Реферат: Документационное обеспечение управления
Вариант №39
Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационноеобеспечение управления».
1. Особенностиязыка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от другихразновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистическиеи лингвистические особенности документа).
2. Языковыйстандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебногодокумента. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых вдокументах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе?Приведите примеры.
План:
Часть 1.Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль отдругих разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические илингвистические особенности документа)
1.1.Особенности языка документов
1.2.Экстралингвистические особенности документа
1.3. Лингвистическиеособенности документа
Часть 2.Языковый стандарт
2.1.Стандартизация лексики.
2.2. Стандартизациясловосочетаний
2.3.Стандартизация в построении предложений.
2.4.Стандартизация текста
Приложение №1
Списокиспользуемой литературы
Часть 1. Особенности языка документов. (Чемотличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилейречи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).
1.1. Особенности языка документов.
Современный русский литературный язык,сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множестворечевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом иполом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образованияи местом проживания, профессией и видом деятельности. В ряду этих факторовведущее место занимает сфера общения, в которой оказывается человек, — чтоуместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меняется взависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим.Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то,что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколькоразновидностей, каждая из которых предназначена для общения в определеннойсфере деятельности человека.
В настоящее время принято разграничиватьследующие разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорнаяречь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический,научный и официально-деловой).
Каждый из этих вариантов литературного языкахарактеризуется особой функциональной направленностью речи. Например, в языкелитературы это прежде всего создание художественных образов; ведущей функциейустной речи является непосредственное речевое общение; основная функцияпублицистики — политическое, идеологическое воздействие на слушателя ичитателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловойстиль речи существует для передачи информации на основе правовых норм в сфереорганизации и управления обществом.
Итак, официально-деловой стиль речи — эторазновидность современного русского литературного языка, которая реализуется всфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической иадминистративной общественной деятельности. Язык документов являетсяобязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловомуобщению с помощью документов.
Языковые традиции официально-делового стиля,сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования ксодержанию служебного документа и его речевому оформлению. И прежде всего языкслужебного документа должен соответствовать общим нормам современного русскоголитературного языка. Например, недопустимо использование просторечных, диалектныхи жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотамиз криминального жаргона. В качестве примера можно привести следующие частоупотребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие»,«надо делиться» вместо «распределять», «разборка» вместо «сведениесчетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита»,«крутой» вместо «жесткий».
Деловое общение посредством документов имеет исвои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, еесодержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенныхособенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю.Эти особенности носят экстралингвистический (внелингвистический) илингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.
Рассмотрим последовательно экстралингвистическиеи лингвистические особенности служебного документа.
1.2. Экстралингвистические особенности документа
1. Точность и ясность. Основнымтребованием к содержанию документа является его максимальная точность ипонятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность пониманиясодержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и авторомдокумента, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапахуправленческой деятельности.
Точность и понятность документа достигаются спомощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающийсущественное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратитьвнимание.
Создавая документ как источник письменнойинформации, государственному служащему необходимо помнить о разнице междуустной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всегосразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает ихсмысл. Если ваш собеседник не полностью понимает ваше сообщение, вы можете походу общения изменить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жестами,использовать смысловые паузы, правильно расставить логические акценты, выделивкакое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрироватьграфически.
Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно,передаете информацию с помощью документа, то при этом нет немедленной обратнойсвязи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать,расшифровывать, интерпретировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать вмеру своих возможностей, своего понимания. Поэтому следует всегда иметь ввиду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор долженпродумывать каждое слово, не допуская возможности истолковать написанноеиначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие ипонимание текста документа.
2. Коллегиальность, Принято считать, чтоопределяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа являетсястатус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным(техническим) составителем документа или его официальным автором,подписывающим документ, адресантом (отправителем) становится«коллективный субъект», который направляет свое официальное посланиетакже «коллективному адресату» (получателю). Например, коллективныйотправитель — Государственная Дума или какое-либо министерствонаправляет свои решения, постановления, инструкции и другие документы такжеколлективному получателю — в государственные комитеты, федеральные комиссии,федеральные службы и другие государственные учреждения и организации.
Однако не случайно государственный стандарттребует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документадолжен нести личную ответственность за представленную в нем информацию.
Большинство официальных документов визируется иподписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это такжеподчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личнуюответственность за содержание документа каждого из подписавших его.
