Реферат: Проектирование и обеспечение функционирования системы управления предпринимательской организации (на примере ООО "Олеся")

КУРСОВАЯ РАБОТА

Проектирование иобеспечение функционирования системы

управленияпредпринимательской организации

(на примере ООО«Олеся»)

Москва 2000

Содержание

Введение 3

1. Выбор объекта организационногопроектирования. 5

2. Проблемный сценарий. 9

3. Выбор управленческого подразделения. 12

4. Разработка целевой системыуправления. 15

5. Разработка функциональной системыуправления. 19

Списоклитературы 29

ВВЕДЕНИЕ

Основные ситуационные переменные, которые учитываются менеджером при анализеуправленческой ситуации можно разделить на внутренние и внешние. Внутренниепеременные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организациипредставляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, восновном, являются результатом управленческих решений. Это, однако, не означает,что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Частовнутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должнопреодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которыетребуют внимания руководства – это цели, структура, задачи, технология и люди.

Процесс организации начинается с определения целей, стоящих перед фирмой.В соответствии с ними формируются направления её работы, отражаемые в планах,выявляются и классифицируются необходимые виды деятельности и только потом онигруппируются в структуру с учётом наиболее эффективного использованияматериальных и трудовых ресурсов. На основе структуры создаётся системауправления, координации, распределяются должностные обязанности. По мнениюодного из крупнейших западных специалистов в области менеджмента Г. Минцберга,структура любой организации состоит из ряда взаимосвязанных элементов, ролькоторых, однако, в видах организаций не одинакова. К этим элементам он отнёс«стратегическую вершину», состоящую из главного руководства фирмой;«среднюю линию», которую образуют начальники структурных, а еслифирма большая, территориальных подразделений; «техноструктуры» – т.е. различных специалистов – инженеров, программистов, и т.п.; вспомогательныйперсонал и «ядра» – рабочих, клерков, операторов.

У каждой из этих групп, как считает Минцберг, имеются свои интересы, втой или иной степени противоречащие интересам других или в чём-то с нимисовпадающие.

Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточносложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую индивидуальностьи специфику этой организации. Описать эту систему можно, если определитьхарактер взаимодействия на каждом из её уровней: «организация – внешняясреда»; «подразделение – подразделение»; «индивид» –организация.

Согласно существующей теории и практике взаимодействие на уровне«организация и внешняя среда» может осуществляться с помощьюмеханического или органического подхода и соответственно организация можетполучить одну из этих характеристик. Взаимодействие на уровне«подразделение – подразделение» реализуется с помощью комбинацийразличных типов департаментизации и выступает в рамках организационныхструктур: традиционной; дивизионной; матричной. И, наконец, на последнем уровне«индивид – организация» взаимодействие, тяготея к одной из сторон,может придать организации характер индивидуалистской или корпоративной.

Цели являются изначальным элементом системы управления организацией,выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую функции. Исчерпывающийанализ целей предполагает их изучение в цепочке: общество – организация – человек.

Современное общество – это организованное общество. Это означает, чтовсе виды деятельности, начиная от нашего рождения, находятся под сильнымвоздействием организационной среды. Идея организации появилась у людей изпонимания факта, что человек в одиночку не способен удовлетворить все своипотребности и желания. Само появление организаций связывается с наличием улюдей общих целей, что превращает управление организацией в целенаправленнуюдеятельность. Следовательно, если нет целей в организации, то и нет управленияею. Хорошо управляемые компании имеют общие цели. Цели в организации задают иопределяют все другие ее составляющие.

1. ВЫБОР ОБЪЕКТА ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Объектом проектирования выбрано торговое предприятие ООО «Олеся»,созданное в марте 1999 года в г. Москве. Первоначальный капитал организациипри регистрации предприятия составлял 15 тыс. деноминированных рублей.

Территориальное расположение ООО «Олеся» – «спальный»район г. Москвы.

Помещение площадью 120 м2 арендуется:

Ø 40 м2 – торговыйзал,

Ø 50 м2 –складские помещения,

Ø 30 м2 – площадьдля хозяйственных нужд и администрации.

Основной деятельностью ООО «Олеся» является розничная торговляпродуктами питания и хозяйственными товарами первой необходимости.

Ассортимент товаров – хлебобулочные изделия, мясные полуфабрикаты,рыбные и мясные консервы, колбасы, соки, винно-водочные изделия и пиво, табачныеизделия, а также мыло, СМС, зубная паста и другие товары. За времяфункционирования ООО «Олеся» профилирование предприятия неизменялось.

На рис. 1. представлено изменение прибыли предприятия по годам донастоящего времени.

В перспективе развития предприятия: создание отдела сопутствующихтоваров, кулинарии, а также открытие новых магазинов в этом или другом районеМосквы.

