Реферат: Билеты к экзамену по архивоведению
1.Местоархивоведения в системе информационных дисциплин.
Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающаятеоретические, методические и правовые вопросы архивного дела. Объектархивоведения: текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация наином носителе. Объект: информация, содержащаяся на листе бумаги или другаяинформация на ином носителе.
Архивноедело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использованияархивных документов.
Дисциплины,входящие в архивоведение:
· методы и теория архивоведения;
· архивный менеджмент;
· архивное право;
· археография – научная дисциплина,разрабатывающая теоретические и методические вопросы публикационнойдеятельности.
Объектархивоведения – это текст, содержащийся на листе бумаги или другая информацияна ином носителе.
Предметархивоведения – классификация документов, хранение документов, обработка,систематизация документов и создание базы данных.
Дисциплины,с которыми взаимодействует архивоведение:
· история
· археология
· делопроизводство
· информатика
· биология
· химия
· геральдика – это изучение символов игербов;
· криптография – это разновидность тогоили иного вида приема, известная определенному кругу лиц или одному лицу ипредназначенная для фиксации речевой информации с целью сохранения ее в тайне;
· текстология занимается изучениемтеста, его подлинности, точности, авторства;
· дипломатика – изучает историюпроисхождения и структуру документов
· палеография – изучает способнаписания, форму букв
· сфрагистика изучает печати;
· документальная лингвистика
2.Историческаясправка, ее структура, цель и методика создания.
Историческаясправка помогает ориентироваться в материалах фонда. ИС должна быть краткой исодержать основные сведения о деятельности фондообразователя. К этим сведениямотносятся – даты возникновения, реорганизации, ликвидации фондообразователя,подведомственность, задачи и функции. В случае особо крупных фондов могутдаваться отдельные справки по каждому куску. Для фондов личного происхожденияуказывается ФИО, псевдоним, партийная кличка, даты жизни, служебное иобщественное положение, почетные звания. В отдельных случаях (писатели,политики) указывается классовая направленность. В конце ИС находятся сведенияпо истории фонда, степени сохранности, утраченных документах или находящихся вдругом месте (указать где). Справка подписывается исполнителем и заведующимархива. Печатается в 3 экземплярах (3 в архив, 1 себе).
3. Нормативная основа организации архивного дела в Российской Федерации.
ЗаконСССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного СоветаСССР. 1976. + Постановление Верховного Совета СССР «О порядке введения вдействие Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры»// Ведомости Верховного Совета СССР. 1976.
Положениемо Государственном архивном фонде, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконеноначатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств иорганизаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственногоархивного фонда. В 1994 г. для них определены условия временного идепозитивного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральнымиорганами и другими организациями, держателями архивных документов, сГосударственной архивной службой России.
ПостановлениеПравительства РФ от 22 декабря 1992 г. № 1006 «Об утверждении Положения оГосударственной архивной службе России».
ГАСРоссии (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552«является федеральным органом исполнительно власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации, осуществляющим государственную политику в областиархивного дела».
Всоответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном ФондеРоссийской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. «совокупность документов,отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое,научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение иявляющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации»образуют Архивный Фонд Российской Федерации.
Специальныетермины и определения, употребляемые в архивном деле, имеют несколькоисточников. Основной из них – ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.»
ГОСТ17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы разновидности итехнические требования.»
Основныеправила работы государственных архивов СССР.
Основныминормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов,являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единаягосударственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяютглавные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определеныосновные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения –источника комплектования и профиля архива.
4.Архивная топография. Виды документов, составпоказателей.
Дляориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служаттопографические указатели. Для того чтобы учитывать место хранения каждойгруппы материалов, нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы и полки.Справочники, отражающие размещение документов в хранилище, называютсятопографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов:постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя — фиксироватьсведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами,пофондового— давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда,т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Они не заменяют другдруга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но онивзаимосвязаны. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила пофондовыйуказатель можно не составлять
5.Современная методическаябаза деятельности федеральных и местных архивов в России.
Выбортехнических средств оснащения архивов. Методические рекомендации. 1982г.
Дезинфекция,реставрация, консервация. Инструктивно-методические указания. 1970 г.
