Реферат: Реинжиниринг бизнес-процессов

Понятие реинжинирингабизнес процессов (РБП)

 

Основные программыпредприятия в основном сегодня базируются на принципах, вытекающих из теорииА.Смита: от работника требуется высокая квалификация, умение выполнять работуна основе заданий (одного или несколько). Однако эти принципы не соответствуюттребованиям времени, т.к. продукция перестает быть массовой, ориентируется наузкие группы потребителей. При этом работники должны быть высококвалифицированным, очень ответственным и ответственность с него спрашивается(просчитывается нанес работник ущерб/создал прибыль). Идет конкуренция запотребителя. За последние 10 лет мир, в котором живут предприниматели сильноизменился:

-клиенты в цивилизованноммире взяли в свои руки контроль на рынке;

-борьба за клиента отмелапонятие «клиент вообще» на понятие «именно этот клиент»(как решать эту проблему).

-у клиентовсформировались новые ожидания относительно предлагаемых им товаров и услуг:полная ориентация на потребности клиента, поставка товаров удобная для клиента,поставка товаров в точное время удобное для клиента и им названное (!) Наиболеесущественным организация управления возможна только с использованием ИТ. Длясоздания таких систем необходимо понять инжиниринг бизнеса, его главнейшеенаправление реинжиниринг и после этого разрабатывать системы. В основу положитьсинхронизацию производства с потребностями потребителя. Инжиниринг – этопостроение предприятия на принципах инженерного дела.

Инжиниринг бизнеса –набор приемов и методов, которые компания использует для проектирования бизнесав соответствии со своими целями. Необходимость его проведения можно пояснитьследующим образом. Наиболее фундаментальная движущая сила компании –потребность в улучшении финансового положения. Чтобы выжить в современныхусловиях любая фирма должна приспосабливаться к изменяющемуся окружению. Дляэтого мало выдавать указания. Здесь нужен инжиниринг бизнеса, который позволяетпостоянно отслеживать изменения во внешних признаках. Компания все время должнаизменяться. При этом не уступать сопернику, находить свободу действий в рамкахнекоторого «остова» — бизнес-процесса, ориентированного на клиента. Инжинирингбазируется на многих методиках. Эти методики включают пошаговые процедурыпроектирования бизнеса, систему обозначений (язык), описывающий проектированиебизнеса, эвристики и прагматические решения, позволяющие измерить степеньсоответствия спроектированного бизнеса заданным целям. Практически инжиниринг –это новый способ мышления, ориентированный на построение компании какинженерной деятельности. Его объектами являются процессы, а не компания.Компания производит реинжиниринг не отделений и продажи, компания осуществляет реинжинирингработы. Хаммер предлагает фундаментальное переосмысление и радикальноеперепроектирование деловых процессов для достижения резкихскачкообразных достижений в решающих современных показателях деятельностикомпании.

Фундаментальный:

-почему компания делаетто, что она делает;

-почему компания делаетто, что она делает таким способом;

-какой хочет статькомпания.

Радикальный:

-перепроектирование всегопроцесса. (отбрасываются все существующие структуры и процедуры и предлагаетсясовершенно другой способ работы). Реинжиниринг – изобретение, а не улучшениесуществующего способа работы.

Резкий – повышениеэффективности не на проценты – это кратность (в 10, в 20…). Проведение реинжиниринганеобходимо, если необходимо резко улучшить свое положение. Реинжиниринг следуетпроводить:

-если компания находитсяна гране краха; (цены выше, чем у конкурента, клиенты уходят, качество заметнониже);

-если компания находитсяв затруднительном положении;

-эта компания лидеры (неиспытывают трудностей и страхов).

Понятие реинжинирингабизнеса

В настоящее время понятиебизнес-процесса связывают с выполнением конкретных задач, работ, структур,людьми.

