Реферат: Контроль в системе управления

Содержание:

Введение……………………………………………………… 2

I.

Необходимость контроля………………………………3

II.

Виды контроля………………………………………….5

III.

Процесс контроля………………………………………6

IV.

Поведенческие аспекты контроля……………………10

V.

Характеристики эффективного контроля……………12

Заключение…………………………………………………….14

Списокиспользованной литературы ………………………..15

Введение.

Термин“контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль”означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двухзаписях.

Втечение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, спроверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах ит.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образомбухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

Всловарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверкаправильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдениес целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельностикакого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Каквидно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснениеконтроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапомстало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленнымцелям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализотклонений, раскрытие их причин.

Классикинауки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, чтобез контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что влюбом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит всоответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами.Цель контроля — выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению,следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматриваяконтрольную деятельность в управлении предприятия, А.Файоль разделял ее нашесть основных групп:

·

с точки зрения административной — необходимо выяснить,существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;

·

с точки зрения коммерческой — все материалы,поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;

·

с точки зрения технической - нужно проследить ход операций, их результаты,состояние машин и оборудования;

·

с точки зрения финансов — необходимо проконтролироватькассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;

·

с точки зрения охраны — надо проверить средства,употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);

·

с точки зрения учета — необходимо выяснить, как быстропоступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, какведется статистика.

Таким образом, по А.Файолю контрольсоотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становитсяособой функцией.

Внастоящее время под термином “контроль” подразумевают:

·

органическую функцию управления;

·

набор средств регулирования поведения личности илиорганизации в целом;

·

функцию системы, выполняющую задачу обратной связи иобеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

I. Необходимость контроля в управлении.

Контроль- это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим дляобнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишкомсерьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководителиначинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда онисформулировали цели и задачи и создалиорганизацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировалауспешно.

Функцияконтроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявитьпроблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, какэти проблемы перерастут в кризис.

Однаиз важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, чтолюбая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксироватьсвои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равноважной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемернойподдержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другимисловами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить,какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны.Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность,достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Контрольне только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобыдостигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вноситьрадикальные изменения в деятельности организации.

Контроль- это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейшихособенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит втом, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо отсвоего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностныхобязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контрольесть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни созданиеорганизационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрывеот контроля.

II. Виды контроля.

Выделяют три вида контроля: предварительный, текущий изаключительный.

Поформе осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту жецель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были какможно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль.

Основнымиприемами этого контроля являются реализация, а не создание определенных правил,процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываютсядля обеспечения выполнения плана, то их строгое соблюдение — это способубедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверитьготовность организации к началу работы. Этот контроль используется в трех областях: человеческих, материальных,финансовых. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счетанализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы длявыполнения конкретных задач организации. В области материальных ресурсовконтроль осуществляется за качеством сырья, чтобы произвести отличный товар. Вобласти финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля являетсябюджет. Он отвечает на вопрос когда, сколько и каких средств безналичных илиналичных потребуется организации. Он имеет две разновидности диагностический итерапевтический. Диагностический включает такие категории, как измерители,эталоны, предупреждающие сигналы, указывающие на то, что в организации что-тоне в порядке. Терапевтический позволяет не только выявить отклонения от стандарта,но и принять исправительные меры.

Текущий контроль

Какэто собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственнов ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроляработы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущийконтроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы.Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведенияработы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы ворганизациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийсяпо отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу,изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный контроль

Заключительныйконтроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенноедля нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно,чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, онимеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительныйконтроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, еслианалогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функциязаключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

III. Процесс контроля.

В процессеконтроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев,сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующихдействий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этаппроцесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности,слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели,прогресс в отношении которых поддаётся изменению. Эти цели явным образомвыступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля,должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут бытьиспользованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важныеособенности. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должнабыть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить степень выполненияработы.

Конкретный критерий и определённыйпериод времени называются показателями результативности. Показатель результативноститочно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичьпоставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставитьреально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы:”Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей? “ и “Что осталосьне сделанным?”

Относительнолегко установить показатели результативности для таких величин как прибыль,объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественномуизмерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставленииреально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджердолжен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют егоожиданиям. При этом менеджер принимает еще очень важное решение: насколькодопустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Наэтой стадии процедурам контроля дается оценка, которая служит основой длярешения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадииконтроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Этадеятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов,передаче информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Показатель результативности даетчеткую и ясную цель для направления усилий членов организации. За исключениемряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту неотклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошегостандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допускипараметров цели.

Определение масштабадопустимых отклонений — вопрос кардинально важный. Если взять слишком большоймасштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, еслимасштаб слишком маленький, то организация будет реагировать на очень большие отклонения, что весьмаразорительно и требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизоватьработу организации. В подобных ситуациях достигается высокая степень контроля,но процесс контроля становится не эффективным. Для того чтобы контроль былэффективным он должен быть экономным. Преимущества системы должны перевешиватьзатраты на ее функционирование. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит виспользовании метода управления по принципу исключения. Состоит он в том, чтосистема контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений отстандартов.

Измерениерезультатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколькоудалось соблюсти установленные стандарты, — это самый трудный и дорогостоящийэлемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствоватьтому виду деятельности, который подвергается контролю.

