Реферат: Документационное обеспечение управления

Вариант №39

Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационноеобеспечение управления».

1.  Особенностиязыка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от другихразновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистическиеи лингвистические особенности документа).

2.  Языковыйстандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебногодокумента. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых вдокументах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе?Приведите примеры.


План:

Часть 1.Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль отдругих разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические илингвистические особенности документа)

1.1.Особенности языка документов

1.2.Экстралингвистические особенности документа        

1.3. Лингвистическиеособенности документа

Часть 2.Языковый стандарт

2.1.Стандартизация лексики.       

2.2. Стандартизациясловосочетаний

2.3.Стандартизация в построении предложений.

2.4.Стандартизация текста

Приложение №1

Списокиспользуемой литературы


Часть 1. Особенности языка документов. (Чемотличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилейречи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

 

1.1. Особенности языка документов.

Современный русский литературный язык,сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множестворе­чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом иполом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образованияи местом проживания, професси­ей и видом деятельности. В ряду этих факторовведущее место зани­мает сфера общения, в которой оказывается человек, — чтоуместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня­ется взависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим.Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то,что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколькоразновидностей, каж­дая из которых предназначена для общения в определеннойсфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничиватьследующие разно­видности языка: язык художественной литературы, устная разговор­наяречь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический,научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языкахарактеризует­ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языкелитературы это прежде всего создание художественных образов; ве­дущей функциейустной речи является непосредственное речевое об­щение; основная функцияпублицистики — политическое, идеологи­ческое воздействие на слушателя ичитателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловойстиль речи суще­ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфереорганизации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи — эторазновидность со­временного русского литературного языка, которая реализуется всфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической иадминистративной общественной деятельности. Язык документов являетсяобязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловомуобщению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля,сформировав­шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова­ния ксодержанию служебного документа и его речевому оформле­нию. И прежде всего языкслужебного документа должен соответ­ствовать общим нормам современного русскоголитературного язы­ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект­ныхи жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотамиз криминального жаргона. В качестве приме­ра можно привести следующие частоупотребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие»,«надо делиться» вмес­то «распределять», «разборка» вместо «сведениесчетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита»,«кру­той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет исвои специ­фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, еесодержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенныхособенностей служебного документа, которые не­обходимо учитывать составителю.Эти особенности носят экстралин­гвистический (внелингвистический) илингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистическиеи лингви­стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основнымтребованием к содержанию до­кумента является его максимальная точность ипонятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность пониманиясодер­жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и авторомдокумента, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапахуправленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются спомощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающийсущественное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратитьвнимание.

Создавая документ как источник письменнойинформации, го­сударственному служащему необходимо помнить о разнице междуустной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всегосразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает ихсмысл. Если ваш собеседник не пол­ностью понимает ваше сообщение, вы можете походу общения из­менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста­ми,использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче­ские акценты, выделивкакое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрироватьграфически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно,передаете ин­формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об­ратнойсвязи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать,расшифровывать, интерпретировать вашу инфор­мацию, и он будет ее воспринимать вмеру своих возможностей, сво­его понимания. Поэтому следует всегда иметь ввиду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор долженпродумы­вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан­ноеиначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие ипонимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, чтоопределяющим фак­тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв­ляетсястатус автора. Вне зависимости от того, кто является непос­редственным(техническим) составителем документа или его офи­циальным автором,подписывающим документ, адресантом (отпра­вителем) становится«коллективный субъект», который направля­ет свое официальное посланиетакже «коллективному адресату» (получателю). Например, коллективныйотправитель Государ­ственная Дума или какое-либо министерствонаправляет свои реше­ния, постановления, инструкции и другие документы такжеколлек­тивному получателю — в государственные комитеты, федеральные комиссии,федеральные службы и другие государственные учрежде­ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарттребует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документадолжен нести личную ответственность за представленную в нем информа­цию.

Большинство официальных документов визируется иподписы­вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так­жеподчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич­нуюответственность за содержание документа каждого из подписав­ших его.