Бизнес процесс – этомножество внутренних шагов деятельности, начинающейся с одного или более входови заканчивающееся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначениекаждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар илиуслугу, удовлетворяющую его стоимости, долговечности, сервису и качеству.Термин клиент следует понимать в широком смысле – это может быть действительнопросто клиент, а может быть и другой процесс, протекающий во внешнем окружениикомпании (у партнеров, субподрядчиков). Разница между структурой подразделенияи процессом осуществления деятельности заключается в том, что структурная иерархияимеет имя процесс-нет. При этом в традиционной структуре внимание фиксируетсяна заданиях, работах, а не на самих процессах. Процесс – это специфическиупорядоченная совокупность работ и заданий во времени и пространстве с заданиемначала и конца и точным определением входов и выходов. Хаммер рекомендуетназывать процессы так: (по начальным и конечным статусам) Разработка продукта:от требований на продукт — к продукту. Продажа от заявки к заказу. Этопозволяет отделить процессы от подразделений. По сути дела рекомендуется дляназвания процессов использовать отглагольные формы.

Для того, чтобы правильноналадить бизнес-процесс, предлагается их делить на процессы внешние(преценденты) и внутренние. Концентрация организации на процессах, производящихценности, позволяет наилучшим способом выполнять то, что должно быть сделанофирмой. При анализе бизнеса, окажется много работ и заданий, не ориентированныхна цели фирмы.

 

Примеры успешного реинжиниринга(опыт ЭВМ-кредит)

 

Занимается кредитованиемклиентов. Проблема филиала была в том, что при существующем технологическомцикле, решение вопроса о кредитовании клиента занимало в среднем 6 дней, а всложных случаях до 2 недель. Такое длительное оформление кредитов приводило кпотере клиентов. Потеря клиента влияла на источники финансирования. Кроме тогокомпания при существующей технологии не могла ответить на вопрос клиента «накаком шаге обработки находится его запрос и когда будет дан ответ. Длительностьдиктовалась следующим – нужно было осуществить 5 шагов в некоторойпоследовательности в 5 различных подразделениях компании. При этом передачарешения одного подразделения другому осуществлялась в бумажном виде. Компанияпредприняла попытку решить проблему через реинжиниринг.

Действия:

-анализ текущего состояниядел;

-порядок завершениякаждого шага;

-после решительныхраздумий два старших менеджера фирмы решили сами попытаться оформить все 5шагов. При этом оказалось, что на обработку запроса затрачивается 90 минут, аостальное время расходовалось на передачу запросов. Фирма объединила все шаги иподчинила одному специалисту.

Условия успешного реинжиниринга

 

Опыт внедрения принципов реинжинирингапоказал, что 50% внедрения принципов реинжиниринга заканчивались неудачей. Длятого, чтобы выяснить причины этих неудач 40 фирм подверглись ученнымиобследованию и были выявлены недочеты и факторы успеха.

К факторам успехаотносятся:

1. Мотивация — мотивдолжен быть ясен и зафиксирован, руководство должно верить заранее в его успех,руководство должно понимать, что структура должна меняться, возникнут проблемыс трудовыми ресурсами. Веря в необходимость реинжиниринга руководство должноопределить лучшие силы на предприятии и создать команду реинжиниринга.

2. Руководство. Проектдолжен выполняться под управлением руководства компании. Руководитель должениметь большой авторитет среди рабочих. Взять на себя ответственность. Доказано– вероятность успеха выше у тех компаний, которые реалистично оцениваютожидаемые результаты. Очень важно твердо и умело управлять командой по реинжинирингу.До реинжиниринга руководитель должен дать себе отчет о тех трудностях, которыеему предстоят, о том, что на него будут давить старая система, суметь убедить,что проект необходим.

3. Сотрудники.

По Виллору сотрудникиделятся на 3 категории:

1. „Тигры“ — молодые карьеристы, работают с энтузиазмом в проекте, умеют концентрироватьсяна новых задачах иногда в ущерб мнению других.

2. „Ослы“ — сотрудники, достигнувшие каких-то целей своей карьеры, хотящие спокойности вработе, стабильности, туго воспринимают новое.