Передачаи распространение информации. Распространение информации играет ключевуюроль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль былэффективным, необходимо обязательно довести до сведения соответствующихработников организации как установленные стандарты, так и достигнутыерезультаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя идоводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников ввиде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательнотакже быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо понятысотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь междутеми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Оценкаинформации о результатах. Заключительнаястадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученныхрезультатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, иважна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описываетисследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

<img src="/cache/referats/16790/image006.jpg" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1033">третий этап. Менеджердолжен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать,устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Основная цель контролясостоит в том,

чтобы добиться такогоположения, при котором процесс управления организацией действительно заставлялбы её функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактическихрезультатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются,лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитыватьна то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболеесовершенные методы должны подвергатьсяизменениям.

Устранить отклонения. Система контроля, которая непозволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимаякорректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причиныотклонения. В идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения отстандартов и точно указывать его причину.

Смыслкорректировки во всех случаях состоит в том, чтобы сразу понять причинуотклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшениязначения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации,усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Пересмотр стандартов.Не все заметные отклоненияот стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего.При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

IV. Поведенческие аспекты контроля.

Контроль осуществляют люди и направлен он надеятельность людей. Поэтому без учета их психологии и особенностей поведениястроить его систему нельзя. Существует два вида контроля: внешний и внутренний.Идея внешнего контроля заключается в том, что люди лучше выполняют свои обязанноститогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этомточно знают, какое поощрение получит за хорошо выполненную работу и какое наказание понесет за плохую работу.Психологи отмечают несколько причин улучшения работы при внешнем контроле:руководство использует информацию полученную после проведения работ для оценкедеятельности сотрудников; повышенное внимание контроля может означать, что данная сфера деятельности вошла в разделважных; большинство людей любят видеть результат своего труда воочию, аконтроль делает их общественно-известными.

По другому выглядит система внутреннего контроля,основываясь на коллективном определение цели организации и ее подразделений.Этот контроль служит не для того, чтобы зафиксировать ошибки, а для того чтобыпредотвратить их, подсказать людям, как лучше работать. Самоконтроль возможентолько в условиях преобладания здорового морально-психологического климата вколлективе. По этому чаще всего внутренний и внешний контроль используютвместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

Чтобы найти подходящую дозировку каждого необходимоучитывать ряд обстоятельств:

1.

Насколько совместима стратегия контроля и стильуправления организацией.

2.

Внешний контроль следует использовать в том случаи,когда есть возможность получить оценку выполненной работы сотрудников и на основанииэтого спросить с них за порученное дело.

3.

При проведении контроля необходимо учитывать характерподчиненных и микроклимат коллектива, в котором они работают.

Независимоот того, какой контроль будет преобладать нужно, сделать все, чтобы устранитьего возможные негативные последствия. Необходимо:

·

установить осмысленные стандарты воспринимаемыесотрудниками организации;

·

установить двухстороннее общение;

·

избегать чрезмерного контроля;

·

устанавливать жесткие, но достижимые стандарты(хороший менеджер всегда чувствует разницу в потребностях и возможностяхподчиненных, и устанавливает стандарты с учетом этих различий);

·

вознаграждать за достижения стандартов.

V. Характеристики эффективного контроля.

Длятого чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечитьдостижение целей организации, он должен обладать несколькими важнымисвойствами.

Контроль являетсяэффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижениеконкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Контроль — это непрерывныйпроцесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективногоконтроля:

1.Стратегическаянаправленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации иподдержание их.

2.Ориентация на результаты.Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установитьстандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие передорганизацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когдаорганизация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулироватьновые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

3.Соответствие делу. Длятого чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемомувиду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, чтодействительно важно.

4.Своевременность контролязаключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, аво временном интервале между проведением измерений или оценок, которыйадекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящеговременного интервала такого рода определяется с учетом временных рамокосновного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространениеполученных результатов.

5.Гибкость контроля. Контроль,как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящимизменениям.

6.Простота контроля.Наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения техцелей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньшихусилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для тогочтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям ивозможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7.Экономичность контроля.Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, неулучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, чтоявляется еще одним синонимом потери контроля.

8.К контролю необходимопривлекать весь персонал, ибо лучший контроль — это самоконтроль. Для тогочтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочийперсонала.

Когдаорганизации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроляприобретает дополнительную степень сложности.

Контрольна международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числаразличных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативностьконтроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственныхруководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно невозлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем,которые от них не зависят.

Заключение.

В самом общем виде контрольесть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации орезультатах управленческих воздействий.

Для осуществления процесса контролянеобходимо:

·

наличие системы показателей (нормы функционирования);

·

наличие способности у системы познавать реальность исопоставлять ее с системой критериев;

·

выработка корректирующих мер.

В контроле как функцииуправления можно выделить две основные стороны: а) познавательную, связанную свосприятием и изучением информации и б)воздействующую, заключающуюся ввозможности обеспечить управляющую систему данными для осуществлениякорректирующих мер.

Приоценке роли и места функции контроля в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.

Список литературы:

1. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 1995.

2. Майкл Мескон и др., Основы менеджмента, — М.,1995 г.

3. Кочкина Н.В. Количественная оценка содержательности труда.– М.: Экономика, 1987.

4.КабушкинН. И. Основы менеджмента, — Мн.: Новое знание, 2002 г.

еще рефераты

Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Требования к помещениям и окружающей среде. Порядок аккредитации испытательной лаборатории

29 Августа 2013

Реферат по менеджменту (теория управления и организации)

Разработка мероприятий по управлению качеством