Реферат: Анализ и совершенствование процесса управления финансовой деятельностью предприятий с использованием информационных технологи

Тема:" "

С О Д Е Р ЖА Н И Е:

Введение............................................2

1. Сущностьинформационных технологий и создание информационныхсистем..............................3

2. Использованиеинформационных технологий в аналитической деятельности..............................6

3. Типыкорпоративных информационных систем и их применение в управлении деятельностьюорганизации...15

Эскизныйпроект.....................................19

Заключение.........................................20

Список использованнойлитературы....................21    

Введение

Рыночныеотношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности,полноте информации, без которой немыслима эффективная финансовая деятельностьлюбой организации.

Главнойзадаче современных информационных технологий финансового управления являетсясвоевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информацииспециалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Автоматизированнаяинформационная технология представляет собой совокупность методов и способовсбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основеприменения средств вычислительной техники и связи.[1]

Актуальностьнастоящей работы обуславливается тем, что информация в настоящее время выходитна первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

Внастоящее время информационные процессы являются активными силами взаимосвязивнутри и между экономическими объектами хозяйствования. Такие процессы в основномстроятся на использовании разнообразных технологических решений.

Главнойзадачей данной работы является рассмотрение основных наиболее значимыхдостижений информационной технологии в сфере управления финансами предприятия.

1.Сущность информационных технологий и создание информационных систем

     В научно-технической литературе частоиспользуются термины «система», «система управления», «автоматизированнаясистема управления», «автоматизированные информационные системы».

   Управление — важнейшая функция, без которой немыслимацеленаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственнойсистемы (предприятия, органи­зации, территории).

   Систему, реализующую функции управления, называютсисте­мой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой сис­темой, являютсяпрогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

   Управление связано с обменом информацией между компонен­тамисистемы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получаютсведения о состоянии системы в каждый мо­мент времени, о достижении (или не достижении)заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнениеуправленческих решений.

   Таким образом, любой системе управления экономическимобъ­ектом соответствует своя информационная система, называемая экономическойинформационной системой.

   Экономическая информационная система— этосовокуп­ность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информаци­оннойсвязи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих впроцессе обработки информации и выработке управ­ленческих решений.

   Информационная система является системой информацион­ногообслуживания работников управленческих служб и выпол­няет технологическиефункции по накоплению, хранению, пе­редаче и обработке информации. Онаскладывается, формирует­ся и функционирует в регламенте, определенном методамии структурой управленческой деятельности, принятой на кон­кретном экономическомобъекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

  Современный уровень информатизации общества предопреде­ляет использованиеновейших технических, технологических, про­граммных средств в различныхинформационных системах эконо­мических объектов.

    Автоматизированная информационная системапредстав­ляет собой совокупность информации, экономико-математических методов имоделей, технических, программных, технологических средств и специалистов,предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированныхинформационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы.Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

·    оптимизировать планы работы,

·    быстро вырабатывать решения,

·    четко маневрировать финансовыми ресурсамии т.д.

основными факторами, определяющимирезультаты создания и функционирования автоматизированных информационныхтехнологий и процессов информатизации, являются:

·    активное участие человека в системеавтоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

·    интерпретация информационной деятельностикак одного из видов бизнеса;

·    наличие научно обоснованнойпрограммно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;

·    создание и внедрение научных прикладныхразработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;

·    формирование условийорганизационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное,системное и программное обеспечение;

·    постановка и решение конкретныхпрактических задач в области управления с учетом заданных критериевэффективности.

Главной составной частьюавтоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационнаятехнология — системно организованная для решения задач управления совокупностьметодов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления,поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программногообеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а такжеспособов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

2. Задачииспользования информационных технологий в аналитической деятельности

   Внастоящее время все предприятия испытывают насто­ятельную потребность врасширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкойперспектив раз­вития, комплексной оценкой эффективности применения раз­личныхформ хозяйствования, своевременной выработкой опе­ративных управленческихрешений. В связи с этим автомати­зация финансового анализа с использованиеминформационных технологий становится объективной необходимостью.

 Финансовыйанализ сопровождается выполнением боль­шого объема разнообразных вычислений:абсолютных и от­носительных отклонений, средних величин, дисперсий, про­центныхвеличин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок,группировок, сравнений и сор­тировок исходных данных; нахождение минимальногоили максимального значения и ряд других операций. Результаты анализа требуютграфического или табличного представления. Все это многообразие видованалитической обработки эконо­мической информации является объектомавтоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники,особенно персональных ЭВМ.

  Применение информационных технологий повышает эффективность аналитичес­койработы. Это достигается за счет сокращения сроков про­ведения анализа; болееполного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности;замены приближен­ных или упрощенных расчетов точными вычислениями; поста­новкии решения новых многомерных задач анализа, прак­тически не выполнимых вручную итрадиционными методами.

  Автоматизированные информационные системы становится неотъемлемой частьюрабочего места бухгалтера, экономиста, финансиста и их труд приобретаетхарактер авто­матизированного труда.

  В настоящее время все предприятия испытывают насто­ятельную потребность врасширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку; разработкойперспектив раз­вития, комплексной оценкой эффективности применения раз­личныхформ хозяйствования, своевременной выработкой опе­ративных управленческихрешений. В связи с этим автомати­зация финансового анализа с применениемдостижение информационных технологий становится объективной необходимостью. Онаобусловлена ростом значе­ния качественного информационного обслуживанияпроцесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием техническихвозможностей современных вычислительных средств, особенностя­ми настоящегопериода развития экономики.

  Методика финансового анализа, ориентированная на использование информационныхтехнологий, должна удовлетворять требованиям си­стемности, комплексности, оперативности,точности, прогрес­сивности, динамичности. Только на основе выполнения этихтребований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденцийего развития, систематическое и целенап­равленное повышение эффективностихозяйственной деятель­ности по результатам анализа.

  Применение информационных технологий поднимает финансовый анализ на качественноновую ступень. Новые возможности, открывшие­ся для анализа, обусловлены исключительнымиособенностя­ми ЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность,простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличиеразвитого про­граммного обеспечения, диалоговый режим работы и др. При­менениеинформационных технологий позволяет реально повысить производитель­ность трудаэкономиста, бухгалтера, плановика и других спе­циалистов за счетдецентрализации процесса автоматизиро­ванной обработки экономическойинформации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных зна­нийс преимуществами электронной обработки информации.

   Современные информационные технологии позволяют перевестиданные о работе предприятия из пассивной в активную форму, преобразовать их вновые зна­ния, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию вповышение эффективности производства.

   Отдельные рабочие места, соединенные в единую вычислительнуюсеть, по­зволяют перейти к комплексной компьютеризации финансового анализа.

   Комплексная компьютеризация анализа обеспечивает:

·    во-первых,сохранение целостности (системности) анализа при условии децентрализованнойобработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже созданыосновы системного комплексного анализа, обеспечивающие функци­ональную, техническую,методическую и информационную сов­местимость составных частей анализа какединого целого. Благодаря этому достигаются объективность анализа и егодостоверность. В условиях децентрализованной обработки ин­формации целостностьанализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зренияего системных свойств. Поэтому можно говорить о том, что развитой сетираспределенных баз данных соответствует система распреде­ленных задачхозяйственной деятельности; однако отдельные задачи АХД, промежуточныерезультаты и т.д., как бы важны они ни были, должны проходить через призмуобщей системы комплексного анализа, реализующей все частные задачи;

·    во-вторых,информационные технологии обеспечивают соединение процесса об­работкиинформации с процессом принятия решения.

·    Применениевычислительной техники позволяет управляющему решать задачи анализанепосредственно на своем рабочем месте. Он ведет личный контроль над всемистадиями процесса обработки инфор­мации, имеет возможность оценить полученныерезультаты, грамотно использовать их для обоснования принимаемых решений;

·    в-третьих,информационные технологии обеспечивают повышение оперативности и действенностианализа. Компьютерный анализ непосредст­венно следует за учетом, а такжевыполняется в ходе хозяй­ственного учета и, таким образом, превращаетподсистему аналитического обеспечения управления хозяйственной деяте­льностью впостоянно действующий фактор повышения эф­фективности производства за счетактуализации всего инфор­мационного фонда предприятия.

 Методикафинансового анализа, ориентированная на использование информационныхтехнологий, должна удовлетворять требованиям систем­ности, комплексности,оперативности, точности, прогрессив­ности, динамичности. Только на основевыполнения этих тре­бований обеспечиваются познание состояний управляемогообъекта и тенденций его развития, систематическое и целенап­равленное повышениеэффективности хозяйственной деятель­ности по результатам анализа.

  Существенное значение для автоматизации на базе современных информационныхтехнологий имеет формализованное описание задач анализа исходя из единыхпринципов построения условных обозначений показа­телей. В чем необходимостьформализации задач анализа хозяйственной деятельности?

   Во-первых,формализация задач облегчает их последу­ющую алгоритмизацию и программированиедля ЭВМ.

  Во-вторых, формализация задач четко высвечивает дейст­вительную потребность висходных данных для анализа.

  В-третьих, формализация устраняет дублирование анали­тических задач, облегчаетгруппировку их в блоки для одно­временной обработки.

  В-четвертых, формализованная задача анализа становится непосредственнымобъектом экономико-математического мо­делирования, что существенно повышаетглубину аналитичес­кого исследования хозяйственной деятельности. Эти объектив­ныепредпосылки к росту ожидаемого эффекта от формализа­ции задач анализа постояннопитают интерес аналитика и под­талкивают его к использованию математическойсимволики.

   Наиболее эффективной организационной формой исполь­зования информационныхтехнологий является создание на их базе автоматизиро­ванных рабочих местбухгалтеров, экономистов, плано­виков и т.д. В стране широким фронтом ведутсяработы по созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтера, плановика идругих специ­алистов. Имеется также некоторый опыт создания автоматизированныхрабочих мест ана­литика. Под автоматизированным рабочим местом аналитикапонимают профессионально ориентированную малую вычис­лительную систему, предназначеннуюдля автоматизации ра­бот по анализу хозяйственной деятельности.

   Опыт проектирования автоматизированного рабочего места аналитикаи других систем по­зволяет обобщить требования к их функционированию:

·    свое­временноеудовлетворение вычислительных и информацион­ных потребностей экономиста припроведении анализа хозяй­ственной деятельности;

·    минимальноевремя ответа на анали­тические запросы;

·    возможностьпредставления выходной ин­формации в табличной и графической форме;

·    возможностьвнесения корректив в методику расчетов и в формы отображе­ния конечногорезультата;

·    повторениепроцесса решения зада­чи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета;

·    возможностьработы в составе вычислительной сети;

·    простотаосвоения приемов работы на компьютере и взаимодействия системы человек-машина.

  Согласованную работу всех устройств информационной системы и их взаимо­действиес человеком обеспечивает программное обеспечение автоматизированного рабочегоместа аналитика. В составе программного обеспечения выделяют общее программноеобеспечение и функци­ональное программное обеспечение. Базовыми прог­раммнымисредствами при создании функционального программного обеспечения автоматизированногорабочего места аналитика являются программные средства для подготовки текстов(текстовые редакторы или текстовые про­цессоры), программные средства дляподготовки табличных документов (табличные процессоры или электронные ведомо­сти),программные средства для автоматизации работ по соз­данию и ведению баз данных,поиску требуемых сведений для подготовки различных документов. Большое распространениена практике получили интегрированные пакеты функционального программногообеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор,СУБД, а также конкретный командный файл настройки программного обеспечения наконк­ретный режим обработки информации. Это позволяет организовать работуэкономиста на автоматизированном рабочем месте в режиме «меню» с максимальнымучетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку чисел,текстов и графиков, а также другой деловой информации.

   Автоматизированное рабочее место аналитика на базе информационныхтехнологий является технико-техноло­гическим средством освоения стратегическихинформацион­ных ресурсов предприятия, обусловливающих его способность куспешному развитию. Автоматизированное рабочее место аналитика позволяетперевести данные о работе предприятия из пассивной в активную форму,преобразовать их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуяинформацию в повышение эффектив­ности производства.

В рамкахавтоматизированного рабочего места аналитикавесь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, базызна­ний и программных средств. Базы данных представляют собой фактографическиеданные о хозяйственной деятельности. Ин­теллектуальной оболочкой их полезногопрочтения являются базы знаний — методы и методика анализа. Программныесредства образуют инструмент автоматизированного исполне­ния аналитическихзадач для информационного обслуживания хозяйственной деятельности.

  Программное обеспечение анализа хозяйственной деятельности представляет собойсовокупность программ обработки аналитических таблиц по методике комплексногоанализа хозяйственной деятельности предприятия. Задачи ана­лиза сгруппированы вдесяти разделах:

1.Комплексный обзор обобщающих показателей хозяй­ственной деятельности.

2. Анализорганизационно-технического уровня производ­ства и качества продукции.

3. Анализобъема продукции.

4. Анализиспользования основных фондов и работы обо­рудования.

5. Анализиспользования материальных ресурсов.

6. Анализиспользования труда и заработной платы.

7. Анализсебестоимости продукции.

8. Анализприбыли и рентабельности.

9. Анализфинансового состояния.

10. Комплексная оценка хозяйственной деятельности.

   При этом пользователь имеет возможность легко переходить отод­ного раздела методики к другому и от одной задачи анализа к другой задачевнутри раздела. Для облегчения выбора для каждой задачи анализа составлена краткаяхарактеристика о цели и назначении, периодичности решения, источниках ин­формациии др.

   Пользователь имеет возможность обратиться к этой ин­формацииперед решением задачи.

   Эксплуатация комплекса предусматривает достижение сле­дующихцелей:

·    снижениетрудоемкости и стоимости аналитического про­цесса;

·    сокращениесроков обработки аналитических данных,

·    по­вышениеих качества и достоверности;

·    созданиеусловий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;

·    обеспечениедирективных сроков представления установ­ленных результатов анализа;

·    повышениегибкости и управление аналитическим про­цессом;

·    совершенствованиеорганизации труда аналитических ра­ботников.

3. Типы корпоративных информационных систем и их применение вуправлении деятельностью организации.

Впоследнее время в отечественной прессе появляется все больше публикаций осовременных, особенно западных, подходах к использованию автоматизированныхинформационных технологий в управлении предприятием и его отдельными подразделениями.

Какправило, управление финансами подразумевает необходимость ведения Главнойкниги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управлениеналичными средствами и планирование финансовой деятельности.

Вотличие от управления производственным процессом, учет и управление финансамидовольно жестко регламентируется государственными органами. Данный фактявляется основополагающим при выборе той или иной корпоративной информационнойсистемы.

Вобщем виде в автоматизированных системах управления финансами под управлениемпонимается реализация стандартного цикла: планирование – учет – анализ –регулирование – планирование.

Внастоящее время большая часть корпоративных информационных систем на Западестроится на основе ERP – систем (EnterpriseResource Planning или планирование ресурсов предприятия). В данныесистемы входит и модуль управления финансами.

Помимоприведенных выше действий ERP – система позволяет осуществлятьэлектронный обмен данными с другими системами, моделировать некоторые ситуации,связанные с прогнозированием и планированием.

Планированиеи конструирование корпоративных информационных систем должно выполняться ссоблюдением следующих требований:

·    Модуликонструируются сразу с учетом общей стратегии работы корпорации;

·    Механизмывзаимодействия программных модулей разрабатываются до начала конструированиясамих модулей;

·    Интерфейсысопряжения программных модулей должны быть точно документированы (обычно вкачестве корпоративных стандартов);

·    Потокиданных необходимо оценить и сопоставить с возможностями имеющихся илипланируемых сетей телекоммуникаций;

·    Набормодулей конструируется в виде блоков, «навешиваемых» на интерфейсысопряжения. Программные модули вовсе не обязаны повторять организационнуюструктуру организации. Одни и те же модули могут применяться в различныхподразделениях одной организации. Высокий уровень унификации говорит об однородностиорганизационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко;

·    Рабочиеместа во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются изпрограммных модулей и объединяются в единую бизнес-схему. Структуры данных ипрограммных модулей вовсе не обязаны быть тождественны схеме бизнес-процессов;

·    Установкааппаратуры и средств телекоммуникаций осуществляется в соответствии со схемамирабочих мест и потоков данных.

