Реферат: Основы менеджмента

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ УКРАИНЫ

Харьковский Государственный ТехническийУниверситет Строительства и Архитектуры

Кафедра менеджмента

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине " Основы менеджмента " по специальности

" Менеджмент в производственной сфере"

Руководитель ___________ ________________

(подпись) (ф.и.о.)

Студентка ___________ ________________

(подпись) (ф.и.о.)

Группа МП-52__ Курс 5____

Допущена к защите " 28 " декабря 1998 г.

Харьков 1998 г.

Содержание :

Раздел 1. Обзор организации.

1.1 Описательная часть .

1.2 Маркетинговая часть .

1.3 Раздел исследований и разработок .

1.4 Производственный раздел .

1.5 Менеджмент .

1.6 Раздел риска .

1.7 Характеристики внутренней и внешней среды организации.

Раздел 2. Стратегическое планирование .

Раздел 3. Организация взаимодействия различных органов управления

и организационная структура предприятия .

Раздел 4. Мотивация и контроль .

Раздел 5. Коммуникации .

Раздел 6. Обеспечение эффективности деятельности организации :

· Управление персоналом ;

· Управление производством .

Заключение .

Список литературы .

Раздел 1. Обзор организации .

1.1. Описательная часть .

В данном курсовом проекте будет рассматриваться и анализироваться деятельность организации ЧП" Торнадо ".

ЧП " Торнадо " было зарегистрировано 29 февраля 1996 г.

Род деятельности организации – производство полиграфической продукции и оказание постполиграфических услуг .

Фирма включает в себя три типографии и одну мини-типографию .

Сфера полиграфических услуг включает в себя множество различных элементов . Организация ЧП" Торнадо " предоставляет следующие виды услуг :

· Офсетная одноцветная печать

· Изготовление многоцветной и полноцветной печатной продукции

· Разработка оригинал-макетов для типографий ( для одноцветной и полноцветной печати )

· Выполнение переплетных работ (мягкий и твердый переплет )

· Выполнение полного цикла полиграфических работ от оригинал-макета до готовой полиграфической продукции ( книги, журналы, вестники, сборники, учебные пособия, дневники, тетради, блокноты, календари

ит.д. )

· Поставки бумаги (белой и цветной офсетной, газетной, мелованной, картона, рулонной или резанной на формат )

Особенностью организации является работа не только на рынке Харькова и Харьковской области, но и с партнерами и заказчиками по всей территории Восточной Украины, доля которых в обороте организации составляет около60%. В основном типография специализируется на печати периодических изданий, таких как газеты, журналы, вестники, бюллетени, проспекты и т.д., а также учебных изданий ( пособия, учебники, карты, дневники, тетради ) и законодательной литературы ( сборники положений, поправок, законов,пособий для обучения сотрудников служб безопасности и т.д.).

1.2. Маркетинговая часть .

Маркетинговые исследования в основном служат для анализа положения организации или определенного вида товара на рынке и прогнозов будущих продаж.

В виду того, что на фирме ЧП " Торнадо " отсутствует отдел маркетинга, а профессиональные маркетинговые исследования требуют затрат значительных денежных средств, то возможность изучения рынка сводится к обработке поступающей общей информации руководством фирмы , ее отсеву ( т.е. выявлению необходимой и важной информации в общем информационном потоке), оценке информации и личному прогнозированию для принятия решений . При этом не в лучшую сторону сказывается несвоевременность и разрозненность поступления информации, недостаточная оперативность ее обработки и нехватка маркетингового опыта и знаний . Это негативно влияет на эффективность принимаемых решений .

Основным рынком,который стремится завоевать ЧП " Торнадо " и занять на нем более устойчивую позицию , является рынок производства готовой полиграфической продукции в крупных объемах заказов .

На данный момент организация занимает не ведущую, а скорее среднюю позицию с потенциалом на дальнейшее развитие и завоевание ведущего положения .

Организация – это открытая система. Поэтому внешние переменные сильно влияют на ее деятельность. Современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным образом осуществлять изменения внутри себя .

Необходимо учитывать внешние силы по отношению к организации – это важный вклад системного подхода в науку управления . Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой подходящий метод определяется конкретными внешними и внутренними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом . Поскольку от руководства зависит выживание организации,менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении,которые повлияют на его организацию .

Помимо этого он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия . Организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и продолжать эффективную деятельность.

