Реферат: Подготовка документов на компьтютере

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

Башкирский государственный университет

Башкирская академия комплексной безопасностипредпринимательства

Кафедра информационной безопасности

Курсовая работа

По дисциплине: «Документоведение»

На тему: «Подготовка документов на компьютере»

Выполнил: студент группы

ОТЗИ <st1:time Minute=«06» Hour=«01» w:st=«on»>01-06</st1:time>Бедуганов К.С.

Проверил: доцент кафедры

информационной безопасности

к.ю.н. Журавленко Н.И.

Уфа – 2006

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ................................................... .3

1. Возможности текстовых процессоров............................ 4

2. Подготовка документов накомпьютере........................... 6

3. Организацияработы с документами............................. .23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................ .26

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ...........................…........... .27

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитыхстранах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являютсяисточником, результатом и инструментом этой деятельности. В современномучреждении основными технологическими инструментами работы с документамиявляются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей иобъединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственногоперсонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможностьиспользовать сеть для перемещения документов. Полное упразднение бумажногодокументооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкаяобразованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачностисобственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрениясистемы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактироватьдокументы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документепредполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимогодокумента даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандартыделопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами.Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычноподразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкойдокументов – от использования текстовых процессоров до систем управленияпотоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадаеточень широкий спектр программных продуктов: системы управления документами,точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромноеколичество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные,графические, мультимедийные и другие типы документов

1. Возможноститекстовых процессоров

Современныетекстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности поподготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможностьлюбого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов врамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска,функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки,проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовымиэлементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительноесокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средстваавтоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм,шаблонов и мастеров типовых документов.

Наличиевнешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранениеподготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

Существенноупрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующиесистемы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функциюэкспорта документа в текстовые редакторы.

Широкийспектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа кпечати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественныхчерно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

Современныетенденции совершенствования этих систем направлены на улучшениекоммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальныхи глобальных компьютерных сетях пользователь имеет возможность обмениваться документами судаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственноиз текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

Такимобразом, современные программы предусматривают множество функций, позволяющихготовить текстовую часть документа на типографическом уровне. Кроме того,современные программы позволяют включать в текст графические объекты: рисунки,диаграммы, фотографии. Благодаря этим возможностям файл, представляющий собойтекстовый документ, может содержать, помимо алфавитно-цифровых символов,обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графическиеобъекты.

Привыборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: исложность документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качествудокумента на бумаге, и характер материалов (например, простая «беллетристика»или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).

Наиболееизвестные редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на тригруппы:

·

процессорыобщего назначения («Лексикон», Microsoft Word, WordPerfectи др.);

·

редакторынаучных документов (ChiWriter, TeX и др.);

·

редакторыисходных текстов программ (Multi-Edit и встроенные редакторы системпрограммирования BASIC, Pascal и т.д.).

Разумеется, с помощью «Лексикона» можно подготовить и текстпрограммы, а с помощью Multi-Edit – документ общего назначения. «Специализация»редактора заключается в том, что в нем добавлены (или оптимизированы) функции, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа. Например, Multi-Editпозволяет выделить цветом смысловые сегменты исходных текстов программ,ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.

Кроме того, особое местов группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемыеиздательские системы – Aldus PageMaker, CorelVentura, QuarkXPress. Как правило, издательские системыиспользуются только для подготовки набранного документа к тиражированию(верстка, макетирование издания). Для набора текста все же удобнее применятьтекстовые процессоры, а для создания и редактирования иллюстраций – графическиесистемы (например, CorelDRAW, AdobePhotoshop, пр.).

2. Подготовкадокументов на компьютере

Подготовкадокумента обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснилпишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов.Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации приподготовке текста документа, при этом, значительно сократив трудозатраты посбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечаткудокументов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнегооформления документа.

Вподготовке каждого документа можно выделить три части: составление текстадокумента, его согласование и окончательное оформление. Компьютер внесзначительные изменения в работу с документом.

Первый этапподготовки документа — изучение законодательной базы, предшествующихнормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такоготипа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности,труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемкихработ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличиемногочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможныезаконодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительноповысить качество подготовки документов.

Недорогиебанки данных могут представлять собой тематическую подборку документов накомпакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобныепредусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыминормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательствоРоссии, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематическиеподборки — таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищноезаконодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системыпозволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции)по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты(документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаютсяна данный нормативный документ), при необходимости — распечатать подобранныематериалы.

Второй этапподготовки к составлению документа — изучение предшествующих документов поданному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборкидокументов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полнотуготовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрациидокументов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден.Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно — тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличаласьдостаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации сустановлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяетнайти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а приполнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всюнеобходимую информацию.

Третий этапподготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могутиспользоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий иорганизаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию,каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации,учреждении, фирме.

Один изнаиболее распространенных методов сбора информации — поиск в Internet, например, просмотр информации отехнических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение ценна товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации обадресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Толькопосле проведения этой подготовительной работы можно качественно составитьсобственный документ.

Так каклюбая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции,закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаютсядокументы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документовможно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в видетрафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобныхситуаций.

Некоторыедокументы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются иутверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документывключены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документыутверждены Госкомстатом и т.п.

Формы,разрабатываемые на основе нормативных документов изменяются в соответствии сизменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел,выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборыобязательных форм документов.

Еслиутвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ,является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный тексттакого документа.

Программытипа MSWordпредусматривают создание документов на основе типовыхформ — «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так итрафаретные тексты.

Шаблонможет быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметровоформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый поумолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особоеоформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблоновпозволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление,добиться унификации, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надосначала создать и заложить в компьютер.

