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условиядоговорных отношений, а также тщательно проверять правильность написанияюридических адресов предприятий-контрагентов. Ведь, как гласит статья 431Гражданского Кодекса, при толковании условий договора судом принимается вовнимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.

http//www.referatbar.ru/referats/427FE-1.html


Вопрос № 2. Признакигруппировки документов в дела

Впроцессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов.Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкойклассификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы сдокументами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатурадел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет своеназначение и требует правильного заполнения.

Номенклатурадел – документ многоцелевого назначения.

Главнымназначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющаяраспределять документы после их исполнения в дела и определяющая системухранения документов в учреждении.

Каждое дело включает в себя документы одногосрока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначальнопроводить экспертизу ценности документов.

Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел,используется при регистрации документов.

Номенклатура дел может быть использована каксхема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатуру дел используют вместо описи присдаче дел со сроками хранения до 10 лет.

Составляя описи для дел постоянного и долговременногосрока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру делиспользуют как справочный материал.

Для составления и оформления номенклатуры делпользуются нормативно-методической документацией. Архивные учрежденияразработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов являетсягруппировка их в дела.

Группировка документов в дела проходит последующим признакам:      

номинальному;

предметно-вопросному;

авторскому;

корреспондентскому;

хронологическому.

Номинальный признак – группировка в одно делодокументов одного вида – приказов, протоколов и т.д.

Предметно-вопросный признак – это объединение водну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документыо строительстве нового учебного корпуса.

Авторский признак – в дело собираются документыодного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметныхкомиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.

Корреспондентский признак – переписка сопределенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.

Хронологический признак (бухгалтерскаядокументация) – применяется в том случае, когда на первое место выступаютвременные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении,фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы,функционального подразделения), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел,составляются для однородных по характеру деятельности организаций.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательныйхарактер.

Типовая номенклатура дел носит обязательныйхарактер.

Номенклатура дел составляется для каждогофункционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведениеделопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения.Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведениеделопроизводства в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждаетсяруководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.

Номенклатура дел составляется в четырехэкземплярах:

первый – хранится в делопроизводственной службеучреждения, фирмы;

второй – в государственном архиве;

третий – в ведомственном архиве;

четвертый – рабочий экземпляр.

Сводная номенклатура дел составляется для крупныхфирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.

Номенклатура вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются,согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год ссоответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.

Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежитпересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатурадел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточнятьсясроки хранения отдельных дел.


Вопрос № 3.Составление «докладной записки»

Докладная записка

28.09.2008

Кострома

Оназначении документальной

ревизиив магазине № 20.

Приинвентаризации товарных фондов магазина № 20 27.09.2008 обнаружена недостачаразличных товаров на сумму 13210 рублей.

ПрошуВас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 20 с01.01.2008 по 27.09.2008.

Заместитель

начальникаотдела                                                      М.Е. Зимарина


Списокиспользуемой литературы

1. ГОСТР 6.30-2003. Унифицированные системы документации

2. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва, Н.И. Воробьёв «Справочник по делопроизводству, архивномуделу и основам работы на компьютере». Изд. 7-е перераб. и доп. -М-Спб.:«Издательский дом Герда», 2002.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту