Реферат: Автоматизация управления предприятием

<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications">Автоматизацияуправления предприятием.СодержаниеСодержание Введение Анализ проблемы (основная часть) Пути совершенствования (рационализации или развития) исследуемой проблемы БиблиографияВведение

В последнее время все больше предприятий сталкиваются спроблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорениебизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получениеметрик, характеризующих качество исполнениябизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задачявляется внедрение автоматизированной системы,выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решениязадачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности,связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается снеобходимостью решать множество  задач вусловиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работесовременного менеджера можно выделить следующие:

Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера. Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения. Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств. Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативностьв принятии решений, контрольисполнения решений, рациональное использование накопленнойинформации и предыдущего опыта.

Тема автоматизациипроцессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все большекомпаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрениясредств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компаниипрошли длительный путь по созданию своих информационныхсистем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализациизадач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных системсталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программногообеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализациизадач данного класса.

В отличии от традиционного программного обеспечения — системориентированных на автоматизацию конкретных участков бизнеса (бухгалтерия,складской учет, кадры и пр.) системыавтоматизации документооборота предлагают решение задач менееочевидных  и более комплексных. По сутидела внедрение системы автоматизациидокументооборота затрагивает все уровни управления компании ипризвано изменить способы управления. Сложность данной задачи, как правило,недооценивается руководством компании. На рынке сложилась некотораядиспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, скоторыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Этоприводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. Апокупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятсяполучить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практическихвнедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдываетожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этойтеме.

Объем рынка документооборотаоценить в настоящее время достаточно сложно, но очевидно, что в ближайшее времяс потребностью в автоматизации документооборотастолкнутся практически все более или менее крупные предприятия и госучреждения,задумывающиеся над повышением эффективности. В последнее время наблюдаетсяочевидный всплеск интереса к данной тематике, причем в отличие от ситуациитрех-четырех летней давности интерес в основном вызывает не автоматизация канцелярии и архивадокументов, а именно <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App1">автоматизацияпроцессов документооборота

и других смежных задач, таких как <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App2">автоматизациясистем управления менеджментом качества. При этом рост спроса врегионах явно опережает рост спроса в Москве и Петербурге. В последнее времяочень большую активность проявляют крупные региональные производственныепредприятия.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящеевремя находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий списокпроизводителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, нарынке отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос несформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеетсячеткое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобнаяситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и  поиск новых способов позиционирования.

Сейчас можно выделить несколько наиболее активных сегментовпотребления систем документооборота: крупные госучреждения, головныеорганизации холдинговых компаний, успешно развивающиеся промышленныепредприятия, предприятия с большой долей конструкторского и технологическогоцикла, а также средние предприятия, внедряющие <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">современныетехнологии управления

, такие как управление качеством,процессное  и горизонтальное управление.

Внедренная <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Platform">системадокументооборота

может приносить экономический эффект в несколькихаспектах. Наиболее легко определяется эффект связанный с сокращением количествабумаги, снижения стоимости оборудования для хранения документов и <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Platform">сокращение издержек на передачудокументов. В случае достаточно развитого документооборота, напримерв конструкторских бюро или в бюрократических организациях такой эффект можетбыть очень значительным. Вторая составляющая, связана  с <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Platform">сокращением времени поиска документови времени простоя при обработке документов, а также улучшением надежности <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Platform">процессов обработки документов(например снижением вероятности потери документов). Точно рассчитатьэкономическую эффективность подобных улучшений достаточно трудно, но накачественном уровне она очевидна, так как иногда потеря или несвоевременнаяобработка даже одного документа может привести к огромным потерям. И, наконец,третья составляющая эффекта от <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App1">внедрениясистемы документооборота заключается в создании возможностей длявнедрения новых практик управления в организации, невозможных без подобнойавтоматизации. Например, внедрение эффективной системы менеджмента качества безее автоматизации оказывается невозможным. Подобные улучшения позволяют перейтина новый качественный уровень управляемости компании и оперативности ее реакциина изменения во внешней среде, что позволяет ей получить существенныеконкурентные преимущества, наличие которых в современной конкурентной средетрудно переоценить.Анализ проблемыЗачем нужна система автоматизации административныхпроцессов и в чем ее специфика

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдаетсяпотребность в решении проблемы автоматизациибизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано сизменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса.Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактовуправленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за егоходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором  деятельность организации воспринимается каккомпозиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большейформализации и соответственно более детализированного контроля, позволяетподдержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуреорганизационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы ихнепрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Total QualityManagement

 тотальное <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">управлениекачеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнеевремя все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода куправлению, требуется наличие инструментов <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">моделированиябизнес-процессов

, протекающих в организации, а также инструментов ихреализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесенияизменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достиглинеобходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации нетолько очевидных участков деятельности (например, расчетные операции вбухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Ноданный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокаястепень гибкости приложений, возможность внесения изменений  в уже внедренные в компании приложения безостановки их работы, накопление консолидированной статистики по различнымпроцессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единогорабочего пространства.