В целом в официальном документе выражаютсяинтересы обще­ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля­ется,как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив­ное (организация,предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действияотождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация,руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например: Администрация ходатайствует… Коллегиярешила… Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателемдокумента по­чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важнойхарактеристикой документного об­щения, как отмечают специалисты, являетсяточная адресность до­кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, аконкрет­ной организации или конкретному кругу организаций, конкретнымдолжностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общаяособенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическоепроизведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ женаправляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, вопределенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существеннымфактором доку­ментного общения, влияющим на характер управленческой информа­ции,является повторяемость и тематическая ограниченность управ­ленческих ситуаций,которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и техже языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60видов управленчес­ких документов, которые соответствуют основным деловымситуаци­ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды,позволяющие разре­шать более частные ситуации административно-управленческой де­ятельности.Например, у письма как вида организационно-распоря­дительного документаизвестно до 20 подвидов различных по тема­тике и предназначенных дляиспользования в различных управлен­ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективностьуправленче­ской деятельности в системе государственной власти только тогдавысока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальнаяинформация. Поэтому документ должен заключать в сво­ем содержании самую новую,важную и актуальную для организа­ции информацию. При его подготовке должныиспользоваться пос­ледние достижения науки и техники, соответствующие мировымстан­дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све­дения,имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовыеакты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условийорганизацией или уч­реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает,что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, даватьнепредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновениев подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор­мации влечетза собой принятие руководителем или организацией неправильных, поройкатастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотябы раз допу­стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате­риал,подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутацияучреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность иубедительность ин­формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий. Результативность докумен­та зависит от того,насколько он обоснован. Не обязательно исполь­зовать большое количествоаргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает,что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованногорешения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашиватьдополнительные сведения, что приведет к потере вре­мени и отразится насвоевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данноетребование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан­ныеэкстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текстадокумента предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов иповторов. Но в угоду краткости не­допустимо исключать из документа важныефакты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным иодновременно сжа­тым — как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тонизложения документа — это норма официального делового общения. Управленческаяинформа­ция — официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело­войоснове взаимоотношений между адресантом и адресатом, под­черкивает их неличныйхарактер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуютот имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а нефизических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документовдолжен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логическийстиль из­ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити­ческойоценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логическийстиль из­ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности ивнеконфессиональности самой государственной службы.

 

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития вофициально-деловом сти­ле выработались такие языковые средства и способывыражения со­держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик­сироватьуправленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образомотличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи;от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной иопределяющей особенностью языка документа явля­ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документеобусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности иоднозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется:в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковыхформул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенныхмноголет­ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых,прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяетпишущему не тратить время на поиск опре­делений, характеризующих стандартныеситуации.

Языковая стандартизация документа существенноповышает его — информативность, заметно облегчает его восприятие и оценкуадреса­том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документахсловес­ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе­циалистывообще не относят к творческой работе написание дело­вых бумаг, а обучениеофициально-деловому стилю связывают с со­зданием навыка автоматическогопользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всемизвестных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагаетсяили осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают­ся; выговоробъявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется илинаправляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а невыслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языкаслово «штамп» stampa – печать, оттиск, инымисловами, то, что постоян­но и без изменения воспроизводится в различныхусловиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению клюбому стилю речи. Штамп существует в устной речи — это прежде всего формулыречевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со­болезнования,поздравления и другие стандартные этикетные штам­пы, используемые в стандартныхситуациях.

Штамп встречается в языке художественнойлитературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольнаяберезка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де­вица.

В публицистике употребляются такие, например,словесные кли­ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при­бытьс официальным визитом и др.


Часть 2. Языковый стандарт

 

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машиннойобработ­ки официального документа предполагают использование в нем слов тольков одном из значений, принятых в официально-деловой пись­менной речи. Необходимотакже, чтобы каждому понятию соответ­ствовал только один термин. И здесь оченьважное значение имеет ис­пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческойдокументации, мож­но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная толькоканцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административногоуправления за многие столетия существования официально-делового стиля русскогоязыка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука­занный, должный,препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторыеиз этих слов устаревают и заменяют­ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминовофициально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов:исполнение, нахождение, подписание, решение, установле­ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных отглаголов, осо­бое место занимают существительные с префиксом не:невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постояннодо­полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическаялексика.

В языке документов существует большое количествотерминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, тойпредметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло­гическая лексикаточна и однозначна, поэтому она удобна в упот­реблении как в науке, так и вязыке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые идипломатические терми­ны, употребляемые в документах. Например, для заключениядого­вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс,правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а длясоставления, например, финансового документа — терми­нология из этой предметнойобласти: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг,лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку непредполага­ют различных толкований и способствуют точному выражению со­держанияслужебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленномукаким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель,наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ­чик,посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз­ненных иделовых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем;заказчиком и исполнителем.

 

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речистандартизированы и це­лостные словосочетания (языковые формулы). Широкоеупотребле­ние языковых формул устойчивых (шаблонных, стандартных)язы­ковых оборотов, используемых в неизменном виде, — одна из особенно­стейделовой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческихситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретномусловосочетанию мы можем судить, о какой управ­ленческой ситуации идет речь:принимая во внимание, что в соот­ветствии с договоренностью; выражаем глубокуюпризнательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы — это результатунификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.Таким обра­зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля­етсявыражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступаюткак юриди­чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла­даетдостаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами,определяющи­ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово­сочетанию«контроль за выполнением возлагается на...» становится ясно, окаком виде документа говорится, — это, безусловно, какой-то из распорядительныхдокументов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартныхсловосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятияфразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то этопозволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболеесущественное.

Используя готовые клише, оперативно можетдействовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступатьв законную силу; обжалованию не подле­жит; без уважительной причины; вустановленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; подостижении восемнадцати­летнего возраста; предварительное рассмотрение идр.

Правильный выбор устойчивого словосочетания изчисла возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности(частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи­сании управленческойситуации, а также его грамматической пра­вильностью с учетом особенностейофициально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительнымустойчивым слово­сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именноготипа с ок­раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящиеорганы, установленный порядок предварительное рассмот­рение, оправдательныйприговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия,вынужденные обстоятельства и др.

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например:составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провестимероприятие, играть роль, иметь значение.

В официально-деловом языке, как и в научном стилеречи, на­блюдается одна тенденция — происходит сужение возможностей глагола(десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этомуязыковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительноговосприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается какболее значи­мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су­ществительноестановится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют«расщепленными» сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний мож­нообразовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм вэтих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное,и для до­кумента такой перенос является значимым: помочь — оказать по­мощь,реконструировать произвести или осуществить реконструк­цию, расследовать — пропусти расследование, проконтролировать — обеспечить контроль, содействовать- оказать содействие, оши­биться — допустить ошибку и др. Существительное вэтих словосо­четаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменнымипредлогами, моти­вирующими действия: в соответствии с решением (приказом,распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целяхулучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан,исполнителей); по линии (профсоюза, ко­митета) и др.

Владение деловым стилем — это в значительнойстепени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержа­ние,языковые формулы обеспечивают точность и однозначность по­нимания текстаадресатом, сокращают время на подготовку текста.

 

2.3. Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаютсяв доку­менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред­ложения,правильный порядок слов — вот те признаки стандартизованности, которыепроявляются на уровне фразы в тексте доку­мента.

Правильный порядок слов — это когда подлежа­щее(субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле­дует за ним. Вофициально-деловой речи из-за нарушения правиль­ного порядка слов трудно бываетустановить, кто (или что) является субъектом действия. Например: Городс 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод.Субъек­том действия является завод, поэтому слово «завод» должностоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностьюобеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенныеправила распо­ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существуетспецифический принцип «линейной» подачи информации, согласно которомусначала в предложение вводится вспомогатель­ная информация, а затем основная,причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяетсяинтонацион­но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра­стаетк концу предложения. При составлении документа следует учи­тывать информационнуюроль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, пониманиетекста.

Например:

На основании письма заказчика незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на основании письма заказ­чика.

В обоих предложениях основная информациянаходится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания впервом предложении является указание срока, на который перено­ситсяизготовление опытного образца. Во втором предложении це­лью высказыванияявляется обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксисаделовой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при именисуществи­тельном принято называть нанизыванием падежей .

Чаще всего в текстах документов используетсяпоследовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном.

Например: ...для применения мер общественноговоздействия;… в целях широкой гласности работы органов таможенногоконтроля,...

 

2.4. Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе,может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) ивторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор­мления документа, атакже другие внетекстовые формы передачи информации — чертежи, схемы, диаграммыи т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы иунифици­рованы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, уни­фикациятекста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономическойточки зрения: составление унифицированно­го текста требует меньше затрат трудаи времени. Составитель доку­мента, работая по образцу, получает возможностьсосредоточить вни­мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификациядокумента оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном текстеадресат документа может сразу же вы­делить ключевые моменты сообщения (поданным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять разинтен­сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и справовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный"вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точкизрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, атакже по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделеныследующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например, личное заявление: Прошу командировать меня вСанкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления сархивными материалами по теме моего исследования. Данные текстыпредставляют собой последовательность полно­стью синтаксически оформленныхчастей предложения или предло­жений, соответствующих официально-деловому стилюречи.

Связный текст, как правило, состоит из двухчастей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, вовто­рой (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, за­явления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оцен­ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет — традиционная линейная запись, но спробелами, ко­торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ­ляетсобой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат­ривается и типоваяситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковаяформа, в которой эта ситуация отображается.

Справка №_________Выдана__________

в том, что_________________________

Справка дана для представления________

Обычно для трафарета используются разного родабланки. Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизве­деннойна нем постоянной информацией документа и местом, отве­денным для переменнойинформации. Элементы оформления блан­ка содержат информацию о типе документа,например, «Справка...», о сфере его использования, например, "Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета — это перечень заранееподготовленных вопросов. Вопрос и ответ — два связанных по смыслу самостоятель­ныхпредложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаковхарактеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным вименительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетаниемс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете,владеете или были, находились).

Содержание анкеты, как правило, оказывается болеедробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.

Фамилия______________

Имя__________________

Отчество_____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст — таблица. Таблица — это совокупностьданных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фывертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки,выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстовразных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицейили она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются текстыдокументов, определяется характером содер­жащейся в них информации.


Выводы.

 

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляюти стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му,внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Крометого, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования кязыку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловойречи охваты­вает вес уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итогескладывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый,функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит встандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу»литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им впублицистике, в литературе и обиход­ном общении.


Приложение №1

 

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА — языковаяразновидность современного русского литературного языка, часть официально-деловогостиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредствомдокументов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА — фактическая исмысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований инеясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА — единообразныйспособ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковыхформул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА — пометка должностноголица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указаниеруководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА — содержание документа,выраженное в краткой форме.


Список используемой литературы

 

1. Делопроизводство// журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство// журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводствона современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министраобороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П.«Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001

еще рефераты
Еще работы по менеджменту