Реферат: Внутренняя среда организации

Внутренняясреда организации

Определиворганизацию как систему в менеджменте и рассмотрев человека как основнойэлемент этой системы, необходимо перейти к рассмотрению внутренней средыорганизации.

Предметомнауки и практики управления выступают организации как обособившиеся врезультате общественного разделения труда хозяйственные звенья, способныесамостоятельно или во взаимодействии с внешней средой удовлетворять потребностипотенциальных потребителей с помощью производимых ими товаров и услуг.

Целостностьорганизации и ее открытость как системы обусловливают четкое разделениевнутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов,взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействияпараметров внутренней и внешней среды и управления ими.

Каждаяорганизация имеет как внутреннюю, так и внешнюю среду. Внутренняя средаорганизации объединяет все функциональные элементы внутри системы,взаимосвязанные между собой, для достижения общей цели. При всем многообразиитипов организаций у них существуют общие, универсальные элементы (внутренниепеременные).

Всеорганизации имеют миссию (общественное назначение фирмы) и преследуютдостижение определенных целей. Именно цели являются исходным этапомжизнедеятельности организации Цели – желаемый конечный результат деятельности.А миссия организации – это четко выраженная причина существования организации.Это социальный статус фирмы. Организация не может успешно существовать вконкурентной деловой среде, если она не имеет определенных ориентиров,указывающих на то, к чему она стремится и чего хочет добиться. Такие ориентирыи задаются с помощью миссии. Большинство российских руководителей не заботятсяо выборе и формулировании миссии своей организации, считая это ненужным.Однако, как показывает практика, организация, где есть ясное представление оцели ее существования, имеет больше шансов на успех, чем та, где его нет.

Миссия имеетбольшое значение для деловой среды. Она влияет на имидж организации, привлекаетпотребителей, партнеров, акционеров, так как информирует о том, чтопредставляет собой фирма, к чему она стремится, какова ее философия, какиесредства готова использовать.

Миссияпридает организации определенность и индивидуальность. Она является основой длявыработки целей и стратегии организации, определяет ее организационнуюструктуру, оказывает влияние на формирование организационной культуры, так какперсонал организации должен разделять основную цель, осознавать и вносить свойвклад в ее достижение, а также разделять ценности и принципы, которые частоотражаются в миссии. Она предъявляет требования к сотрудникам, позволяетотбирать определенный тип работников, необходимых для организации. Например,миссия факультета менеджмента одного из российских вузов могла состоять в том,чтобы «быть международно признанным лидером в менеджмент-образовании и научныхисследованиях в области менеджмента».

На основе миссии,сформулированной в общих чертах, определяются цели организации, которыеотражают разнообразные конкретные направления ее деятельности с указаниемсроков их выполнения. Это могут быть долгосрочные, среднесрочные икраткосрочные цели экономического, социального, производственного,организационного характера, направленные на рост и развитие организации,стабилизацию или сокращение.

Такимобразом, цель есть тот желаемый результат, на достижение которого направленыусилия организации. Ориентация российских организаций на принципы рыночнойэкономики нацеливает их на получение и рост прибыли.

Стратегия – этопрограмма эффективных мероприятий и способов обеспечить осуществление миссииорганизации и достижение ее целей. В основе стратегии – определение конкурентногопреимущества организации, что отличает ее от конкурентов и что конкретно будетопределять ее конкурентоспособность. Если цели определяют то, к чему стремитсяорганизация, что она хочет получить как результат своей деятельности, тостратегия дает ответ на вопрос, каким способом, с помощью каких средств идействий организация сможет достичь своих целей в условиях изменяющейся внешнейсреды.

В менеджментерассматривают несколько видов стратегии. Портфельная, или общекорпоративнаястратегия, определяет на перспективу общее направление деятельностиорганизации; деловые стратегии-то, как организация будет конкурировать на техрынках, где она продает свои продукт; функциональные стратегии (маркетинговая,финансовая, производственная, исследований и разработок, управления персоналом)– то, какие продукты будет разрабатывать и производить компания, как она будетих продавать, как будут распределяться ресурсы, необходимые для выполненияпоставленных целей.