Длябольшой корпорации управление финансами с помощью информационных технологийможно представить в виде пирамиды (рис.1).

/>

                         Высший менеджмент,

                         Управляющая фирма

               Анализ

/>              ключевых

/>             показателей,        — Данные  

/>/>            поддержка при- 

           нятиярешений          — Команды

                                    

/> <td/>

Интерфейс аналитических данных и управляющих воздействий

 

/>      Учет финансовых потоков

/>     На уровне исполняющих фирм-

   Подразделений, контроль ибух-

         галтерский учет

Детализация финансовых потоков  

Первичный учет на уровнеподразделений

     фирм в составекорпораций

/>

рис. 1. Секционирование структуры корпоративной информационнойсистемы

Сначаларазрабатываются методики учета и управления, корпоративные стандартывзаимодействия модулей и сразу после этого – модули автоматизации работыголовной компании. На первых этапах работы обобщенные аналитические данныеможно вводить в систему вручную, а также получать из старых программавтоматизации, уже работающих на фирме.

Наследующих этапах развития корпоративной информационной системы автоматизируютсяучастки, создающие первичные документы. Например, получение, отпуск товаров,планирование финансовых операций, бухгалтерский учет и т.д. эти модулиподключаются к корпоративной информационной системе через интерфейсы данных,что уменьшает вероятность возникновения случайных ошибок при –вводе данныхвручную.

Наследующих этапах автоматизируется процесс передачи управляющих данных (планы,бюджеты и т.п.).

Средироссийских разработок корпоративных систем можно выделить корпоративную системукомпании «Инфософт». Она базируется на использовании клиент-сервернойтехнологии и может работать с современными операционными системами. Одно изнаиболее важных ее достоинств  — встроенная поддержка нескольких СУБД. Такаявозможность позволяет подобрать рациональное по соотношению цена/производительностьрешение для крупных, средних и даже относительно небольших пользователей.

Системапредназначена не только для автоматизации бухгалтерского и управленческогоучета, но и всех стадий производственного процесса, от стадии планирования производственныхзаданий и технической подготовки производства до выпуска, складирования иреализации готовой продукции.

Вданную корпоративную информационную систему входят модули «бухгалтерскийучет и отчетность», «технико-экономическое планирование»,«анализ финансово-хозяйственной деятельности».     
Эскизный проект

/> /> /> /> />

Автоматизированные информационные технологии

  /> /> <td/> />

/>

Заключение

Взаключение работы мне хотелось бы отметить наиболее существенные, на мойвзгляд, моменты.

Современныйуровень информатизации общества предопределяет использование новейшихтехнических, технологических, программных средств в различных информационныхсистемах экономических объектов.

Основныетребования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворениевычислительных и информационных потребностей специалиста при проведениианализа; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможностьпредставления выходной информации в табличной и графической формах; возможностьвнесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата;работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системечеловек-машина.

Автоматизированноерабочее место специалиста – это инструмент рационализации и интенсификацииуправленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию наконкретную предметную область и представляют собой средство общения специалистас автоматизированными информационными системами.

Список использованной литературы :

1. «Автоматизированныеинформационные технологии в экономике» – п/ред Г.А. титоренко – М, 1999г.

2. М.И.Баканов, А.Д. Шеремет «Теория экономического анализа» – М, 2000г.

3. Л.А.Вдовенко «Системно-информационный подход к оценке экономическойдеятельности промышленных предприятий» – М, 1996г.

4. «Компьютерныеинформационные системы управленческой деятельности» – п/ред г.А. Титоренко– М, 1993г.

5. В.Баронов, Ю. Попов «Управление предприятием: в поисках системы»//Автоматизациябухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий

6. Мареев«Эффект титаника» // Автоматизация бухгалтерского учета ифинансово-хозяйственной деятельности предприятий