Режим работы ООО «Олеся» – круглосуточный, без перерывов ивыходных.

На предприятии работают 2 смены обслуживающего персонала: с 800до 2200 и с 2200 до 800. Общая численностьперсонала – 13 человек. Весь персонал предприятия имеет фиксированный оклад ипроцент с товарооборота.

Управленческая структура ООО «Олеся» представлена на рис. 2.

Рис. 1. Прибыль ООО «Олеся» по годам.

Рис. 2. Управленческаяструктура ООО «Олеся».

Генеральный директор (1 чел.) – осуществляет общее руководствопредприятием. Все важные вопросы предприятия в обязательном порядке с нимсогласуются.

Главный бухгалтер (1 чел.) – непосредственно подчиняетсягенеральному директору и отвечает за начисление заработной платы, оплатупоставок, своевременное начисление налогов и за другую работу связанную сдокументацией предприятия.

Инспектор отдела кадров (1 чел.) – решение вопросов о приеме,найме, увольнении работников и оформление соответствующих документов.

Секретарь (1 чел.) – рабочее место приемная генеральногодиректора, должностными обязанностями являются: отвечать на телефонные звонки ипередавать полученную информацию ген. директору, печать писем, отправка факсови т.п., составление распорядка проведения мероприятий.

Менеджер (2 чел.) – непосредственно следят наличием ассортиментатоваров, соблюдением трудовой дисциплины, правильным оформлением купли-продажитовара, осуществляют рекламную деятельность, а также, анализируя спрос,прогнозируют рыночную ситуацию.

Экспедитор (1 чел.) – занимается доставкой товаров и документов.

Младшие менеджеры-консультанты (4 чел.) – непосредственно общаютсяс покупателями. Их задача установить контакт с покупателем и побудить его кпокупке.

Кассиры-операционисты (2 чел.) – ведение кассовых операций инепосредственно связанны с бухгалтерией.

На рис. 3 представлена схема поступления товаров от поставщиков дляреализации и направление денежных средств на оплату предоставляемых предприятиюуслуг, а также отчислений в бюджет.

Рис. 3. Направление денежныхсредств ООО «Олеся».

2. ПРОБЛЕМНЫЙ СЦЕНАРИЙ

ВНЕШНЯЯ СРЕДА

Факторы прямого воздействия:

Правительственные органы:

· Государство не имеет четко разработанной законодательной базы,что отрицательно воздействует на деятельность предприятия;

· Налоговые органы не имеют четкого сценария взимания налогов;

· Трудность получения лицензий на некоторые виды деятельности.

Клиенты:

· Непостоянство покупателей в выборе тех или иных товаров.

Поставщики:

· Рост цен на транспортные услуги.

Конкуренты:

· Постоянно растущая конкуренция.

Факторы косвенного воздействия:

Экономическая среда:

· Экономическая нестабильность в стране, спад производства, низкаязаработная плата – приводит к снижению покупательской способности населения.

Политическая среда:

· Политическая нестабильность.

Природная среда:

· Сильные сезонные перепады температуры воздуха приводят кизменению покупательского спроса на различные товары.

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА

Персонал:

Отсутствие у предприятия специалиста в области маркетинга.

Методпарных сравнений.

Анализ факторов внешней среды может осуществляться различными способами,например, с помощью так называемого SWOT-анализа илиметода парных сравнений.

Метод парных сравнений является инструментом экспертной системы, которыйиспользуется для формирования экспертных заключений.

Факторы внешней среды:

1. Государство;

2. Клиенты;

3. Поставщики;

4. Конкуренты;

5. Экономическая среда;

6. Политическая среда;

7. Природная среда.

Таблица1

1 2 3 4 5 6 7 S a 1 1 1,5 0,5 0,5 1 1 1,5 7 0,14 2 1,5 1 0,5 0,5 1 1,5 1,5 7,5 0,15 3 1,5 1,5 1 0,5 0,5 1,5 1,5 8 0,16 4 1,5 1,5 1,5 1 1 1,5 1,5 9,5 0,2 5 1,5 0,5 1 0,5 1 1 1,5 7 0,14 6 1 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1,5 5,5 0,11 7 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 4 0,08

48,5

Таблица 2

1 2 3 4 5 6 7 S¢ a¢ 1 7 10,5 3,5 3,5 7 7 10,5 49 0,14 2 11,25 7,5 3,75 3,75 7,5 11,25 11,25 56,25 0,17 3 12 12 8 4 4 12 12 64 0,19 4 14,25 14,25 14,25 9,5 9,5 14,25 14,25 76 0,22 5 10,5 3,5 7 3,5 7 7 10,5 49 0,14 6 5,5 2,75 2,75 2,75 2,75 5,5 8,25 30,25 0,09 7 2 2 2 2 2 2 4 16 0,05

