Реферат: Природа и состав функций менеджмента
НЕГОСУДАРТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
МУРМАНСКИЙГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ
КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА
СТУДЕНТА ГРУППЫ:____________________ ___3___КУРСА
_экономического______ФАКУЛЬТЕТА
Васильевой Евгении Игоревны(фамилия, имя, отчество)
УЧЕБНАЯ
ДИСЦИПЛИНА: ___________Менеджмент_______
ТЕМА РАБОТЫ: _____Природа и составфункций менеджмента
НОМЕР ЗАЧЕТНОЙ КНИЖНИ: 348/06
ВЫПОЛНЯЕМЫЙ ВАРИАНТ РАБОТЫ:__________
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ:____ст.преп. Н.Н.Остапчук
(Ф.И.О.)
НОМЕР И ДАТА РЕГИСТРАЦИИ РАБОТЫ ВДЕКАНАТЕ:_________________________________
ОТЗЫВ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ О РАБОТЕ:
Мурманск
2006
Содержание
стр Введение -3 1.Управление и менеджмент -4 2.Система функций менеджмента -6-13 2.1.Функция планирования -7 2.2.Функция организации -9 2.3.Функция мотивации -10 2.4.Функция контроля -11 Заключение -14 Список литературы -15 Приложение -16Введение
Общество состоит изогромного количества различных организаций, и большинство людей почти всю своюсознательную жизнь связаны с организациями, являясь их членами, либо же вступаяс ними в контакт (2).
Что же такое организация?Отвлекаясь от отдельных частных аспектов можно сказать, что основнымисоставляющими любой организации являются люди, входящие в данную организацию,задачи, для решения которых данная организация существует, и управление,которое формирует, мобилизует и приводит в движение потенциал организации длярешения стоящих перед ней задач.
На вопрос, что и какделается в управлении, отвечает его функциональная характеристика. Функцииуправления являются общими для любых организаций независимо от характера выполняемойдеятельности. Анри Файоль определил, что деятельность по управлению включает всебя пять обязательных функций: планирование, функцию организации,распорядительство, координацию и контроль. Современные авторы (3,4) выделяютследующие общие функции менеджмента: планирование, организация(организовывание), мотивация и контроль, к ним относят также подфункциюкоординации, обеспечивающую согласование и взаимодействие остальных функции.
Для успешного управленияорганизацией необходимо выполнение всех функций в комплексе, следовательно,вопрос изучения их состава и природы всегда актуален.
И целью нашей контрольнойработы является теоретическое изучение природы и состава функций менеджмента.
Объект работы:теоретические аспекты функций менеджмента.
Достижение целипредполагает решение следующих задач:
1. рассмотретьспецифику понятий управления и менеджмента;
2. провеститеоретический анализ системы функций менеджмента.
1.Управление и менеджмент
Управление в широкомсмысле слова – это целенаправленный перевод любой заданной системы в нужноесостояние. Под системами понимаются биологические, технологические,кибернетические, социальные и другие объекты. Системы с участием человеканазываются социальными. К ним относятся государство, армия, предприятие, церковьи т.д. Каждая из этих систем требует знаний и умений управления ими. Выводяновые сорта растений, породы животных, изобретая новые машины и компьютеры,поднимая людей на революции и войны, люди управляют теми или иными процессами.Сфера нашей будущей деятельности, наших интересов будет так или иначе связана сорганизацией, под которой мы в дальнейшем будем подразумевать предприятие,учреждение, фирму (4, стр.8).
В деятельностиорганизации можно выделить три области, которые требуют управления: производство,маркетинг, деятельность и люди. Управление производством охватывает егофункционально-технологическую структуру и является предметом изученияспециалистов (технологов, инженеров). Самостоятельной сферой деятельности ворганизации также является маркетинг.
