Реферат: Организация рабочего места руководителя
План
Введение
1. НОТруководителя
2. Рабочееместо руководителя и его рациональная организация
3. Оснащенностьтехническими средствами обработки, учета и хранения информации
4. Требованияк организации рабочего места руководителя
5. Проведениевстреч на рабочем месте руководителя
Заключение
Список литературы
Введение
Рабочее месторуководителя является «мозговым центром» компании и часто задает стилистикуоформления всего офиса. Кабинет руководителя, пожалуй, самое необычное имногофункциональное пространство в офисе. Это помещение нельзя отнести ни квнутренней, ни к внешней зоне.
Помимоосновной (рабочее место руководителя), кабинет выполняет и представительскуюфункцию, служит местом проведения деловых встреч, переговоров и совещаний,используется для отдыха и даже как музей «боевой славы» компании или своеговладельца. При таком положении дел организация пространства и оснащениедиректорского кабинета является нетривиальной и сугубо творческой задачей.Причем не только для производителей, поставщиков мебели, архитекторов,дизайнеров, но и для самих глав компаний. Однако существуют общие принципы,которые помогают сделать работу руководителя эффективной, а его кабинет — по-настоящему комфортным и функциональным.
Цель реферата– рассмотреть особенности организации рабочего места руководителя.
1. НОТруководителя
Научнаяорганизация труда (НОТ) является одним из направлений деятельности руководителя.НОТ подразумевает использование современных технологий, методов и приемоворганизации труда, обеспечивающих эффективную работу менеджера.
Основными элементами научной организации труда являются:
· Рационализациявыполнения отдельных видов работ и операций, обеспечивающие ростпроизводительности труда менеджера;
· сокращениепрямых потерь времени;
· планированиеи контроль использования временных ресурсов;
· перераспределениеи делегирование работ.
Рационализациятруда руководителя предусматривает:
· организациюрабочего места;
· оптимизациюиспользования рабочего времени.
Вопрос повышения производительности трударано или поздно встает перед каждым руководителем. Благодаря научнойорганизации труда производительность можетбыть увеличена в несколько раз даже без значительных финансовыхвложений. Оптимизация рабочего пространства, вопросов разделения и кооперациитруда, взаимодействия подразделений и сотрудников, снижение непроизводительныхпотерь рабочего времени, нормирование труда и оптимизация численностисотрудников – эти и другие мероприятия дадут возможность компании стать болееэффективной.
В областинаучной организации труда руководитель решает следующие задачи: нормированиетруда; расчет численности персонала; оценка эффективности организации труда ииспользования рабочего времени; разработка и реализация мероприятий посовершенствованию организации труда и трудовых процессов.
2. Рабочееместо руководителя и его рациональная организация
Еслирассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочийкабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будеткабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, чточем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, темпроизводительнее и эффективнее будет работа руководителя (См. рис.1)
Рабочее место руководителя представляет собойобособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии схарактером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональнаяорганизация рабочего места руководителя предусматривает:
· подборнеобходимых средств труда;
· рациональноеих размещение;
· обеспечениеусловий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя иисключающих нанесение вреда его здоровью.
Размерплощади и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участниковсовещаний или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количестваодновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов,различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировкакабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, иобъема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различныхкатегорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос орабочем месте.
Прирассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующиемоменты:
1. Внутреннийобъем и форма кабинета.
В зависимостиот ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочийкабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и какправило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболеерациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.
2. Мебель.
Здесьнеобходимо учитывать следующие моменты:
· антропометрическиепоказатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);
· обеспечениеудобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости,хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
· рациональнаяпланировка и компоновка мебели;
· мебельдолжна выглядеть эстетично.
3.Оборудование.
Длянормальной работы руководителя необходимо иметь:
· канцелярскиепринадлежности;
· двателефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связивнутри организации), а другой для выхода за пределы организации.
· компьютер.
· ежедневник.
4. Цветовоеоформление кабинета.
Цветовые тонадолжны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов(нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижениюутомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы всеповерхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
/>
Рис.1. Примерорганизации рабочего места руководителя
3. Оснащенностьтехническими средствами обработки, учета и хранения информации
Важноезначение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульнойконструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе),встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство.
В настоящеевремя без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя.Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной,во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положениидел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многоедругое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоватьсявозможностью компьютера можно только при наличии хорошего программногообеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличиекомпьютерной сети внутри организации.
Современныетипы рабочих мест руководителей нередко оснащены терминалами. Важнейший элементтерминального устройства — дисплей (экранный пульт) раскрывает передруководителем широкие возможности для совместной работы с ПК. Дисплей позволяетувидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход производственныхпроцессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом.Такие дисплеи дополняются традиционными техническими средствами общения сподразделениями предприятия.
В работеруководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главнымобразом текущую связь руководителя с заместителями, помощниками и т. д. Удобнымсредством передачи устной информации являются различные громкоговорящиеустановки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системыгромкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющихаппараты с наборной клавиатурой.
Современныетипы телефонной и громкоговорящей связи позволяют циркулярно проводитьслужебные совещания, осуществляют выборочные и общие отключения абонентов, переводна ожидание и т. д.
Руководителюочень часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькимиаппаратами. Ускорить связь можно с помощью аппарата с автоматическим наборомномеров типа «Автонабор» или «Элетап». Первый обеспечивает возможностьзакодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем;второй позволяет сделать это для 60 номеров. Вызов нужного абонентаосуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок. Для ряда руководителейнеобходима радиосвязь. Радиосвязь может быть установлена как в кабинете, так ив автомобиле. Портативные средства радиосвязи отдельные категории работниковуправления могут иметь на работе всегда при себе. Важно, чтобы из множестваразличных устройств руководители умели правильно выбрать и использоватьсоответствующий вид связи.
Для храненияинформации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки,бланки, журналы учета, блокноты. К простым средствам хранения информацииотносятся также различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры иподставки. Для хранения и систематизации более обширной информации следуетиспользовать картотеки. В настоящее время разработано более 25 конструкцийкартотек: плоские, вертикальные, вращающиеся. Необходимо стремиться к тому,чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места ичтобы в них можно было бы легко найти нужные данные.
Рациональнымспособом хранения материалов является подвесной способ, при котором документырасполагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках.Основное преимущество подвесного способа хранения заключается в экономии местаи оперативности нахождения и извлечения нужного документа по индикаторномукорешку, укрепленному на папке. Причем некоторые индикаторы могутсоответствовать не только реквизитам документов, но и срокам их исполнения,важности и другим признакам, по которым руководитель наглядно может представитьсебе очевидность исполнения того или иного документа. Хранящиеся таким способомдокументы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере,около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционномгоризонтальном способе хранения документации.
4. Требованияк организации рабочего места руководителя
Условия труда руководителя определяются главным образом:
· площадьюпомещения;
· санитарнымиусловиями;
· нормойосвещенности; температурой помещения;
· уровнемвлажности;
· уровнемшума;
· дизайноми цветовой гаммой помещения.
В таблице 1 приведены наиболее общие требования корганизации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП.
Таблица 1. Требования к организации рабочегоместа руководителя с учетом нормативов СниП
ПОКАЗАТЕЛИ НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 1. пространственная планировка рабочего места По СниПу для служебных помещений 1.1. площадь кабинета 20-50 кв. мет. 1.2. форма кабинета Прямоугольник с соотношением сторон 1:1,5; 1: 2 1.3. Высота потолков 2,83- 3,25 м 1.4. соотношение площади пола и окон 1:10 для служебных помещений, площадь окна= 2,4 кв.мет. 2. санитарные требования /> 2.1.средняя температура воздуха (С°) В теплый период- 22-25, в холодный 18-22 2.2. кратность обмена воздуха Приток- 1,5, вытяжка- 1,5 2.3. Относительная влажность воздуха (%) Не более 75 зимой, не более 55 летом 2.4. Уровень шума До 50 Дбл 2.5. Скорость движения воздуха (м/с) До 0,3 2.6. искусственное освещение 200 лк (люкс) для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания 3. офисная мебель /> 3.1. рабочий стол Высота при среднем росте- 720 мм, при высоком- 750 мм 3.2. стол для компьютера /> 3.3. вспомогательный стол Для установки средств связи 3.4. кресло для руководителя Подбирается в соответствии с антропометрическими данными руководителя 3.5. кресла и стулья для посетителей /> 3.6. стол для заседаний /> 3.7. шкафы для хранения документов Специальные 4. средства оргтехники В соответствии с нормативно-техническими документами 4.1. компьютер /> 4.2. диктофонная техника /> 4.3. средства обработки документов /> 4.4. принтер /> 4.5. копировально-множительная техника /> 4.6. уничтожитель бумаги /> 4.7. средства для вычислительных операций Калькулятор 5. Средства для связи и системы информации /> 5.1.телефон многофункциональный /> 5.2. переговорное устройство внутренней связи /> 5.3.телефакс /> 5.4. радиотелефон /> 5.5. программные средства /> 6. инвентарь /> 6.1.корзина для бумаг /> 6.2. лампа настольная /> 6.3. сейф /> 7. средства психологической разгрузки В соответствии с технической документацией 7.1.кабинетный тренажер для физических упражнений /> 7.2. функциональная музыка /> 7.3. радио, телевизор />Следуетотметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол,двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормальногомикроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижениясолнечного света можно повесить на окна жалюзи.
5. Проведениевстреч на рабочем месте руководителя
Деловыевстречи можно проводить:
· застолом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя водинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такомуспособу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, норуководитель хочет лучше наладить межличностный контакт;
· зарабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей,т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетительи по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когдаруководитель сидит за рабочим столом, а работник находится спереди, топсихологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобыне критикуя работник понял свою вину.
Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись надиване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься ихорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной иинтимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более увереннов такой обстановке, чем в официальной.
Заключение
Современный кабинетруководителя фирмы или компании — специфическое помещение, в котором происходитпроцесс принятия ответственных решений.
Обстановкакабинетадолжна быть продумана до мелочей, чтобы, во-первых, сделать рабочее месторуководителя максимально комфортным, во-вторых, способствовать укреплению имиджафирмы среди партнеров и конкурентов, в-третьих, это не пространство личноговкуса, обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменныйстиль компании.
Итак,обстановка самого главного кабинета офиса должна подчеркивать основныедостоинства фирмы, в ней ничего не должно быть лишнего и ничего не должно бытьупущено, ведь интерьер должен помочь расположить клиентов и партнеров на долгосрочноеи перспективное сотрудничество, а самое главное — создать комфортную атмосферу,которая поможет продумать и воплотить в жизнь интересные и важные проектыфирмы.
Списоклитературы
1. МесконМ.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. — М.: Дело, 1995.- 704 с.
2. СмирновЕ.Л. Справочное пособие по НОТ. — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: Экономика,1981. — 408 с.
3. ШипуновВ.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец.учеб. заведений. — М.: Высш. шк., 2006. — 271 с.; ил.