340,5

Таблица 3

1 2 3 4 5 6 7 S¢¢ a¢¢ 1 49 73,5 24,5 24,5 49 49 73,5 343 0,13 2 84,38 56,25 28,13 28,13 56,25 84,38 84,38 421,9 0,16 3 96 96 64 32 32 96 96 512 0,2 4 114 114 114 76 76 114 114 722 0,3 5 73,5 24,5 49 24,5 49 49 73,5 343 0,13 6 30,25 15,13 15,13 15,13 15,13 30,25 45,38 166,4 0,06 7 8 8 8 8 8 8 16 64 0,02

2572,3

Вывод: из таблиц 1, 2, 3 видно, что на деятельность предприятиясущественное влияние оказывает такой фактор внешней среды, как покупатели.

Именно от покупателей зависит прибыли предприятия, а значит и егорентабельность. Поэтому сотрудники прилагают максимум усилий для того, чтобызаинтересовать покупателей качественной продукцией и наличием разнообразногоассортимента, тем самым, побудив его к покупке.

3. ВЫБОР УПРАВЛЕНЧЕСКОГОПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

В качестве объекта проектирования был выбран отдел продаж. Структураотдела приведена на рис. 4.

Рис. 4. Структура отделапродаж ООО «Олеся».

Стратегическая цель предприятия состоит в том, что бы в рамкахразрабатываемых и реализуемых планов по возможность наилучшим образомиспользовать потенциал продаж и коммерческого успеха. При этом главной цельюявляется достижение соответствующей рентабельности, без которой негарантированно будущее предприятия.

В качестве целей создания отдела продаж можно выделить:

1. Работа с покупателями:

· Поддержание хороших отношений с уже имеющимися покупателями;

· Постоянный поиск новых покупателей.

2. Исследование объема продаж:

· Изучение спроса, планирование объемов продаж;

· Исследование своего товара и товара конкурентов, с цельювыявления положительных и отрицательных факторов, влияющих наконкурентоспособность товара; снижение продажной цены;

· Разработка прогрессивных форм и методов реализации товара.

3. Определение маркетинговой стратегии предприятия на долгосрочный периодвремени;

· Изучение общественного мнения.

Структура отдела продаж предприятия зависит от объемов сбытовойдеятельности, вида, характера реализуемой продукции покупателям и ряда другихособенностей.

Численность отдела продаж составляет 7 человек.

Начальником отдела продаж является менеджер по продажам.

Отдел продаж занимает главное место в структуре предприятия, т.к. от егодеятельности напрямую зависит объем сбыта продукции, а значит и величинаприбыли, получаемая предприятием.

Функциисотрудников отдела продаж.

Менеджер по продажам – осуществляет общее руководство отделом,занимается оперативным планированием и оперативной работой по реализациипродукции, решает важнейшие вопросы, возникающие в процессе работы отдела,изучает спрос, разрабатывает прогрессивные программы продвижения товара.

Младшие менеджеры-консультанты – подчиняются менеджеру попродажам, непосредственно отвечают за реализацию товаров, занимаютсяинтенсивным консультированием покупателей, предоставляют информацию о текущемспросе на товары. Их задача – установить контакт с покупателем и побудить егопокупке товара.

Кассиры-операционалисты – отчитываются за выручку перед менеджеромпо продажам, отвечают за ведение кассовых операций.

Поиском покупателей занимаются все сотрудники предприятия используя своиличные связи и имеют определенный процент от успешной реализации продукции.

Отдел продаж предприятия тесно сотрудничает с другими подразделениями предприятия.

Отдел продаж дает рекомендации отделу закупок по объемам и ассортиментузакупаемой продукции.

Отдел продаж тесно взаимодействует с бухгалтерией, получая необходимыесведения о финансовом положении предприятия и отчитываясь о полученной выручке.

4. РАЗРАБОТКА ЦЕЛЕВОЙ СИСТЕМЫУПРАВЛЕНИЯ.

Миссия предприятия – обеспечение покупателя более качественными инедорогими продуктами питания и предметами первой необходимости с цельюнаилучшего удовлетворения их нужд.

Общие целипредприятия.

1. Внешние

1.1. Доля рынка

1.1.1. Сохранение текущего положения на рынке услуг.

1.1.2. Расширение рынка продаж за счет новых магазинов.

1.1.3. Повышение престижа предприятия у покупателей.

1.2. Ценовая политика.

1.2.1. Снижение цен на товар (чем ближе срок реализации, тем ниже цена).

1.2.2. Снижение цен за счет увеличения объемов продаж.

2. Внутренние

2.1. Научно-производственные.

2.1.1. Расширение ассортимента товаров.