Остановимся болеедетально на управлении деятельностью и людьми. Управление экономическойдеятельностью – это планирование. Экономическая постановка производственныхзадач, контроль за выполнением заданий и т.д. Управление людьми как персоналом– это обеспечение сотрудничества между членами коллектива, обучение,информирование, мотивация работников и т.д.
Управление деятельностьюи людьми составляет основу менеджмента. Исторически менеджмент как сферадеятельности совпадает с выделением предпринимательской деятельности из всегопроизводства. Менеджмент – это искусство управления интеллектуальными,финансовыми, сырьевыми, материальными ресурсами в целях наиболее эффективнойпроизводственной деятельности организации. В этом смысле управление организациейи менеджмент организации совпадают почти полностью. При всей схожести понятий«управление» и «менеджмент» они имеют отличия и специфичность. Термин«управление», имеет более обширную смысловую нагрузку. Понятие «менеджмент» посмысловому содержанию включает в себя в качестве основополагающей составнойчасти принятое в нашей стране понятие «организация управления» (4).
Таким образом, менеджмент– это не просто управление организацией, а управление в условиях рынка,рыночной экономики.
В отечественной управленческойлитературе понятие «управление» синонимично понятию «руководство». Несмотря насхожесть этих понятий, они различны (4). Если термин «управление»распространяется на все субъекты народного хозяйства, то термин «руководство»чаще относится к политической и военной сфере, а также образованию,здравоохранению, культуре. Понятие «руководство» чаще распространяется надеятельность отдельного работника, группы или организации.
Как отмечает Сетков В.И.,нужно также помнить, что термины «управление», «менеджмент» и «руководство»могут употребляться в смысле реализации функций, а также в смысле определенногоинститута, органа: управление кадров, строительное управление, руководствофирмы или завода, высший и низший уровень менеджмента.
Специфика труда менеджеразаключается в том, что руководитель не принимает непосредственного участия впроцессе производства (4, стр.17). Этому утверждению соответствует американскоеопределение процесса управления: «делать что-либо руками других». В сущности,это умственный труд.
Предметом труда менеджераявляется информация, объектом воздействия – человек, средством труда –оргтехника. Продуктом труда менеджера является управленческое решение.
2.Система функцийменеджмента.
Любой вид человеческойдеятельности может быть представлен как совокупность отдельных операций,выполняемых участниками этой деятельности. А управленческой деятельности такиеоперации принято называть функциями, которые своей целью имеют обеспечениеработы организации в целом или ее подразделения в заданном режиме. Понятие«функция» тесно связано с такой управленческой категорией, как задача, заданиев совокупности с технологией ее выполнения. В бизнесе они образуют функциименеджмента и аппарата управления.
Функции управлениямногообразны. Существуют различные подходы к их классификации. Одним из такихподходов может быть разделение функций на общие и специализированные (4). Кобщим принято относить: планирование, организацию, или правильнееорганизовывание, мотивацию и контроль. Иногда к этим функциям относят икоординацию, но чаще ее считают подфункцией, обеспечивающей согласование ивзаимодействие остальных функций. Связь между ними может быть описана следующейсхемой:
/>
Рис.1 Взаимосвязь общихфункций менеждмента.
Краткое содержание каждойиз общих функций менеджмента:
1. Планирование – это функция «номер один», онакасается целей организации и их достижения. Отвечает на вопросы: где мынаходимся? Куда хотим идти? Как это сделать?
2. Организация(организовывание) –это структура подразделений, делегирование полномочий и обязанностей,регламентация взаимоотношений, использование ресурсов.
3. Мотивация – это приведение планов в действие,мобилизуя людей, побуждая их к работе.
4. Контроль – это проверка людей и их работы дляобеспечения выполнения плана. В процессе контроля можно получить ответы наследующие вопросы: чему мы научились? Что в следующий раз следует делать иначе?В чем причина отклонений от намеченного? Какое воздействие оказал контроль напринятие решений.
Мотивация и контрольсоставляют сущность руководства.
