Реферат: Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени

Тайм-менеджмент:

Способы эффективногоиспользования        рабочего времени

                                                                

                        

СОДЕРЖАНИЕ

  Введение                                                                                                   3

1Причины дефицита времени                                                                  4

2Анализ использования рабочего времени                                             5

3Самоменеджмент                                                                                    7

  3.1 постановка целей                                                                               7

  3.2 Планирование                                                                                     9

  3.3 Принятие решений                                                                            12       

  3.4 Реализация и организация                                                                14 

  3.5 Контроль                                                                                            15

  3.6 Информация и коммуникации                                                          15

4Особенности тайм менеджмента в России                                           17

  Заключение                                                                                             18

  Список литературы                                                                                 19

ВВЕДЕНИЕ

“Время – самый ограниченный капитал, и еслине можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

                                                                                                    П. Друкер

Какимдолжен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать своедело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качествабесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время.Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Этоотносится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но длялюдей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь онраспоряжается не только своим временем, но и  через четкую систему передачивыполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такойже ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – егонельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использоватьего с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время — деньги”. Этоне просто слова, действительно, если, например, работник неправильнораспорядился своим временем, условия контракта не  были выполнены в срок, фирмепридется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит нетолько от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжаетсясамым ценным достоянием – временем. Руководительдолжен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиватьсяпоставленных целей.

1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобыэффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что онорасходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени,тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, неорганизует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру нехватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все делаподряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно тольконачав планировать свое время, а для этого нужно  выяснить, на что расходуетсявремя и выявить основные причины дефицита времени.               

Причины дефицитавремени заключаются в следующем:

1.   Постоянная спешка.В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться натой задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, которыйпервым пришёл на ум, вместо того, чтобы  подумать о других, возможно болеерациональных способах решения данной задачи.                                

2.   Отсутствие четкогораспределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматьсянаиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него нехватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3.   Постоянныедоработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере кинтеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы,связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время.Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности издоровье.

4.   Большой поток рутинныхдел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5.   “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточнымпланированием дела. Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки,незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не можетотказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительноважных дел.  

6.   Суетливость. Эторезультат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивностии особенностей человека.

7.   Слабая мотивациятруда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническуюнехватку времени.

 2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобыправильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности.Анализ использования времени поможет выявить временные  потери, показатьсильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ простонеобходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно,сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторыстимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобыанализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективныйспособ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать втаблицах:

 

Таблица1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности

Интервал времени

(от… до…)

Продолжительность

Таблица2. Листок “дневных помех”

помехи

интервал

продолжительность кто

пометки

(причины)

Наиболеецелесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можночто-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можнобыло судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получениянаиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше,если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимопроводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешниепомехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильныестороны  использования рабочего времени нужно выделить и применять вповседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию по преодолениюих.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

-    была ли работа необходима? (если более10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

-    были ли оправданы затраты времени?(если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которыене оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени былслишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

-    было ли целесообразно выполнениеработы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которыхбыло нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации,самореализации)

-    был ли сознательно определенвременной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего временибыло потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялсяспонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определивкритические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля,так называемые  поглотители времени,  нужно определить их причины и выработатьмеры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретногоруководителя.

ПРИМЕР

Таблица 1.Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности Интервал времени Продолжительность Разбор почты                            (срочно/не срочно)

1000 — 1020

20 минут Телефонный звонок                        ( подтверждение встречи)

1020 — 1030

10 минут Подготовка документов для встречи с партнерами

1030 — 1200

1 час 30 минут Делегирование подчиненным работ по новому проекту

1200 — 1320

1час 20 минут Обеденный перерыв

1320 — 1400

40 минут Дорога

1400 — 1420

20 минут Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта

1420 – 1540

1 час 20 минут Дорога

1540 — 1625

45 минут Подготовка доклада

1625 — 1700

35 минут Доклад руководству о прошедшей встрече

1700 — 1725

25 минут Ответ на письма

1725 — 1800

35 минут

 

Таблица 2.Листок “дневных помех”

Помехи, интервал Продолжительность КТО Пометки ( причины) Телефонный разговор с бывшим коллегой      ( во время подготовки документов) 20 минут б. Коллега Желание отвлечься от бумаг Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту 15  минут Подчиненный Проблемы с выполнением порученного Пробка на обратной дороге 45 минут Внешняя причина

 

Сильныестороны:

·    сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)

·    не  самые важныедела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные  и требующие большихзатрат времени дела не остается времени

·    каждым деломменеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими 

·    вся работа,проделанная в этот день, была необходима

·    помехи, которыежелательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительномало времени

                       

Слабые стороны:

·    временной интервал для выполнения нескольких задач определялсяспонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовкадокументов, и совещание заняли меньше времени)

·    непредвиденную задержку в дороге можно было использовать дляподготовки отчета или составления плана на следующий день

3 САМОМЕНЕДЖМЕНТ

Самоменеджментпредставляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанныхметодов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смысломиспользовать свое время.

Основнаяцель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности,сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешниеобстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами,лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшитьзагруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

Усамоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

3.1ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

 

ЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

 Постановкацелей – это выражение в виде четких намерений и в точных  формулировках  нашихинтересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия ипоступки на эти цели  и на их выполнение. Для этого цель должна описываетконечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самыйлучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначилто, к чему он стремится. Постановка цели  — безусловная  предпосылка планирования,а следовательно, и успеха -  заключается в точном знании того, что, когда, вкаких  масштабах надо достичь. Осознание  своих целей очень часто означаетзначительную самомотивацию для работы, т.к.

цель даётясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Постановкацелей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятияможет выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит кнеобходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значениеимеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет( нокуда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознаннаяцель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. целислужат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, норедки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ

Для того, чтобы добиться успеха необходимоправильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная,важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целейнизшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокогоуровня и, в конечном счете, высшей цели.                                                Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут бытьобращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственнопланировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматическиприобретают обязательный характер, побуждают к постоянному  анализу,перепроверке и ревизии.

СИТУАЦИОННЫЙАНАЛИЗ

Представляетсобой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) ипозволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надоработать (слабые стороны).

Путёманализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать,т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает.  Сдругой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегатьдействий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принятьмеры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление балансасвоих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия какихкачеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильныестороны».

ФОРМУЛИРОВАНИЕЦЕЛЕЙ

Установкасроков воплощения целей  и формулирование желаемых результатов. Это последняяступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целейдля последующей стадии планирования.

Нельзябрать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следуетустанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением  долгосрочныхглобальных целей.

/>

 

3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ

 

Планирование призвано обеспечитьхозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено(т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано  в личных ипрофессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задачи правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей иструктурирование  времени. Планирование ежедневной работы, средне- идолгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижениеуспеха и большую уверенность в себе.

Также,как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую ипроизводственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядываяв будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планироватьиспользование  времени для достижения поставленных целей.

Главноепреимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, чтопланирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт напроизводстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводитв конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно,затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существуетоптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планированиестановится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя,день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

 ПРИНЦИПЫИ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

 

Чтобы правильно выполнять свои функциии достичь своих целей, чтобы  перепоручать менее важные дела, уменьшать ихчисло или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлятьсвой временной бюджет и совокупность  задач. Планирование представляет собойпроект процессов труда на предстоящий временной период.

Основныеправила планирования времени:

1. Соотношение(60:40).

Опытпоказывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).

События,которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) немогут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работыменеджера, которая заключается в том, что  примерно половину рабочего дняруководитель  проводит не на рабочем месте, т.к. работа  требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлятьопределенный процент  времени в качестве резерва для неожиданных посетителей,телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительностикаких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей”  времени.

2. Сведениезадач воедино – план действий.

Чтобысоставить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление опредстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочныезадачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность– системность – последовательность.

