Реферат: Делопроизводство
Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ).
Первые данные по созданиютехнических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв.В 1714г. специальным королевским распоряжением машинисту Лондонскойводонапорной станции Генри Миллю была дано право на «изготовление машины илиискусственного метода для последовательного печатания отдельных букв, как прирукописном письме». У Генри Милля возникла идея создания устройства споследовательным движением литер, на основании которой в дальнейшем былиразработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г. Милуоки — Л. Шолес, К.Глидден, С. Суле — создали ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейсяпри печатании кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В последствиибыла создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заключался в том, чтопечатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги находились снизу б/овала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели ножнуюпедаль, которая возвращала каретку в обратное положение. Большим успехомпользовался аппарат «Скорописец», изобретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым.В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычагигоризонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г.появились первые Электрические ПМ.
2.Форматы бумаги
Существует несколько форматовбумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 и А5. А3-297х420, А4 — 210х297, А5-148х210. Текст, выполняемый на формателиста А4, пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле — 35 мм, правое4-8, верхнее — 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы,номер страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст машинописнойстраницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут бытьпункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами сточкой, также могут быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся поправилам их оформления
3.Докладная записка и ее реквизиты
Докладная записка — док. адресованныйруководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельноеизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Д/з бывают внутренниеи внешние. Внутренние составляются самими составителями на чистом листебумаги и содержат реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовокк тексту, текст, подпись. Внешние д/з составляются от имени учрежденияна специальном бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты:адресат, название вида док, дата, индекс, место составления или издания,заголовок к тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровкаподписи. Текст д/з состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты,послужившие для составления д/з. Во 2 — выводы и предложения. В зависимости отсодержания д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер.
Билет 2 1.Классификация ПМ.
Поназначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные. КанцелярскиеПМ используют предприятия или организации для оборудования. Портативные ПМпредназначены для индивидуального пользования. По литерным рычагам ПМ делятсяна рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном относятся рычажные ПМ,а к портативным соответственно — без рычажные.
2.Правила написания . , ! ?
Точка,запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без верхнего регистра.Под цифрой …
3.Делопроизводство.
Одним из существенныхэлементов, управленческого производства является делопроизводство — деятельность, охватывающая все вопросы документирования и организации работы сдокументами, в процессе осуществления управленческих действий. Делопроизводстводолжно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов ихобработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена единая государственная системаделопроизводства (ЕГСД), которая представляет собой научно упорядоченныйкомплекс правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с моментапоступления или создания документа. Д\п состоит из: 1) документирования — создание док, отражающих деятельность учреждения. 2) документационноеобеспечение — работа с готовыми документами, созданные в учреждении илиполученными извне: прием, регистрация, распределение, исполнение, контрольисполнения, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшемуих использованию.
Билет 3 1.Каретка
Каретка представляет собойкомплекс деталей и механизмов, обеспечивающих установку бумаги, ее освобождениеи переход на новую строку. Каретка движется по направляющим штангам, передвигаяб/о вал, с закрепленной на ней бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижениекаретки влево происходит под действием механизма главной пружины. Главнаяпружина имеет постоянный завод и заключена в барабан, который вмонтирован влевой части направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Заводнатяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и припомощи зубчатки заводят пружину так, чтобы при письме сила ее натяженияобеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги ееможно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая гребенкавыходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причемкаретка перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма — расстояние между серединами двух соседних знаков, он равен 2,6мм.
2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.
Данные знаки пишутся подцифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире пишется под цифрой 2, причемс двух сторон делается дополнительный интервал. При написании дефисадополнительный интервал не делается. При написании переноса дополнительный интервалне делается, и данный знак не переносится на новую строку.
3.Документ и его виды.