Присоздании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого видадокументов.

Взависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистомлисте бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированныхбланков организации.

Какправило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование).Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформлениядокумента, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место длядаты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделиевременно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение[место для срока поступления товара]. Мы Свяжемся С Вами немедленно послепоступления товара на наш склад.

Спасибо,что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением

Старшийменеджер И.П.Сидоров

Помимополностью составленных текстов конкретных документов широко распространено впоследние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых впереписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочныхдокументов. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

Уважаемый господин (госпожа),

Многоуважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от ...,

Ваше письмо от… получено, нами изучены Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от… напоминаем, что...,

В подтверждение нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от ...,

Приносим извинения за задержку с ответом на… и т.д.

Присутствуютустойчивые обороты и в конечной части документов — так называемые«комплименты»:

С уважением,

С искренним уважением,

С глубоким уважением,

Искренне Ваш и т.д.

Выявляются и вводятся впамять машины также часто встречаемые в данной области деятельности, постоянноупотребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это нетолько ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.

Шаблонымогут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа,куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данногодокумента. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводитсяна печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенноудобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зренияпорядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровойслужбе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, присоставлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблонывыполняются на основе бланка приказа организации.

Использованиезаранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесссоставления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Созданиешаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначаласоздается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля,нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, дляписьма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятсяшаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всесодержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых наоснове более общих шаблонов.

Особеннооблегчает компьютер составление таблиц.

Таблицаявляется лучшей формой длянаглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большомуэнциклопедическому словарю, таблица (от лат. tabula — доска, список) — перечень сведений, числовых данных,приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка-, ведомость.Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно втекстовом редакторе MSWord. Если же таблицы содержат переменные цифровыевеличины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа«электронные таблицы» MSExcelили база данных MSAccess. Данные из этих приложений импортируются в MSWordс сохранением связей с соответствующей исходной программой,что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Оформлениетаблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-921, который называет обязательные элементытаблицы и порядок их графического расположения (табл.1).

Необходимообратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковыхчастей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу,как правило, ограничивают линиями».

Всоответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблицприложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицакаждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами сдобавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица 1

Тематическийзаголовок (необязателен)

Головка

Заголовки граф Подзаголовки граф

Строки (горизонтальные ряды)

Боковик Графы(колонки)

(графа для заголовков)

Таблица можетиметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Онпишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка неставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы.Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или наследующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строкиили графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится надругую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна поддругой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или«Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицыможет быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблицанаходится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в менюПараметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документабудет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркерразрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуетсяоформление таблицы проводить после создания всего документа. Следует обратитьвнимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовкиграф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — сострочной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или спрописной, — если они имеют самостоятельное значение, Заголовки и подзаголовкиграф указывают в единственном числе, в конце заголовков и подзаголовков таблицточки не ставятся.

Приразмещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовкиграф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головкатаблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницахраздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, вПараметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулыПервой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничногодокумента, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался толькона страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельномразделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрывраздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образомголовка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где этонеобходимо.

MSWord97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности,в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовоктаблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется навторой и последующих страницах.

Таблица 2

Субъекты федерации

Распределение населения

работающих

пенсионеров

Таблица 3

Отрасли

промышленности

1995-2000 гг.

2001-2006 гг.

Число

предприятий

Количество работающих

Число предприятий

Количество работающих

ГОСТ недопускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Еслиесть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится вбоковике таблицы непосредственно перед наименованием (табл. 4).

Передчисловыми значениями величин и обозначениями типов, марок, видов продукциипорядковые номера не проставляют.

Нумерация втаблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список»(Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек)таблицы или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерацияв таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз,необходимо отметить опцию Только одинномер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев,все абзацы будут пронумерованы.

Таблица 4

Наименование показателя

Значение

1 Книги

2 Журналы

3 Периодические издания

4 Информационно-справочные материалы

ГОСТ подробно описываетпорядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому ихследует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющемутакие таблицы.

Числовыезначения показателя должны проставляться на уровне последней строкинаименования показателя. Для этого при работе в Word97 для числовых данных в таблице устанавливаетсявыравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы играницы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MSWord2000.

Приотсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Таблица 5

Наименование показателя

2004 г.

2005 г.

2006 г.

Доход от личного подсобного хозяйства, млрд руб.

992

586

436

Доход из других источников

(поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб.

93.4

335

—

Значениепоказателя, приведенное в виде текста, записывается на уровне первой строкинаименования показателя.

Правилазаполнения показателей представлены в табл. 6.

Таблица 6

Наименование

показателя

Пояснения по заполнению показателя

Высшее и среднее специальное учебное заведение

Специальность

Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.»

Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

Если впределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблиценет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 7).

Таблица 7

Работающая молодежь в возрасте

1985 г.

1990г.

1995 г.

От 16 до 17 включительно

112

128

138

<

18<20<

199

211

203

<

21<25<

512

542

493

Повторяющиесяцифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычкамине разрешается.

Еслиповторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишутслова «То же», далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы,добавляя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 8).

Таблица 8

Наименование должности

Квалификационные требования

Старший инженер

Старший механик

Старший технолог

Высшее образование, стаж работы специальности не менее пяти лет

То же

Если втаблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью(табл. 9).

Таблица 9

Пол

Количество

Руководители подразделений

Мужчины

Женщины

Менеджеры

Мужчины

Женщины

Продавцы-консультанты

Мужчины

Женщины

Облегчаетвосприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 10).

Для лучшегосопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок.Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другойдостигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такуютаблицу можно преобразовать в обычный текст.

Таблица 10

1999

1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

Янв

Фев

Мар

Апр

Май

Июн