Реферат: Информационные технологии в управлении

РЕФЕРАТ

по курсу «Менеджмент»

по теме: «Информационныетехнологии в управлении»

1.Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческойдеятельности

Информация – это сведения обобъектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии,которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольнораспространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичныйматериальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается вследующем определении.

Информационныетехнологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1)ручная ИТ;

2)механическаяИТ;

3)электрическаяИТ;

4)электронная:

4.1.появлениебольших ЭВМ в конце 70-х;

4.2.появлениебольших ЭВМ в конце 80-х.

Особенностьсовременных ИТ:

1)Распределённаякомпьютерная техника;

2)Дружественноепрограммное обеспечение;

3)Развитыекоммуникации;

4)Развитиесети Internet.

Основныеэтапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование(технический проект, рабочий проект), ввод системы вдействие,промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированныхинформационных систем: структурный и функциональный.

2.Информационные технологии документационного обеспечения управленческойдеятельности

Современноеделопроизводство включает:

· обеспечениесвоевременного и правильного создания документов (документирование);

· организациюработы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация,контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив,уничтожение).

В результатедокументирования деятельности организации создается документ – зафиксированнаяна материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ееидентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческиедокументы составляют основу документации организации и являются объектомделопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

· организационная;

· распорядительная;

· организационная;

· информационно-справочная;

· поличному составу;

· плановая.

Создание ивнедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)преследует достижение следующих целей:

1) в областиобработки документов:

· обеспечениеповышения оперативности и качества работы с документами, упорядочениедокументооборота, обеспечение контроля исполнения;

· созданиеусловий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электроннойбезбумажной технологии;

· созданиенеобходимых условий для повышения доли интеллектуального производительноготруда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатратна рутинные операции;

· обеспечениеповышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключениедублирования работы по вводу информации о документе на различных участкахработы с ним;

2) в областиконтроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечениеавтоматизированного контроля за прохождением документов в подразделенияхорганизации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправкиили оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства опоступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечениеавтоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнениемдокументов, поручений высших органов государственной власти и управления,поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информациио состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращениесроков прохождения и исполнения документов;

3) в областиорганизации доступа к информации:

· обеспечениецентрализованного хранения текстов документов, подготовленных в электроннойформе, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов(регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) свозможностью организации логического связывания документов, относящихся кодному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическомунабору реквизитов.

· Автоматизациядокументооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки,согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов ворганизации.

В настоящеевремя существуют следующие системы автоматизации документооборота ворганизации:

1. Системаобработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения ипоиска графических образов бумажных документов.

Основныефункции документов:

- сканированиедокументов;

- записьна сервер;

- классификациядокументов;

- передачаизображений на рабочую станцию;

- поискизображений по отдельным элементам;

- рассылкаи печать.

2. Системаоптического распознавания символов – для перевода бумажных документов вэлектронную форму в виде текстового файла.

Основныефункции:

- сканирование;

- распознаваниетекста;

- форматированиев текстовый файл.

2 вида системраспознавания символов:

- обучаемые(FineReader);

- интеллектуальные(CuneiForm).

3. Системауправления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска иуправления электронными документами разных форматов.

Основныефункции:

- индексированиедокументов

- полнотекстовыйпоиск по ключевым словам;

- ассемблированиедокументов;

- организациядоступа к документу независимо от места его хранения;

- защитаданных;

- организациявыдачи и возврата документа;

- контрольверсии документа;

- рассылкадокумента.

Пример: Documentum.

4. Системаавтоматизации коллективной работы над документами – для организаций,сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основныефункции:

- электроннаяпочта;

- поддержкавидеоконференций;

- управлениеизображениями;

- совместноеиспользование документов;

- маршрутизация;

- календарноепланирование.

Примеры:Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5. Системаавтоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена длясоздания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессеосуществления конкретных бизнес-процессов.

Основныефункции:

- описаниебизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязкес реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

- организацияхранения документов и возможность их просмотра;

- организацияатрибутивного и полнотекстового поиска документов;

- ведениеистории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

- установкаправ на работу с документами;

- контрольисполнения документа;

- поддержкаколлективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

3.Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживанияуправленческой деятельности

Информационноеобеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путемиспользования технических средств сбора, регистрации, обработки данных,создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данныхна любые расстояния.

Комплекстехнических средств составляют:

· компьютеры любых моделей;

· устройства сбора, накопления,обработки, передачи и вывода информации;

· устройства передачи данных и линийсвязи;

· оргтехника и устройства автоматическогосъема информации;

· эксплуатационные материалы и др.

Сеть– это совокупностьпрограммных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективноераспределение вычислительных ресурсов.

Являясьодновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сетьпозволяет:

· построитьраспределенные хранилища информации (базы данных);

· расширитьперечень решаемых задач по обработке информации;

· повыситьнадежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

· создатьновые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;

· снизитьстоимость обработки информации.

Многообразиекомпьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему ихинтеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

Враспределенных системах используются три интегрированные технологии.

1. Технология«клиент – сервер».

2. Технологиясовместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.

3. Технологияуниверсального пользовательского общения в виде электронной почты.

4.Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

ПользовательПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов –писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Дляподготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, ипользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Всевнесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированныйтекст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текстаиз одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов длявыделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ напринтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство иэффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданиюмножества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовымипроцессорами (Word Processors) или редакторами.

Существуетнесколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных исложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows),WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены MicrosoftWord для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии дляDOS и Windows).

Основныефункции текстовых процессоров:

1. Вводи форматирование текста

2. Хранениеи воспроизведение

3. Разметка

4. Редактирование

5. Верстка

6. Печать

7. Орфография

8. Деловаяграфика

Новыефункции, реализуемые в последних версиях Word:

1. Мастер создания писем.

2. Фоновая проверкаграмматики.

3. Средства рисования таблиц.

4. Решение дляInternet-Intronet:

· гипертекстовыессылки

· созданиеHTML страниц

5. Инструментарий дляколлективной работы.

6. Электронная почта,списки-ссылки.

Множествозадач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носятучетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных сподведением итогов по различным группам и разделам данных, например присоставлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовыхотчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличнойформе используют электронные таблицы (ЭТ).

Программныесредства для проектирования называют также табличными процессорами. Онипозволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработкутабличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различныеэкономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного родадиаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать иоптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excelпредоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных.Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый типдиаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функцииExcel-2000

1. Автокоррекция при вводеформул

2. Настраиваемые ячейки

3. Новые показатели

4. Наглядная печать

5. Многоступенчатая отмена

6. Решение для Internet-Intronet

7. Web-запросы

8. Многопользовательскийрежим работы

9. Импорт из HTML формата

5.Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе системуправления базами данных (СУБД)

Системыуправления базами данных (СУБД) – это программныесредства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поискаданных.

Типы структурБД:

Линейныесписки.

Цепнойсписок.

Инвертированныйфайл.

Индексныйфайл.

Существуетширокий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработанмеждународный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсомкоммерческих реляционных СУБД.

Вместе с темв последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектномнаправлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречитреляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать –реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

БезопасностьСУБД– защищенность системы от случайного или преднамеренноговмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищенияинформации, модификации или разрушения ее компонент.

Методы исредства обеспечения безопасности информации в СУБД:

1. Физическоепреграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).

2.Управлениедоступом информации:

· идентификацияпользователя;

· авторизация(проверка полномочий);

· регистрацияобращения к защищенным ресурсам;

· реагированиесистемы при попытках несанкционированных действий.

3. Механизмшифрования.

4.Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения ипередачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшеймере.

5.Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынужденысоблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.

6.Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения,складывающиеся в компании по мере развития.

6. Сетевыетехнологии и системы распределенной обработки информации

Основныеотличия ГВС и ЛВС:

ГВС связывают ПК назначительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).

ГВС – общедоступныеканалы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС – специальные каналысвязи.

INTERNET –новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировыепрограммно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации наразнообразную тематику.

Имеется дватипа доступа в INTERNET.

1. Режим Shell.

К интерфейсуподключается только ПК провайдера.

Основныечерты:

– пользовательсвязан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).

– К Internet подключен только ПКпровайдера.

2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)

– ПКпользователя становится частью Internet.

– провайдервыступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet

Поискинформации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболеераспространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.

Списоклитературы

1. Борзов К.Л. Менджмент.– М.: Юристъ, 2003.