3. „Акулы“ — те, которые разработали процедуры, инструкции для управления операции компании,имеют реальную силу в компании, но тем не менее могут создавать огромныепроблемы путем саботирования реальных перемен в компании.

В компании берутся люди,которые могут принимать новые задачи, верят в реинжиниринг и могут добиватьсяопределенных успехов (тигры).

4. Понятность.

Новые задачи в компаниидолжны быть понятно сформулированы.

Успех зависит от того какрядовые сотрудники и руководство понимают те методы, которые они хотятиспользовать для успеха.

5. Бюджет.

6. Фокусирование надболее престижных целях.

Четкое определение ролейи обязанностей.

7. Осязаемые результаты.

Должны быть представленыконкретные результаты.

8. Технологическая поддержка.

Должно быть современноеПО.

9. Консультация.

Консультация должнавыполнять не управляющую, а поддерживающую роль.

Типичные ошибки припроведении реинжиниринга

 

1. Крах проекта можетнаступить, если ответственный за проект имеет не высокий должностной ранг.

2. Если команда излишнеконцентрируется на технологических вопросах.

3. Если менеджеры думают „сделайтеэто для меня“, а сами при этом не участвуют в этом процессе.

4. Риск, связанный сизменением процесса.

5. Риск, связанный сиспользованием самой технологии.

6. Компания пытаетсяулучшить существующий процесс вместо того, чтобы его перепроектировать.

7. Компания неконцентрируется на бизнес-процессах.

8. Компанияконцентрируется только на проектировании процессов, игнорируя все остальное.

Влияние реинжинирингана объект хозяйствования

 

Инжиниринг бизнеса =реинжиниринг бизнеса + усовершенствование бизнеса.

Если реинжинирингпроводится один раз, то усовершенствование делается постоянно.

Различие междуусовершенствованием и реинжинирингом бизнеса.

Наименование параметра Усовершенствование Реинжиниринг 1.Уровень изменений Наращиваемый Радикальный 2.Начальная точка Существующий процесс »Чистая доска" 3.Частота изменений Непрерывно Единовременно 4.Требуемое время Короткое Длительное 5.Направление Снизу-вверх Сверху-вниз 6.Охват Узкий (на уровне функций) Широкий, межфункциональный 7.Основное средство Статическое управление Информационные технологии 8.Тип изменений Культурный Структурный и культурный

Любой реинжинирингпроходит 4 этапа:

1. Разработка образа будущей компании.

На этом этапепроектируется картина того, как следует развивать бизнес, чтобы достичьстратегических целей.

2. Анализ-этапсуществующего бизнеса.

Проводится исследованиекомпании и составляется схема ее функционирования в настоящий момент иназывается эта схема «как есть».

3. Разработка новогобизнеса.

Рассматривается изменениепроцессов и поддерживающая их информационная система.

Выполняетсяпрототипирование и тестирование новых процессов.

4. Внедрение новогобизнеса.

РБП прошел некоторыепериоды.

1. 1990-1993 –усовершенствование программы: управление качеством, функционально-стоимостной анализ,производство «как раз вовремя»

2. 1004-1996 –большинство бизнес процессов охватывается реинжинирингом. Эффективность работыкомпании возрастает в разы.

3. 1996 – по сей день. –глобальный период. На этом этапе механизм реинжиниринга обязан обеспечитьпостоянный пересмотр БП, бизнес-стратегий, в соответствии с изменениями вокружающем мире.

Во всем этом велика рольИТ. (Хаммер, Чемпер).

1. Компания, которая неможет изменять свое мышление с дедуктивного на индуктивное не готово напроведение реинжиниринга.

2. Компания, котораяставит знак равенства между технологией и автоматизацией.

3. Компания, котораясначала ищет проблемы, а затем для их решения подыскивает технологии.

Реинжиниринг используетиндуктивное мышление, т.е. сначала рассмотреть эффективное мышление, а затемискать проблемы, которые оно может разрешить.