 Над планамивремени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатоедело.

4. Реалистичноепланирование.

Т.е.планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально можетсправиться.

5. Восполнениепотерь времени.

Восполнятьпотери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольшепоработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченноенакануне.

6. Фиксациярезультатов вместо действий.

Фиксироватьв планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобыусилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Этопоможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установлениевременных норм.

Опытпоказывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько егоимеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматриватьв плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительнотребует.

8. Срокисполнения.

Чтобыизбежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные срокиисполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка– перепроверка.

План нужнопостоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те илииные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласованиевременных планов.

Чтобыуспешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их спланами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

 

СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Как и любое планирование, планированиевремени ориентируется на соответствующие  долгосрочные цели, которые, в своюочередь, разбиваются  на оперативные частичные цели. Планирование предполагаетпостепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобыразличные действия можно было распределить во времени.

Установлениепериодов времени, которые требуются для достижения  личных и профессиональныхцелей, дает  чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительномраспределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

 

/> 

План жизни может послужить исходнымпунктом процесса планирования. На его основе выводят  долгосрочные цели наближайшие годы и составляют план на несколько лет вперед. Из плана на нескольколет вперед выводят годовой план, при этом нужно  следить за тем, чтобы незаниматься делами, которые относятся к более поздним целям. Далеесоставляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым.Задачи и цели месячного плана переносятся из квартального плана истекшегомесяца и учитываются уже с большей детализацией. Декадный план предполагает ещеболее детальный, более точный прогноз предстоящего периода  и составляется всоответствии с объемом всех дел и задач и необходимым для их исполнениявременем; в нем также надо предусматриватьвременные резервы для решения дополнительно возникающих задач так, чтобысоблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

 Дневной план – это самая последняя исамая важная ступень в системе планирования времени.

 

СОСТАВЛЕНИЕПЛАНОВ ДНЯ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА “АЛЬПЫ”.

Принципиально важно составлять план дня в письменномвиде, т.к. это делаетделовую активность более целенаправленной и ориентированной на следование составленнойпрограмме дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени иболее реалистично планировать резервное время.

Реалистичныйплан дня должен в идеале включать лишь то, что руководитель хочет или должен, атакже может сделать в этот день, чтобы сконцентрировать и мобилизоватьреализацию поставленных задач больше сил.

 Метод “АЛЬПЫ”состоит из 5 стадий:

1)составление заданий ( задачи из недельного плана, расставленные по приоритетности;невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти);

2) оценкадлительности акций;

3)резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятиерешений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль иперенос несделанного.

Дажесамый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы ксоответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнениюплана жизни и карьеры.

Необходимо всегда перепроверять своипланы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяютдостичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должнобыть доведено до конца.

3.3ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

 

Принятие решений предполагает выборпервоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.

Основные проблемы руководителей заключаютсяв том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимымидела.

Менеджерыдолжны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множестворазных текущих вопросов, в течение определенного времени  заниматься толькоодной-единственной  задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, нопоследовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятиеоднозначного решения о первоочередности важных дел,  составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установлениеоднозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач,включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет :

-    работать только над действительноважными и необходимыми  задачами

-     решатьвопросы в соответствии с их  неотложностью

-    концентрироваться на выполнении толькоодной задачи

-    укладываться в установленные сроки

-    исключить дела, которые могут бытьвыполнены другими

-    не оставлять невыполненными задачи,которые вам действительно по силам

-    получить больше удовлетворения отрабочего дня и результатов работы

-    избежать стрессовых перегрузок

Очередностьвыполнения задач можно определять, пользуясь следующими критериями и методами :

·    Принцип Парето( соотношение 80:20)

 “Внутри данной группы отдельные малыечасти обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует ихотносительному удельному весу в этой группе”.

Исходяиз этой закономерности, можно сделать вывод применительно к рабочей ситуациируководителя: в процессе работы за первые 20 %расходуемого времени достигается 80% результатов. Это  означает, что не следуетсразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затратвремени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением иважностью.

