Реферат: Пример должностной инструкции секретаря-референта
ЗАО«РИНГО» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96 № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «РИНГО» О. В. Ломов
01.03.96
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
принимаетсяи увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное
идокументационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референтподчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельностисекретарь-референт руководствуется:
— законодательными актамиРФ;
- Уставом предприятия;
- Положениемо функциональных службах предприятия;
—приказами (указаниями) руководства предприятия;
—нормативно-методическими материалами по организацииделопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референтаназначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы неменее 1 года или без стажа, но
при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референтдолжен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, егофинансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы сдокументами, составления документации;
—организации управленческого труда;
- применения средств вычислительной и организационнойтехники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
партнера;
- культурытруда и служебной этики;
- охранытруда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказанияпервичной медицинской помощи.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочноеобслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическоеруководство и контроль за организацией делопроизводства
вструктурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документированиедеятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационноеобслуживание руководства.
2.5. Выполнениемашинописных, графическ- х,множительных работ
2.6. Ведение и оформлениекадровой документации и учета (в случае отсут
ствия инспектора по персоналу).
2.7. Ведение учетарабочего времени сотрудников.
2.8. Ведение учетакомандировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен;
3.1. Осуществлять подготовку необходимыхдокументов, обеспечивать финан
сово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет,регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильностьсоставления, согласования
и утверждения документов,представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлятьконтроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественноеих
выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки,принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,предо
ставляемых руководству, давать поним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь состоронними организациями (как ком
мерческими, так и государственными) и отдельнымигражданами по вопросам теку
щей деятельности предприятия (телефон, факс, электроннаяпочта и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационномуобеспечению кадровой деятель
ности предприятия:
- оформлениеприказов по личному составу;
- оформлениеличных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
- оформлениеи ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформлениекомандировочных документов;
- оформление листовнетрудоспособности;
- ведение табеля учетарабочего времени;
- выдачасправок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечиватьвыполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизацииделопроизводства.
3.11. Проводить ежегодный отбор документовна архивное хранение или на
уничтожение. •
3.12. Выполнятьотдельные поручения руководства по профилю финансово-
хозяйственнойдеятельности предприятия.
3.13. Веститабель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашиватьот функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлятьих на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.
4.3. Требоватьот исполнителей доработки документов, подготовленных с на
рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),
международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции.
4.5. Вноситьна рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм
и методов управленческого труда на основеприменения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условийдля выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов,образующихся в деятель
ности предприятия.
4.7. Работать с документами,имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своейкомпетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами(сотрудниками) предприятия по во
просам проверки исполнения документов, поручений ипредставления необходимой
информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов,предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатноеотношение к своим должностным обязанностям.
5.3.Сохранность документации, разглашение сведений,имеющих гриф «Кон
фиденциально» или «КТ».
Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
Юрисконсульт
подпись О.С. Васильева
28.02.96