Инструкцияо выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. 1980г.
Методическиерекомендации по отбору на государственное хранение документов по личномусоставу. 1971 г.
Основныеположения развития системы научно-справочного аппарата. Методические указания.1987 г.
?? Переченьтиповых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, суказанием сроков хранения. Старый: Перечень типовых документов, образующихся вдеятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организацийи предприятий, с указанием сроков хранения. 1989 г.
Переченьдокументов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. 1975 г.
Переченьнаучно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивыСССР. 1969 г.
Рекомендациипо улучшению контроля вышестоящих учреждений за состоянием архивов иделопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и напредприятиях. Методическое пособие. 1965 г.
Руководствопо поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах. 1971 г.
6.Система учетных документов в архивах.
Кучетным документам архива относятся список фондов, картотека фонда, журналучета и регистрации, сведения об изменениях, опись дел, лист фонда (??? а этоне то же самое, что карточка ???). Список фондов содержит в себе сведения о[номере фонда, дате первого поступления, названии и переименованиях, категории,отметках о выбытии материалов (сколько, когда, почему)]. При повторной сдачедокументов в архив делаются пометки в книге учета поступивших документов. На каждыйфонд заводится отдельная картотека (лист фонда). Туда дублируется часть инфы изкниги регистрации. Для россыпи – сколько было документов и сколько сформированодел. У карточки 3 части – инфа о фонде, инфа о россыпи и НСА, на обороте –изменения в составе.
7. Современная методическая база работы архивов организаций и предприятий.
Выбортехнических средств оснащения архивов. Методические рекомендации. 1982 г.
Методическиерекомендации по отбору на государственное хранение документов по личномусоставу. 1971 г.
Основныеположения развития системы научно-справочного аппарата. Методическиерекомендации. 1987 г.
Переченьтиповых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроковхранения. 1989 г. (СТАРЫЙ)
Переченьдокументов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. 1975 г.
Переченьнаучно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивыСССР. 1969 г.
Руководствопо поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах. 1971 г.
8.Архивный фонд, виды архивных фондов.
Архивныйфонд — учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой частьдокументального фонда, принятого на государственное хранение, либосформированная в архиве совокупность документов, исторически или логическисвязанных между собой. Как понятие классификационной и учетной единицыопределение «архивный фонд» удобно, но следует отметить, что этопонятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихсяв государственных архивах и имеющих свои особенности. Архивный фонд –совокупность архивных документов, исторически или логически связанных междусобой. Учетная и классификационная единица архивного фонда РоссийскойФедерации. Архивный фонд организации – фонд, состоящий из принятых нагосхранение документов организации, учреждения, предприятия. Объединенныйархивный фонд – фонд, образовавшийся из документов 2+ фондообразователей потерриториальному или функциональному принципу. Архивная коллекция – фонд,состоящий из совокупности отдельных документов, образовавшихся в деятельностиразличных фондообразователей и объединенных по 1+ признакам. Архивная россыпь –куча документов разного вида, найденная на чердаке у бабушки <span Times New Roman";mso-hansi-font-family:«Times New Roman»; mso-char-type:symbol;mso-symbol-font-family:Wingdings;mso-no-proof:yes">J
.9. Сфера деятельности и основные задачиГосударственной архивной службы Российской Федерации.
ГАС– субординационно-построенная и функционально разграниченная система ???управления архивным делом, подведомственными им архивами и специальныминаучно-исследовательскими организации. В систему ГАС входит Росархив, в егоподчинении – ВНИИДАД и 14 федеральных архивов, областные архивные управления (ив методическом – министерские архивы). Областным архивным управлениямподчиняются областные государственные архивы, государственные архивы новейшейистории, районные архивные управления, им – районные архивы. Задачи ГАС – …
10. Систематизация ГАФ по федеральным архивам.
Государственнымиархивами с постоянным составом документов являются:
Федеральныегосударственные архивы России (РГА), хранящие Комплекты документовобщероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву. Таких архивов семнадцать:
Государственныйархив Российской федерации, Российский государственный архив древних актов(РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российскийгосударственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственныйархив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архивэкономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства(РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российскийгосударственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), Российскийгосударственный научно-технический архив (РГНТА, бывший ЦГАНТД) с филиалом вМоскве, Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российскийгосударственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимире, Центрхранения современной документации, Центр хранения документов молодежныхорганизаций. Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранениястрахового фонда. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документыдореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайныхпоступлений). Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД,РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций ипредприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из ниххранят документы и досоветской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).
11. Зарождение и развитие архивного дела в структуреорганов управления России.
Документыхранились в княжеских сокровищницах вместе с казной и библиотекой. Множестводокументов хранилось в ризницах монастырей вместе с ценной церковной утварью;их собрания пополняли дарения князей и бояр. Архивы городских общин хранились,как правило, в храмах святых — покровителей данного города. В конце XV в.,когда образовались приказы — центральные учреждения управления, частьдокументов из великокняжеского архива была передана им, другие же документывеликокняжеского архива cXVI в. вошли в составГосударственного архива России. Этот архив в XVI в. хранил наиболее документыличной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа. В нем, кромедокументов удельных княжеств, хранились документальные акты и переписка за XIV— XVI вв., отражающие внешнюю и внутреннюю политику государства и имеющиеобщегосударственное значение. В приказах (Разрядном, Посольском, Поместном идругих, возникших позже) хранились менее значимые документы. Архивы местныхадминистративных органов содержали в основном документы со сведениями об имущественномположении и повинностях населения. В архивах хранились дела трех видов;отдельные документы — грамоты, столбцы, книги и тетради. Реорганизациягосударственного аппарата в центре и на местах привела к существенным изменениямв архивном деле. Создание новых учреждений (Сенат и коллегии, губернские ипровинциальные канцелярии, ратуши) повлекло за собой ликвидацию старых,передачу их архивов преемникам. Одновременно создавалось большое количествоновых архивов, существовавших как самостоятельные структурные подразделения.Это было юридически закреплено в Генеральном регламенте 1720 г.
12. Архивные фонды личного происхождения.
Документысоздаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могутотражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научныйинтерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей,ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников,новаторов и т.д. архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьидокументы могут помочь изучению истории родного края. Большой интереспредставляют также дневники, воспоминания и переписка участников ВеликойОтечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.
Архивныхфонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятую нагосударственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаевдокументальный фонд лица семьи или рода.
Фондыличного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивахучреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов.
Воснове комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признакпроисхождения (фонд сложился в процесседеятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп.Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем(научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут бытьдокументы, собранные данным лицом (коллекции).
Припередачи документов личного происхождения составляется историческая справкафондообразователя, в которой указывают:
- ФИО;
- псевдоним;
- девичья фамилия;
- даты жизни;
- служебное и общественное положение;
- почетные звания.
Внеобходимых случаях, в особенности для политических деятелей, указываетсяклассовая принадлежность, классовая направленность деятельности.
Сведенияо фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или последовательно вобщей исторической справке, или в отдельной исторической справке передматериалами фонда каждого члена семьи или рода.
13. Выделение архивов в самостоятельные единицыуправленческих структур Российской империи.
ПриПетре I появился архив, сложившийся из документов Кабинета его императорскоговеличества, бывшего сначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийсядокументами общегосударственной важности по вопросам дипломатическим,политическим, финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I синостранными и отечественными государственными деятелями.
Ценнымидокументами располагали архивы центральных учреждений. Например, Коллегияиностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. инебольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основнаячасть дел Посольского приказа.
Вконце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший документыгенерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIX в. Документыдвух видов — картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение.
Значительныйинтерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместоколлегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться вкаждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило ихсохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивыминистерств стали объединяться в общеминистерские.
14. Объединенные архивные фонды и коллекции.
Архивныйфонд – учетная или классификационная единица АФ РФ, представляющая собой частьдокументального фонда принятого на государственное хранение, либосформированная в архиве совокупность документов исторически или логическисвязанных между собой.
Объединенныйархивный фонд – фонд, образованный из документов двух или болеефондообразователей.
Архивнаяколлекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов,образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных поодному или нескольким признакам.
Воснове комплектования объединенного архивного фонда и архивной коллекции лежитпризнак логической связи, т.е. они собраны искусственно.
Объединенныйархивный фонд создаются в государственном или ведомственном архиве, исходя изтребований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощенияучета, т.к. при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких.Например: в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенныефоны школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города.Объединение документов следует проводитьпосле их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. Впервую очередь применяются признаки общности функций,административно-территориальной принадлежности (одного района, области и т.д.),принадлежности к одной производственной отрасли. В исторической справкеобъединенного фонда необходимо указать время и мотивы его образования.
Архивныеколлекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив(коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могутбыть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или делразных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этомосновании является классификационной единицей. Историческая справка,составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:
- составитель;
- время;
- условия создания;
-<span Times New Roman"">
комплектование.15. Зарождение и развитие сети исторических архивовв Российской империи.
Большинстводокументов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегиймало, но стали все чаще использоваться учеными для написания историческихтрудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании историческихархивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел,хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царскойсемьи.
Наоснове документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-Сенатскийархив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале 70-х годовXVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел,сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местныхучреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранившийдокументы о помещичьем землевладении.
16. Оформление приема дела на архивное хранение.
Документыпередаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленнымзаведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Изканцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через годпосле окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранениягосударственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архивсразу по окончании года.
Вобъединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три годапосле окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативнойзначимости и других условий.
Вархив передаются документы постоянного хранения и временных, но длительныхсроков — свыше десяти лет (значительную часть их составляют документы поличному составу). Вопрос о сдаче в архив дел временных сроков хранения (додесяти лет включительно) решается руководителем учреждения с учетомсуществующих условий: степени загруженности архива, обеспечения сохранности документовв структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет вработе структурных подразделений и т.п. Документы принимаются после проведенияэкспертизы ценности, оформления их в соответствии с правилами, по описям,одобренным ЭК учреждения.
Деладесятилетнего срока хранения могут приниматься по номенклатурам. Вместе сделами передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
Принимаяматериалы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяетправильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей идр. Проверяется также правильность отнесения документов к фонду, если в архивеих несколько.
Вслучае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его вопись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплексаматериалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения актаоб обнаружении в описи в гр. «примечания» делается запись обисключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. Витоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостаткахучета.
Поокончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описидел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременногохранения с указанием количества принятых дел и даты приема. Вторые экземплярыописей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временногохранения принимаются по номенклатуре, то оформление приема-сдачи проводится поаналогии с оформлением дел долговременного хранения. Но для этих дел нетребуется подшивка, нумерация листов.
Есликакие-то дела из сдаваемого комплекса нужны для работы структурногоподразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче документов вовременное пользование и устанавливается контроль за своевременным возвращениемдел в архив.
Приемдел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но,кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документамиучетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели,картотеки и т.п.) оговаривается в акте.
Окончаниеприема документов в архив завершается заполнением учетных документов.
Вгосударственные архивы передаются документы после истечения сроковведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов вгосархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом.
Положениеоб Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения документов АФ введомственных архивах. Эти сроки подтверждены постановлением ПравительстваРоссийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов иорганизации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191:
15лет — для документов центральных органов федеральной исполнительной власти,министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий,государственных учреждений, организаций и предприятий федерального иреспубликанского (республик в составе РФ) подчинения;
10лет — для документов органов государственной власти и управления краев,областей, национальных образований (автономных областей и округов), городовМосквы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов исоответствующих местных администраций, а также государственных учреждений,организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
5лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
75лет — для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу,записей нотариальных действий и судебных дел;
доутраты практической значимости, но не более 25 лет — для научно-техническойдокументации;
поокончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и фонодокументов,3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и дисков и другихмашинно-ориентированных (механографических) документов. Если перечисленнаяспециальная документация входит в состав управленческой или научно-техническойдокументации, то она хранится в ведомственном архиве в течение сроков,предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10, 5 и 25 лет).
Передачав госархивы документов с истекшими сроками ведомственного храненияосуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с утвержденным графиком.Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом документов (до 200 делпостоянного хранения) и организаций, действующих в пределах установленныхсроков созыва (например, выборные органы власти, народные суды), дела могутприниматься на госхранение один раз в три — пять лет.