·    Установлениеприоритетов с помощью анализа АБВ.

Техникаэтого анализа исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менневажных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачиподразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важныеи несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:

-    Важнейшие задачисоставляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель.Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

-    На важные задачиприходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

-      Менее важные инесущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляетвсего лишь примерно 15%.

 

Чтобы применить анализ АБВ, необходимоследовать следующим пунктам:

-     составить списоквсех предстоящих задач

-       систематизировать их постепени важности и установить очерёдность

-     оценить  задачи всоответствии с категориями А, Б, В

-     задачи категории Аруководитель должен выполнять сам

-       задачи категории Бследует перепоручить

-       оставшиеся задачи самыемаловажные и подлежат обязательному перепоручению.

·    Ускоренныйанализ по принципу Эйзенхауера

Этотпринцип является простым вспомогательным средством в случаях, когда необходимобыстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение.Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела.Все дела подразделяются на 4 группы:

1) Срочные/ важныедела – их необходимо выполнять самому руководителю

2) Срочные/менееважные дела   — их следует делегировать

3) Менеесрочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надосамому.

4)   Менее срочные/ менее важные дела – отих выполнения следует воздержаться

Делегированиеявляется ключевой деятельностью управляющего. Под делегированием в общем смыслепонимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самогоруководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность заруководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельностиможет осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Отказот делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время,необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Делегированиепомогает руководителю высвободить время для важных задач и немногоразгрузиться, а также  способствует использованию профессиональных знаний инавыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Длятого, чтобы успешно осуществлять делегирование необходимо подобрать подходящихсотрудников, четко распределить сферы ответственности, координироватьвыполнение порученных задач и осуществлять контроль рабочего процесса ирезультатов, пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Неменее важно стимулировать и консультировать подчинённых, давать им оценку.

Делегироватьследует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы иподготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, какопределение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска.

3.4 РЕАЛИЗАЦИЯИ ОРГАНИЗАЦИЯ

 

предполагаетсоставление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достиженияпоставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствоватьосновному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основнойчасти дня и конца дня.

Правила начала дня:

1)  начинать день спозитивным настроением;

2)  начинайте работупо возможности в одно и то же время;

3)  перепроверка планадня, составленного накануне

4)  вначале – ключевыезадачи;

5)  приступать безраскачки;

6)  согласовать пландня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителяот ненужных помех);

7)  утром заниматьсясложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущимиделами;

Правила основной части дня:

8)  Хорошаяподготовка  работы;

9)  Влиять на фиксациюсроков в собственных интересах;

10) Перепроверять всеакции с точки зрения их необходимости;

11) Отклонятьдополнительно возникающие неотложные проблемы;

12) Избегатьнезапланированных импульсивных действий;

13) Своевременно делатьпаузы и соблюдать размеренный темп;

14) Небольшиеоднородные задачи выполнять сериями ( при этом только один раз проводитсяподготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однороднойдеятельностью; благодаря непрерывности и концентрированностипроцесса достигается экономия времени);

15) Рациональнозавершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требуетнекоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либопрерывать в целесообразном месте)

16) Использовать незапланированныевременные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;

17) Работатьантициклично ( т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами,а в более беспокойный период — делами менее важными);

18) Выкраиватьспокойный час;

19) Контролироватьвремя и планы;

Правила завершения рабочего дня:

20) Завершить начатыенебольшие дела;

21) Контроль зарезультатами и самоконтроль;

22) План на следующийдень;

23) Каждый день должениметь свою кульминацию.

Помимоэтих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.

Уразных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособностьлюдей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работаютутром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что однииз них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людейприходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спадапродуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – такэто относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своейработе.

3.5КОНТРОЛЬ

Контрольнад результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудовогопроцесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не стольэффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контрольохватывает три задачи:

-   осмыслениефизического состояния

-   сравнениезапланированного с достигнутым

-   корректировка поустановленным отклонениям

Необходиморегулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организациютруда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневныхпомех.