Всевнутриорганизационные процессы протекают в рамках организационной структуры,которая отражает сложившиеся в организации разделение труда, связи и отношениямежду подразделениями. Организационная структура закрепляет задачи, функции,права и обязанности за каждым структурным подразделением, обеспечивает их взаимодействиев процессе работы. Организационная структура – это наиболее оптимальноесоотношение вертикальных уровней управления и горизонтальных звеньевуправления. Это система взаимосвязи функциональных подразделений организации погоризонтали и вертикали, обеспечивающая достижение конечных результатов.

Организационнаяструктура – это совокупность управленческих подразделений, между которымиустановлена система взаимосвязей, призванных обеспечить реализацию различныхвидов работ, функций и процессов для достижения определенных целей. Существуютразличные варианты построения организации – от жестко централизованной догибкой, динамичной От выбора типа организационной структуры и своевременногопроведения изменений во многом зависит эффективность организации в целом.

Технология – процесспреобразования ресурсов в конечный продукт деятельности (конкретные продуктыили услуги). Технологии оказывают значительное влияние на внутреннюю средуорганизации, определяя требования к уровню образования и квалификации персонала,оказывая влияние на мотивацию, методы стимулирования, нормы поведения,организационную структуру, культуру. Например, применение простых технологий,включающих рутинные стандартные операции, требующих невысокой квалификации,может снижать мотивацию работников.

Используемыетехнологии влияют и на положение, которое занимает организация во внешнейсреде, ее конкурентоспособность, имидж. Это влияние усиливается с появлениемвысоких технологий, позволяющих производить сложные высококачественныепродукты.

Ресурсыорганизации – это наличные или необходимые средства, возможности, ценности,запасы, обеспечивающие стабильную работу организации для достижения ее основныхцелей Организация должна располагать следующими видами ресурсов:

♦человеческими (люди);

♦ материальными;

♦энергетическими;

♦финансовыми;

♦информационными;

♦технологическими;

♦временными.

Действительно,главенствующее место среди всех групп ресурсов занимают человеческие ресурсы.Их можно определить как запасы творческой энергии личности. Они неисчерпаемы, ине случайно их запасы сравнивают с запасами атомного ядра.

Немаловажноезначение имеют и другие ресурсы. Особо следует выделить информационные каксовокупность данных и знаний. От уровня организации процессов сбора,накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависитэффективность системы управления всей организацией.

Движениефинансов в целом, распределение их между подсистемами и элементами организации,финансирование инвестиционных проектов, расчеты с поставщиками и потребителями,формирование денежных ресурсов и др. является ежедневной задачей менеджмента.

Возможностьиспользования тех или иных энергетических и материальных ресурсов в организациизависит от ее финансового состояния. Доля затрат на энергетические иматериальные ресурсы в себестоимости продукции за последний период резковозросла. Эти ресурсы включают энергоносители (электроэнергия, пар, газ идругие виды топлива), сырье, полуфабрикаты и др.

Необходимоподчеркнуть, что эффективность использования всех ресурсов организации зависитот применяемых технологий производства и управления, что определяется еетехнологическими ресурсами. Технология включает технические средства вопределенной комбинации. Появление совершенно новых технологий (мембранных, информационных,биотехнологий и др.) требует новых подходов к управлению. Дело не только вповышении производительности и эффективности, не менее важно влияние технологийна климат в организации, на организационную культуру.

Время – этоограниченный источник, как сырье, материалы, финансы. Оно необратимо, и егоневозможно растянуть или восстановить. Для руководителя имеет фундаментальнуюважность управление как собственным временем, так и временем других людей.

В целоммировая экономика имеет ресурсные циклы, в которых особое внимание уделяетсятой или иной группе ресурсов. Появляются ресурсосберегающие, энергосберегающиетехнологии и т.д.

Задачаруководителя в конкретной ситуации добиться такого соотношения и мобилизацииресурсов, которые привели бы к достижению цели с минимальными затратами.

Организационнаякультура – это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций,принципов и норм поведения работников внутри и вне организации.

Ценности,социальные установки, нравственные принципы, деловая этика, мотивацияработников, организация труда, стиль руководства, коммуникации, принятиерешений – все эти элементы в комплексе определяют поведение работников иуспешность деятельности организации.