Передпередачей документов в госархив представитель государственной архивной службыпроверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническоесостояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняютсяорганизацией.
Передачапроводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличиякаждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описиполистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаютсяотметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный,остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиву-сдатчику). При недостачедел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документовуказываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархивсправку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладываетсяк акту, один экземпляр которого передается сдатчику.
Документыличного происхождения также передаются по описи. Одновременно с документамипередается дело фонда, включающее сведения о владельце, переписку с ним, егозаявление о приеме документов на хранение в архив и т.д. Оформление передачипроводится аналогичным порядком.
Следуетиметь в виду, что иногда госархив принимает не все документы постоянногохранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документовна государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составедругих фондов.
Работы,связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение (упорядочениедел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на делапостоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силамиучреждений-сдатчиков и за их счет (Положение о АФ РФ, п. 17; постановлениеПравительства России от 03.03.93 № 191, п. 1).
17. Обеспечение сохранности, систематизации, учет и описание ретроспективнойинформации в дореволюционной России.
Насундуке 2 замка, 2 ключа, открывание в присутсвии свидетелей для ограничениядоступа кого попало. Сундуки делали из медленногниющего дерева – ясень, дуб, иоковывали железом. В 1724 году были выпущены правила работы в архивах, правилапостройки соотвествующих зданий и оборудования помещений. До 19 века документыпри поступлении в архив пересистематизировались, после середины 19 века – началпреобладать принцип преемственности, т.е. документы складывались так, как онипришли из делопроизводства.
18. Техническое оснащение и оборудование архива.
Вкомплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводитсявопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов вгосударственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документациятребует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации иконсервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться втечение тех сроков, пока они представляют ценность.
Первымтребованием создания оптимальных условий хранения документов является наличиепомещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чащеприменяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемомдокументов.
Основныеплощади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала иадминистративных помещений. Кроме них обязательны:
а) комнатадля приема поступающих дел
б) комнатадля пораженных документов
в) рабочиекомнаты для сотрудников
г) читальныйзал с отдельной комнатой для временного хранения
д) помещениядля обезвреживания документов вентиляцией
е) комнатыдля реставрации и переплета документов
Зданиягосархивов должны располагаться по возможности вдали от промышленныхпредприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также большихводоемов. При отсутствии специальных помещений под архив отводятся помещения,которые можно приспособить для хранилища. Из числа таких следует исключитьчердачные и подвальные помещения, а также помещения, имеющие магистральныетрубопроводы
Еслиархив имеет на хранении особо ценные дела, то для них желательно иметьотдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовойпрокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключаетдоступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки. Отдельно стоящиепомещения архива оборудуются архивной сигнализацией.
Порядокустановки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей)— 120 см; проходы между стеллажами — 75-80; расстояние между стеной ипараллельным ей стеллажом — 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей — 45;расстояние от пола до нижней полки — 20, а в цокольных этажах — 30 см. Стеллажиустанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительнойсистемой.
Стеллажимогут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа:высота — 220-240, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранениикоробок или связок — 35-40, расстояние между полками по высоте — 40 см; привертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа — 25-30 см; расстояниемежду полками — 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечныестеллажи, изготавливаемые промышленностью.
Дляудобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкиепередвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливаетсяканцелярская мебель, в том числе картотечный и канцелярский шкафы, а такжетелефон.
Электропроводкав хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительнаяарматура — полу герметическая; распределительные щиты и отключающие рубильникиустанавливаются вне хранилища. Основным противопожарным оборудованием являютсяуглекислотные огнетушители.
Вархиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательныеприборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества и хранить пищевыепродукты.
20. Цели и организацияэкспертизы ценности документов.
Экспертиза ценностидокументов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранениеи установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документоврешаются две задачи: из ежегодно создаваемой документации отбираются длявечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения(свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; во-вторых,выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а такжечерновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившиепрактическое и справочное значение.
Экспертиза ценностидокументов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадииделопроизводства:
а) при разработкеноменклатуры дел
б) при регистрациипоступающих в учреждение документов
в) при направлении документав дело
Второй этап проводится настадии подготовки дел для