Реферат: Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах

Институт Бизнеса и Политики

Нижегородский филиал

Факультет «Экономики и управления»РЕФЕРАТ

по дисциплине «Русский язык и культура речи»

На тему: «Язык и стиль распорядительных документов:язык и стиль коммерческой кореспонденции, языки стиль инструктивно-методических документов.Реклама деловой речи. Правила оформления документов.Речевой этикет в документах. »

                                                                   Выполнил:

                                                                            Студент3 курса

Заочного отделения

                                                                              № з/книжки 3097

                                                                       Катрова О.В.

                                                                    Проверил:

                                                                           Пещерова И.А. 

Н.Новгород

2003 г.

Содержание Введение.                                                                                                  - 3

 

 Основнаячасть:

1.  Язык и стиль коммерческойкоресспонденции.                    -   4

            2. Язык и стильинструктивно-методических документов.      -   4

3.  Реклама деловойречи.                                                             -   6

4.  Правила оформлениядокументов.                                         -   6

5.  Речевой этикет вдокументах.                                                 -   9

 

 Заключение.                                                                                             - 11

 Список использованнойлитературы.                                                   -  12

Введение.

«Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вамеё

не отдам, потому что у вас документов нету.»

из книги Э. Успенского

«Трое из Простоквашино».

В жизни любого человека документы играют огромнуюроль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либодокументы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую(правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный дляпередачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой  стиль — это совокупность языковых средств,функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е.отношений, возникающих между органами государства, между организациями иливнутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется наоснове правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловыечасти: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, вдругой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают двекатегории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляютдокументы, в которых единообразной является не только форма, но и типовоесодержание. В другую группу входятдокументы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е.значительно различаются по имеющейся в них информации.

Основная часть.

1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.

Неоднородностьтематики и разнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле дверазновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которомуотносится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление,доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуетсяизвестной стандартизацией, облегчающей её составление и использование ирассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданнойинформационной избыточности.

2.  Язык и стильинструктивно-методических документов.

Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров,государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций,служебной переписки, деловых бумаг и т.д.Документы – это письменныетексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия всодеожании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целомхарактеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательнымикачествами):

1)  Употребление канцелярских штампов– воспроизводимых лексико-

фразеологических единиц,которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространеннымипонятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления,прослушав и обсудив…);

2)  Использование слов-наименованийлиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательныхсуществительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии исоциальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);

3)  Введение специальной терминологии,не имеющий синонимов в

общеупотребительной лексике(приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);

4)  Ограничение возможностилексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (непишется, не направляется, не посылается);

5)  Преобладание имен существительных;

6)  Использование отглагольныхсуществительных (проезд, выполнение);

7)  Большинство форм инфинитивавыступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);

8)  Почти полное отсутствие личныхместоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;

9)  Употребление преимущественно формнастоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а такжеформ глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);

10)     Широкое распространение сложныхотыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);

11)     Употребление по преимуществуследующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило,повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами,обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание впредложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;

12)     Использование прямого порядка словв предложениях;

13)     Сжатость, максимальная краткость,компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковыхсредств;

14)     Стандартное расположение материала,нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломыи т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

15)     Широкое использованиетерминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличиеособого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов,аббревеатур;

16)     Частое употребление отглагольныхсуществительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, всилу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связичастей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);

17)     Повествовательный характеризложения (нейтральный тон),  использование  номинативных предложений с перечислением;

18)     Прямой порядок слов в предложениикак преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякоепонимание);

19)     Тенденция к употреблению сложныхпредложений, отражающих логическое подчинение одних  фактов другим;

20)     Почти полное отсутствиеэмоционально-экспрессивных речевых средств;

21)     Слабая индивидуализация стиля;

22)     Достоверность и объективность;

23)     Безупречность в юридическомотношении. Т.е.должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуацийделового общения;

24)     Соответствие нормам официальногоэтикета, который проявляется в выборе  устойчивыхформ обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построениифразы и всего текста.

По возможности точно и полно объяснить фактыокружающей нас действительности, показать причинно следственые связи междуявлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стильхарактеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системойсвязей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости,однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характернойчертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частностиинтернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень этойнасыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25процентов общей лексики, использованной в работе.

Во-первых, в качестве условия высокой частотностисложных предложений в текстах деловой речи выступает её письменный характер,требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим жефактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленныхименных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1)разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5)промышленных стоков.