Координация – достижение согласованности вработе всех звеньев организации путем установления рациональных связей(коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, таккак он определяется координируемыми процессами. Наиболее часто используютсяотчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, документы.
Специализированныефункции включают всебя управление:
1. производством;
2. экономикой ифинансами;
3. персоналом;
4. маркетингом;
5. техническойполитикой и инновациями.
Специализированные функции в большей степени, чемобщие зависят от характера деятельности организации – предпринимательская илибюджетная. Внутри этих двух групп специализированные функции также различны,например для крупного, среднего и малого бизнеса. Внутри бюджетной сферы естьразличия в функциях, например образовательных, медицинских учреждений и т.д.Взаимосвязь общих и специализированных функций управления представлена рисунком2.
1.Планирование 2.Организация 3.Мотивация 4.Контроль 1.Производство/>/>
/>
/>
/>
2.Экономика и финансы/>
3.Персонал/>
4.Маркетинг и сбыт/>
5.Техническая политика и инновация/>
Рис.2 Взаимосвязьспециализированных и общих функций управления.
Рассмотрим подробнееприроду и состав каждой из функций менеджмента.
2.1. Функцияпланирования.
Планирование(стратегическое) –это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая основу всехуправленческих функций. Другие функции: организация, мотивация и контрольориентированы на выполнение стратегических планов (3, стр.46).
Наиболее существенным припланировании является выбор цели организации. Для того чтобы целиспособствовали эффективной деятельности организации, они должны соответствоватьряду требований. Во-первых, они должны быть конкретными и измеримыми.
Началом выполненияфункции планирования является постановка целей. Она включает следующиеэтапы:
1. Выбор цели.
2. Определениеисходных предпосылок для предстоящего принятия решений.
3. Поиск иопределение альтернатив для принятия решений.
4. Выбор наилучшейальтернативы среди имеющихся.
5. Исполнение плана(3).
При выполнении функциипланирования, как правило, принимаются эффективные решения. В основе принятиятаких решений лежит действие двух факторов:
а) выбор наилучшейальтернативы,
б) учет возможностейисполнителей принимаемого решения.
Этими факторамиопределяется качество решения. Эффективное решение может быть выражено условноформулой:
Эффективность решения =Качество решения x Принятие егоисполнителями
Планирование исключаетвыполнение незапланированных действий, поскольку они могут быть неадекватныпоставленной цели.
При осуществлении функциипланирования учитываются следующие требования:
1. Устранить отрицательныйэффект неопределенности и измерения.
2. Сосредоточитьвнимание на основных задачах этого этапа.
3. Составить бюджеты
4. Облегчитьконтрольную функцию управления.
При выполнении функциипланирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматриваетсяс учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых,материальных и др.)
Остановимся на некоторыххарактерных признаках, проблемах, связанных с планированием. Во-первых,планирование всегда опирается на данные прошлого и настоящего, но стремитсяопределить и контролировать развитие предприятия в будущем. Поэтому егонадежность зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этогослужат разного рода отчеты (производственные, статистические и т.д.), при этомсамыми достоверными из них являются бухгалтерские отчеты. Во-вторых,планирование следует начинать от так называемых «узких» мест, таких сфер, вкоторых возможность влияния на развитие дел более ограничена. Чаще всего этосфера финансов и сбыта. В–третьих, из-за недостаточной опорной информацииприходится вводить так называемые резервы («коэффициенты безопасности»), чтоможет привести к неточности, частым корректировкам. В-четвертых, качествопланирования во все большей степени зависит от компетенции сотрудников, ихглубоких знаний и интуиции. Планирование – это выражение воли руководителей,менеджеров. И, наконец, в-пятых, системы планов снижают риски, но не являютсягарантией достижения цели. Необходимо помнить, что строгое планирование душитновые идеи, так как не может дать вдохновения, подсказывающего следующий шаг.
