Реферат: Профессия секретаря (Оформление машинописной страницы)

Оформление машинописнойстраницы.

Форматбумаги.

Работы, выполняемые на пишущей машинке,различаются по характеру, назначению, форме исполнения, формату бумаги.

            Служебную документацию изготовляют набумаге стандартных форматов. Установление форматов связано с проектированием иэксплуатацией средств оргтехники: пишущих машин, копировальных и множительныхаппаратов, фальцевальных машин и прочего оборудования.

            В 1966 г. в СССР установленГосударственный стандарт потребительских форматов бумаги- ГОСТ 9327-66. Всеформаты делятся на три ряда: A, B, C. Ряд А основной. Ряды В и Сдополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С– для изготовления изделий из бумаги (папок, конвертов, обложек и т.п.).

Каждый ряд подразделяется наклассы, которые показывают размер формата бумаги. Так, например, в ряду А 13классов. Каждый из них обозначается буквой А и цифрой класса (А1, А2 и т.д.).

Размеры форматовобозначаются в миллиметрах. Исходный формат А составляет 840х1189 мм. Каждыйпоследующий формат получают путем деления предыдущего пополам: А1 – 594х841, А2– 420х594, А3297х420, А4 – 210х297, А5 – 148х210 и т.д. Наиболее употребительныеформаты А4 и А5. 

Листы бумаги должны бытьровными, без «бахромы», загнутых краев и других механических дефектов, иметьстрого прямоугольную форму. Косина листов, т.е. отклонение от прямоугольнойформы, не должна превышать 2%. Качество писчей бумаги определяется сортностью изависит от степени однородности, числа механических повреждений  и ее белизны. Бумага выпускается следующихномеров: 0, 1, 2, 3.

Целлюлозная бумага № 0 и 1 имеет белый цвет, прочная и выдерживаетдлительное хранение – не желтеет и не разрушается на свету. В ее состав входятклеящие вещества, делающие ее плотной, непромокаемой. Чернила на ней нерасплываются. Бумага № 2 и 3 полубелая, более мягкая, изготовляют ее издревесной массы. На длительное хранение эта бумага не рассчитана. Эти сортабумаги имеют лицевую и оборотную сторону. Писать рекомендуется на лицевой стороне: она более ровная.

                                          

Оформление машинописной страницы. 

В процессе работы машинописная страница заполняется  текстовым, цифровым или смешанным текстом, коформлению которого предъявляются определенные требования.

Текстовой или цифровой материал со всех  сторон ограничивается свободным пространством– полями. Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее (равные по величине),левое (начальное) и правое (конечное). В основном они предназначены дляпредохранения текста от износа в процессе работы с документом, но в то же времяимеют и утилитарное назначение, например: левое поле предназначено для подшивкиработ в скоросшиватель, для переплета рукописи. На верхнем и нижнем проставляютсоответствующие делопроизводственные пометки.

Размеры полей зависят от выбранного форматабумаги, характера работы и ее назначения. Эти размеры можно измерять всантиметрах или миллиметрах, но при работе на пишущей машине величины полейудобнее измерять в интервалах и ударах (печатных знаках).

Размер левого поля должен составлять 35 мм,или 13 печатных знаков, правого – 8 мм, или 3 – 4 печатных знака. Верхнее – отсреза листа до первой строки текста – 20 мм; нижнее – от последней строкитекста до нижнего среза листа – для формата А4 составляет не менее 19 мм, дляформата А5 – 16 мм.

Формат бумаги А4 (210 на 297) в переводе напечатные знаки и интервалы имеет следующие параметры: слева направо 80 печатныхзнаков, т.е. ударов по клавишам, сверху вниз 68 – 70 интервалов (один интервал– 4,25 мм).

Формат А5 (148 на 210 мм) включает от левогодо правого края бумаги 80 ударов, сверху вниз – 34 – 35 интервалов.

Приступая к работе на пишущей машине,рекомендуется отметить карандашом нижнее поле, чтобы вовремя завершить работу.Левое и правое поля ограничить полеустановителями. Все строки машинописнойработы должны начинаться на одном уровне. Левый полеустановитель ограничиваетпродвижение каретки вправо при переводе на новую строку. В конце строка ограничиваетсяправым полеустановителем и заканчивается за 8 мм, или 3 – 4 удара, от правогосреза бумаги.