К внешней среде организации относятся следующие элементы :

· Потребители

· Конкуренты

· Правительственные учреждения

· Поставщики

· Финансовые организации

· Источники трудовых ресурсов

Для облегчения учета ее влияния на организацию внешние факторы разделяют на две группы : прямого и косвенного воздействия .

Среда прямого воздействия включает в себя следующие факторы :

1. Поставщики (трудовых ресурсов,материалов, капитала )

2. Потребители

3. Конкуренты

4. Законы и государственные организации

5. Профсоюзы

Среда косвенного воздействия включает в себя следующие факторы :

1. Международные события

2. Состояние экономики

3. Научно-технический прогресс

4. Политические факторы

5. Социально-культурные факторы

К основным ситуационным факторам внутри организации , которые требуют усиленного внимания руководства , относятся :

· Цели

· Структура организации

· Задачи

· Технология

· Люди

Международные события влияют на деятельность организации, так как основную часть сырья и материалов организация вынуждена поставлять из заграницы .

В настоящее время нестабильность нашей экономики ухудшает

эффективность работы организации в основном за счет нестабильности национальной валюты (т.е. постоянные резкие скачки курса гривны по отношению к американскому доллару ) и невозможности в связи с этим долгосрочного достоверного планирования деятельности фирмы .

Научно-технический прогресс влияет на ускорение морального старения оборудования и технологий работы . Новые технологии расширяют спектр услуг и позволяют выпускать качественно новую продукцию . Однако те средства , которые высвобождаются более экономичными технологиями, почти полностью " съедаются " трудностями и затратами, сопряженными с провозом через границу Украины оборудования и расходного сырья и материалов, их сертификацией в Торгово-Промышленной Палате Украины,установкой оборудования, его запуском, техническим обслуживанием и эксплуатацией из-за отсутствия квалифицированного персонала . Благодаря этим и многим другим причинам новые технологии попадают на рынок Украины уже после их значительного устаревания на зарубежном рынке .

Факторы внешнего окружения влияют на деятельность организации опосредованно, т.е. посредством факторов внутреннего окружения .

Каждая организация стремится придерживаться определенной ценовой стратегии . ЧП "Торнадо " выработала свою ценовую стратегию, которая удовлетворяла требованиям организации до настоящего момента . Фирма не стремится назначать самые низкие цены . Вместо этого она держит стабильные цены немного выше среднего уровня ( однако не на все виды услуг ),привязанные к американскому доллару ( т.е. прайс-лист в условных единицах). Надбавка к среднему уровню цен помогает организации в течение достаточно длительного периода времени держать внутренний курс пересчета условных единиц в национальную валюту независимо от скачков курса валют благодаря тому, что она компенсирует потери при разных курсах валют . Такая ценовая стабильность, в отличие от остальных конкурентов, чьи прайс-листы меняются вслед за изменениями курса валют,в сочетании с качеством продукции является значительным преимуществом для клиента в работе с данной организацией . Помимо этого создана гибкая система скидок, учитывающая объем заказа, его сложность,личность клиента и существует возможность платежей в рассрочку для постоянных клиентов

1.3. Раздел исследований и разработок .

К сожалению, организация не имеет возможности проводить какие- либо исследования или разработки нового продукта .

1.4. Производственный раздел .

Как уже упоминалось выше, организация владеет типографиями, которые расположены в трех различных точках города Харькова . Все три типографии относительно удобно расположены в центре города . Несмотря на это, не возникает проблем, связанных с погрузкой и отгрузкой материалов и готовой продукции, так как пути сообщения, т.е. доступ к производственным и складским помещениям транспортных средств, являются удобными для грузового транспорта . Это значительно облегчает и упрощает работу организации в целом в связи с тем, что отпадает необходимость доставки груза мелкими партиями и перепогрузки его в грузовой транспорт . Благодаря этому значительно экономится рабочее время, чему сейчас уделяют большее внимание, так как постепенно предприниматели начинают понимать актуальность выражения " время-деньги ". А также высвобождается часть денежных средств, которые могли быть потрачены на аренду или приобретение малолитражного транспорта, его заправку и техническое обслуживание, оплату за стоянку и заработную плату водителям .

Часть харьковских типографий лишена такого преимущества, что осложняет их функционирование и снижает эффективность работы .

К сожалению на территории Украины нет производства, которое полностью обеспечивало бы типографию необходимыми материалами . Поэтому основную часть расходных материалов, бумаги и запасных частей организация вынуждена закупать у иностранныхфирм-поставщиков . Такая ситуация сложилась благодаря тому, что оборудование, необходимое для высококачественной офсетной и полноцветной печати, импортируется в Украину. К сожалению внутренний рынок нашей страны пока еще не готов к производству качественных материалов,которые обязательно должны соответствовать мировым стандартам .

Основным недостатком таких закупок является большая зависимость потребителя (т.е. типографии) от цен поставщиков и в основном от скачков курса национальной валюты . В значительной мере также негативное влияние оказывает неустойчивость таможенного и налогового законодательства, постоянные повышения таможенных сборов и пошлин, налогов, а также проблемы,возникающие с сертификацией ввозимой продукции в Торгово-Промышленной Палате Украины .

К достоинствам зарубежных закупок можно отнести высокое качество сырья и материалов,а значит и способность удовлетворить постоянно растущие требования заказчиков к качеству готовой продукции .

Ситуация облегчается тем, что часть материалов ( газетная бумага, картон и пр.) производится на территории Украины, благодаря чему рынок поставщиков значительно расширяется и растет возможность выбора наиболее выгодного поставщика.К сожалению экономические факторы и границы в настоящий момент препятствуют сотрудничеству в рамках территории бывшего СССР .

Как и любое производство, организация испытывает потребность в производственных фондах . Производственные помещения и большой склад не принадлежат организации,а арендуются ею. Помимо этого существует малый склад в центре города и складские помещения небольших объемов в каждой типографии .

Все три типографии подчиняются главному офису, в котором происходит координация работы организации, обработка документации и поступающей информации, там же находится бухгалтерия и отдел, занимающийся поставками сырья и материалов . Все помещения оснащены необходимым оборудованием, мебелью,вспомогательной техникой, оргтехникой и средствами связи .

1.5. Менеджмент .

Весь управляющий персонал организации, за исключением директора, является наемным персоналом с опытом работы в данной области минимум 2 года .

Организация является частным предприятием и зарегистрирована как ЧП " Торнадо " .

Всего в организации работает около 30 человек , 8 из которых относятся к управляющему персоналу . Все работники управления имеют высшее образование либо получат его в течение года . Остальной персонал состоит из основных и вспомогательных работников, образование которых в основном среднетехническое . Работникам, которые работают с оборудованием в виду его сложности и дороговизны предъявляется в основном единственное требование – опыт работы, и естественно дисциплинарные требования .

1.6. Раздел риска .

Риски в предпринимательстве – это практически неизбежный спутник всякого рода коммерческих операций, а в общем экономическом аспекте рисковая деятельность характерна прежде всего для высоких технологий, новых исследовательских и внедренческих программ, отдача от которых далеко не всегда гарантирована вообще либо не гарантирована в прогнозируемом размере . Смысл рискованной сделки в энциклопедическом словаре определен как: "…договоры, исполнение которых контрагентами ставится в зависимости от события, о котором совсем ничего не известно, случится оно или не случится, или же от события неизбежного, но момент наступления которого не может быть с точностью определен ".

Одна из основных особенностей предпринимательства как рисковой деятельности – обязанность лица, занимающегося бизнесом, полностью нести весь риск. Присущая предпринимателям способность к риску объясняется прежде всего тем, что среди них немало людей довольно авантюристического склада . Они вынуждают более консервативных и менее рисковых коллег или партнеров по бизнесу идти на риск в процессе совместной предпринимательской деятельности . Некоторые виды риска можно предупредить в страховых компаниях путем заключения соответствующих страховых соглашений . Однако, значительная часть рисков ( ошибки менеджеров, изменения цен и спроса, неправильно выбранный проект и т.д. ) полностью ложится на предпринимателей .

Рис. 1. Нисходящая видовая классификация

предпринимательских рисков .

Финансовый риск – является дополнительным для предпринимательского риска; его носители – владельцы обыкновенных акций.Он возникает в случае задолженности организаций или выпуска привилегированных акций. В общем аспекте финансовый риск – это вероятность того, что фирма окажется неспособной покрывать постоянные финансовые затраты .

Этот риск присущ деятельности всех фирм и в том числе организации ЧП " Торнадо" .