Контрольнад результатами труда  должен в любом случае производиться после выполнениязадачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не тольковыполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тоткто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

3.6ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ

Этосамая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информацияи коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянновращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается потокинформации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководительобрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобыэкономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход кобладанию информацией.

·   Рациональноечтение

Это важно для руководителя, посколькурационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемноечтение.

Независимо от скорости чтения, можнопутём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этотматериал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение былорезультативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию изнего нужно получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть названиеглав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие ивведение и выяснить, что необходимо  прочитать более интенсивно.

Читать можно быстрее, если избавитьсяот вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.Важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие наважность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи имысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

·    Рациональноепроведение совещаний.

Совещания отбирают у руководителя и уподчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провестианализ точных затрат  совещания с учётом издержек на подготовку, заработкаучастников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов,командировочных расходов и потерянного времени.

Повестку днярационально составлять с указанием времени, необходимого для обсужденияотдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с егозначимостью.

После совещаниянеобходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого оникасаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктомследующей повестки дня.

·   Переговоры потелефону

Телефон является наиболее частоиспользуемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобыне тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, какзвонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можноскорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструментарациональной информации и коммуникации.

С помощью телефонной линии менеджеримеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даётвозможность отличного обмена информацией.

·   Рациональноеведение корреспонденции.

Дляэтого нужно:

1)   Подготовить стандартные ответы;

2)   Стараться писать резолюцию сразу, ненакапливая бумаг;

3)   Своевременно уничтожать архивы;

4)   Доверять секретарю  разбор почты.

3.7 ОСОБЕННОСТИТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В РОССИИ

 

Менеджмент в России, как и в любойдругой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественнуюпсихологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладомстраны.

В силу исторических особенностейэкономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у наспроисходят в более сжатые временные интервалы. В советский период историиРоссии отсутствовала частная собственность, в то время как наука управленияполучила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджерывынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства изних проблемы с использованием и планированием времени. Все российскиеэкономисты признают, что рациональное использование времени являетсянепременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но,несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования временив большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либоигнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынужденыпользоваться разработками иностранных специалистов.

 В настоящее время руководителей можноусловно разделить на две группы:

·            руководителистарой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которыхтрудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, какработали раньше.

·            Новые менеджеры,большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировалисьза рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чемотличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться омаксимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Российская экономика переживает сейчаспереходный период. При плановой и рыночной  экономике  внешняя средаотносительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихсяусловиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постояннопересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны ипоследовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разныхгрупп и интересов часто приводит к  противоречиям. Невозможность постановкиясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступенисамоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятиярешений ( возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставитьприоритеты ).

Как уже отмечалось, применениепринципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественнопсихологическими факторами.

В нашей стране велик удельный весзатрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей.Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из нихне делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загруженыработой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею Врезультате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективныезадачи.

Еще одна особенность в использованиирабочего времени заключается в том, что в российских компаниях болеераспространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитаютначинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта можетплавно перейти в дружескую беседу.

В Росси сложился образ руководителя,как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостаетвремени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгомзаявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданностьсвоему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не можетрасставить приоритеты и правильно организовать свое время.     

В основном то, насколько эффективноменеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочетли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правилаи принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественныхусилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Можно сделать вывод о том, что управление временемкасается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии.Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя изличных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобыобеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередьобуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненныхи непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То,насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективногоиспользования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желанияработать рационально,    т. к.  для того, чтобы путем постановки ясных целей,правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большейэффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немноговремени.   

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективноиспользовать рабочее время” М.:Интерэксперт, 1995

2 “Организация рабочего времени”, учебник  М: ”ДеКА”, 1994

3Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ееоценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997

4   Электронный журнал«Корпоративные Финансы»  cfin.ru/management/index.shtml