Оформление правого поля выполняется позвонку. За 2 – 3 удара до поля подается звуковой сигнал, предупреждающиймашинистку о подходе к концу строки, а на уровне поля клавиатура блокируется.

Правое поле в машинописных работах неполучается таким  же ровным, как левое,т.к. в конце строк могут быть переносы, а чтобы их сделать  правильно, иногда приходится заходить заусловную вертикаль правого поля или не доходить до нее. Отклонение от этойвертикали не должно составлять более 2 – 3 ударов.

Арабские цифры. Количественные, порядковыечислительные. Нумерация пунктов.

Арабские цифры  расположены в четвертом ряду клавиатуры. Обслуживаютсяони во время письма пальцами соответствующей зоны: мизинцем левой руки ударяютклавишу с цифрой 1, безымянным – 2, средним – 3, указательным – 4 и 5.Указательным пальцем правой руки ударяют по клавишам 6 – 7, средним – 8,безымянным – 9, мизинцем – 0. При написании цифр используют верхний регистр.

Количественные числительные, встречающиеся в тексте безбуквенного обозначения единиц физических величин, воспроизводятся словами,например: «Этих изделий должно быть не более трех».

Аналогично пишут однозначные числительные, обозначающие временныеграницы или периоды, например: «Испытания должны продолжаться три – пять дней».

В текстах научно – технического и специального характера, в деловыхбумагах числа, сопровождающиеся буквенным обозначением единиц измерения,пишутся цифрами, например: «Самосвал грузоподъемностью 5 т», «Для пошивахалатов пошло 15 м материи».

Запись порядковых числительных отличаетсяот записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковыечислительные пишутся с указанием падежных окончаний, например: «Радиоприемник 2– го класса». «Ученик 4 – го класса».

При перечислении нескольких порядковых числительных окончание ставитьсятолько один раз, например: «Задано выучить 1, 2, 3-й параграфы».

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом,включающим в себя некоторые формы числительных, например:100-процентный,20-километровый.

Порядковые числительные, обозначающие в тексте номер конференции,например: XXV съезд КПСС, II конференция.

В текстах художественной и близкой к ней литературе числительные, какправило, пишутся прописью (буквами).

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается втех случаях, когда с такого числа начинается предложение, например: «Двадцатькилометров пути проложено». Но: «Проложено 20 км пути».

Многозначные целые числа записываются. Разбивая пробелами на классы,например: 250 000 т, 1 248 435 руб.

Нумерация пунктов.Нумерация пунктов вмашинописных работах выполняют арабскими цифрами. Число, обозначающаяпорядковый номер, отделяют от текста точкой, после которой обязательно делаютпробел. Если на одной странице пишется несколько, например десять и более, пунктов,то возросшее на разряд число пишут на один шаг левее.

Знакичетвертого ряда клавиатуры.

Двоеточие. Скобки. Знак двоеточия в текстепишется без пробела после слова, за которым он следует; после него обязательноделают пробел.

Круглые скобки имеются на клавиатуре 46 – клавишной пишущей машины. Наодном литерном рычаге располагаются обе скобки – открывающая и закрывающая.Открывающая скобка пишется с использованием верхнего регистра, закрывающая –без регистра.

Скобки ставятся в тексте слитно к заключаемому понятию. После скобкиобязательно делается пробел, если нет другого знака препинания.

Знаки: вопросительный ивосклицательный.Эти знаки пишут по общему правилу.

Кавычки. Многоточие.Кавычки пишут слитно сословом, которое они в себя заключают. Перед открывающейся кавычкой обязательноделают пробел, а также после закрывающейся, если далее не следует знакпрепинания.

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире перед закрывающимикавычками не ставятся. Эти знаки могут быть написаны после кавычек без дополнительногопробела. Например: Эта повесть напечатана в журнале «Звезда».

Закрывающие кавычки после знаков: вопросительного, восклицательного имноготочия ставятся без дополнительного пробела. Например: Роман «Что делать?»

Восклицательный, вопросительный знак, многоточие – могут относиться ковсему предложению со словами, заключенными в кавычки. В этом случае их ставятпосле кавычек, например: Где вы найдете больше, чем у нас, месторождений«черного золота»?