2.2. Функция организации.
А.Файоль говорил оборганизации как об одной из функций управления: «Организовать предприятие –значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем,оборудованием, деньгами, персоналом» (3).
Управление являетсядинамическим, изменяющимся процессом, что касается организации, то это естьстатика дела, или «анатомия» предприятия (по В.И.Терещенко (3, стр.50)).
По П.Друкеру, организационнаядеятельность – это процесс, посредством которого руководитель устраняетнеразбериху, конфликты между людьми и создает внутриорганизационную среду,пригодную для осуществления совместной деятельности.
Исходными предпосылкамивыполнения функции организации являются следующие факторы:
а) учет руководителемсвоих возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов(материальных, людских);
б) учет возможностейсвоих исполнителей;
в) правильная расстановкаперсонала.
Смыслом организационной работыменеджера является установление и поддержание определенного порядка вдеятельности. Организация в сфере управления – это работа с персоналом,создание организационных систем, маркетинговая, информационная и экономическаядеятельность коллектива и т.п.(4, стр.65).
Деятельность покоординации работы других людей составляет сущность управления.
Для того чтобыорганизация могла выполнить свои цели, ее задачи должны быть скоординированыпосредством вертикального разделения труда. По этой причине управление являетсяважнейшей деятельностью в организации.
Общее для всехорганизаций – это то, что они нуждаются в управлении. Большинство организацийимеют горизонтальное разделение труда (3, стр.51). Классический примеркоторого: производство, финансы и маркетинг. Это основные виды деятельности,которые необходимы для успешной работы организации.
/>Совпадение полномочий и ответственности менеджера
ЦЕЛЬ организации Положительное мотивирование работников/>/>/>/>/>
Принятие общих целей организации менеджером и персоналом Знание о неформальных связях внутри группы Своевременное устранение конфликтных ситуаций внутри группы Правильное руководство работой персонала
Рис.3 Схема действийменеджера по выполнению функций организации (3).
2.3.Функция мотивации.
В жизни поведениечеловека всегда мотивировано. Под мотивом понимают активные движущие силы,определяющие поведение людей (4), мотивация – система факторов (побудительныхсил), способствующих выполнению определенной задачи (3).
Мотивация ворганизационном контексте – это процесс побуждения себя и других работников кактивной деятельности для удовлетворения личных потребностей и для достиженияцелей организации. С другой стороны, мотивация как создание внутреннегопобуждения к желательным действиям является сложным психологическим процессом.Цепочка взаимосвязи основных факторов, обуславливающих поступки человека,выглядит следующим образом: внешняя среда – потребности – интересы – побуждение– решение действовать – установка – поступок (действие). Упрощенную модельпроцесса мотивации можно представить состоящей из трех элементов:
Потребности/>
Целенаправленное поведение/>
Удовлетворение потребностейРис.4Модель процесса мотивации (4).
Функция мотивирования впроцессе управления деятельностью организации является одной из сложнейших,поскольку основным действующим лицом является личность работника. Менеджеры,осуществляющие эту функцию, придерживаются следующей схемы действий:
1. Знание самыхсущественных потребностей исполнителей.
2. Учет личностныхособенностей исполнителей.
3. Понимание своихработников, их целей, желаний, стремлений.
4. Применениеиндивидуального подхода к работникам, когда это требуется.
5. Учетмежличностных отношений внутри группы.
6. Умение поощрятьработников.
7. Оказание поддержкии помощи исполнителям решений.
8. Знание оботношении к труду у работников.
9. Доброжелательностьв обращении с подчиненными
10. Проявлениетерпимости и доброжелательности в разговоре с исполнителями.
11. Уважение кподчиненным.
12. Знание себя иособенностей своего поведения (3, стр.63).
