Реферат: Проектирование процесса управления организацией

ХарактеристикаМУП «Дорремстрой»

Имущество, относящееся к муниципальнойсобственности, передано ему в хозяйственное ведение в лице трудового коллектива.Имущество состоит из закрепленных за ним основных и оборотных средств,образующих его уставный фонд, а также из фондов другого имущества,закрепленного за МУП «Дорремстрой». Имущество предприятия отражается на балансепредприятия.

Предприятием производятся амортизационныеотчисления на полное восстановление основных фондов. Из фондов, остающихся враспоряжение коллектива, создаются фонды развития производства, науки итехники, фонд социального развития, фонд оплаты труда.

Основными задачами МУП «Дорремстрой»являются строительство, ремонт и содержание городских дорог, зеленыхнасаждений, санитарная очистка, текущее содержание и благоустройство города.Кроме того, предприятие выполняет работы по строительству объектовпроизводственного, жилищного, социально-бытового назначения, как по подряду,так и хозяйственным способом.

Предметом деятельности МУП «Дорремстрой»является благоустройство и содержание городских территорий, цветоводство,санитарная очистка.

Предприятие занимается любым видомдеятельности, включая коммерческую деятельность, выгодную экономически,пользующуюся спросом и не запрещенную Законами Российской Федерации иРеспублики Башкортостан.

Предприятие является хозрасчетным ивыступает, как самостоятельное юридическое лицо муниципального подчинения сосвоими подразделениями, в которые входят:

1.        Асфальтный завод.

2.        Дорожно-строительныйучасток.

3.        Участок по санитарнойочистке и текущему содержанию.

4.        Цех механизации итранспорта.

Общаячисленность работников составляет 173 человека, в том числе 21 человек – управленческийперсонал.

Зарегистрировано08.05.92 г. Распоряжением №431-р администрацией г. Мелеуза.Расположено в г. Мелеуз, ул. Ленина, 2, телефон-факс: 3–05–89.

Планирование

 

Стратегическоепланирование представляет собой набор действий и решений, предпринимаемыхруководством, которые ведут к разработке мер, направленных на достижение организациейсвоих целей.

Процессстратегического планирования является инструментом, помогающим принятиюуправленческих решений.

Иначе можно сказать,что стратегическое планирование – это предвидение, которое представляет собойсистему расчетов и методов, процедур и правил, позволяющих определять иоценивать пути достижения цели надлительный период времени.

В рамках стратегического планирования даннойорганизации имеется четыре вида управленческой деятельности: распределениересурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационноестратегическое предвидение (осознание менеджерами организационных стратегий).

Особенностистратегического плана:

•        разрабатываетсяс точки зрения перспектив всей организации;

•        основываетсяна обширных исследованиях и фактических данных;

•        позволяет привлекать определенные категории работников;

•        являетсяцелостным в течении определенного промежутка времени и в тоже время гибким (тоесть содержит возможность модификации и переориентации).

Формулировкамиссии организации и стратегического видения

Основнаяобщаяцель организации – четко выраженная причина ее существования – обозначаетсякак ее миссия.

Значениемиссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникаморганизации, невозможно переоценить. Миссия детализирует статус фирмы иобеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различныхорганизационных уровнях. Миссия МУП «Дорремстрой» – удовлетворение потребностейнаселения в чистоте и уюте города.

Посколькуорганизация является открытой системой, то она может выжить, только если будетвыбирать в качестве своей основной цели – миссии, удовлетворение какой–либопотребности внешней среды.

Подстратегическим виденьем понимается главная картина развития организации наближайшие 10–20 лет.

К 2020 годупредприятие выйдет на заметное снижение затрат, за счёт грамотногопроектирования процесса управления. Организация выйдет на новый уровень, подразумевающийпод собой общероссийские стандарты работ по благоустройству города.

Целиорганизации

На основеобщей миссии организации формируются и устанавливаются цели организации. Онидолжны быть:

•        конкретнымии измеримыми;

•        ориентированнымиво времени (то есть когда должен быть достигнут результат);

•        бытьдостижимыми (должны соответствовать возможностям организации и её ресурсам).