Многоточие пишут по общему правилу: перед ним пробел не делают, посленего – пробел необходим. Если многоточие сочетается с восклицательным иливопросительным знаком, то в этом случае пишут знак и две точки, например: Ветервоет…Гром грохочет… Пусть сильнее грянет буря!..

Если многоточие сочетается с кавычками, то после многоточия кавычкиставятся без пробела, например: «Хороша была Танюша, краше не было в селе…»

Точка с запятой.Точка с запятой –комбинированный знак. Он состоит из двоеточия и запятой. Выполняют егоследующим образом: большим пальцем правой руки нажимают на клавишу пробела.Затем последовательно выполняют удары по клавишам двоеточия и запятой, неотпуская клавиши пробела. Отпускают клавишу пробела и делают пробел.

Римские цифры.Написание дат.

          Римские цифры. Употребляют их дляобозначения съездов, кварталов года, порядковых номеров глав, томов,конференций, юбилейных дат и т.д.

            Наклавиатуре пишущей машины для письма римских цифр нет специальных знаков. Приписьме их используют прописные буквы, из которых также составляют римскиечисла:

2 – П               6– VI 9 – IX              100 – C

3 – Ш 7 – VП            10– X             500– Д

4 – IV 8 – VШ           50– Л             1000 – М

            Римскиецифры главенствуют над арабскими: например, в рукописи более крупные части нумеруютримскими цифрами: раздел II, глава III, аболее мелкие – арабскими: § 5.

Написание дат. Даты в машинописных работахвыполняются двумя способами: 1. Число и год – арабскими цифрами, месяц –словами, например: 8 мая 1978 года;2. Число, месяц и год выполняютшестизначными числами, каждые две цифры отделяют точкой, например: 08.05.78.

Оформлениезаголовков и подзаголовков.

Правилаоформления заголовков.

1.<span Times New Roman"">     

Заголовки пишут прописнымибуквами.

2.<span Times New Roman"">     

Переносы в заголовках недопускаются. В конце заголовка знаки препинания, кроме восклицательного ивопросительного знаков, не ставятся.

3.<span Times New Roman"">     

Короткие заголовки (менее 15знаков) пишут вразрядку – после каждой буквы следует пробел, например: «СИНТАКСИС».

4.<span Times New Roman"">     

Большие заголовки (более 40знаков) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности должнаиметь смысловое значение. Текст большого заголовка выполняют через одининтервал.

5.<span Times New Roman"">     

При выполнении текста черезполтора интервала от заголовка до текста делают три интервала;привыполнении текста через два интервала от заголовка до текста – четыреинтервала.

6.<span Times New Roman"">     

Если на одной странице пишутнесколько коротких текста с заголовками, то от последней строки текста доследующего заголовка необходимо сделать двойной интервал. Например, если втексте между строками два интервала, то до следующего заголовка – четыре.

7.<span Times New Roman"">     

Нельзя писать заголовок вконце страницы; если на ней не умещаются три строки идущего зазаголовком текста, то надо весь текст перенести на следующую страницу.

При оформлении заголовка  поцентру рабочей строки в начале следует определить количество знаков взаголовке. Затем от числа знаков рабочей строки вычесть количество знаковзаголовка. Полученное число разделить пополам, а величину частного (количествоударов) отсчитать от левого поля.

Например, заголовок «Багульник» выполняется в разрядку, имеет 17знаков. Рабочая строка составляет 64 знака: 64-17=47; 47/2=23 (24 знака).

Следовательно, надо отсчитать 23 удара от левого поля и написать заголовок.В современной машинописи предпочтение отдается расположению заголовков от левогополя. Размер заголовка в донном случае не должен превышать 40 знаков.

Правила оформленияподзаголовков.Подзаголовки в машинописных работах пишут строчными буквами. Для большей наглядностиих выделяют и отделяют от текста дополнительными интервалами. Например, еслимежду заголовком и подзаголовком два интервала, то до текста надо сделать триинтервала. Подзаголовки, располагаемые посредине рабочей строки, рассчитываютаналогично заголовкам. При оформлении заголовка от левого поля подзаголовоктакже должен быть написан от левого поля.

          Подзаголовкиможно выделять подчеркиванием, разрядкой, заключать в скобки.

 

Нумерациястраниц.

          Стандартомустановлено, что в документах, оформляемых на двух страницах и более, вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы.

            Номерастраниц должны проставляться на верхнем поле листа от четвертого положениятабулятора арабскими цифрами без слова «страница» (с.) и знаков препинания.

            Номерастраниц печатаются в интервале 10 – 15 мм от верхнего обреза листа.

            Еслитекст документа печатают с двух сторон, то нечетные номера проставляют налицевой стороне, а четные на обратной.

 Правила и способы выделения в тексте.

В машинописи применяется несколько способоввыделения в тексте отдельных слов, фраз или предложений: написанием вразрядку,выделение прописными буквами, подчеркиванием, другим цветом, используядвуцветную ленту (на одной странице применяется только один способ выделения втексте).

Выделение прописными буквами и подчеркиваниеприменяется при письме через 1,5 – 2 интервала.

Подчеркивание выполняют, ударяя по знакуподчеркивания – под цифрой восемь. Машинописную строку, в которой выделяетсяслово или группа слов, пишут до конца, затем, нажимая на клавиши свободногохода каретки подводят первую букву выделяемого слова к разрезу буквоводителя.Ударяют по клавише с цифрой 8, чередуя указательные пальцы обеих рук, подчеркиваютслово или группу слов (разрез буквоводителя окажется под последней буквой выделяемогослова).

При выделении текста разрядкой используютклавишу написания в разрядку, при этом между словами делается дополнительныйпробел. Выделять разрядкой можно при письме с любыми интервалами междустроками.

При выделение в тексте с использованием двуцветной ленты применяют механизм измененияподъема ленты.

Письмо на линованной бумаге. Способы исправления ошибок.

Одной из разновидностей машинописных работ является заполнение бланкови письмо на линованной бумаге, заранее изготовленной типографским способом.

Изготовленные в типографии бланки и линованная бумага имеют расстояниемежду строками, несоответствующие величинам интервалов. Поэтому при письме налинованной бумаге отключают интервальный механизм. Для этого на пишущей машинкеимеется кнопка свободного хода вала и рычаг свободного хода вала

Для перевода каретки на новую строку вал проворачивают с помощью ручкибумагоопорного вала.

При этом надо ориентироваться на            буквострокоуказатели,расположенные слева и справа от буквоводителя. Горизонтальная линия листа илибланка должна совпасть с горизонтальной линией буквострокоуказателя.

Исправление ошибок.

В машинописных работах возможны ошибки, которые обязательно должны бытьисправлены.

Наиболее распространенный способ их устранения – механический, путемподчистки ластиком, который подбирается по жесткости соответственно сортубумаги (красный, белый, синий, комбинированный).

Ошибки в тексте можно исправлять непосредственно в пишущей машине, еслистраница не дописана до конца.

Возможные варианты ошибок в машинописных работах. В слове неправильнонаписана буква; буквы переставлены местами, но их общее количество вслове сохранено; пропущена буква; написана лишняя буква; не сделан пробелмежду словами.

Исправление ошибок непосредственно в пишущей машинке выполняют в следующейпоследовательности. Отводят в сторону каретку, чтобы крошки от бумаги и ластикане попали в машину и не засоряли механизмы; поворотом вола продвигают бумагувверх (если ошибка допущена в верхней части листа) так, чтобы строка, в которойесть ошибка, попала в бумагоопорный щит, осторожно стирают ошибку, не задеваярядом стоящих букв. Ластик для этого лучше взять плоский, соответствующий сортубумаги. Бумажные крошки удаляют.

Если ошибка в нижней части листа, лучше продвинуть бумагу назад и,откинув лист на себя, исправить ошибку. Вернуть бумагу на место и продолжатьписать работу.

На вынутом из пишущей машины листе все ошибки устраняют сразу. При этомможно пользоваться специальном трафаретом, имеющим различные по контурупрорези. Применение трафарета ускоряет исправление ошибок, так как в этомслучае ластик не задевает буквы, которые написаны правильно.

Вписывают нужные буквы и знаки в следующей последовательности:отключают интервальный механизм, открывают рычаг бумагоосвободителя иориентируясь на буквострокоуказатели (горизонтальная его линия деления проходитпод строкой), вставляют бумагу. Закрывают рычаг бумагоосвободителя.

Прежде чем вписывать нужные буквы, следует отключить ленто водитель –ударить по нужной клавише, проверить, правильно ли будет сделан отпечаток,только после этого выключить ленто водитель, нажать клавишу обратного ходакаретки и написать нужный знак.

Нужные буквы и знаки вписывают, легко ударяя по клавишам, чтобы оттискине получились ярче остальных.

Если в слове пропущена одна буква, то подчищают три буквы и за счетуменьшения расстояния между ними вписывают эти же буквы и недостающую. Дляэтого придерживают карету рукой или клавишей обратного хода.

Букву, пропущенную в конце слова, можно вписать за счет уменьшениярасстояния между словами и буквами в слове – подчистить две буквы и вписатьтри.

Если между словами пропущен пробел, надо подчистить по две буквы вкаждом слове и снова вписать их, сократив расстояние между буквами и словами.

Если в слове написана лишняя буква, подчищают три буквы и вписывают двеза счет увеличения расстояния между ними. В этом случае также придерживаюткаретку рукой или клавишей обратного хода.

Допускаются исправление путем «перебивки» одной буквы на другую, нолишь в том случае, если они схожи по контуру, например:

Л – Д; Ш — Щ; Ц – Д; П – Н, И, Д; О – Ф, Е, С, Э, Б, Р. Перебиваябукву, не надо сильно ударять по клавише, так как на этом месте получаетсядвойной отпечаток.

При выполнении работы в нескольких экземплярах возможно исправлениеошибок, как в машине, так и на вынутом листе. В машине исправляют ошибкиначиная с последнего листа. Откидывают всю закладку на себя, между листом икопировальной бумагой прокладывают полоску писчей бумаги или линейку, чтобы приисправлении не осталось темного пятна на листе.

Вынутую из пишущей машины закладку разбирают, устраняют ошибки на всехэкземплярах, затем вписывают буквы на каждом экземпляре отдельно.

В настоящее время используют и другие средства для исправления ошибок:отпечатки закрашивают, заклеивают. Для закрашивания используют бумагу, покрытуюспециальным составом, жидкость, изготовленную на летучей основе. Длязаклеивания применяют полоски бумаги шириной 5мм, покрытые с одной стороныклеем.

Не допускается забивать неправильно написанную букву, слово, зачеркивать,используя другие буквы или знаки. Работа с подобным «исправлением» несмотрится, имеет неряшливый вид. Лучше переписать весь лист заново.

Оформлениессылок.

В ряде работ встречаются ссылки – дополнения, пояснения или указания наисточник. Для связи ссылки с текстом служат знаки сноски. Их ставят в тексте утого места, где нужно сослаться на какой – либо источник, а также перед самойссылкой. Знаками сноски служат арабские цифры и звездочки (их пишут буквой х).

            Звездочкиупотребляют в цифровых работах и когда на странице не больше трех ссылок. Текстссылок помещают в конце машинописной страницы, ниже основного текста.

            Еслив работе несколько ссылок, то их номеруют по порядку в пределах каждой машинописнойстраницы. Порядковый номер ставят со скобкой или без нее на пол – интервалавыше машинописной строки без пробела. Текст ссылки пишут внизу страницы под чертойнезависимо от того, сколько места на странице занимает основной текст.Последняя строка последней ссылки должна располагаться на уровне нижнего полястраницы.

Основной текст пишут до первой ссылки, нумеруют ссылку и дописываютстроку до конца. Затем определяют объем текста ссылки (например, однамашинописная строка ) и в конце страницы оставляют место для ее оформления. Котметке нижнего поля добавляют вверх четыре интервала (два на расстояние отпоследней строки текста до черты и два после черты до ссылки ) и делают карандашомновую отметку.

Продолжают писать текст до сделанной отметки, затем отступают вниз дваинтервала и проводят черту, равную 20 ударам. От этой черты отступают вниз надва интервала и пишут текст ссылки.

С абзацного отступа ставят порядковый номер с дробью, делают пробел ипишут текст ссылки с заглавной буквы. Текст большого содержания пишется внесколько строк через один интервал, вторую и последующие строчки в этом случаепишут от левого поля. Если на одной странице имеется несколько сносок, то ихоформляют аналогично первой, но отделяют друг от друга двумя интервалами.

При оформлении на одной странице нескольких ссылок  разного объема на каждую из них к отметкенижнего поля добавляют определенное количество интервалов: на первую ссылку водну строку – четыре интервала (два до черты и два после нее), на вторую, состоящуюиз одной строки, также два интервала, на состоящую из двух строк – три интервала,на ссылку в три строки – четыре интервала и т.д.

Текстовыесокращения. Прямая речь. Цитаты.

        Текстовыесокращения.Применение текстовых сокращений в официальной деловой переписке даетвозможность сэкономить время при подготовке и прочтении документов. Вуправленческой документации широко употребляются сокращенные формы слов иаббревиатура (сложно сокращенные слова).

            Сокращенияможно подразделить на два вида: сокращения, предназначенные только длязрительного восприятия, и сокращения, употребляемые как в устной, так и в письменнойречи. Первый вид сокращений принято называть текстовым или графическим. К такимсокращениям, например, относятся наименования территориальных, производственныхи административных единиц (г., обл., р-н, пос., и т.д.); наименованиедолжностей и званий (акад., проф., ст. науч. сотр., доц.); наименование дат икалендарных сроков (м-ц.); собственно текстовые сокращения (т.е., т.д., т.п.); формы обращения (т., гр.); наименования отдельных документов (квит., накл.); и т.п.

            Такиесокращения общеприняты. Они зафиксированы во многих ведомственных инструкциях иправилах по делопроизводству.

            Второйвид сокращенных слов – аббревиатуры. Их широко употребляют в устной речи какобычные слова. Аббревиатуры образуются из первых букв или звуков сокращаемогословосочетания: ЗАГС, ГОСТ, вуз, из начальных слогов: совхоз, прораб, завком.

            Каббревиатурам относятся также сокращения без гласных – образуются исключениемгласных и по одной из сдвоенных согласных: млрд., млн.; посредством усечения слова,т.е. опущения конца слова: спец., зав., зам. и др. Применяется также смешанныйтип сокращений: НИИасбестцемент.

            Сложносокращенныеслова образуются путем соединения одного или двух начальных слогов с полнымвторым словом: капремонт, хозрасчет.

            Существуютопределенные условности при сокращении слова товарищ: в начале предложенияпишется Тов., в середине – т. при употреблении этого слова во множественномчисле в начале фразы пишется Товарищи, в середине – тт.

            Втекстах документов сокращения используются для того, чтобы избежать повторениядлинных названий. Однако следует учитывать, что при адресовании писем в какую –либо организацию ее название  приводитсяв том виде, в каком оно дано в документах, исходящих из этой организации, либов специальных справочниках. Произвольное сокращение наименований учреждений недопускается.

Цитаты.Цитаты – это выдержки изсочинений какого — либо автора, из официальных документов, постановлений. Ихвоспроизводят дословно по подлиннику, заключают в кавычки и сопровождаютссылкой на источник.

Прямая речь.Прямая речь – этоприведенная без изменения передача чьей-либо речи. Прямая речь заключается вкавычки и пишется после двоеточия, если приводится в сплошном тексте, например:

 Петр нахмурившись смотрел наСинцова: «Слышь! Я тебя последний раз спрашиваю: кто с тобой был?»

В диалогах слова каждого собеседника пишут с новой строки, с абзацаставят тире и с прописной буквы непосредственно слова говорящего, например:

Был в Астрахани сад «Аркадия». Я пошел туда и спросил у кого-то, невозьмут ли меня в хор. Мне указали человека небольшого роста, бритого, в чесучовомпиджаке:

-<span Times New Roman"">         

Это антрепренер Черкасов.

-<span Times New Roman"">         

Сколько тебе лет? – спросил он.

-<span Times New Roman"">         

Семнадцать, — сказал я, — прибавив год.

Оформлениепримечаний, приложений, оснований.

          Примечания. Примечания – этодополнительные пояснения к тексту. Их помещают непосредственно в тексте. Слово«примечание» пишут от нулевого положения табулятора, т.е. от левого полястрочными буквами, первая буква – главная. Текст пишут через один интервал.Например:

Примечание: Если перечисление стоит в середине предложения и впередиесть обобщающие слова, то однородные члены могут быть выделены двумя тире.

            Если примечаний несколько, то слово«Примечание» пишут во множественном числе и после него ставят двоеточие. Пунктытекста примечания нумеруют арабскими цифрами. Между пунктами делают дваинтервала. Например:

Примечания:   1. Если подлежащее выражено личным место –

                             имением, тиреможет не ставиться.

                         2. Если между подлежащими сказуемым – су –

                             ществительнымвставлено связующее место –

                             имение ЭТО, тотире ставится перед ним.

Если в примечании несколькопунктов и они не умещаются на

одной странице, то их переносят на следующую.Переносить только один пункт на следующую страницу не рекомендуется. Если он неумещается на странице или не остается места для оформления реквизита «подпись»,надо перенести на следующую страницу 2 – 3 строки текста.

            Приложения. Приложение – это различныеофициальные и справочные материалы, дополняющие основной текст (таблицы,чертежи, схемы, графики, фотографии и т.д.). указание на наличие приложенияпомещается под основным текстом.

            Слово«Приложение» пишут в единственном числе от левого поля – нулевого положениятабулятора строчными буквами, после него всегда ставится двоеточие. Текст пишутчерез один интервал.

            Еслиназвание приложения полностью приведено в тексте документа, то в отметке послетекста оно обозначается сокращенно. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

            Приналичии нескольких приложений их перечисляют в той последовательности, в какойони упоминаются в тексте. Количество листов сброшюрованных приложений (брошюры,книги) не указывается, например:

         Приложения: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

                                 2. Отзывы попроекту стандарта на 2 л. в 3 экз.

            Междупунктами приложения делают два интервала. Перенос текста приложения наследующую страницу выполняется аналогично переносу текста примечаний.

            Приоформлении в тексте «Приложения» или «Примечаний» необходимо отступать отпоследней строки основного текста документа 1,5 – 2 интервала – в зависимостиот того, через сколько интервалов он написан. Так, если текст написан через одининтервал, то  до «Приложения» и«Примечаний» делают два интервала; если текст напечатан через два интервала, тодо «Приложений» и «Примечаний» делают два интервала; если текст написан черезполтора интервала, то до «Приложения» и «Примечаний» полтора интервала.

            Основание. Основание оформляетсяаналогично приложению.

Разбивкатекстов на составные нумерные части.

            Тексты служебных документов часто разбиваютпо смыслу на пункты и подпункты. Каждому конкретному пункту присваиваютпорядковый номер, который пишут арабскими цифрами. Пункты в свою очередьразбивают на подпункты, их также нумеруют арабскими цифрами в возрастающей последовательности.

Порядковые номера пунктов и подпунктов ставятс абзаца. Один пункт может иметь два и более подпунктов. Сначала с абзаца пишутпорядковый номер пункта (например, 2), ставят точку, затем номер подпункта ипосле него точку (2.1.). Делают отбивку и пишут текст начиная с большой буквы.Таким же образом нумеруют следующие подпункты: 2.2.; 2.3.; 2.4.; и т.д. Еслитекст пункта большой, то вторую строку начинают писать от левого поля, междустроками делают установленное количество интервалов.

Корректурныезнаки.

        Корректурными знаками называют условные обозначения,применяемые при исправлении машинописных и рукописных работ. С помощью этихзнаков указывают место и характер исправлений в тексте. Машинистке необходимознать основные корректурные знаки и уметь ими руководствоваться при перепечатываниитекста с корректурной правкой.

            Основные корректурные знаки.

Корректурный

знак

Применение в тексте

Назначение знака

соответтвет

Вписать букву в слово, заменить букву в слове, знак или цифру

станки обрабатывают
Металл и пластмассы

Заменить строчную букву прописной или прописную строчной

устаналвивают
размер определенный

Поменять местами соседние буквы или группы букв

надобности нет говорить об этом здесь

Поменять местами сова в предложении

Автоматы быстрее, точнее, лучше выполняют эту работу

Переставить из одной строки в другую слово ил группу слов

Лучшее место на выставке экспозиции

Вставить слово или несколько пропущенных слов

Оказывается, были

Автоматы следят за

Вписать строку или несколько строк

Тени уже синие.

В светлое время

Сделать вставку

часеетей света

Убрать несколько букв, слово или несколько слов

Итак, история поиска связанного с получением искусственных алмазов, убедила

Убрать текст, расположенный на двух или нескольких строках

В любомслучае это

Увеличить пробел между словами и знаками

При нимаемое решение обязывает нас

Уничтожить пробел между знаками или частями слов

Оформление заказов

Сделать обзац

Зал переполнен.

       Концерт подходит к концу.

Написать в подбор, т.е. без абзаца в одну строку

Очень хорошо в эту
     весеннюю пору

Подвинуть текст влево до указанного предела

</t
еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)