Документ- это средство закрепления различным способом на специальном материале информациио фактах, событиях, явлениях, объективной и мыслительной деятельности человека.Информация может быть зафиксирована письменно, при помощи чертежа или рисунка,в виде фотографии, аудио или видеозаписи. Документы различают по видамдеятельности:
1)попроисхождению — служебные и личные; 2)по назначению — средства фиксации фактов(протокол, акт), средства передачи информации на расстояние (письма факсы) 3)поместу составления -внутренние и внешние 4)по наименованию — несколько (письма,протоколы, отчеты, договора) 5)по количеству, отраженных вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются вышестоящими органами, для подведомственные орган. трафаретные — типографским способом.7)по стадиям создания — подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ,созданный отдельным или коллективным автором. Копия — точное воспроизведениеподлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу). Отпуск — полная копияисходящего документа. Выписка — копия части документа. Дубликат — подлинныйэкземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения — постоянное(вечное),долговременное (свыше 15 лет), временное (до 10-15 лет)
Билет4 1. Бумагопроводящиймеханизм
Бумагопроводящий мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину, закрепление иосвобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический подкатник,бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет собой пошлыйцилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных рычагов и обеспечиваеткачественное письмо. С торцов б/о вал закрыт металлическими фланцами, в них ввинченыручки. Слева на б/о валу крепится интервальный мех. Он обеспечивает установкуодинакового расстояния между строками. Снизу б/о вала расположен металлическийподкатник, он служит для направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычагосвобождения бумаги на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех.
2.Римские цифры
1 — 1, 2 — П, 3 — Ш, 4 — 1У, 5 — У, 6 — У1, 7 -УП, 8 -УШ, 9 — 1Х, 10 — Х.
3.Организационно- распорядительная документация.
О/Р. документацияраспределяется на 5 групп. 1)организационная: правила, положения, инструкции,уставы. 2) распорядительная: постановление, распоряжение, приказы по общейдеятельности. 3) справочно-информационная: письма, протоколы, акты, докладныезаписки, справки. 4) о личном составе: личные дела, приказы о личном составе.5)предложения, заявления, жалобы граждан. Гостом 11590 было введена унифицированнаясистема. Унификация- это единообразие в оформлении док., построении текстов,замена сложных предложений простыми, а также языковые средства. Она включает всебя такие формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения, договора, постановления и т.д.
Билет 5 1.Печатающий механизм.
В печ мех входят клавишныепередаточные и литерные рычаги. На концах литерных рычагов нанесены клавиши(тасты) с нанесенными на них буквами и знаками. Клавиатура может иметь 42, 45,46 именных клавиш. Расположены клавиши в 4 рядах. Три ряда — буквенные, 4-й — цифрыи знаки. Печ мех предназначен для последовательного приведения литерных рычаговв точку письма. Литерные рычаги расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовойподушке в шлицах сегмента.
2.Знаки арифметических действий.
+=-с верхним регистром, — без верхнего регистра / -(3), х — буква х.
3.Служебное письмо.
С.п.- это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых вопределенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по почте.С.п. — самые распространенные док в учреждениях. Их используют для связи,передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью ведутсяпереговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их составляют в видеответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления, информации. Текст с.п.строится по схеме: 1) Вступление — дается обоснование вопроса, причина еговозникновения, краткая история. Если письмо составляется во исполнение указанийвыше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во вступлении. 2) Доказательство — излагаетсясущество вопросов, должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильностипоставленных в док вопросов. 3) Заключение — делаются выводы. Все три части неявляются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, безповторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой.Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми.Формуляр — адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовокк тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номерего телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.
Билет6 1.Лентоводитель.
Лентоводительпредставляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с буквоводителем. Онсоединен с мех смена цвета зон ленты.
2.Дроби.
Дроби бываю простые,десятичные и смешанные. Для написания простых дробей использую / под цифрой 3.Для написания десятичных дробей используют. либо, причем пишутся без пробела.В ур-ии дроби пишутся так: числитель от знаменателя отделяется _ под цифрой 8. валЧислитель- б/о вал опускают на 0,5 инт. Знаменатель — б/о вал поднимают на 1инт, опять опускают на 0,5 инт. и продолжают письмо.
3.Служебное письмо.
