Реферат: Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах
Институт Бизнеса и Политики
Нижегородский филиал
Факультет «Экономики и управления»РЕФЕРАТпо дисциплине «Русский язык и культура речи»
На тему: «Язык и стиль распорядительных документов:язык и стиль коммерческой кореспонденции, языки стиль инструктивно-методических документов.Реклама деловой речи. Правила оформления документов.Речевой этикет в документах. »Выполнил:
Студент3 курса
Заочного отделения
№ з/книжки 3097
Катрова О.В.
Проверил:
Пещерова И.А.
Н.Новгород
2003 г.
Содержание Введение. - 3
Основнаячасть:
1. Язык и стиль коммерческойкоресспонденции. - 4
2. Язык и стильинструктивно-методических документов. - 43. Реклама деловойречи. - 6
4. Правила оформлениядокументов. - 6
5. Речевой этикет вдокументах. - 9
Заключение. - 11
Список использованнойлитературы. - 12
Введение.
«Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вамеё
не отдам, потому что у вас документов нету.»
из книги Э. Успенского
«Трое из Простоквашино».
В жизни любого человека документы играют огромнуюроль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либодокументы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября1994 г. даётся следующее определение термина «документ».
Документ-это материальный объект, имеющий юридическую(правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный дляпередачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.
Деловой стиль — это совокупность языковых средств,функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е.отношений, возникающих между органами государства, между организациями иливнутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Как правило, документ составляется и оформляется наоснове правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.
В тексте документа обычно выделяются две смысловыечасти: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, вдругой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают двекатегории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляютдокументы, в которых единообразной является не только форма, но и типовоесодержание. В другую группу входятдокументы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е.значительно различаются по имеющейся в них информации.
Основная часть.
1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.
Неоднородностьтематики и разнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле дверазновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которомуотносится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление,доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуетсяизвестной стандартизацией, облегчающей её составление и использование ирассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданнойинформационной избыточности.
2. Язык и стильинструктивно-методических документов.
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров,государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций,служебной переписки, деловых бумаг и т.д.Документы – это письменныетексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия всодеожании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целомхарактеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательнымикачествами):1) Употребление канцелярских штампов– воспроизводимых лексико-
фразеологических единиц,которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространеннымипонятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления,прослушав и обсудив…);
2) Использование слов-наименованийлиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательныхсуществительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии исоциальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);
3) Введение специальной терминологии,не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике(приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);
4) Ограничение возможностилексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (непишется, не направляется, не посылается);
5) Преобладание имен существительных;
6) Использование отглагольныхсуществительных (проезд, выполнение);
7) Большинство форм инфинитивавыступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);
8) Почти полное отсутствие личныхместоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;
9) Употребление преимущественно формнастоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а такжеформ глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);
10) Широкое распространение сложныхотыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);
11) Употребление по преимуществуследующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило,повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами,обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание впредложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
12) Использование прямого порядка словв предложениях;
13) Сжатость, максимальная краткость,компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковыхсредств;
14) Стандартное расположение материала,нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломыи т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
15) Широкое использованиетерминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличиеособого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов,аббревеатур;
16) Частое употребление отглагольныхсуществительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, всилу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связичастей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
17) Повествовательный характеризложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением;
18) Прямой порядок слов в предложениикак преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякоепонимание);
19) Тенденция к употреблению сложныхпредложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
20) Почти полное отсутствиеэмоционально-экспрессивных речевых средств;
21) Слабая индивидуализация стиля;
22) Достоверность и объективность;
23) Безупречность в юридическомотношении. Т.е.должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуацийделового общения;
24) Соответствие нормам официальногоэтикета, который проявляется в выборе устойчивыхформ обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построениифразы и всего текста.
По возможности точно и полно объяснить фактыокружающей нас действительности, показать причинно следственые связи междуявлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стильхарактеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системойсвязей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости,однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характернойчертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частностиинтернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень этойнасыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25процентов общей лексики, использованной в работе.