Основная ошибкабольшинства компаний в том, что на данном этапе они рассматривают ИТ черезпризму существующих процессов. Они формулируют проблему следующим образом: какиспользуют новые технологии, что бы улучшить то, что мы сейчас делаем. Однакооказывается, что простое накладывание ИТ на существующие процессы не приводит кистинной трансформации бизнеса. И даже наоборот может блокировать процессперестройки, сохранив прежние способы. Компания должна формулировать проблемуиначе «как с помощью новой технологии делать то, что мы еще не делали».

Реинжиниринг –использование самых последних информационных технологий для достижениясовершенно новых деловых целей.

Новые информационныетехнологии, изменяющие правила работы компании.

Прежнее правило Технология Новое правило Информация может появляться в одно время в одном месте Распределенная БД Информация может появляться одновременно в разных местах тогда, когда она необходима Сложную работу могут выполнять только эксперты Экспертные системы Работу эксперта может выполнять специалист по общим вопросам (специалист по общим вопросам) Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией Телекоммуникационные сети Можно одновременно получать преимущества от централизации и децентрализации (многоуровневые БД) Все решения принимают менеджеры Средства поддержки принятия решений, должен быть обеспечен доступ к БД, должны использоваться средства моделирования Принятие решений является частью работы каждого сотрудника. Для руководства принятие иерархических решений Специалистам для получения, хранения, поиска и передачи информации требуется офис Беспроводная связь и переносимые компьютеры Специалисты могут посылать и получать информацию из того места где они находятся Лучший контакт с потенциальным покупателем – личный контакт Интерактивный видеодиск, сайты Лучший контакт с потенциальным покупателем – эффективный контакт Для того, чтобы найти некоторую сущность, необходимо знать где она находится Технология автоматического индексирования и отслеживания Сущности говорят вам где они находятся План пересматривается периодически Высокопроизводительные ЭВМ План пересматривается оперативно, но по мере необходимости

В настоящее время миссияинформационных технологий смешивается от обслуживающих функций к формированиюоснов конкурентоспособности компании, т.е. информационная технология становитсячастью жизни компании.

Информационные технологиидолжны предполагать следующее:

1. Всегда содержать всебе достигнутые преимущества в бизнесе, а так же «новые» прорывныерешения.

2. Распространятьимеющиеся превосходства (контроллинг).

3. Сократить преимуществадругих компаний путем копирования их достижений.

Вопрос в отношенииинформационных технологий должен быть пересмотрен.

«В чем цель ИТ?»

Прежний ответ: повышениепроизводительности, экономия финансов, подготовка обоснованных решений. –относится к краткосрочным преимуществам.

Главная же цель привнедрении информационных технологий на предприятия, осуществляющиереинжиниринг, понимается так: стратегическая цель ИТ – способствует менеджментуреагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать и углублять конкурентныепреимущества.

Рассмотрим характерныесвойства перепроектированных бизнес-процессов:

1. Несколько работобъединяется в одну (горизонтальное сжатие).

Характерным свойствомперепроектированных процессов является отсутствие сборочного конвейера накаждом рабочем месте которого выполняются простые задачи. Эти задачи простоинтегрируются. Очень важно иметь прямой доступ к БД.

2. Исполнители принимаютсамостоятельное решение (вертикальное сжатие).

3. Шаги процессоввыполняются в естественном порядке.

Нет разрывов.

4. Процессы имеютразличные варианты исполнения.

Любое влияние внешнегомира учитывается.

5. Работа выполняетсятам, где это наиболее целесообразно.

Реинжиниринг работу междуграницами, устраняет излишнюю интеграцию и приводит к повышению эффективностипроцесса.

Уменьшение проверок иуправленческих воздействий.

6. Реинжинирингпредполагает более сбалансированный подход. Вместо проверки всех выполненныхработ перепроектированный процесс часто агрегирует эти работы, включаетотлаженные проверки и управляющие воздействия, что сокращает объем и стоимостьпроверок.

7. Предполагаетминимизацию согласований.

Предполагает полнуюсамостоятельность принятия решений.

8. Предполагаетсмешивание централизованного и децентрализованного подхода.