<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Современнаяинформационная система

более или менее крупной организации можетбыть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:Подсистема <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">комплексное внедрения интегрированной ERP-системы. Подсистема <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним  миром. Подсистема <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App4">управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых можетбыть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

Традиционное <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App1">делопроизводство <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App1">Контроль исполнения распоряжений Автоматизация реализации управленческих регламентов <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App1">Автоматизация бюджетного процесса <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App4">Автоматизация договорного процесса <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Автоматизация менеджмент качества Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.) Средства создания интегрированного архива документов компании И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определеннуютехнологическую специфику, а именно:          

Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие: Большое количество работы с неструктурированными данными «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте. Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях). Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">система дляавтоматизации

подобных задач должна соответствовать следующимтребованиям:           Поддерживать высокоуровневый инструментарий для <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">автоматизации различных бизнес процессов, Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией, Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы, Реализовывать принцип единой <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">очереди заданий для различных процессов обработки информации, Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы, Содержать стандартные блоки для <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">автоматизации типовых бизнес  процессов

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">автоматизации документооборота

, является попытка автоматизироватьотдельные задачи, не учитывая возможной перспективы развития системы. Давайтекратко остановимся на задачах, которые должна решать <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">системаавтоматизации документооборота компании.

Точка зрения на функции системы может существенно отличатьсяв зависимости от того, какой специалист будет формулировать требования ксистеме.

Так например, руководитель воспитанный в рамках советскойсистемы директивного управления будет требовать реализации таких функций как, <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">регистрациякорреспонденции

, <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">контрольисполнения резолюций и распоряжений, получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизациитрадиционного делопроизводства.

Руководитель проектов захочет видеть в системе функции <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">управленияпроектной документацией

и созданию ее архивов, маршрутизациюпроектных заданий и документов и средства отслеживания  их состояния, интеграцию процесса обработкидокументов  с системой управленияпроектами.

Начальник конструкторско-технологического подразделенияпотребует от системы средств ведения конструкторских и технологическихдокументов, интегрированный с CAD системой, средств управления иерархиямидокументов и их версий, средства поддержки жизненного цикла документации наизделия и пр.

Юрист захочет видеть в системе функции поддержки архиванормативных документов, <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">средствасогласования и ведения архива договоров

, средства управлениядоверенностями и пр.

Сотрудник отдела качества наверняка вспомнит о таких задачахкак ведения библиотеки <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">регламентауправленческих процедур

, наличие средств автоматизации подобныхрегламентов, средства автоматизированного сбора метрик качества исполненияпроцессов, автоматической генерации отчетов поля аудита и пр.

И это далеко не все специалист по маркетингу предложитвнедрить в организации средств автоматизации публикации информации на WEB сайтекомпании, продавец — средства ведения истории переписки с компаниейпокупателем, сотрудник отдела кадров попросит <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">автоматизироватькадровый документооборот

, а финансист — средства утверждениябюджетных документов и заданий на платеж и так далее и тому подобное.

Более того, в каждой конкретной компании каждый отдельныйконтур автоматизации документооборота будет иметь ярко выраженную специфику.

При этом, очень часто <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">функцииобработки документов

являются частью бизнес процессов, ужеавтоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколькопримеров подобных задач:отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского учета архив документов и система контроля и уведомления о своевременности взаимодействий в приложении управления контактами подсистема утверждения платежных документов, порождаемых в системе управления поставками

В принципе можно внедрять перечисленные приложения поотдельности «с нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры.Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционныхприложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизациидокументооборота, в силу специфики данной группы приложений, аименно: 

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерская программа, системскладского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одногоавтоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируютбазовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинствосотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своемрабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейскаждого приложения.

Не регулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложенийапериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнеспроцессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например,участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых,определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложениедолжно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечиватьунифицированный интерфейс для различных функций в различных процессахобработки документов.

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основныхаспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимоуделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний,  накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметьдоступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах.Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новуюинформацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей автоматизациидокументооборота является перенос в область автоматизацииформализованной части <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">управленческогопроцесса

. Но сам процесс формализации является периодическим иитеративным. По мере внедрения определенного процесса выявляются его недостаткии необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения вобласти <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">автоматизациидокументооборота принципиально не могут быть реализованы в видежестких автоматизированных рабочих мест, и требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации.

Необходимостьпоследовательной автоматизации 

Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедурв компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания еемощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота безизменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентскихприложений.

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количестваприложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, неинтегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается ихсопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизациии требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования исопровождения.

Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложенийавтоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции исоздания единой инфраструктуры  дляреализации данных задач.

Таким образом, мы понимаем, что <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">внедрениеинфраструктуры для  комплекснойавтоматизации процессов документооборота

, необходимое условиеуспешной реализации системы.

При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, аименно – внедрение  инфраструктуры для автоматизациизадач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированныхприложений.

Целью внедрения базовой платформыавтоматизации документооборота является:

Удешевление разработки и внедрения конечных приложений Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех приложений Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">исполнения этапов бизнес процессов

К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизациидокументооборота  и собственноавтоматизации отдельных задач обработки документов.  При покупке системы может быть приобретенолибо то либо другое, например покупая систему Lotus Notes или <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Documentum

организация покупает именно платформу для реализации приложений, но не конечноеприложения, а приобретая например систему <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">«Дело»она приобретает именно законченное приложениедля автоматизации делопроизводства, но не решает задачи внедренияинфраструктуры для внедрения комплекса приложений.

И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев,когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ееиспользования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваютсяпланируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможностикомплексного решения задачи автоматизациидокументооборота.

Однако не всегда внедрение подобной платформы оказываетсяцелесообразным. График иллюстрирует <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">целесообразностьвнедрения платформы автоматизации документооборота

. При реализациинабора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно недорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной  стороны существенно удорожается стоимость ихсопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость ихинтеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию измножества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этогопользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множествомприложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность ихработы.

<img src="/cache/referats/20843/image002.gif" v:shapes="_x0000_i1025">

Рис. 1Зависимость  суммарных издержек навнедрение и количеством внедренных приложений при использовании различныхстратегий.

<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Внедрениеплатформы автоматизации

избавляет от всех этих проблем, и даже болеетого, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилийнеобходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаютсяриски неудачного внедрения.

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества,обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимостьначальных шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформыв краткосрочном периоде.

Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод,если перед организацией стоит задача оперативного решения только несколькихконкретных задач, например, созданиеархива документов и автоматизации делопроизводства, то болеерациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этогонабора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. Еевнедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала.

Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборотав компании должны сформироваться следующие предпосылки:

Осознания необходимости решения <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и  внедрения приложений на базе платформыПути совершенствования исследуемой проблемы

В настоящее время в России существует и развиваетсянесколько систем документооборота. Вихчисле<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Lotus Notes,<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Documentum, <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">DocsVision

,<a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Directum ипр.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся насистеме DocsVision. Включающей в себя какплатформу для разработки приложений, так и средства <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">автоматизациибизнес-процессов

.

DocsVisionобеспечивает тесную интеграциюприложений, созданных на базе платформы, и <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">единоепространство управления документами и процессами в организации

.

Основные функции DocsVision:

Автоматизация управления предприятием; Поддержка процессного подхода в организации управления; <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Автоматизация систем менеджмента качества; <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Автоматизация процессов согласования и утверждения документов; <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Средства контроля исполнения документов и заданий; <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App3">Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей; Управление процессами обработки документов; Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками; <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Автоматизация канцелярии; <a href=«www.docsvision.com/index.phtml?Name=»Applications_App2">Создание электронного архива документов.

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организациисамые разнообразные приложения, такие как:

Автоматизация канцелярии и делопроизводства <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">Автоматизация согласования и утверждения документов <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">Системы автоматизированного контроля исполнения <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">Создание электронных архивов документов с распределенным доступом Система управления конструкторской и проектной документацией <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App2">Автоматизация системы управления качеством <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App2">Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App2">хранилище регламентов и процедур)

Платформа DocsVision позволяетдобавлять функции управления процессом обработкидокументов в приложения, уже используемые в организации, как,например:

<a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App2">Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами Подсистема утверждения платежных документов

В основу разработки идеологии системы DocsVision была положена концепция единой <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">интегрированнойсистемы автоматизации управления и документооборота

. Такая системадолжна отвечать следующим требованиям:

<img src="/cache/referats/20843/image004.jpg" v:shapes="_x0000_i1026">

Рис.2. Модуль DocsVision «WorkFlow» обеспечиваетвозможность визуального формирования приложения для <a href=«www.docsvision.com/?Name=»Applications_App3">автоматизациибизнес-процессов обработки информации

Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.

В приложениях автоматизации управленияиспользуются данные, представленные в разном виде — в виде структурированнойинформации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов,справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Подобноеразнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования кобеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложенийне хранятся в едином централизованном хранилище,и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, тосущественно усложняется обеспечение целостности данных системы, увеличиваютсярасходы на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования ивосстановления данных.

Системадолжна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должныбыть доступны только прикладному сервису системы и не могут бытьмодифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

Поддерживать единыемеханизмы разграничения и управления правами доступа.

Система должна поддерживать единые механизмы аутентификациии разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случаепользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору — вестибольшое количество списков пользователей для разных приложений. На практикесистема должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные сосредствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность доступа кинформации, как в локальной сети, так и при соединении с системой черезИнтернет.

 С другой стороны, прираздаче прав на использование объектов системы, администраторы должныиспользовать унифицированный интерфейс управления правами доступа, в идеале — стандартный диалог управления безопасностью Windows.

Предоставлятьпользователям общие средства навигации и доступа к данным.

Особенностью системыуправления является то, что она реализует большое количествоприложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечитьпользователям системы унифицированныесредства доступа к приложениям. В качестве такового могут бытьиспользованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorerили средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечиватьнавигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы,инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениямиданных и отчетов.

Поддерживать общуюструктуру справочников.

Огромную проблему при внедренииприложений автоматизации управления создает отсутствие в организацииединого репозитория справочной информации.Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых вкомпании, что приводит к существенному снижению эффективности использованияинформации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентахкомпании накапли