С.п.- это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых вопределенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по почте.С.п. — самые распространенные док в учреждениях. Их используют для связи,передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью ведутсяпереговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их составляют в видеответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления, информации. Текст с.п.строится по схеме: 1) Вступление — дается обоснование вопроса, причина еговозникновения, краткая история. Если письмо составляется во исполнение указанийвыше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во вступлении. 2) Доказательство — излагаетсясущество вопросов, должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильностипоставленных в док вопросов. 3) Заключение — делаются выводы. Все три части неявляются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, безповторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой.Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми.Формуляр — адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док,заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-яисполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и направлении его вдело.
Билет 7 1.Табулятор и его назначение.
Табулятор предназначен длянаписание текста в столбик. Клавиш набора стопоров табулятора (+ и -) и клавишитабулирования.
2.Знаки, отсутствующие на клавиатуре.
3.Реквизит
Реквизит — информационныйэлемент док. За каждым реквизитом закреплено определенное место. Совокупностьвсех реквизитов определяет видовую принадлежность док. Реквизит может содержатьпостоянную, общую для группы док и переменную информацию — для каждого конкретногодок. Каждый док должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым дляданной разновидности док. Формуляр — совокупность реквизитов, присущихопределенному виду док и расположенных в определенной последовательности.Существует 31 реквизит
Билет 8 1.Буквострокоуказатель
Расположен слева и справа отбуквоводителя, перед б/о валом. Представляет собой прозрачную пластмассовуюпластинку с нанесенными горизонтальной и вертикальными линиями. Горизонтальная- указывает линию печатаемой строки, вертикальные — середину напечатанногознака. Применяют при графлении горизонтальных и вертикальных линий карандашом.
2.Заколовок.
Заголовок — краткое содержаниедок.(текста). В машинописных работах заголовок располагают по середине или отлевого поля. Правила написания заголовков: 1)Заголовки пишут прописнымибуквами. 2) В конце заголовков знаки препинания не ставятся (кроме! и?знаков). 3) Короткие заголовки пишутся вразрядку. 4) Переносы в заголовках недопустимы. 5)Большие заголовки (более 40 символов) выполняются в несколькострок, каждая строка должна иметь законченное смысловое значение. 6) Текстбольшого заголовка выполняется через 1 м.и. 7)При написании текста через 1,5м.и между текстом и заголовком 1,5 м.и.8) Если на странице несколькозаголовком, от текста до след. заголовка делается дополнительный интервал.Подзаголовки — строчными буквами по тем же правилам. Можно выделять письмомвразрядку, подчеркиванием, заключением в кавычки или скобки.
3.Бланки его виды.
Это чистый лист бумаги снанесенными реквизитами. Существует 2 вида бланков: для служ. писем и другихдок. Различие между ними состоит с том, что на бланках для писем наопределенных местах содержатся реквизиты: индекс предприятия связи, почтовый ителеграфный адрес, номер телетайпа, № счета в банке, № телефона и постояннаячасть: ссылка на индекс и дату входящего док. Бланки бывают двух форматов А4и А5. с продольным и угловым расположением реквизитов. Продольноерасположение используют предприятия или организации, имеющие многоступенчатуюподведомственность.
Билет 9 1.Полеустановительный механизм.
Ограничивает движение кареткив обе стороны. На каретке есть полеустановительная гребенка, на которойкрепятся левый и правый полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействуетсо звонковым механизмом за два, три удара до окончания строки.
2.Абзац.
Это текст, состоящий изотдельных предложений, объединенных одной мыслью. Любой текст начинается сабзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется через 1 м.и то между абзацамиделается дополнительный интервал.
3.Распоряжение.
Это правовой акт, издаваемыйединолично руководителем, главным образом коллегиального органа гос.управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Текст состоит из двухчастей: 1) цели и причина издания распоряжения. 2) перечисляются предписываемыедействия. Начинается со слова «предлагаю». Издается министерствами,организациями края, города, района. Подписываются руководителем. Реквизиты:наименование структурного подразделения, название вида док, дата, индекс, местосоставления или издания, текст, визы.