Венчурный риск - риск в отклонении ожидаемых доходов от вложения капитала в обычно небольшие фирмы, осваивающие принципиально новые виды производства и обещающие норму прибыли значительно выше средней . Венчурным также считается риск в получении доходов от совместной деятельности предприятия с долевым участием национального и иностранного капитала .

Так как ЧП "Торнадо " не занимается новыми разработками и не является совместным предприятием, то организация не подвержена венчурному риску .

Налоговый риск – возможность отклонения будущих прибылей от

ожидаемых вследствие непредсказуемых изменений

налогового и таможенного законодательств, отсутствия своевременного доступа к инструктивным материалам .

Налоговый риск является одним из основных рисков, нарушающих эффективность предпринимательской деятельности.Сюда также можно отнести чрезмерное налогообложение производителей товаров и услуг .

Банковский риск – опасность финансовых потерь, вытекающих из специфики банковских операций. Различают следующие виды банковских рисков :

· Кредитные – вероятность неоплаты задолженности по платежам и обязательствам в установленный контрактом срок .

· Валютные – это риски, вызванные изменением реальной

стоимости отсроченного платежа, осуществляемого в иностранной валюте в связи с изменением ее курса .

Следовательно, для ЧП " Торнадо " как импортера валютные убытки будут выражаться в увеличении или сокращении национального денежного эквивалента затрат на импорт товаров и услуг .

Валютные риски условно можно разделить на курсовой риск( риск курсовых потерь ) и инфляционный ( риск от инфляционного обесценивания валют ) .

· Транзакционный риск - риск изменений цены иностранной

валюты , выраженный в национальном

денежном эквиваленте, к моменту совершения платежей . Этому виду риска подвержены счета к оплате и получению, займы и банковские депозиты и т.п., выраженные в иностранной валюте .

Значительно уменьшить риск можно квалифицированной работой в области управления, передачей части риска другим лицам или организациям путем хеджирования ( срочная валютная сделка, заключенная для страхования от возможного падения цены при совершении долгосрочных сделок ), страхованием бизнеса и служащих .

Риск в бизнесе может быть уменьшен, если хорошо поставлена работа в области управления . Эффективное прогнозирование и планирование дают возможность финансовому менеджеру предвидеть и приспособиться к экономическим колебаниям или изменениям вкусов клиентов. Активная деятельность по изучению возможных действий конкурентов может помочь адекватно на них отреагировать . Хорошо продуманные социально-экономические программы для служащих и рабочих способствуют предотвращению проявления недовольства работников.

Один из распространенных методов перераспределения риска во всем мире – это приобретение страховки . Страхование –это процесс, когда одна сторона (страховщик ) за определенную сумму ( страховой взнос или премия ) соглашается выплатить другой стороне ( страхователю) на условиях,оговоренных в страховом полисе, денежную сумму в случае понесениястрахуемым убытков или ущерба. К сожалению, на Украине страхование находится не на должном уровне ( т.е. нет гарантии на возмещение ущерба при заключении страхового контракта, так как довольно часто страховые компании объявляют себя банкротами ), что приводит к редкому использованию этой услуги в процессе предпринимательской деятельности .

1.7. Характеристики внутренней и внешней среды организации

Как уже говорилось выше , на деятельность организации влияют внутренняя и внешняя среда организации . Организациям приходится приспосабливаться к изменениям внешней среды и соответствующим образом осуществлять внутренние изменения для того, чтобы выжить и сохранить свою эффективность .

Внешние факторы влияние на организацию можно разделить на две группы : среда прямого воздействия и среда косвенного воздействия.

Представим влияние внешней среды в виде графических моделей, представленных на Рис. 2 и 3 .

Рис.2. Среда прямого воздействия.

Рис.3. Среда косвенного воздействия .

Основными переменными внутренней среды являются :

· Цели

· Структура организации

· Задачи

· Технология

· Люди

Влияние внутренней среды на деятельность организации можно так5же представить в виде схемы :

Рис. 4. Взаимосвязь внутренних переменных.

Раздел 2. Стратегическое планирование .

Стратегическое планирование представляет собойнабор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для помощи организации в достижении ее целей . Таким образом, стратегическое планирование – это инструмент, помогающий в принятии управленческих решений . Его задача – обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени .

Выделяют четыре основных вида управленческой деятельности :

1. Распределение ресурсов . Данный процесс включает в себя распределение ограниченных организационных ресурсов, таких как фонды, дефицитные управленческие таланты и технологический опыт .