Одним из методов постановки целей впроцессе управления является построение дерева целей.

Существуют три сферы, в которыхорганизация устанавливает свои цели:

1.        Доходыорганизации:

Ø  Снижение затрат

Ø  Финансовые ресурсы

Ø  Мощности организации

Ø  Обновление технологий

2.        Работа ссотрудниками:

Ø  Изменения ворганизации и управлении

Ø  Человеческие ресурсы

3.        Социальнаяответственность:

Ø  Оказание помощиобществу (школа-интернат).

Ворганизации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколькоуровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозициюцелей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Такая иерархия целейпредставляет собой дерево целей организации. (см. Приложение 1)

SWOT-анализ

Следующимэтапом стратегического планированияявляется детальный анализ как внутреннихвозможностей организации, ее сильных и слабых сторон, так и внешней среды.

Обычно,анализ внешней и внутренних сред объединяется в одно целое и называется SWOT – анализ от начальных букванглийских слов: сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Первые дватермина относятся к внутренним особенностям организации, последние – к внешнейсреде.

Данные,полученные в результате SWOT – анализа организации запишем в таблицах,отдельно по внутренней и внешней среде.

Проанализируемвнутреннюю среду организации МУП «Дорремстрой».

Табл. 1 Анализ внутренней средыорганизации

Сфера Факторы Влияние 1) Кадры

1. Управленческий персонал.

2. Квалификация сотрудников.

3. Текучесть кадров и прогулы.

4. Опыт.

5. Использование стимулов для мотивирования выполнения работы.

+

+

+

+

+

-

2) Организация

общего управ-

ления

1. Организационная структура (чёткое распределение в организации прав и обязанностей).

2. Эффективность общей системы контроля.

3. Организация системы коммуникаций.

+

+

+

+

3) Финансы

1. Финансовое состояние.

2. Место расположения.

3. Применяемые технологии, оборудование.

+

+

+

1. Кадры. Люди являются центральным фактором влюбой модели управления.

Управленческий персонал(+).

Руководствоиспользует демократический стиль управления, характеризующийся высокой степеньюдецентрализации полномочий, активным участием сотрудников в принятии решений,созданием таких условий, при которых выполнение служебных обязанностейоказывается для них привлекательно, а достижение при этом успеха служитвознаграждением.

Квалификациясотрудников(+).

Квалификациясотрудников полностью соответствует текущим задачам. Все работники организациипериодически увеличивают свой профессиональный уровень на курсах повышенияквалификации для того, чтобы квалификация сотрудников соответствовала и будущимзадачам организации.

Текучестькадров и прогулы (+ -).

Текучестькадров ведёт к отрицательному воздействию на организацию. Прогулы как кположительному так и к отрицательному. «+» в том, что сотрудники за счёт прогулов другихучатся делегировать и принимать полномочия.

Опыт(+).

Наличиеопытных сотрудников идёт на пользу организации.

Использованиестимулов для мотивирования(+).

Повышениезаработной платы, увеличение премий, льгот.

2.Организация общего управления.

Организационнаяструктура(+).

Линейноструктура организации подразумевает под собой иерархию, распределение прав иобязанностей.

Эффективностьобщей системы контроля(+)

Определеныобъекты и субъекты контроля. Также определено место контрольной функции ворганизационной структуре управления (кому подчиняться?, права, полномочия,ответственность)

Организациясистем коммуникаций(+).

Онаприменяется, чтобы предотвратить преграды: искажение информации, разница встатусах уровней.

3. Финансы.

Финансовоесостояние(+).

Финансовоесостояние устойчивое, стабильное.

Месторасположения(+).

Организациярасположена на центральной улице города, что даёт возможность проезда в разныечасти города; затраты на ГСМ малы.

Применяемыетехнологии(+)

Проанализируем внешнюю среду, в которой действует МУП «Дорремстрой».


Табл. 2Анализ внешней среды организации

Группа факторов Факторы Факторы Способствующие достижению целей Препятствующие достижению целей

1. Экономические

факторы

1. Нормы налогообложения.

2. Темпы инфляции.

 

 

 

-

-

-

2. Рыночная среда

1. Поставщики.

2. Посредники.

+

+

-

3. Политические факторы Политическая стабильность.

+

-

4. Социальные

факторы.

1. Отношение людей к работе и к качеству жизни.

2. Установки, жизненные ценности и традиции.

3. Уровень образования рабочей силы.

+

+

+

 

-

 

-

 

Проанализируемвлияние каждого из внешних факторов на деятельность организации МУП«Дорремстрой».

1. Экономическиефакторы

Нормыналогообложения(–)

В настоящеевремя налоговая система нашей страны далеко не совершенна. Существует большоеколичество разнообразных налогов, которые организация вынуждена выплачиватьгосударству.

Темпыинфляции(–)

Инфляцияпагубно сказывается на экономическом состоянии организации.

2. Рыночнаясреда.

Поставщики (+-)

Поставщикиобеспечивают потребности организации в различных ресурсах. Не всегда поставщики могутвыполнить заказ вовремя и в нужном количестве.

Посредники(+)

Необходимыпосредники на рынке.

3. Политическиефакторы

Определяютобщую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости.Высокий уровень политического риска приводит к замедлению научно–техническогообновления производства, устареванию структуры.

4.        Социальныефакторы.

Отношениелюдей к работе и к качеству жизни (+ -)

У каждогочеловека своё отношение, оно зависит от занимаемой им должности, положения вобществе.

Уровеньобразования рабочей силы(+)

В настоящеевремя требуются люди с хорошим образованием, закреплённым практическимизнаниями.

Организация

 

Это вторая функция менеджмента, задачей которойявляется формирование структуры организации, наиболее оптимальносоответствующей миссии организации, ее целям и задачам, а также позволяланормально обеспечивать все виды взаимодействий внутри организации (трудовые,финансовые, материальные и пр.).

Каждый элемент структуры управленияорганизацией – подразделение или отдельная должность – является носителемопределенных управленческих полномочий, т.е. совокупности официальнопредоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдаватьраспоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах фирмы.

Такимобразом, имеется два аспекта организационного процесса. Первый – делениеорганизации на подразделения, для эффективного выполнения задач. Второй –распределение полномочий и их взаимоотношения, которые связывают высшее руководствос низшими уровнями работающих и обеспечивают возможности выполнения задач.

Построениеструктуры организации

Подструктурой управления организацией понимается упорядоченная совокупностьвзаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых взаимоотношениях,обеспечивающих их функционирование иразвитие как единого целого. В рамках структурыуправления происходит управленческий процесс (движение информации и принятиеуправленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функцииуправления, а следовательно – права и обязанности по их выполнению.

В основулюбой структуры управления положена определенная система. Однако, в самом общемслучае, наиболее общими критериями структуризации являются две основныепричины, вызывающие необходимость управления:

1.        внутренняяпричина – координация деятельности внутри организации;

2.        внешняяпричина – осуществление связи с внешней средой.

Идеальнойструктурой являлась бы та, которая в наибольшей степени отвечала одновременнообоим критериям. Но это невозможно, т. к. требования, диктуемые этимипричинами, противоречивы. Действительно, с точки зрения внутренней координациидействий необходимо создать максимально жесткую структуру (типа военной),однако такая структура будет абсолютно неэффективна для реагирования наизменения внешней среды (которая динамична и требует максимальной изменчивостиот организационной структуры). Поэтому исторически, в основу многих структурположен, в первую очередь первый критерий (необходимость координации внутри организации),а адаптация к изменениям во внешней среде решается после решения первой задачи.

Итак, попервому критерию известны три базовые структуры управления:

q  Линейная:

q  Функциональная:

q  Смешанная.