В целом в официальном документе выражаютсяинтересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором документа является,как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллективное (организация,предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действияотождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация,руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.
Например: Администрация ходатайствует… Коллегиярешила… Арбитраж: не возражает.
Итак, официальным отправителем и получателемдокумента почти всегда являются не частные лица, а организации в целом.
3. Адресность. Другой важнойхарактеристикой документного общения, как отмечают специалисты, являетсяточная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, аконкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретнымдолжностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общаяособенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическоепроизведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ женаправляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, вопределенную организацию или учреждение.
4. Тематическая ограниченность. Существеннымфактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации,является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций,которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и техже языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловымситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.
У каждого вида документов есть подвиды,позволяющие разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности.Например, у письма как вида организационно-распорядительного документаизвестно до 20 подвидов различных по тематике и предназначенных дляиспользования в различных управленческих ситуациях.
5. Своевременность и актуальность. Эффективностьуправленческой деятельности в системе государственной власти только тогдавысока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальнаяинформация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую,важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должныиспользоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировымстандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения,имеющие правовую силу в настоящий момент.
Документ должен опираться на действующие правовыеакты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.
Только при соблюдении всех этих условийорганизацией или учреждением будет принято оптимальное управленческое решение.
6. Достоверность и объективность. Это требование означает,что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, даватьнепредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Искажение представленной информации или проникновениев подготовительные материалы и затем в сам документ ложной информации влечетза собой принятие руководителем или организацией неправильных, поройкатастрофических решений.
Если в представленном документе составитель хотябы раз допустит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь материал,подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутацияучреждения, готовившего документ, будет подорвана.
7. Убедительность. Аргументированность иубедительность информации связаны с задачей побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий. Результативность документа зависит от того,насколько он обоснован. Не обязательно использовать большое количествоаргументов, важно, чтобы они были убедительными, не требующими перепроверки.
8. Полнота. Это требование предполагает,что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованногорешения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашиватьдополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится насвоевременности принятия решения.
9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данноетребование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязанныеэкстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текстадокумента предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов иповторов. Но в угоду краткости недопустимо исключать из документа важныефакты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.
Итак, текст документа должен быть полным иодновременно сжатым — как по содержанию, так и по форме.
10. Нейтральность. Нейтральный тонизложения документа — это норма официального делового общения. Управленческаяинформация — официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловойоснове взаимоотношений между адресантом и адресатом, подчеркивает их неличныйхарактер, наличие определенной дистанции между ними.
Кроме того, участники делового общения действуютот имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а нефизических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документовдолжен быть сведен к минимуму.
Именно это предусматривает формально-логическийстиль изложения материала, без эмоционально-экспрессивной или политическойоценки ситуаций и фактов.
Нейтральный тон документа и формально-логическийстиль изложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности ивнеконфессиональности самой государственной службы.
1.3. Лингвистические особенности документа
В результате многовекового развития вофициально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способывыражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксироватьуправленческую информацию.
Язык служебных документов существенным образомотличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи;от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной иопределяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.
Необходимость языкового стандарта в документеобусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности иоднозначности толкования содержания документа.
Языковой стандарт в документе проявляется:в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковыхформул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.
Деловая речь накопила огромное число проверенныхмноголетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых,прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяетпишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартныеситуации.
Языковая стандартизация документа существенноповышает его — информативность, заметно облегчает его восприятие и оценкуадресатом, что способствует большей оперативности документооборота.
Количество используемых в официальных документахсловесных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые специалистывообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучениеофициально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматическогопользования формулами готового письма.
Можно привести множество примеров хорошо всемизвестных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагаетсяили осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не даются; выговоробъявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется илинаправляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а невыслушивается и многие другие.
Что же такое штамп? В переводе с латинского языкаслово «штамп» stampa – печать, оттиск, инымисловами, то, что постоянно и без изменения воспроизводится в различныхусловиях.
Говорить о наличии штампов можно по отношению клюбому стилю речи. Штамп существует в устной речи — это прежде всего формулыречевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, соболезнования,поздравления и другие стандартные этикетные штампы, используемые в стандартныхситуациях.
Штамп встречается в языке художественнойлитературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольнаяберезка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица.
В публицистике употребляются такие, например,словесные клише: важные события, международная жизнь, печатный орган, прибытьс официальным визитом и др.
Часть 2. Языковый стандарт
2.1. Стандартизация лексики.
Точность, однозначность и необходимость машиннойобработки официального документа предполагают использование в нем слов тольков одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи. Необходимотакже, чтобы каждому понятию соответствовал только один термин. И здесь оченьважное значение имеет использование специальной лексики, или терминологии.
Термины, используемые в управленческойдокументации, можно разделить на несколько групп.
1. Специальная лексика, свойственная толькоканцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административногоуправления за многие столетия существования официально-делового стиля русскогоязыка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный,препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторыеиз этих слов устаревают и заменяются современными эквивалентами.
2. Отглагольные существительные.
Большое количество специальных слов-терминовофициально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов:исполнение, нахождение, подписание, решение, установление и др.
Среди группы специальных слов, образованных отглаголов, особое место занимают существительные с префиксом не:невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постояннодополняется неологизмами.
3. Специальная отраслевая терминологическаялексика.
В языке документов существует большое количествотерминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, тойпредметной области, которой посвящен документ. Эта терминологическая лексикаточна и однозначна, поэтому она удобна в употреблении как в науке, так и вязыке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые идипломатические термины, употребляемые в документах. Например, для заключениядоговора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс,правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а длясоставления, например, финансового документа — терминология из этой предметнойобласти: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг,лизинг и др.
Эти термины удобны в употреблении, поскольку непредполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержанияслужебного документа.
4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленномукаким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель,наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказчик,посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жизненных иделовых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем;заказчиком и исполнителем.
2.2. Стандартизация словосочетаний
Кроме отдельных слов, в деловой речистандартизированы и целостные словосочетания (языковые формулы). Широкоеупотребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных)языковых оборотов, используемых в неизменном виде, — одна из особенностейделовой речи.
Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческихситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретномусловосочетанию мы можем судить, о какой управленческой ситуации идет речь:принимая во внимание, что в соответствии с договоренностью; выражаем глубокуюпризнательность за проверкой установлено, что…
Языковые формулы — это результатунификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.Таким образом, одной из функций языковой формулы в тексте документа являетсявыражение типового содержания.
Кроме того, языковые формулы нередко выступаюткак юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладаетдостаточной юридической силой.
Языковые формулы также являются элементами,определяющими видовую принадлежность документа. Только по одному словосочетанию«контроль за выполнением возлагается на...» становится ясно, окаком виде документа говорится, — это, безусловно, какой-то из распорядительныхдокументов: приказ или распоряжение.
Еще одна функция устойчивых стандартныхсловосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятияфразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то этопозволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболеесущественное.
Используя готовые клише, оперативно можетдействовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступатьв законную силу; обжалованию не подлежит; без уважительной причины; вустановленном порядке; по истечении срока; единовременное пособие; подостижении восемнадцатилетнего возраста; предварительное рассмотрение идр.
Правильный выбор устойчивого словосочетания изчисла возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности(частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в описании управленческойситуации, а также его грамматической правильностью с учетом особенностейофициально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительнымустойчивым словосочетаниям относятся следующие виды языковых клише:
1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именноготипа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящиеорганы, установленный порядок предварительное рассмотрение, оправдательныйприговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия,вынужденные обстоятельства и др.
2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например:составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провестимероприятие, играть роль, иметь значение.
В официально-деловом языке, как и в научном стилеречи, наблюдается одна тенденция — происходит сужение возможностей глагола(десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этомуязыковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительноговосприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается какболее значимая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» существительноестановится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего
Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют«расщепленными» сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний можнообразовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм вэтих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное,и для документа такой перенос является значимым: помочь — оказать помощь,реконструировать произвести или осуществить реконструкцию, расследовать — пропусти расследование, проконтролировать — обеспечить контроль, содействовать- оказать содействие, ошибиться — допустить ошибку и др. Существительное вэтих словосочетаниях выступает в документе на первый план.
3. Устойчивые словосочетания с отыменнымипредлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом,распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целяхулучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан,исполнителей); по линии (профсоюза, комитета) и др.
Владение деловым стилем — это в значительнойстепени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание,языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текстаадресатом, сокращают время на подготовку текста.
2.3. Стандартизация в построении предложений.
Строгость формы, логика и стандарт прослеживаютсяв документе и на уровне целостного предложения. Четкая структура предложения,правильный порядок слов — вот те признаки стандартизованности, которыепроявляются на уровне фразы в тексте документа.
Правильный порядок слов — это когда подлежащее(субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. Вофициально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бываетустановить, кто (или что) является субъектом действия. Например: Городс 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод.Субъектом действия является завод, поэтому слово «завод» должностоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностьюобеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.
Так же в русском языке действуют определенныеправила расположения слов по их информативной значимости. В письменной речи существуетспецифический принцип «линейной» подачи информации, согласно которомусначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная,причем основная располагается после сказуемого.
В устной речи наиболее значимое слово выделяетсяинтонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова возрастаетк концу предложения. При составлении документа следует учитывать информационнуюроль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, пониманиетекста.
Например:
На основании письма заказчика незавершенный объемработ по изготовлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.
На первый квартал 1999 г. незавершенный объемработ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика.
В обоих предложениях основная информациянаходится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания впервом предложении является указание срока, на который переноситсяизготовление опытного образца. Во втором предложении целью высказыванияявляется обоснование причины переноса срока сдачи заказа.
Еще одной существенной особенностью синтаксисаделовой речи является употребление однотипных падежных форм.
Употребление однотипных падежных форм при именисуществительном принято называть нанизыванием падежей .
Чаще всего в текстах документов используетсяпоследовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном.
Например: ...для применения мер общественноговоздействия;… в целях широкой гласности работы органов таможенногоконтроля,...
2.4. Стандартизация текста
Языковой материал, содержащийся в документе,может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) ивторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, атакже другие внетекстовые формы передачи информации — чертежи, схемы, диаграммыи т.п.).
Типы текстов документа строго стандартизированы иунифицированы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, унификациятекста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономическойточки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат трудаи времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможностьсосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификациядокумента оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном текстеадресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения (поданным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять разинтенсивнее, чем неунифицированный).
Унификация текстов документов оправдана и справовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный"вид.
Наконец, унификация оправдана с технической точкизрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.
По способу синтаксической организации речи, атакже по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделеныследующие типы текстов:
1. Связный текст с традиционной линейной записью.
Например, личное заявление: Прошу командировать меня вСанкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления сархивными материалами по теме моего исследования. Данные текстыпредставляют собой последовательность полностью синтаксически оформленныхчастей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилюречи.
Связный текст, как правило, состоит из двухчастей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, вовторой (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
2. Связный текст с записью по трафарету.
Трафарет — традиционная линейная запись, но спробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляетсобой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типоваяситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковаяформа, в которой эта ситуация отображается.
Справка №_________Выдана__________
в том, что_________________________
Справка дана для представления________
Обычно для трафарета используются разного родабланки. Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведеннойна нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменнойинформации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа,например, «Справка...», о сфере его использования, например, "Москва" и т.п.
3. Текст-анкета. Анкета — это перечень заранееподготовленных вопросов. Вопрос и ответ — два связанных по смыслу самостоятельныхпредложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным вименительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетаниемс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете,владеете или были, находились).
Содержание анкеты, как правило, оказывается болеедробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.
Фамилия______________
Имя__________________
Отчество_____________
Год и место рождения и т. д.
4. Текст — таблица. Таблица — это совокупностьданных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графывертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки,выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах печатаются только номера этих граф.
В одном документе допускается сочетание текстовразных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицейили она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются текстыдокументов, определяется характером содержащейся в них информации.
Выводы.
ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляюти стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему,внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Крометого, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования кязыку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.
Таким образом, процесс стандартизации деловойречи охватывает вес уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итогескладывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый,функционально ориентированный стиль языка. Неправы те, кто видит встандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу»литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им впублицистике, в литературе и обиходном общении.
Приложение №1
Ключевые понятия
ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА — языковаяразновидность современного русского литературного языка, часть официально-деловогостиля речи, существующая для передачи служебной информации посредствомдокументов.
ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА — фактическая исмысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований инеясностей.
ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА — единообразныйспособ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковыхформул-клише.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА — пометка должностноголица, указывающая на особый способ введения документа в действие.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указаниеруководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА — содержание документа,выраженное в краткой форме.
Список используемой литературы
1. Делопроизводство// журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002
2. Делопроизводство// журнал «Ориентир» №4 2003
3. Делопроизводствона современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004
4. Приказ Министраобороны Российской Федерации №170
5. Фоков А.П.«Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001