В этом году руководство ЧП" Торнадо " приняло решение об объединении всех типографий . Для этой цели были вложены средства на расширение производственных площадей путем их достраивания . Руководство надеется, что эти меры позволят организации в следующем году более эффективно использовать управленческие кадры, так как повысится эффективность координации деятельности всей организации. Высвобожденные средства, которые раньше расходовались на аренду производственных площадей, будут направлены на дальнейшее развитие организации .

2. Адаптация к внешней среде . Она охватывает все действия стратегического характера, которые улучшают взаимоотношения организации с ее окружением. Любой организации как открытой системе необходимо адаптироваться к внешним воздействиям как благоприятного, так и опасного характера,вовремя выявлять их и обеспечивать своевременное эффективное приспособление своей стратегии к окружающим условиям . Как правило стратегическое планирование преуспевающих крупных компаний создает новые благоприятные для них возможности путем разработки более совершенных производственных систем, путем взаимодействий с правительством и обществом в целом и т.д.

Руководство фирмы ЧП " Торнадо " пытается наладить ответную связь со своими клиентами для более эффективной реакции на изменения рынка,обновляет свою производственную базу для повышения качества продукции и ее дизайна .

3. Внутренняя координация . Включает в себя координацию стратегической деятельности для отображения сильных и слабых сторон организации с целью достижения эффективной интеграции внутренних операций .

Рассмотрим SWOT-анализ сильных и слабых сторон,угроз и возможностей организации ЧП " Торнадо " :

SWOT — анализ

Таблица 1

Сильные стороны

Слабые стороны

Наличие квалифицированного

персонала с опытом работы ;

Гибкая система скидок ;

Высокое качество продукции;

Широкий ассортимент

производимой продукции ;

Внимательное отношение к

потребностям персонала.

Нет возможности для постоянного улучшения технической базы ;

Ограниченный ассортимент постполиграфических услуг;

Постоянная текучесть кадров .

Угрозы

Возможности

Нестабильность курса национальной валюты, что приводит к убыткам

во внешнеэкономической

деятельности организации при импорте сырья и материалов ;

Возможность невыплаты дебиторских задолженностей;

Нестабильность налогового и

таможенного законодательства ;

Форс-мажорные обстоятельства .

Страхование возможных убытков и потерь ;

Расширение сети поставщиков ;

Расширение рынка сбыта ;

Расширение ассортимента

предлагаемых услуг .

4. Осознание организационных стратегий . Предусматривает способность организации извлекать уроки из прошлых стратегических решений . Способность учиться на опыте дает возможность организации правильно скорректировать свое стратегическое направление . Стратегия представляет собой детальный всесторонний план , обеспечивающий осуществление миссии организации и достижение ее целей . Стратегия большей частью формулируется и разрабатывается высшим руководством, но ее реализация предусматривает участие всех уровней управления . Стратегические планы должны быть разработаны таким образом, чтобы оставаться целостными в течение длительных периодов времени и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию .

Общий стратегический план следует рассматривать как программу, которая направляет деятельность фирмы в течение продолжительного периода времени, учитывая, что постоянно меняющаяся деловая и социальная обстановка делает постоянные корректировки неизбежными .

Процесс стратегического планирования можно представить в виде схемы .

Рис. 5. Процесс стратегического планирования .

Стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха . Фирма может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации, мотивации и контроле . Тем не менее, формальное планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации . Стратегическое планирование дает средство создания плана на длительный срок, основу для принятия решений, знание того, чего организация хочет достичь, и помогает выбрать наиболее подходящие пути действий . Принимая обоснованные и систематизированные плановые решения, руководство снижает риск принятия неправильного решения . Учитывая вышеизложенное, можно заключить, что планирование помогает создать единство общей цели внутри организации .

Первым и самым существенным решением при планировании является выбор целей организации . Основная общая цель организации обозначается как ее миссия . Цели вырабатываются для осуществления этой миссии и служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений . Если руководство не знает, какова основная цель их организации, то у него не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы .

Формулировка миссии должна включать в себя следующие пункты :

· Задача фирмы с точки зрения ее основных рынков, технологий и услуг(производства );

· Состав и влияние внешней среды на организацию;

· Социо-культурные факторы внутренней среды фирмы (рабочий климат, типы и характеры работников, потребности персонала и т.п.)