Р.Н. Ботавина, в учебнике«Этика менеджмента» (1, стр.66) предполагает деление коллективов помотивационным характеристикам, поскольку мотивация деятельности коллектива вцелом складывается из мотиваций отдельных сотрудников. Разница в мотивах,определяющих и направляющих группу, влияет на подбор методов воздействияменеджера на подчиненных, на восприятие ими действий руководителя, наформирование взаимоотношений между сотрудниками и, следовательно, на результатысовместного труда.
Для направлениястремлений работника на достижение поставленных целей часто употребляетсятермин «стимулирование труда», под которым понимается широкий арсенал методовдля выполнения принятых решений и намеченных работ. Соотношение между понятиями«мотивация» и «стимулирование» примерно такое же, как между понятиями «климат»и «погода». Климат в определенной местности если меняется, то крайне медленно,а погодные условия – каждый день. Установки мотивации являются более общими, астимулирование чаще зависит от рабочей ситуации.
Сотрудники Р.Уотермена,проанализировав интервью, взятые у американских руководителей, считают, что«мотивы – наша главная движущая сила». Приводится одна интересная притча,которую рассказал о различных мотивах человеческого поведения главныйуправляющий компанией «Порше» Питер Шульц: «Работали три человека, которыечто-то строили. Занимались-то все одним и тем же, но когда их спросили, что ониделают, ответы были разные. Один сказал: «Я дроблю камни», другой: «Я зарабатываюсебе на жизнь», третий: «Я строю храм».
Р.Уотермен, ссылаясь наклассическую книгу «Работа» Штудса Теркела писал (3, стр.65), что каменщики –самые счастливые люди из тех, кто занят тяжелым физическим трудом. Оглядываясьна прожитые годы, они вспоминают построенные своими руками дома и понимают, чтожизнь их прошла не зря.
2.4.Функция контроля.
Контроль – одна изосновных функций обеспечения процесса управления. Она занимает большую частьвремени менеджера. Функция планирования циклична: в начале периода, года,квартала и т.д. Функции контроля в том или ином виде менеджеру приходитсявыполнять ежедневно. Поэтому контроль – главный инструмент выработки политики ипринятия решения. Есть только одна задача выше рангом – это постановка цели.
Контроль – это процессобеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установкистандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведениякорректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются отустановленных стандартов.
Г.Кунц и С.О`Доннеллотмечают: «Разработанная должным образом система контроля должна обнаруживатьвозможные отклонения до их появления» (3, стр.65). В процессе выполненияфункции контроля руководитель сталкивается с проблемой акцента контроля спрошлого на будущее. Конечно, нельзя говорить о глобальном характерепредотвращения будущих ошибок, однако, изучив особенности работников, сопределенной долей вероятности возможно предвидеть степень и особенностиошибок, предпринять меры для их недопущения.
Осуществление функцииконтроля – это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. Иконтролировать может только тот, кто знает, что в действительности должно быть,и своевременно делает это достоянием других (3).
В контроле можно выделитьдве стороны: организационную и поведенческую.
Организационнаясторона контроля. Вней выделяют четыре стадии (4, стр. 66):
1. установление нормдеятельности или стандартов, т.е. точное определение целей, которые должны бытьдостигнуты в определенный отрезок времени. Она опирается на целевоепланирование;
2. отбор данных офактическом состоянии дел как результат исполнения или измерения того, что былов действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметьнеобходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционныеотчеты исполнителей и анализы статистики;
3. оценка исравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становитсяустановление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов отпервоначальных установок;
4. выработка иосуществление корректирующего действия, если есть отклонения от первоначальногоплана. Возможен также и пересмотр ориентиров с целью сделать их болеереалистичными и соответствующими ситуации. Здесь важно представление о том, гдекак и когда следует предпринять корректирующие действия, пока ситуация непереросла в кризисную.
Контроль должен прежде всего ориентироваться нарезультат, производиться своевременно, быть простым и экономичным. Отвечатьсуществу проводимой работы.
