Реферат: Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО«РИНГО» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96             № 3

секретаря-референта генерального директора


УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «РИНГО» О. В. Ломов

01.03.96


1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Секретарь-референт  относится   к   категории  специалистов   предприятия,
принимаетсяи увольняется директором.

1.2. Основными    задачами  секретаря-референта  являются   организационное
идокументационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референтподчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельностисекретарь-референт руководствуется:

—     законодательными актамиРФ;

-  Уставом предприятия;

-  Положениемо функциональных службах предприятия;

—приказами (указаниями) руководства предприятия;

—нормативно-методическими материалами по организацииделопроизводства;

-   настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референтаназначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы неменее 1   года или без стажа, но
при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референтдолжен владеть вопросами:

-   перспектив развития предприятия, егофинансово-хозяйственной деятельности;

— организации работы сдокументами, составления документации;

—организации управленческого труда;

-  применения средств вычислительной и организационнойтехники;

-  перевода служебной  документации   на иностранный   язык   коммерческого
партнера;

-  культурытруда и служебной этики;

-  охранытруда, техники безопасности и противопожарной защиты;

-  оказанияпервичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.  Информационно-справочноеобслуживание по документам предприятия.

2.2.  Методическоеруководство и контроль за организацией делопроизводства
вструктурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3.  Документированиедеятельности совещательных органов предприятия.

2.4.  Оперативно-организационноеобслуживание руководства.

2.5.  Выполнениемашинописных, графическ- х,множительных работ

2.6.  Ведение и оформлениекадровой документации и учета (в случае отсут­
ствия инспектора по персоналу).

2.7.  Ведение учетарабочего времени сотрудников.

2.8.  Ведение учетакомандировочных удостоверений.


3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

3.1. Осуществлять подготовку необходимыхдокументов, обеспечивать финан­
сово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет,регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильностьсоставления, согласования
и утверждения документов,представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4.  Осуществлятьконтроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественноеих
выполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки,принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,предо­
ставляемых руководству, давать поним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь состоронними организациями (как ком­
мерческими, так и государственными) и отдельнымигражданами по вопросам теку­
щей деятельности предприятия (телефон, факс, электроннаяпочта и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационномуобеспечению кадровой деятель­
ности предприятия:

-   оформлениеприказов по личному составу;

-   оформлениеличных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;

-   оформлениеи ведение трудовых контрактов (договоров);

-   оформлениекомандировочных документов;

-   оформление листовнетрудоспособности;

-   ведение табеля учетарабочего времени;

-   выдачасправок о трудовом стаже и зарплате.

3.9.  Обеспечиватьвыполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизацииделопроизводства.

3.11. Проводить ежегодный отбор документовна архивное хранение или на
уничтожение.                                                 •

3.12.  Выполнятьотдельные  поручения  руководства по  профилю  финансово-
хозяйственнойдеятельности предприятия.

3.13. Веститабель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  Запрашиватьот функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлятьих на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.

4.3.  Требоватьот исполнителей доработки документов, подготовленных с на­
рушением  установленных правил  их составления  и   оформления  (ГОСТ  6.38-96),
международных правил оформления документов (ISO).

4.4. Визировать  документы   управленческой   деятельности   в  рамках   своей
компетенции.

4.5.  Вноситьна рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
ментационного обеспечения деятельности  предприятия,  совершенствованию  форм
и методов управленческого труда на основеприменения электронной техники.


4.6. Требовать от руководства создания нормальных условийдля выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов,образующихся в деятель­
ности предприятия.

4.7.  Работать с документами,имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8.  Принимать решения в пределах своейкомпетенции.

4.9.  Взаимодействовать со всеми службами(сотрудниками) предприятия по во­
просам проверки исполнения документов, поручений ипредставления необходимой
информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов,предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатноеотношение к своим должностным обязанностям.

5.3.Сохранность документации, разглашение сведений,имеющих гриф «Кон­
фиденциально» или «КТ».


Зам. директора


подпись


С. Р. Сегедин


Юрисконсульт

подпись           О.С. Васильева

28.02.96

еще рефераты
Еще работы по менеджменту (теория управления и организации)