Важныйэлемент культуры – это ценности, т.е. общие убеждения по поводу того, чтохорошо, что плохо или что безразлично в жизни. Ценности приобретаются привоспитании, образовании, социальных контактах и т.п.

Организационнаякультура используется в рекламных целях, а главным образом служит в качествевнутреннего организующего начала, своего рода морального кодекса илиобщественного договора, добровольно заключенного персоналом фирмы. Это основаимиджа фирмы, помогающая сохранять целостность и достигать намеченных целей.

Культуракаждой организации уникальна, и это именно то, что отличает одну организацию отдругой, даже если они производят одни и те же продукты, работают в однойотрасли, близки по размерам и используют стандартные технологии. Сильнаяорганизационная культура позволяет организации существовать как единому целому,что способствует достижению целей организации, помогает ей выжить иразвиваться. Однако она же может создавать и дополнительные трудности припроведении в организации необходимых изменений.

Несмотря наважность всех элементов внутренней среды организации, особое место в нейзанимают люди. От их способностей, образования, квалификации, опыта, отношенияк труду, мотивации, поведения зависят в конечном счете результаты работы всейорганизации. Осознание того, что организация – это, прежде всего, работающие вней люди, что они являются главным богатством организации, меняет отношение кперсоналу. Менедокеры уделяют большое внимание подбору людей, включению их ворганизацию, организуют обучение и повышение квалификации работников. Люди – персоналфирмы (руководители, менеджеры, специалисты, вспомогательный персонал).

Не познавсущности организаций, не поняв, зачем они нужны, из чего состоят, на какихпринципах строятся, не изучив, как они создаются и развиваются, нельзяэффективно управлять ими, использовать их в интересах работающих в них людей ина благо общества в целом. Современная деловая организация должна обладатьследующими характеристиками:

♦целенаправленность;

♦эффективность;

♦социальная ответственность;

♦открытость;

♦динамичность;

♦адаптивность;

♦автономность;

♦стабильность;

♦целостность.

Названныевыше элементы внутренней среды организации находятся в постоянном взаимодействиии образуют таким образом систему. Поэтому помимо элементов внутренняя средаорганизации представлена функциональными областями, общими для всех типовпредприятий.

Кадроваяфункция – обеспечение производственной и других сфер людскими ресурсами (найм,подготовка и переподготовка кадров). Выполнение всех управленческих действий,связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Финансы ибухгалтерский учет – денежные аспекты бизнеса, включая управление средствами(расход, изменение денежных масс), бухгалтерский учет – сбор, обработка ианализ финансовых данных.

Обеспечениересурсами – осуществление и совершенствование системы материально-техническогоснабжения организации материалами и полуфабрикатами, машинами и энергетическимиресурсами.

Производственнаяфункция – обеспечение функционирования производственного процесса в зависимостиот цели производственной функции. Принятие решений в сфере технологий,организации, календарного планирования, запасов производства, а также контролякачества (все эти многочисленные задачи включены в оперативно-производственноеуправление).

Функцияразвития продукта и процесса производства – организация проведения исследованийи развития процессов, разработка высоких технологий, компьютеризация,(совершенствование организации процессов). Изучение долгосрочной динамикиразвития продукта как основного фактора конкуренции на рынке, осуществлениеинновационной политики фирмы.

Функцияразвития материально-технического обеспечения производства – развитиеинструментального хозяйства, ремонтных служб и служб технологической оснастки сцелью обеспечения рациональных сроков физического и морального износатехнических систем.

Маркетинг – особыйвид деятельности по прогнозированию, осуществлению, выявлению и удовлетворениюжеланий потребителя. Выполнение этих функций для одной организации называютмикромаркетингом, в целом для общества – макромаркетингом. При изученииповедения покупателя следует учитывать его социальные, психологические,культурные, образовательные, возрастные и многие другие факторы. Они определяютнеобходимость создания продукта, проблему поиска информации о нем, оценкуальтернатив, принимают решения о покупке продукта и оценивают его качество приего эксплуатации.

Знаниеменеджерами элементов и функциональных областей внутренней среды организациипозволит грамотно и эффективно построить систему управления современнойорганизацией.