Поведенческая сторонаконтроля.Человеческий фактор при контроле – это психологическая реакция подчиненных наконтролируемые функции. Для многих людей контроль означает прежде всегоограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. – все то, что несовпадает с представлениями о свободе личности. Однако возможен другой подход:контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Какотмечает американский теоретик управления Р.Уотермен, чтобы преуспевать,следует осуществлять только благожелательный контроль.
При правильном контролеможно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы набудущее. Контроль за результатами деятельности является очень важным, посколькуименно он определяет успех организации. Оценка основных результатов выполненияпоставленных задач организации является предпосылкой целенаправленногоконтроля.
Измерение результатов спомощью заданных стандартов позволяет менеджерам определить, какие действиянужно предпринимать в конкретной ситуации.
Итак, нами проведентеоретический анализ функций управления, рассмотрены их основные задачи,природа и состав.
Заключение
Подведем итог. Цельюданной контрольной работы являлось теоретическое изучение природы и составафункций менеджмента.
Достижение цели предполагалорешение следующих задач:
1.рассмотреть спецификупонятий управления и менеджмента;
2.провести теоретическийанализ системы функций менеджмента.
Первая задача решаласьнами в ходе теоретического анализа понятий управления и менеджмента, в результатекоторого мы определили, что основу менеджмента составляет управлениедеятельностью и людьми в условиях рыночной экономики.
Для решения второй задачинами была подробно проанализирована система основных функций менеджмента. Порезультатам данного теоретического анализа мы пришли к общим выводам:
Существуют следующиеосновные функции менеджмента, общие для любых организаций: планирование,организация (организовывание), мотивация и контроль, к ним относят также подфункцию координации, обеспечивающую согласование и взаимодействие остальныхфункции.
При выполнении каждойфункции решаются определенные задачи. Для функции планирования важным являетсяпостановка целей, составление плана работы. Функция организации – управлениевыполнением общегрупповых целей. Мотивация – знание и учет потребностейработников, своих возможностей. Функция контроля – обнаружение и предупреждениепроблем в доброжелательном ключе.
Исходя из проведенногоанализа мы пришли к следующему заключению — для эффективного управления организациейнеобходимо выполнение всех функций в комплексе.
Список литературы
1. Ботавина Р.Н.Этика менеджмента: Учебник.- М.: Финансы и статистика,2002.
2. Виханский О.С.,Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд.учебник.- М.: «Фирма Гардарика», 1996.
3. Розанова В.А.Психология управления. Учебное пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез».– 1999.
4. Сетков В.И.Основы общего менеджмента (краткий курс). – М.: ИНФРА-М, 2003.
Приложение
Содержание деятельностименеджера при выполнении им функций управления
Таблица 1
Планирование
Организация
1.Постановка четких и ясных целей. 1.Знание профессиональных и личностных качеств подчиненных. 2.Составление четкого плана работы группы. 2.Знание динамики групповых процессов. 3.Сбор необходимой информации о решаемых задачах. 3.Управление выполнением общегрупповых целей. 4.Привлечение исполнителей к дальнейшей работе над планом. 4.Осознание каждым работником общих целей деятельности. 5.Возможность развития плана для постановки дальнейших целей. 5.Урегулирование конфликтных ситуаций. 6.Составление возможных прогнозов в работе. 6.Проведение мероприятий по использованию психологических феноменов.Мотивация
Контроль
1.Знание личностных особенностей исполнителей. 1.Доброжелательность при контроле. 2.Знание потребностей работников. 2.Помощь работникам в исправлении ошибочных действий. 3.Учет удовлетворенности (неудовлетворенности) работника трудом. 3.Положительные цели контроля 4.Нормальное деловое общение с подчиненными. 4.Четкость в проведении процедуры контроля. 5.Знание потенциала работников. 5.Нормальное состояние общения при контроле. 6.Знание своих возможностей. 6.Наличие доверия при контроле.