Для создания четкой базы, необходимой для принятия последующих решений и оценки продвижения работы, цели организации должны быть конкретными и измеряемыми .

При прогнозировании целей их разделяют на три группы ( т.е. установлен конкретный горизонт прогнозирования целей ) :

· Долгосрочные цели имеют горизонт планирования 5 лет.

· Среднесрочные цели - от 1 года до 5 лет .

· Краткосрочные цели – в пределах 1 года.

Ориентация целей во времени .

Таблица 2.

Область выбора цели

Долгосрочные цели

Среднесрочные цели

Краткосрочные цели

прибыльность Увеличить чистую прибыль организации Увеличить доходность производства за счет снижения себестоимости Увеличение эффективности использования оборудования

Операции ( услуги )

1.Увеличение количества сделок в рассрочку

2.Расширение ассортимента предоставляемых услуг и работ

Увеличение оборота организации.

1.Повышение квалификации кадров

2.Доработка и упорядочение базы данных клиентов

Положение на рынке

1.Создание устойчивого имиджа фирмы как надежного партнера

2.Расширение рынка сбыта

Вытеснение конкурентов с собственного рынка и завоевание новых рынков Гибкая система цен и скидок

Персонал

Обеспечение стабильного высокого уровня заработной платы

1.Рост производительности труда

2.Обеспечение социальных потребностей работников

1.Снижение текучести кадров

2.Создание условий для профессионального роста сотрудников

Иерархия стратегического набора типографии .

Выбор стратегии организации .

Определенная стратегия Неопределенная стратегия

Эффективные

действия

Стабильность в прошлом обеспечивает успех в будущем

Успех в прошлом, успех в будущем вызывает сомнения

Неэффективные

действия

Стратегия прошлого, в будущем ожидается усиление конкуренции Неудача в прошлом , неудача в будущем

МИССИЯ ЧП " ТОРНАДО " – развитие рынка полиграфической продукции и постполиграфических услуг за счет высокопрофессиональной работы организации .

Для создания четкой базы отчета и оценки хода работы определяются конкретные цели .

ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ – обеспечение лидирующего положения на рынке за счет увеличения доходности организации и завоевания новых рынков .

На цели организации влияет как внутренняя, так и внешняя среда .

Факторы внешней среды,влияющие на ЧП " Торнадо " :

1. Экономические факторы :

· Темп инфляции

· Скачки курса валют

· Изменения законодательной базы для внешнеэкономической

деятельности и работы на внутреннем рынке.

2. Политические факторы :

Руководство постоянно следит за :

· изменениями в законодательстве Украины,

· курсами валют, устанавливаемыми НБУ и обменными пунктами,

· тенденциями изменения налогового законодательства .

3. Рыночные факторы :

· Уровень конкуренции

· Позиция на рынке

· Тенденции развития рынка

· Демографические изменения

4. Факторы конкуренции :

· Изучение сильных и слабых сторон конкурентов

· Оценка стратегии конкурентов

· Анализ будущих целей конкурентов

Внутреннюю среду ЧП" Торнадо " характеризуют следующие основные факторы :

1.Производственные мощности

2.Управленческая структура

3.Персонал

4.Задачи

Для выбранной стратегии построим дерево решений ( см. Приложение 1).

Построение ТОЧКИ БЕЗУБЫТОЧНОСТИ .

Для расчета точки безубыточности необходимы следующие данные :

Постоянные затраты,грн. = 150 000

Переменные затраты, грн./ тыс.лист. -98

Цена, грн. / тыс.лист. -200

Расчет точки безубыточности производится по следующей формуле :

ТБУ = Условно-постоянные расходы ( УпоР ) ;

Цена ( на ед. объема ) – Условно-переменные расходы( УПеР )

ТБУ = 150 000 / ( 200 – 98) = 1471 тыс.лист.

Раздел № 3 Организация взаимодействия различных органов управления и организационная структура .

Для реализации планов кто-то должен фактически выполнить каждую из задач, вытекающих из целей организации . Для этого руководство обязано найти эффективное сочетание задач и людей .

Делегирование - означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение . Оно представляет собой средство,при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников множество задач, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации . Можно сказать, что делегирование превращает человека в руководителя .

Ответственность- это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение . Под обязательством следует понимать то,что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований,когда он занимает определенную должность в организации . Фактически индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения . Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия .

Полномочия - представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач .

Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент . Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

В менеджменте выделяют две концепции передачи полномочий :

1. Классическая концепция - передача полномочий от высшего руководства к нижестоящему .

2. Концепция ограниченных полномочий - подчиненный имеет возможность отстранить или отказаться от требования или решения руководителя .

Организовать – это значит создать некую структуру .

Эффективная организация работы позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без должной организации , и в гораздо меньшие сроки.

Схема организационной структуры представлена в приложении 3 .

В достаточной мере на тип организационной структуры влияют внешние и внутренние факторы . Из внешних факторов основное влияния оказывает конкуренция . Влияние этого фактора так же отражается на организационной структуре в виде текучести кадров из-за более выгодных условий у конкурирующих организаций . Помимо конкуренции влияют следующие факторы :

· Экономическая ситуация

· Политическая обстановка

· Закон и государственный аппарат

К внутренним факторам относятся конфликты .

Конфликт - это отсутствие согласия между двумя или более сторонами, которые могут быть конкретными лицами или группами . Каждая сторона делает все,чтобы принята была ее точка зрения или цель, и мешает другой стороне делать тоже самое .

Современная точка зрения заключается в том, что даже в организациях с эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны, но и желательны . Во многих ситуациях конфликт помогает выявить разнообразие точек зрения, дает дополнительную информацию, помогает выявить большее число альтернатив и проблем . Это делает процесс принятия решений группой более эффективным

, а также дает людям возможность выразить свои мысли и тем самым удовлетворить личные потребности в уважении и власти .

Таким образом конфликт может быть функциональным ( вести к повышению эффективности организации ) или дисфункциональным

( приводить к снижению личной удовлетворенности, группового сотрудничества и эффективности организации ).

Раздел № 4 . Мотивация и контроль .

4.1. Мотивация .

При планировании и организации работы руководитель определяет кто, как и когда должен выполнить определенные обязанности . Если выбор был сделан правильно,руководитель сможет координировать усилия людей и сообща реализовать потенциальные возможности работников . Для воплощения на практике своих решений руководители используют основные принципы мотивации .

Мотивация — заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и в соответствии с планом .

Для эффективной мотивации своих работников руководитель должен определить их истинные потребности . Потребности можно разделить на :

1. Первичные потребности ( т.е. физиологические по Маслоу )

2. Вторичные ( психологические )

Помимо потребностей при мотивации используются вознаграждения, которые можно разделить на :

· Внутренние, которые дает сама работа ( самоуважение , самореализация, удовольствие от любимой работы ит.д. )

· Внешние, которые дает организация ( премии, денежные вознаграждения, отдельный кабинет, личный транспорт, перспектива продвижения по службе и т.д. )

Более наглядно система мотивации фирмы ЧП " Торнадо " представлена в таблице 4.1.

4.2. Контроль .

Непредвиденные обстоятельства могут привести организацию к отклонению от намеченного первоначального курса .

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией ее целей .

Таким образом, контроль необходим для эффективной деятельности любой организации .

Ниже представлена схема контроля деятельности организации

Система мотивации персонала ЧП " Торнадо"

Таблица 4.1.

Потребности персонала

Действия руководства по мотивации сотрудников

Дополнительные материальные

вознаграждения

· Выплата премий и вознаграждений

Отсутствие потолка премий

Высокий уровень заработной платы и регулярное ее получение

· Выплата заработной платы без задержек

· Применение сдельной системы оплаты труда

Гибкий график рабочего времени

· Возможность предоставления отпуска по договоренности

· Предоставление отгулов или разрешение более позднего прихода или более раннего ухода с работы при необходимости

Социальная защищенность

· Предоставление внутренних льгот

· Выплаты в случае наступления несчастного случая на производстве

Нормальные условия труда

· Обеспечение всеми необходимыми орудиями труда

· Выполнение норм охраны труда

Возможность профессионального роста

· Предоставление возможности получения дополнительного образования

· Возможность повышения квалификации

Потребность в самовыражении Поручение сотрудникам работы, требующей проявления инициативы Потребность в уважении

· Вынесение благодарности за хорошую работу

· Уважительное отношение к сотрудникам

Потребность в причастности

· Создание обстановки для неформального общения

· Проведение собраний с работниками по внутренним вопросам

Информированность Налаживание коммуникации между директором и подчиненными

Раздел 5. Коммуникации .

Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми . Организация как структура в значительной степени зависит от качества коммуникаций, необходимых для обеспечения эффективного функционирования .

Коммуникации возникаютмежду :

1. Организацией и внешней средой

2. Внутри самой организации между ее подразделениями

Коммуникации между организацией и внешней средой представляют собой рекламную деятельность. Для этого фирма регулярно участвует в специализированных выставках по Украине, размещает свои координаты в справочных изданиях,пользуется услугами рекламных объявлений и также проводит самостоятельную рекламную деятельность в виде расклейки по городу . Реклама в области коммуникаций играет информативную роль, она призывает потенциальных клиентов к сотрудничеству и напоминает уже существующим клиентам о существовании фирмы и ее работе

За эффективность внутреннего процесса коммуникации между уровнями, подразделениями и работниками в организации отвечает управляющий персонал ( директор, его заместитель, менеджеры ) . В частности производится :

· Сбор внутренней и внешней информации относительно клиентов и сотрудников и попытки ее систематизировать

· Формирование базы данных о существующих и потенциальных клиентах

Для улучшения эффективности обмена информацией в организации используется внутренняя документация и периодически проводятся собрания для согласования наиболее важных вопросов .

Раздел 6. Обеспечение эффективности деятельности организации .

6.1. Управление персоналом .

Управление трудовыми ресурсами является одним из важных аспектов теории и практики управления . Как без людей нет организации, так и без правильного управления ими организации не возможно достичь целей и эффективноработать . В фирме ЧП " Торнадо " ответственность за управление трудовыми ресурсами возложена непосредственно на начальника типографии и его помощников .

Для более эффективного использования работников применяется :

· Отбор и оценка кандидатов на рабочие места с учетом их потенциальных возможностей и опыта работы

· Планирование трудовых ресурсов,т.е. расчет количества необходимого персонала, который может удовлетворить потребности организации

· Определение заработной платы и установление льгот

· Обучение в случае необходимости

· Подготовка руководящих кадров

Таблица 6.1.

% Количество человек Всего занятых 100 76 Мужчин 57 43 Женщин 43 33 Менеджеров 11 8 Основных работников 67 51 Вспомогательных работников 33 25 Работающих в организации более двух лет 39 30 Работающих 1 — 2 года 61 46 В возрасте : До 25 лет 30 23 До 45 лет 65 49 До 60 лет 5 4

Управление персоналом (кадровая политика ) осуществляется следующим образом :

· Существуют общие принципы (должностные инструкции, штатное расписание )

· Производится планирование трудовых ресурсов

· Разработана система стимулирования труда ( премии и т.д. )

· Производится анализ трудовой деятельности коллектива и ее оптимизация

· Делаются попытки мягкого разрешения конфликтов внутри коллектива

В организации работает общей численностью 76 человек .

Средневозрастной состав работников составляет 35 лет .

Соотношение мужской и женской рабочей силы:

· Мужчины составляют 57 %

· Женщины 43 % .

Режим работы организации с 9.00 до 20.00 с перерывом с 13.00 до 14.00 .

Используется шестидневная рабочая неделя .

Вычислим коэффициент текучести кадров

Количество выбывших за год работников 76

= — = — = 6,33

Среднестатистическое количество работников 12

6.2. Управление производством .

Решения, принимаемые руководством организации ЧП " Торнадо ", носят оперативный характер . Все решения направлены на реализацию общей стратегии фирмы,с адаптацией к рыночным условиям .

Для реализации выбранной стратегии руководству организации необходимо реализовать нижеследующие аспекты стратегии .

Область реализации стратегии

Мероприятия по реализации

Услуги

· Широкий ассортимент предоставляемых услуг

· Обеспечение высокого качества услуг

· Внедрение новых видов услуг

Персонал Реализация кадровой политики организации Маркетинг Разработка и внедрение системы распространения услуг организации Финансы Разработка финансовой политики организации

Приложение 1.

/> Колич., тыс.шт.

Показатели

800 1471 1800

Постоянные затраты,

грн.

150 000 150 000 150 000

Переменные затраты,

грн/тыс.лист.

98 98 98 Цена, грн./тыс.лист. 200 200 200 Прибыль -68400 33600

ТБУ=150000 / ( 200 – 98) =150000 / 102 = 1470,58 = 1471 тыс.лист.

Выручка от