Линейнаяструктура. Это одна из простейших организационных структур управления (см. Приложение2).СтруктураМУП «Дорремстрой» характеризуется тем, что во главе каждого структурногоподразделения находится руководитель–начальник, сосредоточивающий в своих рукахвсе функции управления. Каждое звено и каждый подчиненный имеет одногоруководителя. В этом случае действует принцип единоначалия, суть которогосостоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одногоруководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжениякаким–либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника Она являетсяболее стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждыйиз руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшимивозможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальныхзнаний.

Делегированиеполномочий

В организации МУП «Дорремстрой» выделяютсянесколько видов управленческих полномочий. В первую очередь существуют линейныеи штабные полномочия.

Штабныеполномочия – полномочия, данные аппарату управления, для решения стратегическихзадач.

Линейныеполномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника кподчиненному и далее к другимподчиненным. Именно линейные полномочия предоставляютруководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчинённых на достижениепоставленных целей.

Управленческие полномочия неотделимы отответственности, то есть необходимости отдавать отчет за принятые решения (объектомобщей ответственности является создание условий, необходимых для принятиярешений (руководитель), объектом функциональной ответственности являетсявыполнение конкретной работы (исполнитель)).

 

Мотивация

Соотношение различных мотивов,обуславливающих поведение людей, образует его мотивационную структуру. Укаждого человека мотивационная структура индивидуальна и обусловливается рядомфакторов: уровнем благосостояния, социальным статусом, квалификацией,должностью, ценностными ориентациями и пр.

Рассмотрим потребности работников нашейорганизации МУП «Дорремстрой», доминирующие в настоящее время.

В иерархии потребностей длясотрудников-управленцев (менеджеров) наибольшее значение имеет удовлетворениеих потребностей в самоутверждении и в самовыражении. Это связано со стремлениемлюдей к получению высокого статуса, завоевания авторитета, продвижению послужбе, власти, а также к реализации своих потенциальных возможностей,творческих способностей в то время, как они, занимая высокую должность, восновном удовлетворили свои первичные, а также социальные потребности.

В иерархии потребностей длясотрудников-специалистов неуправленческого звена наибольшее значение имеетудовлетворение их социальных потребностей и потребностей в самовыражении. Этосвязано со стремлением людей к поддержке со стороны окружающих, признанию ихзаслуг, а также в завоевании авторитета, получении публичного признания, когдапервичные потребности в основном удовлетворены.

В иерархии потребностей рядовых работниковна первое место выходит удовлетворение их первичных потребностей, т.е. физиологическихи потребностей в безопасности. Это связано со стремлением к удовлетворениюпотребностей, обеспечивающих человеку элементарное выживание, а также состремлением к получению определенных социальных гарантий.

В соответствии с данными потребностями в организацииЗАО «Комфорт» разработана система стимулирования труда, функционированиекоторой рассмотрим на примере ремонтного отдела.

Суть экономических мотивов состоит в том,что люди в результате выполнения требований, предъявляемых к ней организацией,получают определённые материальные выгоды, повышающие их благосостояние.

Основными формами денежных доходов,связанных с трудовой деятельностью, является заработная плата и различныевыплаты и льготы.

Помимо основной заработной платы, важнуюроль в деле стимулирования труда играет дополнительная, в форме различного родадоплат и премий.

Стимулирование ремонтников осуществляетсяс помощью доплат за профессиональное мастерство, за высокую квалификацию, засложность выполненного задания, за классность, за срочность выполненной работы,за совмещение профессий, за выполнение обязанностей временно отсутствующегоработника, за работу в ночное время, за выполнение особо важной работы.

В качестве неэкономических способовстимулирования применяются организационные и моральные способы. Организационныеспособы включают мотивацию целями, мотивацию участием в делах организации(ремонтникам предоставляется право голоса при решении ряда проблем, прежде всегосоциального характера; они вовлекаются в процесс коллективного творчества,консультирования по специальным вопросам), мотивацию обогащением труда(предоставление работникам более содержательной и важной работы).