Во-первых, в качестве условия высокой частотностисложных предложений в текстах деловой речи выступает её письменный характер,требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим жефактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленныхименных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1)разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5)промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичностиизложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненногороедложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие пониманиятребования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и нестолько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределыодной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей«представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношенияхвместе с выводом из них в одном целом».
3. Реклама деловой речи.
Врекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительскоеисскуство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловойречи являются:
1) печать (газеты, журналы, афишы,проспекты и др.);
2) телевидение;
3) радио;
4) витрины;
5) вывески;
6) световые объявления;
7) товарные и фирменные знаки.
4. Правила оформления документов.
Сколькосуществует документов, столько существует способов их оформления. Каждыйдокумент оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловоеписьмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеютсяреквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка являетсясвоеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестисьсо всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стильписьма.
Рассмотримего структуру:
Справой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается датаотправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г. Принятые у нассокращения 10.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принятоуказывать сначала месяц, а затем число – май 10, 1999.
Самописьмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса,написанного на конверте.
Ещениже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут вежливоеобращение. Оно традиционно состоит из слов:
·«Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
· «Дорогойдоктор + фамилия»;
· «Господа»;
· «Уважаемыегоспода»;
· «Уважаемый г–н+ фамилия».
Послевступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, какпринято в нашей практике.
Вофициальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточновысокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае,если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости скорреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя),либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ, необходимо употребитьобращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».
Ав Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н доктор».
Следующейстрокой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточнопоставить Re: (английское in Reference to — относительно, что касается), Русскийэквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт05 мая 1999 г.».
Еслиписьмо касается только одной проблемы, то тему письма можно обозначить и дообращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером ведется сразу понескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее сразу послеоднократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо насоответствующее число блоков. Например:
Дорогойг–н Смит,
Re: О вашихпредложениях по проекту «Омега»;
Неоплаченныесчета №№ 28765, 54б78;
О поставкахкартофеля в октябре 1998 г.
Однакоболее современным считается способ, при котором заголовок к тексту письмапросто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например:
Дорогойг–н Смит,
О Вашихпредложениях по проекту «Омега».
Дорогой г–нСмит,
О вашихпредложениях по проекту «омега»,
Далееследует текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретаеттак называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются сотступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как ивнутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение изаключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого,каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.
Заканчиваетсяписьмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляетсякомплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаяхупотребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письмаограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшимипожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.
Этимкомплиментам должны соответствовать, следующие обращения: Уважаемый г–н (DearSir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,)– Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr.Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).
Приформулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принципвзаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письмеиспользуются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письмазависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр.
Подкомплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности. Вбольшинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как разпод заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплиментрасположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится слевой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилияподписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью.Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке, – 2-2,5 см.
Чтобыне ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательнонаписать своё имя полностью.
Еслипосле написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошлипозже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописываетсянеобходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись.Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.
Еслик письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычноперечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова«Приложение (Enclosurе)». Например:
Приложение:1. Контракт (5 л.)
2. Страховой полис (6 л. ).
Указаниена рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку подприложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить егопо нескольким адресам. Например:
Копия: Г–ну С.Шатайло «Нацбанк».
6. Речевой этикет в документах.
Речевойэтикет регламентирует словесные формулы приветствия, знакомства, поздравления,пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения,утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевомуэтикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу).
Вкультуре современного типа, в которой превыше всего ценится возможностьсвободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключаетсяне столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумномприспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее высоко оценивается небуквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их.Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения —творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.
Строгоговоря, речевым этикетом может быть признантолько такой этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливостьначинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно,есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегдапредполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан егохудожественный, эстетический характер.
Заключение.
Официально-деловой стиль представляет собойодин из функциональных стилей современного русского литературного языка: наборязыковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официальноделовых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов,построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типыдокументов различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своейформой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых дляпередачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурноразвивающемся деловом мире.Список используемой литературы.
1. Русский язык и культура речи- подредакцией профессора В.И.Максимова.М,2002 г.
2. Дифференциальные признакиофициально-делового стиля на синтаксическом уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.
3. Корреспонденция и делопроизводство– В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.
4. Русский язык и культура речи –Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.