Во-вторых, здесь сказывается требование логичностиизложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненногороедложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

В-третьих, свою роль играет и своеобразие пониманиятребования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и нестолько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределыодной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей«представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношенияхвместе с выводом из них в одном целом».

3. Реклама деловой речи.

Врекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительскоеисскуство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловойречи являются:

1)  печать (газеты, журналы, афишы,проспекты и др.);

2)  телевидение;

3)  радио;

4)  витрины;

5)  вывески;

6)  световые объявления;

7) товарные и фирменные знаки.

4. Правила оформления документов.

Сколькосуществует документов, столько существует способов их оформления. Каждыйдокумент оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловоеписьмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеютсяреквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка являетсясвоеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестисьсо всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стильписьма.

Рассмотримего структуру:

Справой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается датаотправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г. Принятые у нассокращения 10.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принятоуказывать сначала месяц, а затем число – май 10, 1999.

Самописьмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса,написанного на конверте.

Ещениже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут вежливоеобращение. Оно традиционно состоит из слов:

·«Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;

· «Дорогойдоктор + фамилия»;

· «Господа»;

· «Уважаемыегоспода»;

· «Уважаемый г–н+ фамилия».

Послевступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, какпринято в нашей практике.

Вофициальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточновысокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае,если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости скорреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя),либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ, необходимо употребитьобращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

Ав Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н доктор».

Следующейстрокой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточнопоставить Re: (английское in Reference to — относительно, что касается), Русскийэквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт05 мая 1999 г.».

Еслиписьмо касается только одной проблемы, то тему письма можно обозначить и дообращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером ведется сразу понескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее сразу послеоднократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо насоответствующее число блоков. Например:

Дорогойг–н Смит,

Re: О вашихпредложениях по проекту «Омега»;

Неоплаченныесчета №№ 28765, 54б78;

О поставкахкартофеля в октябре 1998 г.

Однакоболее современным считается способ, при котором заголовок к тексту письмапросто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например:

Дорогойг–н Смит,

О Вашихпредложениях по проекту «Омега».

Дорогой г–нСмит,

О вашихпредложениях по проекту «омега»,

Далееследует текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретаеттак называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются сотступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как ивнутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение изаключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого,каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.

Заканчиваетсяписьмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляетсякомплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаяхупотребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письмаограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшимипожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

Этимкомплиментам должны соответствовать, следующие обращения: Уважаемый г–н (DearSir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,)– Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr.Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).

Приформулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принципвзаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письмеиспользуются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письмазависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр.

Подкомплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности. Вбольшинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как разпод заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплиментрасположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится слевой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилияподписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью.Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке, – 2-2,5 см.

Чтобыне ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательнонаписать своё имя полностью.

Еслипосле написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошлипозже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописываетсянеобходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись.Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.

Еслик письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычноперечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова«Приложение (Enclosurе)». Например:

Приложение:1. Контракт (5 л.)

  2. Страховой полис (6 л. ).

Указаниена рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку подприложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить егопо нескольким адресам. Например:

Копия: Г–ну С.Шатайло «Нацбанк».

6.  Речевой этикет в документах.

Речевойэтикет регламентирует словесные формулы приветствия, знакомства, поздравления,пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения,утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевомуэтикету относят также манеру разговаривать  (искусство вести беседу).

Вкультуре современного типа, в которой превыше всего ценится возможностьсвободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключаетсяне столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумномприспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее высоко оценивается небуквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их.Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения —творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.

Строгоговоря,  речевым этикетом может быть признантолько такой этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливостьначинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно,есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегдапредполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан егохудожественный, эстетический характер.

  Заключение.

Официально-деловой стиль представляет собойодин из функциональных стилей современного русского литературного языка: наборязыковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официальноделовых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов,построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типыдокументов различаются спецификой  своего содержания, а соответственно и своейформой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых дляпередачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурноразвивающемся деловом мире.

Список используемой литературы.

1.  Русский язык и культура речи- подредакцией  профессора В.И.Максимова.М,2002 г.

2.  Дифференциальные признакиофициально-делового стиля на синтаксическом уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.

3.  Корреспонденция и делопроизводство– В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.

4.  Русский язык и культура речи –Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.

еще рефераты
Еще работы по менеджменту