К моральным способам стимулированияотносится, прежде всего, личное и публичное признание. Суть личного признаниясостоит в том, что особо отличившиеся работники упоминаются в специальныхдокладах высшему руководству. Суть публичного признания состоит в широкомраспространении информации о достижениях работников в многотиражных газетах, наспециальных стендах, награждение грамотами. Публичное признание в большинствеслучаев сопровождается премиями, ценными подарками и т.д.

Кроме того, в качестве специфических форммотивации используется похвала, следующая за любыми достойными действиямиисполнителей, и конструктивная критика, стимулирующая действия человека,направленные на устранение недостатков и упущений в работе и указывающая на ихвозможные варианты.

Контроль

 

Реализацияконтроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы,выяснить как организация продвигается к намеченной цели, установить степеньотклонений и выбрать соответствующие действия или альтернативный курс.

Предварительный контроль в МУП «Дорремстрой» осуществляется вотношении человеческого фактора, материальных и финансовых ресурсов. Контроль потенциальныхсотрудников каждого отдела происходит путем проверки уровня профессиональногообразования, наличия необходимого стажа работы по специальности, проведенияразличных психологических тестов, тестов на профессиональную пригодность исобеседований. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем отборанадежных поставщиков, обеспечивающих высокое качество поставляемой продукции, аименно такой бытовой техники, как холодильники, стиральные машины и газовые иэлектроплиты. В фирме в целом и в каждом отделе осуществляется контроль надфинансовыми ресурсами путем составления бюджетов, которые позволяют следить зарациональным расходованием средств организации.

Текущий контроль в организации базируется на измерениифактических результатов, полученных после проведения работы, направленной надостижение желаемых целей. Для этого используется система обратной связиначальника с подчиненным в каждом отделе фирмы, позволяющая руководству выявитьмножество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так,чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути достиженияцелей. Отклонения могут быть вызваны как внешними факторами, так и изменением внутреннейсреды самой фирмы.

Итоговый контроль в организации осуществляется путемобратной связи начальника с подчиненными после того, как работа выполнена,когда фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Итоговыйконтроль, с одной стороны, дает руководству организации информацию, необходимуюпри планировании дальнейшей деятельности организации (оцениваетсяреалистичность поставленных задач, анализируются возникшие проблемы), а, сдругой стороны, способствует мотивации (вознаграждение сотрудниковосуществляется за достижение определенных результатов).

 


Выводы и предложения

 

Из всего вышесказанногоможно сделать вывод, что при современных условиях функционирования рыночнойэкономики, невозможно успешно управлять организацией, без эффективногопроектирования процесса управления ей. От того, на сколько проектирование будетточным и своевременным, а также соответствовать поставленным проблемам, будутзависеть, в конечном счете, уменьшение затрат, прибыли, получаемыепредприятием.

Для того, чтобыпроектирование процесса управления было максимально полезно, необходимосоздание на средних и крупных предприятиях так называемых проектировачных отделов(для малых предприятий создание этих отделов будет нерентабельным). Но даже безтаких отделов обойтись без проектирования невозможно. В этом случае успешноеуправление организацией должно быть получено силами менеджеров изадействованными в этом процессе специалистами.

Что касается самихпроектов, то они должны быть реалистичными, то есть их вероятность должна бытьдостаточно высока и соответствовать ресурсам предприятия.

Для улучшения качествапроектирования необходимо улучшить качество информации, необходимой при егоразработке. Эта информация, в первую очередь, должна обладать такимисвойствами, как достоверность, полнота, своевременность и точность.

Управление фирмой имеет четыре важнейшихфункции, выполнение которых определяет эффективность деятельности всейорганизации в деле достижения ее целей: планирование, организация, мотивация иконтроль.

Для мотивации были разработаны методыстимулирования работников, основанные на содержательной теории мотивации.Приведена система экономических и неэкономических методов стимулирования дляразных групп работников.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту